Синтаксические меры оценок информации

 

План

 

  1. Синтаксические меры оценок информации.
  2. Какие этапы включает стадия подготовки решения.
  3. Классификация ИС по степени автоматизации.
  4. Программного обеспечения ИС.
  5. Определение CRM-системы.

 

  1. Синтаксические меры оценок информации

 

С точки зрения информатики  информация – это концептуально  связанные между собой данные, сведения, понятия, которые изменяют наше представление о явлениях и  предметах окружающего нас мира. В информатике наряду с информацией  еще употребляют понятие данных.

Данные – диалектическая составная часть информации. Они  представляют собой зарегистрированные сигналы. Методы регистрации могут  быть разными: перемещение физических тел, изменение их формы или других параметров, изменение химического  состава, электрических и магнитных  характеристик и т.д. Данные могут  храниться транспортироваться и  на носителях разного вида. Самым  распространенным из них является бумага. На бумаге информация отображается путем  изменения оптических характеристик  ее поверхности. Изменение оптических свойств предмета также используется в устройствах, которые используют лазерный луч для записи на пластмассовой поверхности (CD-ROM). В виде носителей, использующих изменение магнитных свойств выступают магнитные ленты и диски. Регистрация данных путем изменения химического состава поверхности используется в фотографиях.

Понтия данные и информация тесно связаны между собой  и с методом обработки. Данные несут в себе информацию о событиях. Но эти два понятия не тождественны между собой. Информация – продукт взаимодействия разных данных и соответствующих им методов.

Если рассматривать информацию с точки зрения информатики, то наиболее важными являются следующие ее свойства: объективность и субъективность. Понятие объективности является относительным, потому что методы обычно носят субъективный характер. Более  субъективной является та информация, методы которой являются менее субъективными. Например, при наблюдении снимка какого-нибудь предмета или явления мы можем  получить более объективную информацию, чем при наблюдении за рисунком предмета или явления, сделанного человеком  от руки.

Адекватность информации – это наиболее важная ее характеристика для потребителя, определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению. Но в реальной жизни кажется невозможным рассчитать полную адекватность информации, ведь всегда существует какая-либо неопределенность.

Адекватность информации может выражаться в трех различных  формах: семантической, синтаксической, прагматической. Синтаксическая отображает формально-структурные характеристики информации, но не затрагивает ее смысла. На этом уровне рассматривается тип носителя данной информации, способ ее представления, ее размеры и т.д. Семантическая отображает соответствие между образом этого предмета и самим предметом. Здесь учитывается смысловое содержание. Эта форма непосредственно связана с практическим применением информации.

 

Меры информации

информация компьютер кодовый символический

Как и каким способом можно  объективно измерить количество информации и вообще возможно ли это? Для измерения  информации вводятся два понятия: объем  данных – V и количество информации – I. Эти параметры имеют разные выражения и интерпретацию в зависимости от рассматриваемой формы адекватности. Каждой форме адекватности соответствует своя мера количества информации и объема данных.

Синтаксическая мера –  это мера информации, которая оперирует  с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту. Объем данных (Vд) измеряется количеством символов в сообщении. В различных системах счисления один символ имеет разный вес:

  • В двоичной системе единицей измерения является бит
  • В десятеричной системе счисления единица измерения – дат

Количество  информации I на синтаксическом уровне нельзя определить без рассмотрения понятия неопределенности состояния системы. На самом деле, получение информации о какой-нибудь системе всегда связано с изменением степени осведомленности получателя о состоянии этой системы. Рассмотрим этот пример подробнее. Пусть до получения информации получатель имеет какие-то предварительные (априорные) сведения об этой системе a. Мерой его неосведомленности о данной системе является функция H(a). После получения какого-нибудь сообщения, получатель получает некоторое количество дополнительной информации Ib(a), и степень его предварительной неосведомленности уменьшается так, что неосведомленность после получения сообщения b (апостериорная) снижается до Hb(a). Количество информации, полученной из сообщения b, будет равно Ib(a) = H(a) – Hb(a). Другими словами можно сказать, что количество информации изменением степени неосведомленности о данной системе.

