Регистрация документов. 3
План
1. Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"1. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.
Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").
Журнальная форма регистрации документов
Журнал регистрации входящей корреспонденции
| Дата поступления и регистрационный номер | Корреспондент, дата и номер документа | Краткое содержание | Распределение и перераспределение | Ход исполнения, отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Регистрационным
номером при журнальной регистрации
является порядковый номер записи.
Сведения графы 1 соответствуют реквизиту
28 поступившего документа. Сведения в
графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты
корреспондента). В графу 3 переносится
заголовок (17) поступившего документа.
Если необходимо, сведения можно дополнить
(например, уточнить содержание, отметить
наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно
вносится результат распределения (например:
30.09.99 директору) и перераспределения,
т.е. резолюция руководителя (16). Записи
графы 4 датируются. В графе 5 последовательно
отражается информация о действиях исполнителя,
которые он предпринимал для решения вопроса
(как оформленных документально, так и
бездокументных), и номер дела, куда помещен
исполненный документ. Записи датируются.
Сведения графы 5 соответствуют реквизиту
27.
Журнал
регистрации исходящей
| Дата и регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Регистрационным
номером при журнальной регистрации
является порядковый номер записи.
Сведения графы 1 соответствуют реквизитам
09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся
из реквизита 14. Достаточно указать только
наименование организации. В графу 3 переносится
заголовок (17) отправленного документа.
Если необходимо, сведения можно дополнить
(например, уточнить содержание, отметить
наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается
номер дела, куда помещается копия отправленного
документа и, если необходимо, делается
отметка об ответе корреспондента. Записи
графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
| Дата и регистрационный номер | Краткое содержание | Исполнители | Срок исполнения | Ход исполнения, отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Заголовки
граф иначе называются реквизитами
регистрационной формы или
Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.
Карточная система регистрации документов
Единая
регистрационно-контрольная
Рис.1.
Форма регистрационно-контрольной
карточки
В поля карточки заносят следующую информацию.
Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).
Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.
Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).
Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).
В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.
Фонд №, Опись №, Дело № - позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.
Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:
В позиции "Примечание" указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.
При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.
Индексация
Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:
02 - должное лицо - адресат;
12 - корреспондент;
156 - порядковый регистрационный номер.
Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:
01-20 - номер дела по номенклатуре дел;
156 - порядковый регистрационный номер.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:
расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.
Систематизация РКК
Массив
регистрационно-контрольных
алфавитный;
географический (региональный);
корреспондентский;
номинальный (по видам и разновидностям документов);
предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);
структурный (по структуре организации, по отделам);
хронологический (по дате) и т.д.
При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.
Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.
Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.
Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.
Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.
Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).
В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:
Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:
резолюция руководителя (16);
анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.
Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".
При
журнальной форме регистрации
При
использовании регистрационно-
Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.
Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).
Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).
Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.
Составление
периодической справки или
2. Приказ, их виды и реквизиты
Руководство
и организация трудового
Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.
Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.
В
организациях правом издавать распорядительные
документы могут наделяться их руководители,
также заместители
Распорядительные документы согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.
Первая группа - приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.
Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.
Третья группа - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.
Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.
В
соответствии с общими требованиями
государственного стандарта - "Унифицированная
система документации. Унифицированная
система организационно-
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.
Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).
Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" должна содержать:
"перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа".
3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г.
После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
ЗАО "Мытищинский завод
медицинских препаратов"
ПРОТОКОЛ
"15" октября 1999 года №27
г. Мытищи
Производственного совещания
Председатель - Семенов А.А. Секретарь - Булгакова Е.В.
Присутствовали: начальник планово-экономического отдела Воробьев С.И., главный экономист Казаринова Т.В., специалисты планово-экономического отдела: Мартынова Н.А., Расюк П.А., Сливоцкая М.С.
Рассмотренные вопросы:
1. О досрочной разработке техпромфинплана на 2000 год
Воробьев С.И., Мартынова Н.А.
Принятые решения:
1. Разработать техпромфинплан на 3 дня ранее установленного срока
Председатель ________________ /Семенов А.А. /
(подпись)
Секретарь ________________ /Булгакова Е.В. /
(подпись)
"15" октября 1999 года _____________________ (подпись исполнителя)
4. Оформите приказ о предоставлении административного отпуска работнику предприятия. Недостающие данные укажите самостоятельно
Список литературы
- Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.
- Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение: Учебное пособие. - М., 2003.
- Ларин М.В. Развитие понятия “документ". // Делопроизводство. - №1. - 2000.
- Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004.
- Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. - М.: Дело ЛТД. 2001.
- Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2004.