Система распорядительной документации. 2

Содержание

12.Система распорядительной документации…………………………………3

14.Система  отчетной документации……………………………………………8

19.Конфиденциальные  документы и организация их  защиты от несанкционированного  доступа…………………………………………………9

Практическая  часть……………………………………………………………...20

Штатное расписание…………………………………………………………….20

Распоряжение……………………………………………………………………21

Гарантийное письмо…………………………………………………………….22

Список  литературы………………………………………………………………23

12.Система распорядительной  документации.

Независимо от характера  деятельности организации, её организационно-правовой  формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных  документов.

Основное назначение распорядительных документов -  регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты  работы  предприятия.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной  структуры предприятия, учреждения, характера, содержания, средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к нормативно-правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются  конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. правовые акты, действующие  на федеральном уровне – акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством  РФ, органами федеральной исполнительной  власти;

2. правовые акты, действующие  на уровне субъектов  РФ  – краёв, областей, городов республиканского  значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов,  а также их территориальных  образований;

3. правовые акты, действующие  в пределах отрасли (издаются  отраслевыми органами федеральной  исполнительной власти);

4. правовые акты, действующие  в рамках отдельной организации,  предприятия, учреждения.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории  ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

1.акты, затрагивающие права,  свободы, законные интересы граждан  РФ;

2. акты межведомственного  характера;

3. акты, регулирующие отношения  органов федеральной исполнительной  власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Основанием  для  издания распорядительного документа  может быть:

1. необходимость исполнения  законодательных, нормативных правовых  актов и иных решений вышестоящих  органов;

2. необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной  деятельности, вытекающей из функций  и задач организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

1. документы, издаваемые  в условиях коллегиальности;

2. документы, издаваемые  в условиях единоличного принятия  решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой  работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать сложные и крупные вопросы, требующие серьёзной проработки. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных  органов особо выделяются совещательные  по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика  заключается в том, что решения  совещательных органов носят  не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять  собственное решение, вопреки решению  совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит её руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих  на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные  решения по достаточно узкому кругу  вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации -  её кадрового  состава, материального или иного  обеспечения и некоторых других.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения.

В условиях единоличного принятия решения издаются приказы, указания, распоряжения.

Постановление принято определять как  «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляются также и результаты деятельности других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.

Распоряжение – акт  управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенцией, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

• распоряжения общего, длительного действия;
• распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителя подразделений в пределах их компетенций. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть  указаний начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку  в пределах календарного года.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями  министерств, ведомств, отделов, управлений, организаций, предприятий действующих на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определённые сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Оформлению приказами  подлежат:

• решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведение важных организационных мероприятий;
• утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т.п. и при необходимости решение вопросов по проведению определённых организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
• вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
• итоги работы предприятия, объявлении результатов проверок и ревизий;
• приём на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
• поощрения работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их а производится только приказами.

Юридическим основанием для  издания приказов являются:

• законы РФ;
• указы, распоряжения Президента РФ;
• постановления, распоряжения Правительства РФ;

• необходимость правового регулирования деятельности предприятиями решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Посредством приказа руководитель ставить перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнении для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчинённости.

14.Система отчетной  документации

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах  деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются  Министерством статистики и анализа  Республики Беларусь и являются обязательными  для всех учреждений, организаций  и предприятий. Порядок составления  и оформления документов государственной  статистической отчетности устанавливаются  постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам  и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой  отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной  отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим  территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой  и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о  выполнении планов, заданий, разовых  поручений руководства или поручений  вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами  структурных подразделений и  представляются на рассмотрение руководства  данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы  могут называться: отчет или справка  отчетного характера.

Государственная статическая  и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных  форм и в соответствии с утвержденными  нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами  отчета или справки отчетного  характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это  отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция  руководителя (на справке отчетного  характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или  должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются  ее итоги и излагаются выводы и  предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается  дата его утверждения руководителем  организации или вышестоящим  органом. К отчетам может прилагаться  пояснительная записка.

19.Конфиденциальные  документы и организация их  защиты от несанкционированного  доступа.

Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом  оформленный носитель документированной  информации, содержащий сведения, которые  относятся к негосударственной  тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или  физического лица. Обязательным признаком  конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. К конфиденциальным относятся следующие документы: 

• в государственных структурах – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
• в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;
• независимо от принадлежности – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.

 
Называть конфиденциальные документы секретными или ставить  на них гриф секретности не допускается.  
Особенностью конфиденциального документа является то, что он одновременно представляет собой: 

• массовый носитель ценной, защищаемой информации;
• основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
• обязательный объект защиты.

 
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа  к ним персонала фирмы (от нескольких часов до многих лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка  до заключения контракта может иметь  гриф конфиденциальности, но после  его подписания этот гриф с письменного  разрешения первого руководителя фирмы  снимается. 
 
 
Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя.  
 
Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов. 
 
Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений. В технологическом аспекте документооборот представляет собой процесс движения человекочитаемых (бумажных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом. 
 
 
При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников информации (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Каналы утраты конфиденциальной документированной информации имеются на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций; к ним относятся: 

• кража (хищение) документа или отдельных его частей (листов, приложений, копий, схем, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей;
• несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, фото-, видео- и аудиодокументов, запоминание злоумышленником или его сообщником текста документа;
• тайное или разрешенное ознакомление сотрудника фирмы с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону или переговорному устройству, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;
• подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
• дистанционный просмотр документов и изображений дисплея с помощью технических средств визуальной разведки;
• ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
• случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
• считывание данных в чужих массивах за счет использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах;
• утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и другой офисной техникой;
• гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.

 
Для электронных документов угроза утраты конфиденциальной информации особенно опасна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Утрата конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, по мнению ряда специалистов, может быть вызвана следующими факторами: 

• непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации (далее – службы КД), системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы (самая частая и большая опасность);
• кражи и подлоги информации;
• угрозы, исходящие от стихийных ситуаций внешней среды;
• угрозы заражения вирусами.

 
В соответствии с указанными угрозами формируются задачи защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз. 
 
Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота, то есть использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

 
Защищенность документопотоков достигается  за счет: 

• одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;
• нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;
• формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;
• использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов.

 
Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются: 

• получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;
• письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
• устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;
• задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;
• полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.

 
В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом – это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры. 
 
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие основные угрозы: 

• утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы конфиденциальных документов (КД);
• подготовка к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, то есть документирования определенной информации;
• включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;
• случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
• изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранности носителя, конфиденциальности информации;
• утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчание этого факта и попытка подмены утраченных материалов;
• сообщение содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированное копирование документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);
• утечка информации по техническим каналам;
• ошибочные действия работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, – первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы. 
 
Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифования документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала. 
 
Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему. 
 
Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:  

• первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
• второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Особый контроль» – они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение этих документов также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД;
• на документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» («ДСП»).

 
Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к  профессиональной тайне, и т. д.), как  правило, не маркируются, потому что  в полном объеме обладают строгим  ограничением доступа к ним персонала.  

Защита от несанкционированного доступа к информации.

Шифр - последовательность операций, проводимых над открытыми (закрытыми) данными и ключом с целью получения закрытой (открытой) последовательности.

Ключ - конкретное для каждого нового кода значение каких-нибудь характеристик алгоритма криптографической защиты.

Гамма шифра - это некоторая псевдослучайная последовательность заданной длины, используемая для шифрования.