Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

«Рыбинский  государственный  авиационный технический  университет имени П.А. Соловьева»

Факультет заочного обучения

Кафедра ОПиУК

Контрольная работа

по дисциплине «Офисные технологии в управлении качеством»

Рыбинск 2012

Содержание

Введение 3

1. Анализ использующейся  системы документационного обеспечения  управления (СДОУ) 5

1.1. Структура и  назначение СДОУ. Разработка обобщённой  информационной корпоративной модели  организации 5

1.2.Методики и  процедуры управления документацией  и данными на рабочем месте 6

1.3. Проблемы функционирования  корпоративной СДОУ 8

1.4. Методы и алгоритмы  управления документацией и обработки  данных , использующихся в СДОУ 9

1.5. Выводы по  разделу 11

2. Разработка электронных   шаблонов организационных и информационно-справочных  документов в действующей Системе  качества 13

2.1. Назначение организационных  и информационно-справочных документов  в действующей Системе качества 13

2.2. Описание структуры  и последовательности построения  общедоступных и защищённых шаблонов  документов 17

2.3. Выводы по  разделу 23

Заключение 25

Список использованных источников 27

Введение

Проблемы организации и совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом нашли отражение  в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Актуальность темы контрольной  работы определила ее цель, задачи и  структуру исследования.

Целью работы является разработка универсальных электронных шаблонов документов

  Для достижения поставленной  цели необходимо решить следующие  задачи:

- анализ использующейся системы документационного обеспечения управления

- разработка электронных  шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

Объект исследования - организация документационного обеспечения управления.

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным  структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет  различные названия: управление делами, управление информационно-документационного  обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат  и т. д. Далее обобщенно будем  называть ее службой ДОУ или службой  делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой  делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Служба делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации.

Система документационного обеспечения  управления включает три взаимосвязанных  составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение  календарного года и организация  их архивного хранения. При решении  каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое  организационно-методическое руководство  и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

1. Анализ использующейся системы  документационного обеспечения  управления (СДОУ)

1.1. Структура и назначение СДОУ. Разработка обобщённой информационной корпоративной модели организации

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимают сложившееся  или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у  этих данных общий источник и общий  приемник.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации  одного уровня управления, и вертикальные, связывающие организации различных  уровней управления Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных  организаций. Нисходящие потоки – это  документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

Входящие документопотоки складываются из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления и т.п.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации различных видов деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, письма, инструкции и т.п.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), писем, актов и т.п.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а так же документы, сопровождающие выполнение договоров (счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых на предприятии  и отправляемых за его пределы. Исходящие  документы создаются в ответ  на поступающие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие  ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих  документов диктуются направлениями  деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению и т.п.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Происхождение этих документов совпадает  со сферой их применения. Внутренний подход обеспечивает целенаправленное решение  управленческих задач в пределах завода. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а так же его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности предприятия выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения и т.п. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Кроме того, сюда можно отнести внутреннюю переписку, которая оформляется служебными записками и т.п.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в организации  технологии работы с документами. Исходящий  документопоток пронизывает всю  управленческую структуру. Маршрут  этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования  и подписания документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.

1.2.Методики и процедуры управления  документацией и данными на  рабочем месте

Документация разрабатывается  в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2001, а также в соответствии с требованиями внешней нормативной документацией и внутренними требованиями предприятия.

Проверка документов на адекватность до их выпуска, актуализация и переутверждение осуществляется, исходя из изменений законодательства РФ, внутренней документации предприятия, сроков пересмотра документации, изменяющихся требований потребителей и других заинтересованных сторон.

Изменения в документы могут  вноситься по мере необходимости  с учетом пересмотра/актуализации. Внесение изменений отражается на последней  странице соответствующей документированной  процедуры.

Измененный документ проходит повторное  утверждение согласно установленному порядку и вступает в силу со дня  подписания.

