Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Ревизия кассы

Как проводится ревизия кассы

Оглавление

Введение 3 стр
Проверки, осуществляемых в рамках внутреннего контроля 5 стр
Проверка органами Росфиннадзора 8 стр
Проверка налоговыми органами 12 стр
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины 15 стр
Пример акта ревизии кассы 18 стр
Заключение 23 стр
Список используемой литературы 24 стр

Введение

В этой работе я хочу коснуться темы: ревизия кассы. На мой взгляд это важная тема, так как позволяет выявить не только то, что не должно происходить в кассе, наподобие запрета хранить в кассе организации личные вещи, но и что и как должно там происходить. Касса – это одно из ключевых мест в организации и знать, что там происходит – в ряде случаев может очень облегчить жизнь даже рядовым сотрудникам организациям. Начать следует с того, что ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях частных предпринимателей. Но проконтролировать, что же произошло в кассе за последние несколько месяцев – не единственная задача ревизии.

А также ревизия кассы включает в себя проверку порядка правильного ведения всех кассовых операций в общем и движения финансовых потоков и кассовых операций с ними, в частности.

Кто имеет право проверять кассовые операции? Начнем с того, что порядок ведения кассовых операций могут проверить следующие уполномоченные лица:

- являющиеся работниками учреждения (так называемый внутренний контроль);

- органов Росфиннадзора;

- налоговых органов.

Помимо того, в целях проверки финансово-хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета, в том числе и соблюдения порядка ведения кассовых операций, учреждения вправе прибегать к услугам сторонних организаций, а именно, к услугам аудиторских фирм или даже частных аудиторов. Стоит отметить, что согласно ранее действовавшему Порядку № 401 проверку соблюдения учреждениями требований кассовой дисциплины систематически могли осуществлять банки. В Порядке № 373-П такое положение отсутствует. То есть теперь кредитные организации не уполномочены осуществлять такие проверки.

Надо отметить, что ревизия кассы проводится квалифицированным ревизором в непосредственном присутствии лица, ведущего всю кассовую документацию. Также при ревизии присутствует главный бухгалтер или его непосредственный заместитель. Во время проведения процедуры проверки все кассовые операции приостанавливаются или полностью прекращаются.

Согласно официально разработанному документу «Положение о ревизионной комиссии необходимо:

Составить отчет обо всех кассовых операциях за день, в который проводится ревизия. Отчет составляется лично материально-ответственным лицом, ведущим все кассовые операции;
Вывести наличные деньги, согласно остатку по кассовой книге на день проведения ревизии;
Написать расписку о том, что все кассовые документы по приходу и расходу полностью включены в отчет и непроведенных по кассе и списанных в расход средств нет;
Проверить наличие официально заключенных письменных договоров об ответственности за материальные ценности с лицами, непосредственно ведущими кассовые документы, с лицами, ведающими выдачей и начислениями по заработной плате, премиям и пособиям;
Сделать полный перерасчет всех финансовых средств, находящихся в кассе;
Сопоставить реальное наличие финансов с остатками, непосредственно отраженными в кассовой книге и итоговом отчете кассира.

В случае выявления при проверке избытка либо недостачи денежных средств в проверяемой кассе в правах ревизора провести более тщательную проверку и установить истинную причину их возникновения. В случае обнаружения излишков в кассе на них составляется приходной ордер, который в обязательном порядке заносится в кассовую книгу, а сами излишки отходят в бюджет. При выявлении недостачи средств в ходе ревизии принимаются срочные меры по взысканию и наказанию.

Так же хочется отметить о том, что запрещено в кассе хранить личные средства сотрудников учреждения.

В каких случаях проводится в обязательном порядке? При подозрениях на хищение из кассы денежных средств, при не законном использовании вверенных материальных ценностях, а так же при выявленных нарушениях в оформлении документа (не по стандарту).

Проверки, осуществляемые в рамках внутреннего контроля

Хочется отдельно поговорить о том, как сама организация может проверить себя.

В соответствии с пунктом 1.11 Порядка №373-П (О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации) порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Порядок проверки кассовой дисциплины (ревизии кассы) разрабатывается на местах и прописывается в локальных нормативных актах, например в положении о внутреннем финансовом контроле, положении о кассовых операциях. Как правило, в таком порядке устанавливается:

- периодичность проведения ревизии кассы:

- лица, уполномоченные на проведение ревизии кассы;

- перечень проверяемых кассовых документов:

- правила оформления актов ревизии:

- лица, ответственные за расхождения, выявленные в ходе ревизии кассы;

- предложения и рекомендации по устранению выявленных недостатков в ходе проверок кассовой дисциплины.

Проще говоря, решается когда, кто, что и как проверяет, кого за это наказывают и как это все будет исправляться. При Сталине за недостачу бы расстреляли, но сейчас все решается без проливания крови.

