Разработка проекта "положения о поиске, подборе, отборе и найме персонала в организации" на материале деятельности ООО "Рэкс Трэвел"

Содержание

1. Система управления в ООО «Рэкс Трэвел».

1.1. Общая характеристика организации: название, данные юридического лица, время и история создания, основные факты биографии.  

Полное  наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Рэкс Трэвел»

Сокращенное наименование: ООО «Рэкс Трэвел»

Адрес места расположения подразделений организации (фактический адрес):

Туристическое агентство расположено по адресу г. Кемерово, проспект Советский, 39.

Столовая  расположена по адресу г. Кемерово, Шатурская, 2.

Управляет организацией генеральный  директор, действует на основании устава

Численность компании: 12 человек.

   ООО «Рэкс Трэвел» было открыто в  апреле 2009 года. ООО «Рэкс Трэвел» развивается в двух направлениях: предоставление туристических услуг; приготовление пищи, реализация готовых блюд непосредственно в столовой, а также кейтеринг¹.

   Основным  потребителем услуг, предоставляемых подразделением «Столовая», является -  трудоспособное население г. Кемерово и работающие в районе места расположения столовой, а также организации, у которых возникает необходимость в услуге Кейтеринг.

   Основным  потребителем услуг, предоставляемых  подразделением «Туристическое агентство» является -  платежеспособное население г. Кемерово.

   Основными конкурентами подразделения «Столовая» являются Столовая ООО «Химпром», Кафе «Пять звезд».

   Наиболее  сильным конкурентом является столовая ООО «Химпром», так как она принадлежит крупному предприятию г. Кемерово (ООО «Химпром»), работающему с 1938года, кроме того столовая предлагает более широкий спектр блюд – это молочные блюда, более широкий ассортимент выпечки. Средняя стоимость обеда в столовой ООО «Химпром» и ООО «Рэкс Трэвел» составляет 100 – 120 рублей. Слабой стороной столовой ООО «Химпром» является ее месторасположение – она расположена по адресу 1-ая Стахановская, 35 и для того чтобы обедать в ней необходимо использовать личный транспорт, который имеется не у всех. Кафе «Пять звезд» расположено по адресу ул. Шатурская, 1, но в кафе средняя стоимость обеда дороже на 30% стоимости обедов в столовых ООО «Химпром» и ООО «Рэкс Трэвел». Кроме того еще одним конкурентным преимуществом столовой ООО «Рэкс Трэвел» является то, что осуществляется доставка готового заказа на рабочее место т.е. в офис.

   В городе Кемерово насчитывается около 149 туристических агентства, предлагающих туры по всему миру. Стоимость туров находится на одном уровне. В отличие от своих конкурентов компания ООО «Рэкс Трэвел» предлагает клиентам услуги, которые делают их предложение на рынке более конкурентоспособным, это:

• Услуга «Трансфер» - доставка из Кемерово в Новосибирск и обратно; доставка в аэропорт города Кемерово;
• Гибкая система скидок для постоянных клиентов;
• Предоставление туров в кредит;
• Выезд менеджера по продажам туристических услуг непосредственно к клиенту на дом (в офис) в удобное время (с 10.00 до 19.00).

1.2. Характеристика целей, направлений и результатов деятельности. 

Основными направлениями деятельности ООО  «Рэкс Трэвел» являются:

• Организация туров на разные направления;
• Доставка клиентов в аэропорт и обратно;
• Продажа туров в кредит;
• Приготовление и реализация блюд на месте, т.е. в Столовой;
• Заказ и доставка горячих обедов клиентам;
• Выездное обслуживание (Кейтеринг).

Цели  организации:

• Развитие услуг предлагаемых клиентам, например: кейтеринг;
• Закрепление своих позиций на рынке города;
• Достижение конкурентных преимуществ и стабильное получение прибыли;
• Увеличение прибыли на 30%;
• Финансовая устойчивость предприятия;
• Повышение качества готовых изделий;
• Улучшение качества обслуживания клиентов;
• Расширение ассортимента блюд в столовой.

Результаты  деятельности ООО «Рэкс Трэвел»:

• Увеличена прибыль организации в 5 раз;
• Увеличилось количество посетителей по сравнению с начальным количеством.

1.3. Характеристика организационной структуры. Характеристика субъекта в системе управления. 

Численность ООО «Рэкс Трэвел» - 12 человек.

Организационная структура ООО «Рэкс Трэвел» представлена на рисунке 1.  

