Система документации по личному составу

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИЖЕВСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ 

ФАКУЛЬТЕТ НЕПРЕРЫВНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 
 
 
 

Система документации по личному  составу

Контрольная работа по документированию управленческой деятельности 
 
 
 

                Проверил:  Е.А. Некрасова

                Выполнил: студент 1 курса

                М.А. Кузнецова (специальность 

                060800  - «Экономика и управление 

                на  предприятии АПК» гр. 34) 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 

Ижевск 2009

Оглавление 

Введение            3 

  1. Система документации по личному составу     5
 
    1. Характеристика  документации по личному составу    5
    2. Характеристика трудового договора (контракта)    12
    3. Трудовой договор (контракт)       14
 

Заключение           15 

Список  литературы          17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием.

       Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами, или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

    Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

    Документ— это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

    Экономика как наука представляет собой отрасль социальных наук. Объектом экономических наук является экономическая действительность. Экономическая наука — изучение человеческого поведения с точки зрения соотношения между множеством целей и ограниченными средствами их достижения. Экономика — деятельность людей в сфере производства, распределения, обмена и потребления.

    Управленческая  деятельность в компании составляет часть системы управления, которую стали изучать сравнительно недавно, хотя практика управления организациями имеет древние корни. Элементы системы управления имеют различную сложность и степень разработанности. Наиболее разработанные параметры, входящие в основу любой системы управления, - цели и задачи деятельности, основные обеспечивающие функции, функциональные структуры, организационные структуры, информационное обеспечение.

      Одним из важнейших пунктов управленческой деятельности является система управления персоналом, которая включает соответствующую документацию по личному составу, законодательно подтвержденную.

1. Система  документации по личному составу

1.1 Характеристика  документации по личному составу 

    Трудовые  отношения на предприятиях, независимо от форм собственности, регулируются Кодексом законов о труде в РФ, в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации:

- приказов  администрации о приеме на  работу, передвижениях по службе, увольнениях; трудовых договоров;

- трудовых  книжек; табеля учета рабочего  времени и других необходимых  элементов. 

    Важнейшим документом является заявление о  приеме на работу (код по ОКУД- 02810714). Кроме этого документа, работники предприятий оформляют заявление о переводе на другую работу- 02820718, заявления об увольнении – 02830711, заявления о предоставлении отпуска  - 02840715. Как правило, указанные заявления пишутся по образцу, разработанному в организации на трафаретном бланке в соответствии с ГОСТ.

    На  основе заявления издается приказ о приёме на работу, с которым знакомят поступившего. Он расписывается, что ознакомлен с приказом и ставит дату ознакомления. Аналогично оформляются и другие заявления, указывая структурное подразделения, где работает заявитель.

    В настоящее время приказ о приеме на работу оформляется по форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Этим же документом утверждены и иные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Приказ о переводе на другую работу – форма Т-5, приказ о предоставлении отпуска – Т-6, приказ о прекращении трудового договора – Т-7 и пр.)

    Во  многих организациях прием на работу оформляется заключением трудового  договора.

    Трудовая  книжка - это основной документ работника о его трудовой деятельности. Трудовые книжки обязано вести любое предприятие, имеющее государственную регистрацию и статус юридического лица независимо от формы собственности. Трудовые книжки заполняются на каждого проработавшего свыше 5 дней, в т.ч. на нештатных, сезонных и временно работающих, если они подлежат государственному социальному страхованию.

    Вопросы ведения трудовых книжек, их изготовления и снабжения ими, хранения и учета  регулируются Инструкцией о порядке  ведения трудовых книжек.

    Если  трудовая книжка заполняется на работника впервые, то это следует делать в его присутствии и не позднее недельного срока со дня приема на работу, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовую книжку производятся на основании изданного администрацией приказа (распоряжения) и в точном соответствии с ним, аккуратно, без зачеркиваний, помарок, исправлений; чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

    В трудовой книжке на первой странице (титульном  листе) указывают:

    - фамилию, имя и отчество работника  (без сокращений)

    - дату рождения (на основании паспорта или свидетельства о рождения)

    - образование (на основании аттестата,  удостоверения, диплома, студенческого  билета, зачетные книжки)

    - профессию 

    -специальность

    -подпись  владельца трудовой книжки и работника, ответственного за выдачу трудовой книжки

    -печать  предприятия.

