Ревизия состояния аналитического учета и сохранности основных средств предприятия

КОНТРОЛЬНАЯ    РАБОТА

Тема: «Ревизия состояния аналитического учета и сохранности основных средств предприятия»

ПЛАН РАБОТЫ

ВВЕДЕНИЕ

Функционирование предприятий  в современных условиях требует  новых подходов к управлению. Организациям предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой, что влечет укрепление отношений собственности и рост ответственности собственников, менеджеров, акционеров, бухгалтеров организаций за результаты финансово-хозяйственной деятельности. В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль выявляет слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций.

Актуальность темы контрольной работы характеризует объективную необходимость исследования ревизии основных средств деятельности предприятия, полезность ее для удовлетворения научных, экономических и социальных потребностей.

Объектом исследования является процесс контроля за полной и достоверной информацией, необходимой всем пользователям финансовой отчетности.

Предметом исследования является ревизия состояния аналитического учета и сохранности основных средств предприятия.

 Целью данной контрольной работы является изучение методики проведения ревизии аналитического учета основных средств, ревизии сохранности основных средств; овладение основными приемами и техникой контроля; приобретение навыков работы с нормативными документами.

Теоретическим и методологическим основанием написания контрольной работы послужили нормативно-законодательные документы, методические указания, материалы периодической печати, статистические данные, интернет-ресурсы.

1. СУЩНОСТЬ И ЗАДАЧИ РЕВИЗИИ

1.1. Понятие, цель и задачи ревизии

В соответствии с Инструкцией  о порядке проведения ревизии  и проверки контрольно-ревизионными органами Минфина РФ, утвержденной приказом Министерства финансов РФ № 42н от 14 апреля 2000 г., ревизия – это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных должностных лиц.

Проверка представляет собой единичное контрольное  действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации.

Цель ревизии или  проверки – осуществление контроля за соблюдением

законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Основными задачами ревизии  являются:

- проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

- выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка

мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

- проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

-исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

1.2. Предмет и объекты ревизии

Ревизия осуществляется по поручению государственных, ведомственных  или внутрихозяйственных органов управления. Она может назначаться по поручению правоохранительных органов. Ревизия представляет собой наиболее действенную форму последующего контроля, в процессе которого контролирующими органами исследуются финансовые операции и хозяйственные процессы предприятий и организаций, отраженные в первичных документах и записях бухгалтерского учета.

Ревизия исследует финансово-хозяйственную  деятельность организаций и предприятий в рамках определенного круга вопросов. Так, предметом или объектом ревизии является проверка фактического наличия денежных средств и материальных ценностей. Для реализации этой задачи используют прием фактического контроля, такой, как инвентаризация, и сопоставляют ее результаты с данными бухгалтерскою учета.

Объектом ревизии являются также финансовые операции, хозяйственные процессы и факты хозяйственной жизни предприятий и организаций, отраженные в первичных документах, учетных регистрах, формах бухгалтерской и статистической отчетности, других источниках информации. Ревизующие устанавливают соблюдение технологической, сметно-финансовой и платежно-расчетной дисциплины.

Объектом ревизии выступает  и непосредственно сама управленческая деятельность проверяемой организации. В этом случае изучается организация работы по подбору и расстановке кадров, текущего контроля за исполнением приказов и распоряжений,  внутрихозяйственного контроля за работой структурных подразделений и подведомственных предприятий.

Объекты ревизии необходимо рассматривать применительно к  конкретным условиям, которые зависят от организационно-правовой формы организации, особенностей производства, масштабов деятельности организаций и других факторов.

1.3. Правила проведения и виды ревизии

К основным правилам проведения ревизии относятся внезапность, активность, непрерывность, обоснованность, гласность.

Внезапность подразумевает следующее: ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

Под активностью подразумевается то, что ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки, так как медлительность в ревизии может позволить скрыть нарушения. Например, оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенные ценности. Однако ревизору не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы.

Непрерывность необходима для того, чтобы начатые ревизионные действия должны велись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Обоснованность необходима для того, чтобы вскрытые факты и выводы ревизии были документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Ревизору нельзя игнорировать просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, например, данные, оправдывающие заинтересованных лиц.