   Рисунок 1 - Организационная структура ООО  «Рэкс Тревел»

     Из  рисунка 1 видно, что исследуемая организация имеет линейно - функциональную структуру, которая характеризуется:

• наличием структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности;
• разделением труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; в связи с чем возникает необходимость квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.
• каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

     Для того чтобы описать систему управления организации необходимо охарактеризовать основные обязанности ключевых работников – генеральный директор, исполнительный директор, бухгалтер.

     Основные  обязанности генерального директора:

     1. Руководит в соответствии с  действующим законодательством  производственно-хозяйственной и  финансово-экономической деятельностью  предприятия, неся всю полноту  ответственности за последствия  принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные

результаты  его деятельности.

     2. Организует работу и эффективное  взаимодействие всех структурных  подразделений, направляет их  деятельность на развитие и  совершенствование организации с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, увеличение прибыли.

     3. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами.

     4. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

     5. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и материальных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

     6. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам.

     Основные  обязанности исполнительного  директора:

     1. Консультирует генерального директора по вопросам управления финансовыми ресурсами предприятия и регулирования финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

     2. Непосредственно ведет переговоры с коммерческими организациями.

     3. Осуществляет закуп сырья и материалов, а также офисных принадлежностей для обеспечения жизнеспособности структурных подразделений.

     4. Осуществляет исследование и анализ затрат на закупку сырья и материалов, затрат на содержание аппарата управления, иных расходов, с целью определения политики управления издержками.

     5. Участвует в разработке бизнес-плана.

     6. Осуществляет поиск, подбор и  отбор персонала; наем персонала;  организует процессы адаптации и обучения персонала.

     7. Осуществляет ознакомление  работников  с локальными нормативными актами  организации и контроль за  их соблюдением работниками. 

     Основные  обязанности бухгалтера:

     1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета.

     2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

     3.Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и осуществляет их обработку.

     4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

     5. Осуществляет кадровый документооборот,  т.е. оформляет процедуры приема, увольнения работников.

     6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, заработной платы и других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

     7. Обеспечивает руководителей и других пользователей бухгалтерской достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

     8. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

     Таким образом, из рисунка 1 видно, что ООО «Рэкс Трэвел» возглавляет генеральный директор.

     Генеральный директор осуществляет текущее руководство деятельностью организации и выполняет иные функции в пределах его полномочий, предусмотренных Уставом.

     В непосредственном подчинении генерального директора находится исполнительный директор, бухгалтер, водитель, работники туристического агентства.

     Исполнительному директору подчиняются работники  подразделения «Столовой».

     Для того чтобы охарактеризовать процесс  принятия решений приведем пример.

     Сравнительно  недавно компания рассмотрела для  себя возможность продажи туров  в кредит, с целью увеличения прибыли, так же это способствовало привлечению  более широкого круга клиентов. Инициатором данного предложения был исполнительный директор. По поручению генерального директора им же был произведен мониторинг кредитных организаций. Выбор кредитной организации был осуществлен после аналитических расчетов, произведенных бухгалтером. Цель этих расчетов – выявление наиболее выгодных условий для организации и клиента. Результаты мониторинга кредитных организаций и результаты аналитических расчетов были представлены генеральному директору в виде пояснительной записки, где обоснованы достоинства и недостатки исследуемых кредитных организаций.

     Приведенный пример показывает, что обязанности  между работниками распределены согласно их квалификации, уровню в  структуре организации, каждый выполняет  тот участок работы, за который ответственен. Из примера понятно, что управленческие решения принимаются на основе анализа (в данном случае: мониторинг кредитных организаций, аналитический расчет бухгалтера, пояснительная записка). Окончательный выбор кредитной организации осуществляет генеральный директор.

     Вывод: исследуемая организация имеет линейно-функциональную структуру, которая характеризуется такими признаками как иерархичность, ясно выраженная ответственность, четкая система единоначалия, быстрая реакция исполнительных функциональных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатками  организационной структуры исследуемой организации являются:

• в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминируют над стратегическими;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

   Как было отмечено выше, процесс принятия решений основывается на анализе  достоинств и недостатков, предложенных вариантов решения проблемы. Окончательное решение по выбору способа решения проблемы осуществляет генеральный директор.

   По  моему мнению, данный тип организационной структуры является оптимальным для данной организации. 

2. Кейс. Система управления поиском, подбором, отбором и наймом персонала.

     2.1. Контекст и актуальность  исследования.