Информация часто кодируется кодами той или иной системы счисления. Особенно актуальный характер это носит при представлении информации в компьютере. Естественно, что одно и то же количество символов (разрядов) в разных системах счисления может передать разное число состояний отображаемого объекта. Это можно представить в виде соотношения:

N = mn

 N – число возможных отображаемых состояний, m – основание системы счисления, n – число разрядов) Наиболее часто используемые системы – это двоичная и десятичная. Единицами измерения в этих случаях – это бит и дит. Коэффициент информативности (Y) сообщения определяется отношением количества полезной информации в данном сообщении к общему объему данных, причем 0Y1. С увеличением Y уменьшается объем работы по преобразованию информации в системе. Поэтому обычно стремятся увеличить информативность и для этого разрабатываются специальные методы.

Семантическая мера – мера информации для измерения ее смыслового содержания. Для этого используют такое понятие, как тезаурус пользователя, которое показывает нам совокупность информации, которой владеет данный пользователь или система. Максимальное количество семантической информации получатель получает при согласовании ее со своим тезаурусом, когда эта информация является полезной и понятной для получателя и несет ранее не известные сведения. Относительной мерой количества семантической информации служит коэффициент содержательности С. Он равен отношению величины семантической информации к ее объему.

Прагматическая мера информации – это мера информации, которая определяет полезность (ценность) данной информации для достижения получателем поставленной цели. Например, в экономике прагматические свойства информации можно определить приростом экономического эффекта функционирования, который достигнут использованием этой информации для управления системой.

 

Качество  информации

 

Возможность и эффективность использования  информации зависит от ее качества: репрезентативность, содержательность, достаточность, достоверность, актуальность, доступность, своевременность, точность, устойчивость. Репрезентативность информации связана с правильностью ее формирования и отбора в целях наиболее полного и адекватного отражения свойств предмета. Достаточность информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для правильного принятия решений набор показателей. Актуальность характеризуется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования. Точность информации характеризуется степенью ее близости к реальным свойствам объекта Достоверность определяется ее свойством отображать реально существующие черты объекта с необходимой точностью. Следует отметить, что такие качества информации, как репрезентативность, достаточность, содержательность целиком определяются на методическом уровне разработки информационных систем.

 

 Классификация  и кодирование информации

 

Важным  понятием при работе с информацией  является классификация объектов. Классификация  – система распределения объектов по классам в соответствии с некоторыми общими их признаками. Под объектом понимается предмет или явление материального и нематериального мира. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. Например, всю информацию о человеке можно классифицировать по многочисленным информационным объектам, которые характеризуются общими свойствами: фамилия, имя, отчество; дата рождения; место рождения; пол; возраст и т.д. Классификатор – это систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. При классификации широко используется классификационный признак и его значение, они позволяют установить сходства и различия между объектами.

Иерархическая система классификации

Иерархическая система классификации информации строится следующим образом:

  • Исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень.
  • Каждый класс первого уровня в соответствии со своим классификационным признаком делится на подклассы, образующие 2-й уровень.
  • Каждый класс 2-го уровня образует соответствующие уровни 3-го класса и т.д.

В иерархической  системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен  к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом классе нужно задать свои классификационные признаки и значения. Количество уровней классификации, которое соответствует числу признаков будет характеризует глубину классификации.

К достоинствам иерархической системы классификации относятся: простота построения и использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической системы. Недостатки: жесткая система, приводящая к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки, а также невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Например, поставлена задача создать классификационную систему для объекта «Факультет» какого-либо ВУЗа, которая позволит классифицировать признаки студентов по следующим признакам: факультет, возраст студентов, их пол, и т.д

  • 1-й уровень: выбирается признак – название факультета.
  • 2-й уровень: выбирается признак – возраст, имеющий три градации: до 20 лет, от 20 до 30 лет, от 30 лет
  • 3-й уровень: выбирается признак – пол.
  • 4-й уровень: выбирается признак – наличие детей у женщин т.д.

Фасетная система классификации

Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами. Каждый фасет (Фi) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.1

 

  1. Какие этапы включает стадия подготовки решения

 

Принятие  решений, так же как  и  обмен  информацией, - составная часть любой управленческой  функции. Необходимость принятия  решений возникает на  всех  этапах  процесса  управления, связана со  всеми участками и аспектами управленческой  деятельности и является  её  квинтэссенцией. Поэтому так важно понять  природу и сущность  решений.

   Попытаемся  дать  сначала  самую  общую характеристику. Обычно в процессе какой – либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкивается с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Таким образом решение – это выбор альтернативы.

Каждому из нас ежедневно приходится десятки  раз что – то выбирать, на собственном  опыте развивая способности и  приобретая навыки принятия решений. Примеров можно привести множество: выбор  одежды из имеющегося гардероба, выбор  блюд из предложенного меню.

