Разработка должностной инструкции начальника отдела контроля качества и маршрута движения документа о результатах технических испытани
Федеральное государственное
бюджетное образовательное
Курсовая работа по дисциплине
Выполнил:
Студент группы Б-01-481-1з Пушина М.А.
Проверил:
Старший преподаватель Кафедры Управления качеством Гильмуллина Г.И.
Ижевск 2013
Содержание
Введение…………………………………………………………
Роль и виды документов……………………………………………………
Цели и задачи курсовой работы………………………………………………4
1 Теоритическая часть
1.1 Характеристика распорядительных документов……………………5
1.2 Классификация деловых документов ……………………………….9
2 Практическая часть
2.1 Документы по качеству в организации …………………………….12
2.2 Разработка должностной инструкции
начальника отдела контроля качества ………………………………15
2.3 Разработка маршрута движения документа в организации
на примере документа о результатах технических испытаний… …27
Заключение……………………………………………………
Список используемых источников ……………………………….…………29
Введение
Актуальность работы
обусловлена значением роли документа
в жизни любого человека. Практически
в любой сфере нашей
Документ – информация, зафиксированная специальным образом на материальном носителе, снабженная реквизитами, позволяющими идентифицировать документ в процессе его обработки, поиска, использования и хранения. B широком смысле документ служит средством закрепления и передачи информации, знаний, духовных и материальных достижений человеческого общества. Процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки называется документооборотом. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота является важным показателем и используется в качестве критерия при решении вопросов организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, выбора организационной формы делопроизводства, структуры службы делопроизводства, её штатного состава и других вопросов.
Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации государства, республики, городов, предприятия, организации. Они являются средством доказательства какого-либо события.
Для обмена информацией между организациями служат такие документы, как письма, телеграммы, телефонограммы, факс, электронная почта. Посредством распорядительных документов: таких как положение, устав, постановление, приказ и др. – осуществляется руководящая деятельность государственной власти.
Целью курсовой работы является закрепление и практическое применение полученных теоретических знаний и практических умений. Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:
− Раскрыть понятия «документ» и «документооборот», его роль в жизни общества.
− Научиться разрабатывать маршруты движения документов в организации.
1 Теоретическая часть
1.1 Характеристика распорядительных документов
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, предприятий, учреждений − издание распорядительных документов, с помощью которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания и инструкции издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями.
Основным распорядительным документом является приказ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, и т.д. Различают распоряжения длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса.
Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Юридическую силу решение обретает после его подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты.
И последний вид
Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
1.2 Классификация деловых документов
Классификация документов
- необходимое условие для
Унификация документов
заключается в установлении единого
комплекса видов и
Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.
Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.
К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.
Фото- и кинодокументы фиксируются
с помощью специальной
Акустические документы
По содержанию документы подразделяются на финансово-отчетные,
организационно-
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам хранения различают документы временного хранения (до 10 лет и более 10 лет) и постоянного срока хранения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
2 Практическая часть
2.1 Документы по качеству в организации
К документам организации в области качества относятся:
− документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования;
− документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту;
− документы, устанавливающие требования;
− документы, содержащие рекомендации или предложения;
− документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы (такие документы могут включать в себя документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи);
− документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (к таким документам относятся записи).
Подробнее мы рассмотрим
стандарты из серии ISO 9000, которые
являются фундаментальными документами
Системы Качества. Они определяют
методологию обеспечения
Различие между подходами
ISO 9000 и моделями совершенства заключается в их областях применения.
Стандарты семейства ISO 9000 содержат требования к системам
менеджмента качества и рекомендации по улучшению деятельности; оценивание систем менеджмента качества устанавливает выполнение этих требований. Модели совершенства содержат критерии, позволяющие проводить сравнительную оценку деятельности организации, и это применимо ко всем видам деятельности и ко всем заинтересованным сторонам. Критерии оценки в моделях совершенства обеспечивают организации основу для сравнения ее деятельности с деятельностью других организаций.
Семейство стандартов ISO 9000 было разработано для того, чтобы помочь организациям, всех видов и размеров, внедрить и обеспечить функционирование эффективных систем менеджмента качества.
– ISO 9000 описывает основные положения систем менеджмента качества и устанавливает терминологию для систем менеджмента качества.
– ISO 9001 определяет требования к системам менеджмента качества для тех случаев, когда организации необходимо продемонстрировать свою способность предоставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и применимым обязательным требованиям, и направлен на повышение удовлетворенности потребителей.
– ISO 9004 содержит рекомендации, рассматривающие как результативность, так и эффективность системы менеджмента качества.
Целью этого стандарта является улучшение деятельности. организации и удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон.
– ISO 19011 содержит методические указания по аудиту (проверке) систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.
Вместе они образуют согласованный комплекс стандартов на системы менеджмента качества, содействующий взаимопониманию в национальной и международной торговле.
2.2 Разработка должностной инструкции
Должностная инструкция начальника отдела контроля качества
Составление должностной инструкции — это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.
1. Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
2. Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
3. Согласование проекта должностной инструкции.