Использование актуальной документации регулируется номенклатурой дел  подразделений, листом рассылки и листом регистрации изменений. Изменения, вносимые в документы фиксируются ответственным лицом. Изменения доводятся до сведения  всех пользователей документа.

Копии  документов изготовляются  и выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения предприятия. Копия документа воспроизводится  полностью и заверяется подписью должностного  лица,  удостоверяющего  соответствие ее содержания подлиннику.

Анализ актуальности документов может  оказаться очень непростой задачей, требующей значительных ресурсов. Например, в советские времена на предприятиях военного назначения существовали специальные  подразделения документального  обеспечения: архивы, библиотеки и т.п. Существовала на государственном уровне инфраструктура информирования об изменениях в нормативно-законодательной базе. Сегодня многие предприятия не могут  себе позволить содержать отдельное  подразделение и перекладывают  функции поддержки актуальности на сотрудников. Но при этом следует  иметь в виду, что такая поддержка  актуальности потребует от сотрудника:

• следить за сроками действия документов, находящихся в зоне его ответственности,
• следить за организационно-распорядительными документами (например, приказами), изменяющими статус отслеживаемых документов. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения такие ОРД;
• следить за изменениями нормативных документов, на положениях которых основываются или ссылаются анализируемые документы. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения информацию о таких изменениях, а также иметь ресурсы для анализа этих изменений и принятия решения о сохранении или утрате документов актуальности.

Одно из возможных решений, упрощающих задачу поддержки актуальности документов автоматизированная система управления документами. Нередко можно встретить  и такое решение: периодический  анализ документов. Например, раз в  год. Но такое решение не может  быть признано удачным, т.к. несет в  себе существенный риск применения неактуальных документов. Как пример: в одной  организации процедурой управления документацией установлено, что  документы СМК анализируются  на актуальность в январе каждого  года. Если, скажем, в феврале произойдет изменение нормативно-законодательной  базы, то это уже не будет учтено до следующего января, т.е. организация  почти год будет пользоваться неактуальными документами.

Хранение документации предприятия  осуществляется в бумажной и электронной  форме. Учтенные копии документов, действующих  в рамках отдельных структурных подразделений, находятся в распоряжении подразделений на бумажных носителях в соответствующих папках.

Оригиналы документов доступны представителям высшего руководства предприятия, сотрудникам подразделений (в рамках документации подразделений). Посторонние  лица могут пользоваться документами  только с согласия высшего руководства  предприятия. Документы действуют  до момента отмены или актуализации. Вышедшие из употребления документы  сдаются в архив на хранение в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. Срок хранения документации определяется в соответствии с НД.

Устаревшие документы (как оригинал, так и копии документов) заменяются новыми по распоряжению высшего руководства  предприятия в соответствии с  областью применения тех или иных документов.

С учетом срока хранения, изменения  или актуализации происходит изъятие  документации во всех местах пользования  и сдача в архив.

В случае необходимости, устаревшие документы  могут находиться на рабочих местах с соответствующей пометкой «для личных целей». Не допускается использование  устаревших и неидентифицированных документов. Неуправляемые копии документов должны быть уничтожены. Ответственность за изъятие устаревших документов возлагается на персонал в соответствии с должностными  обязанностями. Отметка об изъятии документов отражается  в НД соответствующего  структурного подразделения.

1.3. Проблемы функционирования корпоративной  СДОУ

Документация во все времена  имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое  должно было обеспечить эффективную  для каждого исторического периода  систему создания и использования  документов.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет  и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов  в управлении, усложняет задачи сохранности  документов и использования имеющихся  документальных массивов. Возникают  проблемы, касающиеся юридической силы документов.

Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает  объемы документопотоков. Этот рост в  значительной мере обусловливается  и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением  функций государства и каждого  отдельного гражданина.

До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией  и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в  последние годы появилась тенденция  независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все  чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением  штатов, удорожанием технических  средств, увеличением документопотоков и т.п.

