Реквизиты документа и их оформление

Оглавление  

1. Введение……………………………………………………………2
2. Состав реквизитов документов и правила их оформления……..3 - 11
3. Заключение…………………………………………………………12
4. Список литературы………………………………………………...13
5. Приложения

Введение 

      Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

      Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.д. Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что облегчает автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повышает общую культуру оформления документов, но и обеспечивает их юридическую силу, так как стандарт определяет порядок их написания.  

     Правильная  работа с документами предполагает, прежде всего разбиение их на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В свою очередь каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. 
 
 
 
 
 
 

Состав  реквизитов документов и правила их оформления

     Реквизиты документов¹ (от латинского requisitum - необходимое) – это:

1) обязательные  данные, сведения, которые должен  содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные  данные, телефоны, которые одна из  договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

      Положения стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003 определяют:

- состав  реквизитов документов;

- требования  к оформлению документов;

- требования  к бланкам документов.

     Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

      С 2003г. в соответствии с Законом  РФ от 27.12.2002г. № 184-ФЗ «О техническом  регулировании» положения стандарта носят рекомендательных характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечиваю удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении стандарта.

      При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации:

В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ помещается на бланках: 
- на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

- на бланках иных органов исполнительной власти.

Изображение герба располагается на верхнем  поле документа центрировано относительно наименования организации.

02 – герб субъекта Российской Федерации:

Герб  субъекта Российской Федерации размещается  на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. Использование  герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации. 
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания):

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках  документов в соответствии с законом  Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. 
04 – код организации:

Заполняется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных  и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

Заполняется в соответствии с документами  выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП):

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа:

Код формы  документа проставляется по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок.

08 – наименование организации:

Наименование  организации является собирательным  обозначением автора документа и  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

09 – справочные данные об организации:

Справочные  данные об организации включают: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, и другие сведения по усмотрению организации (номер и дату оформления лицензии и другие сведения). 
10 – наименование вида документа:

Наименование  вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11 – дата документа:

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.10.17. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 – регистрационный номер документа:

Регистрационный номер документа - это цифровое или  буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационную базу организации.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа:

Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14 – место составления или издания документа:

Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – адресат:

Адресат – это организация, структурное  подразделение, должностные или  физические лица, которым адресован  документ. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

16 – гриф утверждения документа:

Реквизит  официального документа, придающий  нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – резолюция:

Резолюция – эта надпись на документе, которую  проставляет должностное лицо. Резолюция  содержит указание руководителя о принятом решении.

ГОСТ  Р 6.30 – 2003 отводит для резолюции  место справа в верхней части  документа ниже реквизита «Гриф  утверждения»

18 – заголовок к тексту:

Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа  и должен быть согласован с наименованием  вида документа. 
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

19 – отметка о контроле:

Проставляется на всех документах, требующих исполнения, и обозначается буквой «К», словом или  штампом «Контроль».

20 – текст документа:

Основной  реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  РФ в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

21 – отметка о наличии приложения:

Не относится  к числу обязательных. Располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1) Протокол  собрания учредителей ООО «Торсион» на 5 л. в 1 экз. 
2) Проект плана реконструкции здания ООО «Торсион» на 3 л. в 1 экз. 
22 – подпись:

Обязательный  реквизит любого документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 – гриф согласования документа:

Обязателен  для документов, подлежащих внутреннему  или внешнему согласованию. Выражает согласие должностного лица, либо другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Располагается ниже реквизита «Подпись».

24 – визы согласования документа:

Отражает  процедуру внутреннего согласования и указывает согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза  включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.

25 – оттиск печати:

Ставится  на документы, требующие удостоверения  подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством  или нормативным актом организации (договоры или контракты, доверенности, акты приема объектов, оборудования или работ, гарантийные письма, справки и т.д.) Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 – отметка о заверении копии:

Проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

27 – отметка об исполнителе:

Обеспечивает  оперативную связь с тем, кто  составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело:

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ

29 – отметка о поступлении документа в организацию:

Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30 – идентификатор электронной копии документа: 

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

      Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебных характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа.

      Указанный ГОСТ определяет расположение реквизитов на угловом и продольном бланке (приложение № 1,2). При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа. На основании приведенных в стандарте схем в организациях проектируются общие бланки и бланки писем (приложение № 3,4). Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизита равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Из  всего вышесказанного можно сделать  вывод, что применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу  юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Применение реквизитов помогает в работе как с внутренними так и с внешними документами, облегчает процедуру подготовки документа. При грамотно разработанных правилах документооборота в организации можно всегда найти нужный документ и узнать его исполнителя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Издательский дом «Бизнесс-пресс». Год: 2008. Страниц:240
3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 520с.
4. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. — 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М., 1999 - 479 с.
5. Широкова Л.В. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Изд.: М.: МИИР. Год: 2006 – 88с.
6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 456с.
7. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта/ Ю.А. Петрова. – Москва: омега-Л, 2007 – 318с.

Приложение № 1

Расположение  реквизитов углового бланка 
 
 

Приложение № 2

Расположение  реквизитов продольного бланка 

Приложение № 3

Образец бланка письма с угловым расположением  реквизитов 
 

Приложение № 4

Образец бланка письма с продольным расположением  реквизитов 
 
 
 
 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ЧАСТНОЕ ОХРАННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ 

«ТиГР-Н»

АДРЕС: 630088, г. Новосибирск, ул. Сибиряков-Гвардейцев, д. 49а,

тел/факс 230-23-22, E-Mail: [email protected], http://www.tigr-n.ru

ИНН 5403184913, КПП 540301001