    Заполнив  титульный лист, можно переходить к другим разделам, куда заносятся  сведения:

    - о приеме на работу 

    - о переводе на другую постоянную  работу

    - об увольнении (причины увольнения  следует формулировать в точном соответствии с действующим законодательством и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона)

    - о наградах

    - о поощрениях (за исключением  премий и выплат регулярного  характера)

    - сведения об изобретениях, на  которые выданы дипломы.

    Взыскания в трудовую книжку должны вноситься администрацией того предприятия, где были допущены ошибки в записях. Зачеркивание записей, сделанных ранее, не допускается. Вместо этого указывается: «Запись за № … недействительна » и далее повторяются № и дата приказа, запись из которого неправильно внесена в книжку. Записи на титульном листе исправляются или заменяются администрацией последнего места работы на основании паспорта и других подлинных документов со ссылкой на их регистрационный номер и дату выдачи. Одной чертой зачеркивается старая запись и сверху записывается новая, а в качестве основания  на внутренней стороне обложки делается ссылка на документы и заверяется подписью руководителя, печатью предприятия (отдела кадров).

    Дубликат  трудовой книжки выдается  при ее утере, если она пришла в негодность или по просьбе работника, если в книжке была сделана недействительная запись. Когда в трудовой книжке заполняются все страницы, выдается вкладыш (без книжки недействителен). При выдаче вкладыша на титульном листе книжки ставится штамп 10*25 мм «выдан вкладыш». При увольнении работника в книжке ставится подпись руководителя предприятия или уполномоченного лица – один раз в конце всех записей. Подпись заверяется печатью.

    Учет  трудовых книжек ведется в специальных  книгах, листы в которых должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью.

    Особое  значение в управлении предприятием имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника  и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

       Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

    Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

      -внутренняя опись документов дела;

      -дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

      -личный листок по учету кадров;

      -автобиография;

      -копии документов об образовании;

      -копия документа (или выписка  из него) об утверждении в должности  (в случаях, предусмотренных законодательством);

    - характеристики или рекомендательные письма;

    -копия  приказа о приеме на работу.

    Наряду  с перечисленными документами, в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категории специалистов, например:

    - список научных трудов и изобретений

    - выписка из протокола заседания  совета института (для преподавателей вузов)

    - выписка из протокола собрания  трудового коллектива (для руководителей,  которые избираются на должность  трудовым коллективом).

    В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копия свидетельства о браке и т.д.)

    - характеризующие деловые, политические  и личные качества работника  (характеристики, отзывы, листок учета  краткосрочных зарубежных командировок и т.д.).

    Личные  дела имеют длительный сток хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.). Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

    Основу  личного дела составляют «Личный  листок по учету кадров» и «Дополнение  к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биологических данных работника, образовании, выполняемый работе сначала  трудовой деятельности, пребывании за границей, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется самим работником от руки при поступлении на работу. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об  образовании (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях и другие.

       В «Дополнении к личному листку» фиксируются данные об изменениях, произошедших после заполнения учетного листка: перемещения по службе  с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на решение об утверждении и об освобождении работника; изменения, связанные с образованием, знанием иностранных языков, наличием воинского звания; награждение медалями и т.д. Все вносимые в «Дополнение к личному листку» изменения должны быть подтверждены соответствующими документами. Обязательным реквизитам «Дополнения к личному листку» по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на обратной стороне листа после всех других сведении и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено, даты и подписи»

    Наряду  с личными листками по учету кадров, в практике используется другая, аналогичная учетная форма- анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. Состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке (изменение фамилии, имени, отчества).