   Любому поступку индивида или действию коллектива предшествует принятое решение. Решения являются универсальной формой поведения как отдельной личности, так и социальных групп. Эта универсальность объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности. Однако, несмотря на универсальность решений, их принятие в процессе управления организацией существенно отличается от решений, принимаемых в частной жизни.

   Что же отличает управленческие (организационные) решения?

Цели. Субъект  управления (будь то индивид или  группа) принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем  конкретной организации.

   Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и её работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей.   Если организация велика и влиятельна, решения её руководителей могут серьёзно отразиться на социально – экономической ситуации целых регионов. Например, решение закрыть нерентабельное предприятие компании может существенно повысить уровень безработицы.

   Разделение труда. Если в частной жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет , то в организации существует определённое разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих проблем и принятием решений , а другие (исполнители) – реализацией уже принятых решений.

   Профессионализм. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определёнными профессиональными знаниями и навыками наделяется полномочиями самостоятельно принимать определённые решения2.

Рассмотрев  эти отличительные особенности  принятия решений в организациях, можно дать следующее определение  управленческого решения.

   Управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации3.

   В процессе управления организациями принимается огромное количество самых разнообразных решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие признаки, позволяющие это множество определённым образом классифицировать.

Рассмотрим  более  подробно  классификацию  решений.

Степень повторяемости  проблемы. В зависимости от повторяемости  проблемы, требующей решения, все  управленческие решения можно подразделить на традиционные, неоднократно встречавшиеся  в практике управления, когда необходимо лишь сделать выбор из уже имеющихся  альтернатив, и нетипичные, нестандартные  решения, когда их поиск связан прежде всего с генерацией новых альтернатив.

Значимость  цели. Принятие решения может преследовать собственную, самостоятельную цель или же быть средством способствовать достижению цели более высокого порядка. В соответствии с этим решения  могут быть стратегическими или  тактическими.

   Сфера воздействия. Результат решения может сказаться на каком – либо одном или нескольких подразделениях организации. В этом случае решение можно считать локальным. Решение, однако, может приниматься и с целью повлиять на работу организации в целом, в этом случае оно будет глобальным.

   Длительность реализации. Реализация решения может потребовать нескольких часов, дней или месяцев. Если между принятием решения и завершением его реализации пройдет сравнительно короткий срок – решение краткосрочное. В то же время все более возрастает количество и значение долгосрочных, перспективных решений, результаты осуществления которых могут быть удалены на несколько лет.

   Прогнозируемые последствия решения. Большинство управленческих решений в процессе  их реализации так или иначе поддается корректировке с целью устранения каких – либо отклонений или учёта новых факторов, т.е. является корректируемым. Вместе с тем имеются и решения, последствия которых необратимы.

   Метод разработки решения. Некоторые решения, как правило , типичные, повторяющиеся , могут быть с успехом формализованы, т.е. приниматься по заранее определённому алгоритму. Другими словами, формализованное решение – это результат выполнения заранее определённой последовательности действий. Например, при составлении графика ремонтного обслуживания оборудования начальник цеха может исходить из норматива, требующего определённого соотношения между количеством оборудования и обслуживающим персоналом. Если в цехе имеется 50 единиц оборудования, а норматив обслуживания составляет 10 единиц на одного ремонтного рабочего, значит, в цехе необходимо иметь пять ремонтников. Точно так же, когда финансовый менеджер принимает решение об инвестировании свободных средств в государственные ценные бумаги, он выбирает между различными видами облигаций в зависимости от того, какие из них обеспечивают в данное время наибольшую прибыль на вложенный капитал. Выбор производится на основе простого расчета конечной доходности по каждому варианту и установления самого выгодного.

   Формализация принятия решений повышает эффективность управления в результате снижения вероятности ошибки и экономии времени: не нужно заново разрабатывать решение каждый раз, когда возникает соответствующая ситуация. Поэтому руководство организаций часто формализует решения для определённых, регулярно повторяющихся ситуаций, разрабатывая соответствующие  правила, инструкции и нормативы.

   В то же время в процессе управления организациями часто встречаются новые, нетипичные ситуации и нестандартные проблемы, которые не поддаются формализованному решению. В таких случаях большую роль играют интеллектуальные способности, талант и личная инициатива менеджеров.

   Конечно, на практике большинство решений занимает промежуточное положение между этими двумя крайними точками, допуская в процессе их разработки как проявление личной инициативы, так и применение формальной процедуры. Конкретные методы, используемые в процессе принятия решений, рассмотрены ниже.

