Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel

Содержание 
 

Введение………………………………………………………………………………………….2

1. Основные характеристики………………………………………………………………3
2. Структура комплекса…………………………………………………………………….3
3. Служба размещения…………………………………………………………………..….4
4. Модуль Службы бронирования…………………………………………………………5
5. Расчетный центр…………………………………………………………………………6
6. Доступ в номерной фонд и управление номерами………………………………….…6
7. Дополнительные возможности……………………………………………………...….7
8. Служба безопасности……………………………………………………………….…...7
9. Аналитические средства…………………………………………………………..….…8
10. Модуль Администрирование……………………………………………………...……8
11. Некоторые подробности отличные от других систем………………...………….……9

Заключение………………………………………………………………………………....…….9

Список используемой литературы………………………………………………………….…11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного  сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное  изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально  для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки  и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений  в этой области. Реализация этих условий  возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

    Любые управленческие информационные процессы включают в себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых  выработка управляющего воздействия  возложена на человека - лицо, принимающее решение (ЛПР). К таким системам относятся практически все информационные системы, используемые в области социально-культурного сервиса и туризма.

    Гостиничный сервис - ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб.

    Среди зарубежных информационных гостиничных  систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Основные характеристики 

• Архитектура «Клиент-сервер» на базе СУБД Sybase SQL Anywhere и технологий Интранет, ASP
• Не требует установки рабочих мест - в качестве клиента на рабочем месте используется обычный Интернет-браузер 
• Быстрое обучение персонала работе с системой
• Повышение скорости обслуживания гостей
• Возможность бронирования номеров через Интернет
• Полный комплект отчетов по всем направлениям деятельности гостиницы
• Полная интеграция с системой контроля доступа в помещения реального времени и, как следствие, многократное повышение эффективности работы службы безопасности
• Интеграция с системой тарификации телефонных переговоров
• Открытая архитектура
• Масшабируемость

    Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

    Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

    В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

    Особое  внимание следует уделить такой  особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров. 

  2.Структура комплекса 

    KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности. 

  Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса  автоматизации гостиниц «KEI-Hotel» 

3.Служба  размещения

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости  оформления множества бумаг, как  по предварительной заявке - брони, так и без нее.

Данный  модуль обладает следующими возможностями:

Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования

Размещение  гостей по брони

Поиск гостя по истории проживания

Обработка групп, включая транзитные группы

Централизованный  перенос данных о предоставленных  услугах на лицевой счет гостя  в автоматическом и ручном режиме.

Контроль  начислений за предоставленные услуги.

Автоматический  пересчет услуг при изменении  тарифа, перемещениях, смене категории  номера или местности размещения

Начисления  почасовой оплаты на вторые сутки  проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.

Автоматические  расчеты тарифов в зависимости  от сезона и тарифного плана

Редактирование  и исправление данных после регистрации  гостя (за исключением даты и времени  прибытия)

Печать  анкеты и регистрационной карты  гостя как до, так и после  прибытия гостя

Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя  номера)

Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации  гостя

Начисление  всех услуг на лицевой счет гостя  или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с  клиентами

Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным  балансом или отсутствием гарантии оплаты

Автоматическая  блокировка гостевых ключей по окончанию  оплаченного срока проживания доступа  в номер непосредственно с  компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций  с замками специальными картами-ключами.

Занесение деталей пребывания любого гостя  в память компьютера на сколь угодно большой срок

Паспортный  стол и электронные журналы регистрации  по категориям 

    Создание  сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

    Все операции с гостями выполняются  через единую форму - карту гостя.

    Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

    Размещение  гостя

    Поиск гостя в базе постоянных клиентов

    Изменение личных данных

    Изменение сроков проживания

    Перемещение из номера в номер

    Выполнение  операций с электронным ключом

    Управление  доступом гостя в номер

    Автоматический  расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических  скидок, почасовая оплата

    Каждая  карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение  от различных источников.

    Система позволяет хранить информацию как  об индивидуальных гостях, которые  когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно  иметь дело. Кроме того, эта функция  значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как  есть возможность автоматического  переноса данных о госте во вновь  создаваемую заявку.

  4. Модуль Службы бронирования

    В системе полностью автоматизирован  процесс бронирования номеров и  анализа предстоящей загрузки гостиницы  по различным категориям и критериям  оценки.

    Модуль  бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

    Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)

    Бронирование  номеров и блоков на неограниченно  удаленный период времени

    Квотирование  номерного фонда

    Модуль  визовой поддержки, с ведением журнала  регистрации

    Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную

    Возможность редактирования готовых заявок в  любое время по любому из параметров

    Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время

    Автоматическая  привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.

    Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда

    Гибкая  система предоставления отчетов  позволяет получать информацию по многим параметрам.

    Анализ  загрузки - информация о наличии  комнат в любой момент времени  и любой период, с учетом почасовой  оплаты категории возможного продления  проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета

    Быстрое размещение примечаний и пожеланий  клиентов или службы бронирования в  карточке бронирования

    Анализ  заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.

