Распорядительная документация

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  НАУКИ РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Михайловский филиал

Исторический факультет

Направление «Документоведение  и архивоведение»    

 

 

 

«Распорядительная документация»

 (Контрольная работа по кадровому делопроизводству)

 

 

 

 

                                                                               Выполнила:  

                                                                               студентка 3 курса, группы 1091

                                                    Воронина С. В.

                                                                               (подпись)____________

Проверил:   
преподаватель Хацкова И. Ю.

                                                                               (подпись)____________

                                                                               Работа защищена   _______2012г.

                                                                               Оценка___________ 

                                                                                                          



Михайловское 2012.

 

Содержание                                                                                                                                                    

Введение………………………………………………………………………….3

1. Виды распорядительных  документов, их состав и назначение……………6

2. Этапы подготовки распорядительной документации………………………9

2.1 Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения……………………………………………..9

2.2 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях единоличного принятия решения ………………………………………………9

3. Распорядительная документация в кадровом делопроизводстве………….14

4. Правила оформления  распорядительных документов……………………...18

Заключение……………………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………………...23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

          Независимо от организационно-правовой формы юридического лица, характера и направления деятельности организации, её структуры и численности, руководитель любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

«В делопроизводстве существует  классификация систем документации:

  • организационные документы;
  • распорядительная документация;
  • информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
  • плановая документация;
  • отчетно-статистическая;
  • кадровая документация;
  • бухгалтерская документация»1.

          Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

          ОРД классифицируется на три группы:

  • организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
  • распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
  • информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

         В своей контрольной работе я более подробно рассмотрю систему распорядительной документации.

          Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Предметом  данной работы является распорядительная документация.

          Главной целью данной контрольной работы является комплексное рассмотрение этапов подготовки и правил оформления распорядительных документов.

         Для достижения вышеуказанной  цели в контрольной работе предполагается решение следующих  задач:   

1.    изучить  классификацию распорядительных документов;

2. определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;

3. проанализировать распорядительную  документацию в кадровом делопроизводстве;

4.    рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

          Методы, применяемые для решения поставленных задач при проведении данного исследования, включают в себя:

  • теоретический анализ законодательной и нормативной базы и данных научно-методической литературы;
  • анализ и обобщение практики применения законодательства в делопроизводстве.

          При написании работы использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, а также перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом  от 6 октября 2000 года.

         Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.

          При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н.

          Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами».

1. Виды распорядительных  документов, их состав и назначение

 

          Распорядительная документация - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Она издаётся на всех уровнях управления, в ней фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

          Основным назначением издания оранизационно-распорядительных документов является решение задач регулирования и координации деятельности всей организации в целом и каждого её подразделения в отдельности. Составление и оформление распорядительной документации - одна из наиболее важных сторон деятельности любой организации, службы.

          «Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

          В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления»2.

          «С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального  уровня - акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской  Федерации - республик, краев,  областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

3) правовые акты организаций,  учреждений, предприятий»3.

          Выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

          Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

          Решение - это правовой акт, принимаемый местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и др. Решениями именуются и совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия).

          Приказ - это самый распространённый документ, издаваемый по вопросам образования, деятельности, реорганизации или ликвидации организации, утверждения положений, инструкций и другим вопросам. По содержанию подразделяют на приказы по основной деятельности организации (по общим вопросам) и приказы по личному составу (кадровые).

          Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации (предприятия) единолично заместителем первого руководителя, заместителем главного инженера либо руководителями структурных подразделений. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

          Указание - это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации (предприятия) или вышестоящих органов управления.

          «Постановления, решения и приказы издают в тех случаях, когда требуется принять документ, связанный с основными вопросами жизнедеятельности организации. Указания и распоряжения издают для решения оперативных вопросов управления или для исполнения постановлений. Остальные распорядительные документы издаются руководителями или другими должностными лицами, которые делегированы такие полномочия. Процедуру составления и оформления каждого из видов распорядительных документов необходимо описать в инструкции по делопроизводству своей организации»4.

2. Этапы подготовки  распорядительной документации

2.1 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях коллегиального принятия  решения

        

          «Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов  к заседанию коллегиального органа.

2) Внесение материалов  на рассмотрение коллегиального  органа.

3) Обсуждение вопроса  (подготовленных материалов) на заседании  коллегиального органа.

4) Принятие решения  по рассмотренным материалам.

5) Оформление протокола  заседания. 

6) Издание распорядительного  документа. 

7) Доведение решения  до исполнителей»5.

2.2 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях единоличного принятия  решений

              «Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:

1) Инициирование решения  (обоснование необходимости издания  распорядительного документа).

2) Сбор и анализ информации по вопросу.

3) Подготовка проекта распорядительного  документа. 

4) Согласование проекта документа. 

5) Доработка проекта распорядительного  документа по замечаниям.

6) Принятие решения (подписание  документа).

7) Доведение распорядительного  документа до исполнителей».6

          Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

          Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

        «Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

          Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа»7.

          «Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа»8.

          «Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

          Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

          Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов)»9.

          Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

          В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

          Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

          Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

          Контроль  за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

          Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

          Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

          Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

3. Распорядительная документация  в кадровом делопроизводстве

         

         Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

          «Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

          В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации)»10.

          Распорядительные документы согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.

          Первая группа – приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

          Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.

          Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.

          Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

          В соответствии с общими требованиями государственного стандарта - «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

          Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.

          Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.

          В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

          Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

          В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).

          Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

          Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, должна содержать:

«перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа»11.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Правила оформления  распорядительных документов

         

          Оформление документов  строго регламентировано общими требованиями государственного стандарта - «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

         «В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

          Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

          В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания»12.

          Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

          «Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

          Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа»13.

          Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

          Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...". В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").