Количество  критериев выбора.

   Если выбор наилучшей альтернативы производится только по одному критерию (что характерно для формализованных решений), то принимаемое решение будет простым, однокритериальным. И наоборот, когда выбранная альтернатива должна удовлетворять одновременно нескольким критериям, решение будет сложным, многокритериальным. В практике менеджмента подавляющее большинство решений многокритериальны, так как они должны одновременно отвечать таким критериям, как: объем прибыли, доходность, уровень качества, доля рынка, уровень занятости, срок реализации и т.п.

Форма принятия решений.

Лицом, осуществляющим выбор из имеющихся альтернатив  окончательного решения, может быть один человек и его решение  будет соответственно единоличным. Однако в современной практике менеджмента всё чаще встречаются сложные ситуации и проблемы, решение которых требует всестороннего, комплексного анализа, т.е. участия группы менеджеров и специалистов. Такие групповые, или коллективные, решения называются коллегиальными. Усиление профессионализации и углубление специализации управления приводят к широкому распространению коллегиальных форм принятия решений. Необходимо также иметь в  виду, что определённые решения и законодательно отнесены к группе коллегиальных. Так, например, определённые решения в акционерном обществе (о выплате дивидендов, распределении прибыли и убытков, совершении крупных сделок, избрании руководящих органов, реорганизации и др.) отнесены к исключительной компетенции общего собрания акционеров. Коллегиальная форма принятия решении, разумеется, снижает оперативность управления и «размывает» ответственность за его результаты, однако препятствует грубым ошибкам и злоупотреблениям и повышает обоснованность выбора.

Способ фиксации решения.

По этому  признаку управленческие решения могут  быть разделены на фиксированные, или  документальные  (т.е. оформленные  в виде какого либо документа  - приказа, распоряжения, письма и т.п.), и недокументированные (не имеющие документальной формы, устные). Большинство решений в аппарате управления оформляется документально, однако мелкие, несущественные решения, а также решения, принятые в чрезвычайных, острых, не терпящих промедления ситуациях, могут и не фиксироваться документально.        

Характер  использованной информации. В зависимости  от степени полноты и достоверности  информации, которой располагает  менеджер, управленческие решения могут  быть детерминированными (принятыми  в условиях определённости) или вероятностными (принятыми в условиях риска или  неопределённости). Эти условия играют чрезвычайно важную роль при принятии решений, поэтому рассмотрим их более подробно4.

 

  1. Классификация ИС по степени автоматизации.

 

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру  информационной системы можно рассматривать  как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура  любой информационной системы может  быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем, среди которых обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное  и правовое обеспечение.

Различают:

Программно-техническое  обеспечение (платформа).

Информационное  обеспечение.

Математическое  обеспечение (иногда – алгоритмическое).

Организационно-методическое обеспечение.

Иногда  объединяют математическое и программное  обеспечение, иногда выделяют лингвистическое  обеспечение.

Информационное  обеспечение - совокупность единой системы  классификации и кодирования  информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а  также методология построения баз  данных.5

Назначение  подсистемы информационного обеспечения  состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Базовые понятия информационной системы  представлены на рис.1.1.

 

Рис.1.1. Информационные системы

 

Автоматизированная  система – система, состоящая  из персонала и комплекса средств  автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию установленных функций.

Технологическое и организационное воплощение информационного  обеспечения осуществляется в следующих  формах:

служба  документационного управления;

информационная  служба;

экспертно-аналитическая  служба.

Унифицированные системы документации создаются  на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение  сопоставимости показателей различных  сфер общественного производства. Разработаны  стандарты, где устанавливаются  требования:

к унифицированным  системам документации;

к унифицированным  формам документов различных уровней  управления;

к составу  и структуре реквизитов и показателей;

к порядку  внедрения, ведения и регистрации  унифицированных форм документов.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание  целей, задач, функций всей системы  управления организацией;

выявление движения информации от момента возникновения  и до ее использования на различных  уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации  и кодирования;

владение  методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание  массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение - комплекс технических  средств, предназначенных для работы информационной системы, а также  соответствующая документация на эти  средства и технологические процессы.

Комплекс  технических средств составляют:

компьютеры  любых моделей;

устройства  сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства  передачи данных и линий связи;

оргтехника  и устройства автоматического съема  информации;

эксплуатационные  материалы и др.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования  технических средств) - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное  техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров  и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных и больших компьютеров для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Синтаксические меры оценок информации