     Система управления персоналом обеспечивает непрерывное  совершенствование процесса работы с персоналом, в котором немаловажную роль играет обеспечение организации персоналом, т.е. подбор, отбор и найм персонала.

     В условиях рыночной экономики качество персонала стало важным фактором, определяющим выживание и экономическое  положение российских организаций. Тщательность подбора, отбора, найма  и адаптации персонала гарантирует качество человеческих ресурсов, которое во многом определяет возможность и эффективность дальнейшего использования. Несмотря на то, что эта тема исследована достаточно глубоко, появляются новые разработки и дополнения к методике подбора персонала.

     Для того, чтобы построить эффективную  систему поиска и отбора персонала, прежде всего важно понять ее место  в общей системе управления человеческими  ресурсами организации. Подбор кадров не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность; он должен быть увязан со всеми другими функциями управления персоналом, чтобы не превратиться в функцию, которая осуществляется ради себя самой в ущерб другим формам работы с персоналом. Эффективный подбор начинается с точной характеристики работы, с анализа работы конкретной должности. Далее составляется должностная инструкция, на основании которой формулируются требования к кандидатам. Одним из важных этапов является привлечение кандидата.

     Собеседование сохраняет свою популярность как  один из самых важных элементов процесса отбора персонала. В ходе собеседования можно познакомиться с кандидатом поближе, т.е. узнать его личные качества, манеры поведения. На основании собранных сведений уже происходит принятие решения о выборе потенциального работника, но даже полное наличие элементов отбора не дают точной информации о нанимаемом человеке

     Одной из центральных задач является подбор кадров. Подбор новых работников не только призван обеспечить режим  нормального функционирования, но и  закладывает фундамент будущего успеха организации.

     И в этом смысле становится актуальным эффективный поиск персонала, т.е. использование наиболее эффективных  методов способствующих привлечению  большого количества кандидатов. Важно  также помнить не только о эффективных методах подбора и отбора персонала, но и понимать что успех зависит от опыта специалиста занимающегося формированием коллектива организации. Хочу также заметить, что для повышения эффективности поиска подбора  и найма персонала важными являются  подготовительные мероприятия, например: четко сформулированная информация о требованиях к кандидату на вакантную должность, сведенная в единую систему критериев и требований к будущему сотруднику.

     Особенно  актуальной является проблема поиска подбора, отбора  и найма персонала для организаций оказывающих услуги. Исследуемая организация оказывает следующие услуги: продажа туристических услуг; приготовление блюд и реализация их в столовой. Сфера услуг более требовательна к кандидатам, так как в ее основу ложится не только профессиональные качества, но и личностные, такие как умение, сдерживать агрессию, владение собой в любой ситуации, доброжелательность и др.

     Актуальность исследования заключается в том, что сегодня основными факторами конкурентоспособности становится обеспеченность любой организации профессиональными кадрами, а эту задачу нам поможет решить правильно сформированная система поиска, подбора отбора и найма персонала. Тщательный подбор персонала становится той основой, на которой может быть выстроено будущее компании, ведь именно квалифицированные, ответственные сотрудники, работающие на предприятии, являются важнейшим элементом в функционировании любого бизнеса. 

2.2. Общая характеристика кадрового состава организации

В таблице 1 приведена штатная численность персонала организации.

Таблица 1 – Штатная численность персонала.

    Количественный  и качественный состав персонала  ООО «Рэкс Трэвел»  представлены в таблице 2.

    Таблица 2 -  Кадры предприятия

    Из  таблицы 2 видно, основную массу сотрудников составляют рабочие - 58%. В ООО «Рэкс Трэвел» работают  17 % - мужчин, 83% - женщин.

Анализ уровня образования ООО «Рэкс Трэвел» представлен в таблице 3.

Таблица 3 - Уровень образования ООО «Рэкс Трэвел»

    При рассмотрении таблицы 3 видно, что основная масса работающих имеют начальное профессиональное образование (42%) и только 33% работников имеют высшее профессиональное образование.

    Рассмотрим  уровень образования руководящего состава ООО «Рэкс Трэвел» более подробно. Данные представлены в таблице 4.

    Таблица 4 - Характеристика руководящего состава ООО «Рэкс Трэвел»

     Из  таблицы 4 можно сделать вывод о том, что на руководящих должностях работают специалисты практическим опытом работы.

     Продолжительность работы в организации представлена в таблице 5.

     Таблица 5 - Продолжительность работы в организации