Так же замечу, что ревизия кассы осуществляется с полным полистным перерасчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег сверяется с остатками по кассовой книге. Помимо перерасчета денег, в ходе ревизии кассы проверяется:

- правильность заполнения кассовых документов;

- достоверность документов, на основании которых осуществляются кассовые расходы;

- соблюдение установленного лимита кассы и размера расчетов наличными деньгами;

- правильность оформления операций по депонированным суммам (к примеру заработная плата, не полученная работником по каким-то причинам в срок (например по болезни) и возвращенная в банк) и так далее.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Результаты ревизии фиксируются в акте проверки. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Как пример, я приведу фрагмент положения о внутреннем финансовом контроле, в котором отражен порядок проведения ревизии кассы. « 4. Порядок проведения ревизии кассы. 4.1. Ежемесячно, а так же при смене бухгалтера-кассира на основании приказа руководителя в учреждении проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. В рамках ревизии кассы также проводится проверка правильности работы программных средств по обработке кассовых документов. Ревизия кассы проводится ревизором, выполняющим обязанности по внутреннему финансовому контролю в учреждении, или комиссией, назначаемой приказом руководителя. 4.2. По результатам ревизии оформляется акт, содержащий:

- предмет проверки;

- фамилию и инициалы проверяемого материально ответственного лица;

- фактическое наличие денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки;

- количество денежных средств по учетным данным;

- объяснения причин возникновения излишков (недостач) денежных средств (если таковые имеются);

- подписи проверяемого материально ответственного лица и ревизора (членов комиссии);

- решение руководителя, принятое по результатам проверки.

4.3. При проведении внутренней ревизии кассы ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на бухгалтера-кассира. 4.4. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии со статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Проверка органами Росфиннадзора.

Согласно п. 5.14.1. Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2004г № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Минфина РФ от 11.07.2005 № 89н, Росфиннадзор, а также его территориальные органы в целях реализации своих полномочий вправе проверять в организациях, получающих средства федерального бюджета, средства государственных внебюджетных фондов, в организациях, использующих материальные ценности, находящиеся в федеральной собственности, в организациях – получателях финансовой помощи из федерально бюджета, гарантий Правительства РФ, бюджетных кредитов, бюджетных ссуд и т.д. денежные документы, отчеты, планы, сметы и иные документы, фактическое наличие, сохранность и правильность использования денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а также получать необходимые письменные объяснения должностных, материально ответственных и иных лиц, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе ревизий и проверок, и заверенные копии документов, необходимых для проведения контрольных и надзорных мероприятий.

Росфиннадзор и его территориальные органы осуществляют финансовый контроль путем проведения ревизий и проверок. В зависимости от темы ревизии (проверки) в ходе ревизии (проверки) проводится комплекс контрольных действий по документальному и фактическому изучению документов финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемой организацией в проверяемый период.

Контрольные действия по изучению документов проводятся по финансовым, бухгалтерским, отчетным и иным документам проверяемой и иных организаций, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, пересчета и тп.

Контрольные действия могут проводиться сплошным или выборочным способом, срок проведения ревизии, численный и персональный состав ревизионной группы устанавливаются исходя из темы ревизии, объема предстоящих контрольных действий, особенностей финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации и других обстоятельств. При этом он не может превышать 45 рабочих дней.

Проверки Росфиннадзора и его территориальных органов могут быть как плановые, так и неплановые. Целью ревизий (проверок) кассовых операций является устранение нарушений в операциях, связанных с использованием наличных денежных средств учреждений.

Прежде чем приступить к инвентаризации наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, член ревизионной группы (ревизор) обязан предъявить руководителю проверяемого учреждения документ, удостоверяющий полномочия на проведение ревизии.

Кассовые операции подвергаются сплошной проверке, в ходе которой проверяется соблюдение основных требований, предъявляемых к ведению кассовых операций, а именно:

- наличие договора с кассиром о его полной материальной ответственности и его ознакомление с положением о ведении кассовых операций;

- обеспечение сохранности денежных средств;

- порядок хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денежных средств;

- документальное оформление оп ераций, связанных с получением и выдачей наличных денежных средств;

- своевременность и полнота сдачи денежных средств в ОФК;

- предельный размер расчетов наличными денежными средствами, непревышение данного размера;

- правильность ведения кассовой книги;

- наличие утвержденного распорядительного документа об установленном лимите остатка наличных денег, соблюдение установленного лимита остатка денежной наличности в кассе, своевременность сдачи в банк денег сверх лимита;

- отсутствие остатка денежной наличности в кассе на начало ревизии;

-отсутствие в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению;

- проведение внезапных ревизий кассы с составлением актов по результатам ревизии;

- правильность оформления операций, связанных с приемом и выдачей из кассы денежных документов;

- наличие и достоверность оправдательных документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов;

- наличие и ведение журналов регистрации приходных и расходных ордеров, кассовой книги;

- правильность оформления ведомостей на выдачу заработной платы и проведения других расходов, предусмотренных сметой доходов и расходов.

Основными документами, которые подвергаются изучению ревизорами, проводящими проверку кассовых операций являются:

- Журнал операций по счету Касса;

- баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств;

- отчет о финансовых результатах деятельности;

- заявки на кассовый расход;

- заявки на получение наличных денег;

- чековые книжки;

- кассовая книга;

- отчеты кассира;

- инвентаризационные описи наличных денежных средств;

- ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам;

- оправдательные документы к кассовым документам и т.д.