Необъективность ревизии  приводит к тому, что отдельные  нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

Под гласностью подразумевается то, что ревизоры с момента начала ревизии оповещают работников организации о ее начале, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации).

В теории и практике контрольно-ревизионной  деятельности различают несколько видов ревизий, которые принято классифицировать по определенным признакам:

- По субъекту контроля (ревизии государственных органов; внутрихозяйственные ревизии; ревизии, проводимые аудиторскими фирмами);

- По организационному  признаку (плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы, но не реже одного раза в год; внеплановые ревизии и проверки проводятся в сроки не предусмотренные планом);

- По объему проверки документооборота и записей в регистрах бухгалтерского учета ревизии делятся на (сплошные ревизии; выборочные ревизии; полные ревизии; частичные ревизии; комбинированные ревизии);

- По кругу вопросов, подлежащих проверке (тематические ревизии, предусматривающие проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам; при сквозной ревизии проверяется деятельность головной организации; комплексные ревизии бухгалтера-ревизора совместно с другими специалистами; некомплексные ревизии проводятся обычно одним ревизором);

- По способу контроля за результатами ревизионной работы (дополнительные ревизии; повторные ревизии).

2. РЕВИЗИЯ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

2.1. Информационное и нормативное обеспечение ревизии ОС

Основные средства представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, действующих в натуральной форме в течение длительного времени. Главными документами, которыми следует руководствоваться при ревизии основных средств, являются ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2001г. № 26н, и Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н.

Основными целями проверки основных средств являются проверка законности и правильности:

- операций поступления, перемещения и выбытия основных средств;

- определения первоначальной стоимости объектов основных средств;

- своевременности начисления, включения в издержки производства и использования амортизационных отчислений основных средств;

- отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению основных средств.

Осуществляется также  проверка наличия неиспользуемого  оборудования, его состояния, условий  хранения и принятых мер по его  реализации или передаче другим организациям; сохранности основных средств; наличия излишних основных средств; эффективности использования основных средств.

Информационная база, используемая при проверке ОС, включает, во-первых, основные нормативные документы, регулирующие вопросы организации бухгалтерского учета и налогообложения основных средств; во-вторых, приказ об учетной политике организации; в-третьих, регистры синтетического и аналитического учета движения ОС; в-четвертых, первичные документы по отражению операций по ОС и в-пятых, бухгалтерскую отчетность.

Ревизор должен ознакомиться с методологией учета ОС, изложенной в приказе об учетной политике организации. В частности, необходимо знать:

- лимит стоимости объектов для их отнесения к основным средствам и средствам в обороте;

- установленный перечень объектов, относимых к основным средствам независимо от стоимости;

- способы начисления амортизации по основным средствам;

- порядок отражения затрат на ремонт основных средств;

- предусмотрено ли проведение переоценки ОС;

- сроки проведения инвентаризации основных средств;

- перечень счетов и субсчетов, установленных рабочим планом счетов и используемых для отражения операций по учету основных средств.

Операции по учету движения основных средств оформляются, как правило, типовыми унифицированными формами первичной документации, а в отдельных случаях первичными документами, разработанными организацией и утвержденными приказом по учетной политике.

Бухгалтерская отчетность, используемая при проверке, включает: бухгалтерский  баланс, приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) и пояснительную записку.

В бухгалтерском балансе ОС, принадлежащие организации на праве собственности, оперативного управления и хозяйственного ведения, представлены в разделе I "Внеоборотные активы" по статье "Основные средства" с детализацией по видам: земельные участки и объекты использования; здания, машины и оборудование. Основные средства показываются в балансе по остаточной стоимости. В "Приложении к бухгалтерскому балансу" раскрываются данные:

- о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов ОС;

- о суммах начисленной амортизации на начало и конец отчетного периода по всем основным средствам;

- о наличии на начало и конец отчетного периода основных средств, переданных в аренду, как в целом, так и по отдельным видам;

- о наличии на начало и конец отчетного периода основных средств, переведенных на консервацию.

В пояснительной записке раскрывается исходя из Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01) информация:

- об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (включая в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации);

- о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);

- об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;

- о способах начисления в бухгалтерском учете амортизационных отчислений по отдельным объектам основных средств.