    В отдельных организациях предусмотрено составление автобиографического документа, содержащего краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется собственноручно в произвольной форме без ошибок и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:

    - фамилия, имя, отчество;

    - год, число, месяц и место  рождения;

    - гражданство;

    - национальность;

    - социальное происхождение;

    - полученное образование (когда,  где);

    - с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую;

    - общественная работа;

    - участие в выборных органах; 

    - отношение к воинской обязанности  и воинское звание;

    - наличие правительственных наград;

    - родственники (отец, мать, муж, жена, дети, братья, сестры).

    В автобиографии указываются: паспортные данные; домашний адрес, телефон; дата составления автобиографии; подпись  работника.

    Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работе должна иметь отметку о заверении копии.

    При подготовке личного дела к передаче в архив в конец дела помещается заверительная надпись, которая  составляется на листе- заверителе дела, имеющем установленную форму. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

    - наличие литерных номеров листов  и пропущенных номеров

    - номера листов с наклеенными  фотографиями, документами

    - номера крупноформатных листов

    - номера конвертов с вложениями  и количество вложенных в них  листов.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все  последующие изменения в составе  дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.  
 
 
 
 
 
 

1.2 Характеристика  трудового договора (контракта) 

    Трудовой  договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношения нанимателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон.

    В соответствии со статьёй 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых  договоренностей по важнейшим условиям труда. Трудовой контракт в письменной форме является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, а при возникновении трудовых споров может быть представлен в суде в качестве основного документа.

    При заключении трудового договора следует указать следующие основные условия:

    - место работы (наименование предприятия-нанимателя, его адрес)

    - конкретную работу в соответствии  с квалификацией по определенной  профессии или должности, которую  должен выполнять работник;

    - дату начала работы и её окончание (если заключается срочный трудовой контракт);

    - порядок оплаты труда;

    -обязанности  предприятия по обеспечению охраны  труда.

    Трудовой  договор (контракт) может содержать  и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессии, повышение квалификации и т.д.).

    При заключении трудового контракта  не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

    - основания увольнения работника;

    - дисциплинарные взыскания, не  предусмотренные законодательством;

    - введение для работников полной  материальной ответственности, кроме  случаев, предусмотренных ст.121 КЗоТ  РФ.

    Трудовой  договор (контракт) составляется в 2-х  экземплярах, подписывается руководителем  предприятия и работником, заверяется печатью. Один экземпляр храниться на предприятии, второй - у работника. Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел, а если личные дела не заводятся, то формируются в отдельное дело по алфавитному порядку согласно фамилиям работников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Трудовой  договор (контракт) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

    Для нормального функционирования производства в любой организации необходимо осуществление конкретных функций управления, которые базируются на обработке необходимой и достоверной информации. Такую информацию содержит вся система документации любой организации.

    Одним из наиболее значимых разделов в системе  документации организации является раздел личной документации, в котором  представлены все документы, регулирующие трудовые отношения на предприятии, которые включают в себя: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрения, дисциплинарные взыскания и многое другое.

    Каждая  организация выбирает тот пакет  документов, который больше всего подходит для нее.

    Рассмотрим  систему личной документации на примере  фирмы ООО «Центр Окон». Данная компания занимается производством, продажей, а  также установкой пластиковых окон.

    При устройстве в данную организацию  необходимо наличие следующих документов:

    -заявление;

    -паспорт;

    -документ  об образовании;

    -ИНН;

    -пенсионное  страховое свидетельство;

    -трудовая  книжка;

    -справка  с бывшей работы о доходах.

    Вот список всех необходимых документов при устройстве в организацию  ООО «Центр Окон». Также при приеме на работу в эту фирму с претендентом на должность проводится анкетирование или тестирование. Это помогает лучше понять психологию того человека, который подвергается опросу. И, в дальнейшем, если человек начинает работать в этой организации, это помогает лучше понять, чем можно заинтересовать работника и мотивировать его к наиболее производительному труду. Ведь правильная кадровая политика- это залог процветания и стабильного развития любого предприятия.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 
 

  1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами  документов. – М.: ЗАО «Бизнес  – школа «Интел – Синтез», 2000. – 256 с.
 
  1. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения  управление: Учебное пособие для  экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2000. – 224 с.
 
  1. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Ч.1. Томск: ТГУ, 2000г. 126 с.