4. Утверждение должностной инструкции.
5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции.
В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать. Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: общие положения; основные задачи и функции; должностные обязанности; права; ответственность.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
− наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
− порядок назначения и освобождения от должности;
− порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
− требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
− перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:
− получение документов, поставленных на контроль;
− заполнение контрольных карточек;
− внесение в них отметок о ходе исполнения;
− ведение сроковой картотеки;
− передача информации;
− составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:
− внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;
− ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
− обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:
− соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
− соблюдать установленные сроки подготовки документов;
− соблюдать этические нормы общения в коллективе;
− соблюдать конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Наличие должностных инструкций в учреждении важно. В них определены не только трудовые функции специалистов, круг их обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования к определенной занимаемой должности.
Так же при наличии должностной инструкции работодатель может:
− осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
− объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
− распределить трудовые функции между работниками;
− временно перевести работника на другую работу;
− грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
− оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.
При всех плюсах этого документа нужно помнить об одном существенном требовании, несоблюдение которого перечеркнет все положительные моменты. Это требование актуальности и отражения реальности в самом документе, то есть должностная инструкция должна полностью соответствовать действительности.
ООО«НефтеМашКомплект»
М.П.
Утверждаю
Генеральный директор
Пушина М.А.
« » года.
Должностная инструкция начальника отдела контроля качества
I Общие положения
1.1 Начальник отдела контроля качества относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.
1.2 На должность начальника отдела контроля качества назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на руководящих должностях не менее 3 лет.
1.3 Начальник отдела контроля качества подчиняется непосредственно директору Организации.
1.4 Во время отсутствия начальника отдела контроля качества (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.
1.5 В своей деятельности начальник отдела контроля качества руководствуется:
- нормативными актами по вопросам выполняемой работы;
- методическими
материалами, касающимися
- уставом Организации;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Организации;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6 Начальник отдела контроля качества должен знать:
- законодательные
и нормативные правовые акты,
методические материалы по
- систему государственного
надзора, межведомственного и
ведомственного контроля
- системы, методы и средства технического контроля;
- технологию
производства продукции
- действующие
в отрасли и на предприятии
стандарты и технические
- порядок проведения
сертификации продукции (работ,
- порядок аттестации
качества промышленной продукци
- порядок предъявления
и рассмотрения рекламаций по
качеству сырья, материалов, полуфабрикатов,
комплектующих изделий и
- правила проведения испытаний и приемки продукции;
- организацию
учета, порядок и сроки
- опыт передовых
отечественных и зарубежных
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда.
II Функции
На начальника отдела контроля качества возлагаются следующие функции:
2.1 Организация проведения работ по контролю качества выпускаемой предприятием продукции, выполнения работ (услуг).
2.2 Методическое обеспечение вопросов, входящих в его компетенцию.
2.3 Оформление соответствующей
2.4 Ведение учета показателей качества продукции, представление отчетности.
2.5 Обеспечение безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
III Должностные обязанности
Начальник отдела контроля качества обязан:
3.1 Организовывать работы по контролю качества выпускаемой предприятием продукции, выполнения работ (услуг) в соответствии с требованиями стандартов и технических условий, утвержденными образцами (эталонами) и технической документацией, условиями поставок и договоров, а также по укреплению производственной дисциплины, обеспечению производства качественной и конкурентоспособной продукции.
3.2 Руководить мероприятиями по повышению качества продукции (работ, услуг), подготовкой ее к государственной аттестации и сертификации, разработкой и внедрением систем управления качеством, стандартов и нормативов, показателей, регламентирующих качество продукции (работ, услуг), методов контроля, предусматривающих автоматизацию и механизацию операций, систем бездефектной сдачи продукции, неразрушающего контроля и др., созданию для этих целей специальных средств.
3.3 Организовывать работу по оформлению результатов контрольных операций, ведению учета показателей качества продукции, брака и его причин, составлению периодической отчетности о качестве выпускаемой продукции, выполняемых работ (услуг).
3.4 Обеспечивать контроль за испытаниями готовых изделий и оформлением документов, удостоверяющих качество продукции (работ, услуг), подготовкой рекламаций при нарушениях поставщиками требований к качеству поставок, а также своевременной подготовкой методик и технологических инструкций по текущему контролю процесса изготовления продукции, за состоянием контрольно-измерительных средств на предприятии и своевременностью их представления для государственной проверки, за обеспечением служб контроля качества технической документацией.
3.5 Возглавлять работу по анализу рекламаций, изучению причин
возникновения дефектов и нарушений технологии производства, ухудшения качества, выпуска брака и продукции пониженных сортов, по разработке предложений по их устранению, а также контролю за осуществлением необходимых мер по повышению ответственности всех звеньев производства за выпуск продукции, соответствующей установленным требованиям, по прекращению приема и отгрузки некачественной продукции.
3.6 Руководить работниками отдела.
IV Права
Начальник отдела контроля качества имеет право:
4.1 Представлять интересы предприятия в отношениях с различными организациями, органами государственной власти по вопросам управления качеством продукции.