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются отдельным актом ревизии (проверки). Если при проверке выявлены недостача или излишек денежной наличности, кассир обязан в письменном виде объяснить причины выявленных отклонений. Достоверность таких объяснений тщательно проверяется ревизором. Недостачи денежных средств взыскиваются с кассира, а излишки приходуются.

После проверки непосредственно кассовых операций, как правило, ревизор проверяет соблюдение условий хранения денежных средств.

Проверки налоговыми органами

Налоговыми органами проводятся проверки кассовых операций в рамках осуществления контроля за применением контрольно кассовой техники. Проще говоря, налоговые органы наделены полномочиями по контролю за полнотой учета выручки в организациях. В рамках проверки полноты учета выручки денежных средств специалистами налоговой инспекции рассматриваются документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники. В случае, если проверяемое учреждение оказывает услуги населению и осуществляет наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, то проверяющим предоставляются документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности.

Таким образом, в ходе проверки полноты учета денежных средств в зависимости от проверяемого периода и особенностей осуществления наличных денежных расчетов налоговиками рассматриваются следующие документы:

- журнал кассира-операциониста;

- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

- распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

- контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носители или распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

- кассовая книга;

- бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

- справка-отчет кассира-операциониста;

- акт приема бланков строгой отчетности;

- книга учета бланков строгой отчетности;

- акт о списании бланков строгой отчетности;

- книга учета доходов и расходов организации;

- иные первичные учетные документы, которые необходимы для проверки.

В учреждении, применяющем контрольно-кассовую технику, проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике кассы с данными, отраженными в отчете, контрольной ленте и записями в журнале кассира-операциониста.

В учреждении, использующем бланки строгой отчетности, определяется количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книга учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности для сопоставления с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. При этом сумма выручки денежных средств, отраженная в учете учреждения, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документах), хранящихся в проверяемом учреждении. Если суммы различаются, то выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся объяснения и делаются выводы о полноте учета средств.

Максимальный срок проверки полноты учета денежной выручки не должен превышать 20 рабочих дней с даты предъявления поручения на проверку проверяемому учреждению. Результатом такой проверки является установление фактов полного или неполного учета выручки денежных средств, что и отражается в акте.

Так же я хочу упомянуть о том, что в любом случае (неважно кто проверяет организацию) акт ревизии наличных средств необходимо оформить независимо от результатов проверки, даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными. Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи или излишка и взять с материально ответственного лица письменного объяснения причин ее (его) возникновения.

Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте. Затем материалы ревизии передаются на рассмотрение руководителю организации или иному уполномоченному лицу, который и должен принять решение по результатам ревизии.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ о порядке ведения кассовых операций проверяющие возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в установленном Кодексом об административных правонарушении порядке. При этом надо помнить, что нельзя привлечь к ответственности за правонарушение спустя 2 месяца после совершения (или же обнаружения правонарушения).

Наказанием за подобные правонарушения является наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 4000 до 5 тысяч рублей

- на юридических лиц в размере от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

В случае отказа от выдачи чека по требованию клиента – 3-4 тысячи с должностного лица и 30-40 тысяч с юридических лиц.

Надо помнить, что кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Иными словами, в случае недостачи денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Отдельно надо упомянуть о том, что работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а так же за ущерб, нанесенный в результате совершения преступления.

Именно поэтому договор о полной материальной ответственности с кассиром может быть заключен только с совершеннолетним работником, достигшем возраста 18 лет.

Но что еще нужно отметить, кассир может быть освобожден от материальной ответственности. В частности, в трудовом кодексе РФ указано, что работника нельзя привлечь к ответственности, если ущерб возник в следствие:

- непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);

- нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а так же принял меры для предотвращения ущерба (реальным ущербом к примеру признается утрата или повреждение имущества).

- крайней необходимости или необходимой обороны;

- необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

(То есть подытожив, ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар)

Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание. Так в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

До применении дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать письменное объяснение от работника. Если по истечении двух дней объяснения не были представлены, об этом составляется соответствующий акт и надо помнить, что отсутствие письменных объяснений работника не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня выявления совершения проступка. Однако, если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки – больше двух лет), то привлечь к дисциплинарной ответственности работника уже нельзя.

И опять же, надо помнить, что за каждый дисциплинарный проступок может быть только одно дисциплинарное взыскание.

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать с виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка. Согласие работника при этом не обязательно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы работнику (включая удержания как по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может превышать 20 %.

Приказ или распоряжение руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Возможные варианты – удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и другое. Принятое решение отражается в акте ревизии и может дополнительно оформляться отдельным приказом или распоряжением.

Пример акта ревизии кассы

Акт ревизии наличных денежных средств, находящихся в кассе ООО "Галатея"

г. Москва 2 августа 2010 года

Расписка

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие под мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо

бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова

На основании приказа (распоряжения) от 2 августа 2010 года N 18-к произведена ревизия денежных средств по состоянию на 2 августа 2010 года.

При ревизии установлено следующее:

1) наличных денег 11 248 руб. 00 коп.