К источникам информации при проведении ревизии состояния аналитического учета основных средств относятся также журналы-ордера №№ 8, 10, 10/1, 11, 12, 13, 15, 16; разработочные таблицы №№ 7, 10 к журналам-ордерам №№ 13, 15; акты (накладные) приемки-передачи ОС; акты приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов; акты на списание ОС; инвентарные карточки учета основных средств; акты о приемке оборудования; акты о приемке-передачи оборудования в монтаж; акты о выявленных дефектах оборудования; договоры купли-продажи, поставки и дарения; приказ об учетной политике предприятия; другие учетные регистры, вытекающие из особенностей организации учета в проверяемой организации.

2.2. Проверка операций по движению основных средств

Проверку операций по оприходованию основных средств следует начинать с изучения учетной политики предприятия на финансовый год, за который производится проверка, так как в учетной политике должно определятся, что принимать за основу (какую стоимость) при отнесении объектов к основным средствам.

Очень важно удостовериться в правильности определения первоначальной стоимости  объектов основных средств. В практике проведения проверок встречается масса  случаев, когда первоначальная стоимость  объектов значительно занижается за счет неприсоединения к указанной в договоре поставщика стоимости дополнительных расходов, связанных с доставкой, погрузкой, разгрузкой и монтажом оборудования. Как правило, все эти дополнительные расходы относятся на себестоимость готовой продукции, чем искажаются финансовые показатели деятельности организации и занижаются начисленные и уплаченные суммы налогов.

Надо заметить, что  иногда имеют место случаи, когда оплаченные за поставку основных средств суммы длительное время значатся в дебиторской задолженности, в то время как они уже успешно работают на производство продукции. Отсутствие должного учета основных средств приводит к его хищениям, такие случаи выявляются при проведении встречных проверок с поставщиками основных средств, за которыми длительное время числится дебиторская задолженность за оплаченные основные средства.

С другой стороны, бывают случаи, когда предприятия-поставщики за изделия, входящие по техдокументации в комплект основных средств, вынуждают заказчиков платить дополнительные суммы, которые бухгалтера предприятий присоединяют к стоимости основных средств, в результате чего первоначальная стоимость основных средств автоматически увеличивается на стоимость комплектующих деталей, узлов и агрегатов.

Важным элементом является проверка учета основных средств, полученных безвозмездно, принятых или сданных  в аренду, а также оприходованных в качестве взноса в уставный фонд (капитал).

Ревизия поступления  основных средств должна начинаться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей.

Проверку поступления  основных средств целесообразно  организовать раздельно по видам поступления и источникам финансирования: за счет собственных средств; за счет привлеченных средств; за счет кредитов банка;  за счет средств, выделенных из государственного бюджета; за счет средств, выделенных вышестоящей организацией.

При ревизии обращают внимание на качество оформления актов их приемки, достоверность подписей членов приемочной комиссии на актах приемки-передачи. Технические характеристики основных средств, указанные в акте, сверяются с данными паспорта и другой технической документации. Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале– ордере № 13 и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств, а это значит: выпускается неучтенная продукция, основные средства используются в личных целях. Ревизуя операции поступления основных средств, следует установить своевременность и законность их закрепления за должностными лицами.

Ревизору необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств. Правильность поступления вновь созданных  основных средств определяется путем  сопоставления оприходованных объектов с их перечнем, указанным в титульном  списке, сметой.

При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации, устанавливают своевременность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и дефектных машин.

Необходимо также проводить выборочную проверку документального оформления учета основных средств. Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухучета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

При проверке операций по движению основных средств необходимо также проводить ревизию использования основных фондов. В первую очередь проверяется использование технологического оборудования. Устаревшим считается оборудование, работающее 10-15 лет, сильно устаревшее – более 15 лет, а находящееся в эксплуатации до 5 лет относится к прогрессивному. Техническое состояние оборудования отражает степень его износа, следует рассчитать коэффициент его обновления. Чем он выше, тем в большей степени обновлено оборудование. Возраст оборудования определяется по его техническому паспорту.

При анализе характеристик  технического состояния оборудования организации высчитываются коэффициенты: модернизации, изношенности, обновления, автоматизации производства, интенсивности использования оборудования.