1.4. Методы и алгоритмы управления  документацией и обработки данных , использующихся в СДОУ

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных  документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной  информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего  использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных  способов обработки материалов и  приемов изготовления продукции  в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия  на документационное обеспечение управления, и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию документационного  обеспечения управления как систему  методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов  и правил.

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю;

- технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя из ее внутренней  структуры;

- технологии обработки документной  информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают  в качестве базового объекта документооборот  организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого  элемента, обладающего полным набором  технологических процессов и  достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в организациях состоит  из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы  образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и  исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей  документации.

Кроме того, в организациях, как  правило, циркулируют документы, созданные  в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у  одних сотрудников - авторов и  заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

- распорядительные документы органов  власти и вышестоящих организаций;

- акты и справки проведения  вневедомственных проверок;

- статистическая отчетность;

- письма-запросы о деятельности  организации;

- письма-ответы на инициативные  запросы своих сотрудников;

- материалы (приглашения, тезисы  выступлений, решения, протоколы  и др.) по участию в деятельности  коллегиальных органов и научных,  общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет  свой путь движения, который можно  проследить, описать и закрепить  за ним.

Большое значение в организации  документооборота имеет авторство  документов. Предложения, заявления  и жалобы граждан, докладные и  объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб  документационного обеспечения  управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда  руководителей, непосредственно участвующих  в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и  этапы обработки документации в  зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения  доступа к составу информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, в настоящее  время все большее количество информации поступает непосредственно  в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым  способам пересылки корреспонденции  в данном случае выступают не технические  сложности, а, скорее, проблемы юридической  силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение  документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения  и отправки документов приобретает  важнейшее значение для всей организации  документооборота.

1.5. Выводы по разделу

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению  работников аппарата управления предприятия  необходимой документированной  информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых  процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного  фильтра между экономической  системой и внешней средой путем  осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения  потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений

В ходе работы над составлением документированных  процедур их основные положения были стандартизированы и использованы в качестве исходных для должностных  рабочих инструкций на сотрудников.

Следующим шагом для детального изложения или уточнения процесса (операций) стало планирование, разработка новых и корректировка существующих рабочих (технологических) инструкций (РИ).

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю;

- технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя из ее внутренней  структуры;

- технологии обработки документной  информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет.

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами  и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

2. Разработка электронных  шаблонов  организационных и информационно-справочных  документов в действующей Системе  качества

2.1. Назначение организационных  и информационно-справочных документов  в действующей Системе качества

Созданная система качества (СК) должна обеспечивать возможность своего наглядного внешнего представления всем заинтересованным лицам (потенциальным клиентам, партнерам, инвесторам, общественным и государственным  организациям и т.п.) и, в первую очередь, специальным органам, имеющим право  на ее сертификацию.

При разработке системы качества (СК) в соответствии с принципами, заложенными  в стандарты ИСО 9000, целесообразно  выделять 2 основных аспекта:

• Организационное и нормативно-методическое обеспечение системы качества.
• Система сбора, регистрации, хранения и обработки данных о качестве, которая может являться элементом Корпоративной Информационной Системы (КИС).

Применение новых информационных технологий в Системах Качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (проектирования, внедрения и эксплуатации) способствует непрерывному улучшению  качества и позволяет руководству  предприятия гарантировать, что  все технические, административные и человеческие факторы, влияющие на качество производимой продукции, находятся  под контролем, а управление Системой Качества учитывает запросы и  ожидания потребителя и обеспечивает конкурентоспособность предприятия.

Целью постановки организационного и  нормативно-методического обеспечения  системы качества, является создание и регулярная актуализация системы  документов, обеспечивающих и подтверждающих выполнения требованиям стандарта. Всю документацию по СК можно разбить  на несколько уровней (рисунок 1)

Уровни документации в обеспечении  функционирования системы качества

• Политика в области Качества (1-й уровень).

В этом документе приводится текст  выработанной политики предприятия  в области качества с указанием  основных целей и задач предприятия  в области качества на текущий  момент и в перспективе.