    Наличие отчета «История брони», отображающего  все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет  анализировать действия персонала. 
 

  5. Расчетный центр

    Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

    При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар  и т.д., на лицевой счет гостя будут  автоматически добавляться оказанные  услуги, согласно описанных в системе  тарифов.

    Модуль  обладает удобными опциями:

    Ведение расчетов в нескольких валютах

    Ведение истории курсов валют

    Детализация и объединение счета

    Отслеживание  задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы  управления замками)

    Система обладает неограниченными возможностями  по разделению и перегруппировке  счетов и платежей – одной комнаты  на другую и с одного счета на другой

    Формирование  отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.

    Автоматическое  закрытие дня, месяца, периода

    Поддержка автоматической авторизации кредитных  карт через процессинговый центр  компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

    Система позволяет начислять на счет гостя  любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения  и других систем централизованно  обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты.

  6. Доступ в номерной фонд и управление номерами.

    Принципиально новым решением является система  электронных замков KEI-Biser (система  контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная  в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

    В зависимости от пожелания заказчика  система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование  идентификаторов Dallas, которые применяется  в качестве ключа от домофона.

    Существует  ряд функционально законченных  устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

    контроль  состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);

    электронные замки серии KEI-S450Nх;

    интеллектуальное  устройство управления номером KEI-S450Rх;

    устройство  учета материалов и рабочего времени  персонала KEI-S450WT

    Следует отметить, что система позволяет  гибко сочетать комбинации этих устройств  исходя из возможностей и запросов гостиницы.

    7. Дополнительные возможности:

    Система имеет возможность изменения  функций без замены оборудования методом изменения программы  контроллеров с центрального сервера  системы управления гостиницей по запросу  администрации гостиницы на изменение  сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической  поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет  изменять программу управления, находящуюся  в микроконтроллере без остановки  работы системы и какого либо механического  вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

    автоматически блокировать просроченные карты  и предотвращать доступ в гостиницу  лиц с просроченными гостевыми  картами

    дистанционно  открывать помещения при возникновении  экстремальных ситуаций

    управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению

    извещать  сотрудника службы безопасности о сдаче  помещения под охрану

    получать  различные отчёты по событиям за произвольный период времени

    формировать резервные карты для нештатных  ситуаций

    При помощи дополнительных терминалов сбора  данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему  оказания дополнительных платных услуг  с автоматическим включением их в  лицевой счет клиента.

    Уборка  номера:

    Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после  их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После  завершения уборки, горничная при  открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает  портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и  готов к заселению.

  8. Служба безопасности

    Использование возможностей системы контроля доступа  в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии  номерного фонда, автоматического  отслеживания и оповещения о нештатных  ситуациях, таких, например, как попытка  не санкционированного проникновения  в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная  в непосредственной близости от охраняемого  помещения, в случаях:

    Попытка открытия двери с помощью инструмента  или другого ключа

    Открывание  окна или появление в номере людей  в отсутствии клиента

    Забытая карточка-ключ в считывателе

    Не  закрытая или плохо закрытая дверь

    Сотрудник службы безопасности имеет возможность  дистанционного открытия любой двери  или группы дверей в экстремальной  ситуации, например при пожаре. С  применением системы в служебных  помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия  и учет рабочего времени. 
 
 
 
 

  9. Аналитические средства

    Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

    Раздел  «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

    Раздел  «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

    справку по клиентам гостиницы, которая выполняет  анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания

    расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента  справку о доходах, поступивших  от клиентов гостиницы

    статистический  учёт по организациям, в котором  выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

    Все данные предназначены для анализа  информации о постоянных клиентах и  установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

    Раздел  «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

    полный  расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой  детализации

    аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором  выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов

    итоговая  отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное  Статистическое Наблюдение.

    Раздел  «АНЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает:

    полный  автоматизированный учет действий персонала  по бронированию, размещению, использованию  и состоянию номерного фонда

    возможность быстрого получения отчетов, максимально  отражающих потребности руководителей  служб

    уменьшение  бумажного документооборота

    Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

  10. Модуль Администрирование

    Данный  модуль позволяет изменять настройки  системы:

    Добавлять и удалять новых пользователей  системы, присваивать им различные  права доступа

    Создавать и редактировать разветвленную  систему календарных и сезонных скидок

    Добавлять и редактировать справочники

    Редактировать формы документов для бухгалтерской  отчетности 
 
 
 

  11. Некоторые подробности отличные от других систем

    Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный  интерфейс, выполненный в виде Интернет приложения и вытекающие из этого  преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.

    Немаловажным  является прозрачность системы, как  для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого  звена в совокупности с аналитическим  модулем позволяющим удаленно управлять  гостиницей, выводит на качественно-новый  рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе  с мобильного телефона или средствами интернет. 
 

Заключение 

    Комплекс KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы  контроля доступа в помещение  в реальном времени.