2.3. Проверка правильности документального оформления оприходования основных средств и их списания

 Проверки, проведенные  на предприятиях, показывают, что этот участок в большинстве случаев находится в запущенном состоянии. Необходимая (установленная) документация, связанная с оприходованием основных средств, не ведется, а если и ведется, то не заполняются все реквизиты, предусмотренные в форме документа, а это в конечном итоге может привести к неправильному определению нормы амортизации.

Часто оборудование числится в учете обезличенно, без закрепления  за ответственными за его сохранность  работниками, что порой приводит к недостачам и хищениям. Нередко  передача основных средств с одного места нахождения в другое документально не оформляется, что приводит к запутанности в учете. Инвентаризация основных средств в большинстве случаев проводится поверхностно, а в обязательных случаях, определенных законом "О бухгалтерском учете" – не проводится вообще.

Особое внимание при  проверке необходимо уделять документальному оформлению законности списания основных средств с учета, так как этот момент очень влияет на конечные результаты отнесения убытков от списания на прибыль и на исчисление налога на прибыль.

Целью проверки учета  поступления основных средств является подтверждение того, что приобретенные  основные средства были правильно отражены в учете и представляют собой  стоимость реальных объектов, введенных  в эксплуатацию.

На этом этапе необходимо выполнить следующее:

- получить список с указанием количества и стоимости приобретенных объектов основных средств, сверить полученные показатели с данными оборотов по дебету счета 01 "Основные средства";

- проверить первичные документы и физическое наличие вновь приобретенных объектов. Проверка проводится выборочно при существенном увеличении объектов основных средств;

- определить, что стоимость объектов ОС, введенных в эксплуатацию, надлежащим образом отражена на счетах бухгалтерского учета;

- определить, соблюдены ли соответствующие положения налогового законодательства;

- в случае значительных поступлений ОС в течение отчетного периода определить, была ли списана стоимость старого оборудования.

Приступая к ревизии  поступления основных средств, следует провести формальную проверку первичных учетных документов с точки зрения оформления их в соответствии с установленными правилами.

Ревизор должен проверить: отражаются ли затраты по объектам основных средств, приобретенным за плату, возведению (сооружению), изготовлению на счете 08 "Капитальные вложения", на котором формируется первоначальная (инвентарная) стоимость объекта. При этом проверяется состав расходов, включаемых в инвентарную стоимость основных средств, их связь с созданием данного объекта.

Целью проверки операций, связанных с выбытием основных средств, является определение того, что:

- первоначальная стоимость и сумма накопленной амортизации полностью и надлежащим образом списаны со счетов их учета;

- финансовые результаты (прибыль или убыток), образовавшиеся в результате этих операций, правильно отражены на счете 80 "Прибыли и убытки".

При этом необходимо сделать следующее:

- получить список объектов основных средств, выбывших в течение отчетного периода, с указанием первоначальной стоимости и суммы накопленной амортизации на день выбытия; причин выбытия; продажной цены; финансового результата от операции. Сверить данные полученной информации с данными по кредиту счета 01 "Основные средства", дебету счета 02 "Износ основных средств", данными счета 91 "Доходы и расходы";

- проверить наличие соответствующего разрешения на операции по выбытию основных средств и их документальное оформление;

- проанализировать по каждой операции выбытия (при значительных объемах выборочно) правильность списания основных средств и определения финансового результата.

В ходе проверки выбытия  основных средств устанавливается  причина списания, целесообразность и законность операции. Для этого  используются договоры на реализацию основных средств, акты на списание, акты приема-передачи основных средств, данные аналитического учета.

Ревизор должен выяснить, использует ли организация для учета  операций по выбытию основных средств, и проверить правильность отражения  записей по дебету и кредиту этого счета и определения финансового результата от реализации и прочего выбытия основных средств.

3. РЕВИЗИЯ СОХРАННОСТИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

При ревизии сохранности  основных средств в первую очередь  необходимо проверить, во-первых, качество осуществления инвентаризаций. Во-вторых, своевременность и полноту закрепления основных средств за материально ответственными лицами. В-третьих, достоверность учетных данных на 1 число месяца начала ревизии. В-четвертых, фактическое наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризации проводится документальный контроль, который заключается в следующем:

- соблюдение сроков и порядка инвентаризации;

- порядка подведения итогов инвентаризации;

- решений по урегулированию выявленных расхождений;

- правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухучета.