Распорядительные документы. 2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ и УПРАВЛЕНИЯ имени К.Г. РАЗУМОВСКОГО»

(ФГБОУ ВПО МГУТУ им. К.Г. РАЗУМОВСКОГО)

ИНСТИТУТ ТЕКСТИЛЬНОЙ  И ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Кафедра экономики и бухгалтерского учета

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

по теме «Распорядительные документы»

                                            Выполнила: Приешкина Валерия Олеговна

студентка 2 курса

специальность 080200 СП

«Экономика и управление на предприятии (по отраслям)

Моршанск 2013 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Определение исполнительно-распорядительной деятельности организации

2. Виды распорядительных документов и их составление (необходимые реквизиты, требования к тексту)

3. Состав реквизитов документов

4. Пример распорядительного документа

Заключение 

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных  документах, которые взаимосвязаны  и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

- организационные документы; 

- распорядительная документация;

- информационно-справочные документы  и справочно-аналитическая документация;

- плановая документация;

- отчетно-статистическая;

- кадровая документация;

- бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание  и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,  решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки  и др.).

В своей работе я более подробно рассмотрела систему распорядительной документации.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы  регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним  задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Определение исполнительно-распорядительной деятельности организации

Распорядительные документы - это  документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе  управления: от управляющего органа к  управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Виды распорядительных документов

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального  уровня - акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством  Российской Федерации, органами  федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами,  службами и др.);

2) правовые акты, действующие на  уровне субъектов Российской  Федерации - республик, краев,  областей, городов республиканского  значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов,  а также и территориальных  образований; 

3) правовые акты организаций,  учреждений, предприятий. 

Также выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, протокол, решение, постановление.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее. По содержанию приказы делятся на два вида по личному составу и приказы основной деятельности. Реквизиты приказа: название документа Приказ, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Приказы по вопросам общей  деятельности. Текст приказа состоит из двух частей констатирующая и распорядительная. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами приказываю крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже фамилию, должность, наименование организации. Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Приказы по личному составу. Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается с слова перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом.

Распоряжение. Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Протокол. Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят наименование ведомства, наименование учреждения может быть наименование структурного подразделения, указание вида документа протокол, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности заседание, собрание, совещание и название коллегиального органа, и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается на две части первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом председатель начинают протокол, оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос доклад, сообщение нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается Текст доклада выступления, сообщения прилагается. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения постановления. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Акт. Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее. Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

Во вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности. В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты выводы, заключения, предложения.

В конце текста может быть указано  количество экземпляров и место  их нахождения. Акт подписывается  председателем и членами комиссии.  Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.

Постановление. Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление. Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

Решение. Правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые  двумя или более неоднородными  органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем РЕШИЛА, РЕШИЛИ, например Коллегия РЕШИЛА или Совет директоров РЕШИЛ

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 - Государственный герб Российской  Федерации 

2 - Герб субъекта Российской Федерации

3 - Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания

4 - Код организации

5 - Основной государственный регистрационный номер - ОГРН юридического лица

6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИННКПП

7 - код формы документа 

8 - наименование организации 

9 - справочные данные об организации 

10 - наименование вида документа 

11 - дата документа 

12 - регистрационный номер документа  1

3 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа 

14 - место составления или издания  документа 

15 - адресат 

16 - гриф утверждения документа 

17 -резолюция 

18 - заголовок к тексту 

19 - отметка о контроле 

20 - текст документа 

21 - отметка о наличии приложения 

22 - подпись 

23 - гриф согласования документа 

24 - визы согласования документа 

25 - оттиск печати 

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе 

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело 

29 - отметка о поступлении документа  в организацию

30 - идентификатор электронной  копии документа. 

Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации  размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом  «О Государственном гербе Российской Федерации»  

Герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания помещается на бланках организаций в соответствии с уставом, положением об организации.

ОКПО и ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

 Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации  при ее наличии. Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним.

Дата документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания принятия решения, для акта - дата события регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией.

Гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ». Гриф утверждения документа должен стоять в правом верхнем углу документа. Резолюция, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом Контроль

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, личная подпись, ее расшифровка и дата согласования согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись, печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.

Все документы заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют надпись Верно должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Отметка об исполнителе содержит информацию об исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа идентификатором электронной копии документа служит отметка колонтитул, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Пример распорядительного документа

Образец приказа:

Заключение

Управление  организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования  распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии, проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в  правовых и нормативных актах, которые  издают федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций  и их объединений.

Требования  к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический  документ (образец, эталон, модель) устанавливает  комплекс норм, правил, требований к  объекту стандартизации.

Применение  стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и  как следствие более эффективной  деятельности организации.

Список используемой литературы

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

2)Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

3) Кузнецова Т.В., Кузнецов  С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

4)Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

5)Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

6)Панфилова Т.А., Кондратьева  Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.