Система управления 000 «Усадьба-Сервис»

Филиал НОУ ВПО 

«Санкт-Петербургский  институт внешнеэкономических связей,

экономики и права»

в г.Калининграде   

 Контрольная работа

по дисциплине:

«Исследование систем управления»

На тему:  «Система управления 000 «Усадьба-Сервис»»

Студентки 4 курса

Экономического факультета

Группы 59 –МВ

Кушныренко М.Ю.

Калининград

2012г.

Содержание

Введение 3            Теоретические основы исследования систем управления    4

1. Организационно-экономическая характеристика 000 «Усадьба-Сервис» 7

1. Специализация и размеры организации     7
2. Финансовые результаты деятельности    9

2. Система управления 000 «Усадьба-Сервис»                       10

1. Структура и функции управления                            10
2.      Методы и стили руководства                   12      
3. Совершенствование системы управления 000 «Усадьба-Сервис» 14

Заключение                           16

Список литературы          17

Введение

Актуальность темы исследования заключается в том, что современная  концепция развития организации  заключается в том, что максимальная производительность, качество и конкурентоспособность могут быть достигнуты только при участии каждого сотрудника в совершенствовании производственного процесса первоначально на своем рабочем месте, а в дальнейшем на предприятии в целом. Вовлечение персонала в процесс совершенствования производства создает творческую обстановку и является мощным мотиватором персонала к труду, что позволяет каждому сотруднику максимально реализовать свой опыт и творческие способности. Важно отметить, что качественное достижение всех поставленных целей зависит от того, как руководитель будет осуществлять свои функции как управляющего.

Основная цель работы сводится к тому, чтобы изучить  понятия и сущность системы управления, существующей в организации, провести анализ взаимоотношений между руководителем и подчиненными, и дать рекомендации для повышения результативности труда предприятия в целом.

Достижение цели подразумевает решение следующих поставленных задач:

• определить сущность и роль управления на предприятии, а также выявить особенности управленческих отношений;
• рассмотреть современное состояние системы управления в организации;
• определить влияние на прибыльность предприятия в зависимости от стиля руководства.

1. Теоретические основы исследования систем управления

Понятие исследования многозначное и может обозначать:

• научный труд;
• научное изучение;
• вид деятельности человека, позволяющий познать и оценить сущность, особенность и тенденции развития явлений, изыскать возможности использования полученных знаний, в том числе в теории и практике управления.

Основные компоненты исследования:

1. постановка целей и задач;
2. предварительный анализ имеющейся информации, условий и методов решения;
3. формулировка исходных гипотез, планирование и организация экспериментов, проведение экспериментов, анализ и обобщение полученных результатов;
4. проверка исходных гипотез на основе полученных фактов и окончательная формулировка новых фактов и законов, получение объяснений или научных предсказаний.

В современном менеджменте  исследования являются, главным фактором успеха, главным фактором повышения эффективности управления.

Исследования – это  вид деятельности с более богатым  содержанием, чем анализ, проектирование или диагностика.

Исследование проблемы или ситуации включает в себя более широкий набор методов, чем анализ или проектирование. Это и наблюдение, и оценка, и проведение экспериментов, и классификация, и построение показателей, и многое другое.

Исследования включают в себя анализ, но не сводится к нему. Исследование представляет собой более высокий уровень творчества человека.

Развитие профессионализма в различных областях деятельности ведёт к пониманию исследования как закономерного и естественного  элемента её практической эффективности.

В настоящее время  менеджеру целесообразно порядка 30% своего рабочего времени посвящать исследовательской работе.

Важнейшей задачей фундаментальных  исследований является познание новых  законов и закономерностей, при  этом в ряде случаев такие исследования проводятся безотносительно к возможности практического использования в ближайшем будущем. Целью прикладных исследований является использование достижений фундаментальных исследований и техники для решения определённых практических проблем и задач. Поэтому прикладные исследования включают, как правило, работы по реализации (внедрению) полученных результатов. Это означает, что для существующих систем должно осуществляться их совершенствование, а для вновь создаваемых – проектирование и внедрение. Большинство исследований системы управления относится к задачам прикладного характера, но вместе с тем они могут иметь как эмпирическую, так и теоретическую направленность. В первом случае результаты исследования достигаются с помощью различного рода наблюдений и экспериментов. Во втором – познание явлений, происходящих в системе управления и определение характеристик её элементов основывается на использовании неких абстрактных объектов.

Практически исследования системы управления имеют теоретико-эмпирическую направленность, способствуют выявлению  фактического состояния систем, подсистем и элементов, тенденций их развития, важнейших причинно-следственных связей, определённых направлений разработки и реализации мероприятий по усовершенствованию.

Для более полного теоретического понимания следует рассмотреть ряд основных понятий и определений.

Научное исследование –  это субъективный процесс получения  новых научных знаний отдельным  индивидом: учёным, исследователем, группой, коллективом.

Методологические положения  исследования: это научные, обоснованно  сформулированные утверждения о принципах, методах, способах и формах исследовательской работы.

Метод – система правил и приёмов изучения явления, способ теоретического исследования и практического  осуществления чего-либо; путь исследования; теория, учения, совокупность приёмов, операций теоретического или практического исследования действительности; способ достижения цели.

Методы исследования – это совокупность целенаправленных действий и способов получения новых знаний об управленческих отношениях и системе управления.

Анализ – всесторонний разбор, рассмотрение; метод научного исследования путём рассмотрения отдельных  сторон, свойств, составных частей чего-либо; составная часть любого исследования.

Функция управления –  анализ представляет собой относительно обособленный вид управленческой деятельности, включает творческое изучение, систематизацию, обобщение и оценку информации о структуре, общих и специфический свойствах рассматриваемого объекта. Как правило это осуществляется с целью определения трудностей и противоречий движущих сил и возможностей, целесообразных путей развития и совершенствования.

Цель исследования –  желаемый новый исследовательский  результат-состояние объекта исследования, выраженный качественно или количественно. Часто с указанием сроков его  достижения, испытателей и ресурсов.

Стратегия исследования – общий план правил и направлений  ведения исследовательской работы для достижения определённых целей  познавательной деятельности.

2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Усадьба-Сервис»

1. Специализация и размеры

Общество с ограниченной ответственностью «Усадьба –Сервис» официально зарегестированно в июне 2008г.  Учредителями являются Синьков  К. В., Костин А. В., Мартимьянов Б. С., Щербань А. А..  Каждый из перечисленных  имеет равную долю в уставном капитале организации.  Генеральным директором выступает Костин А. В. ООО действует на основании устава (см. приложение «Устав»)

Компания осуществляет бизнес деятельность в нескольких направлениях: строительство, общепит, розничная  торговля.  В распоряжении ООО имеется ряд частной собственности, в том числе трехэтажное здание, задействованное в различных сферах деятельности. В частности на территории комплекса функционирует трактир, караоке бар, а так же минимаркет. Розничная торговля ведется на основании документации по регистрации ООО, а так же  лицензии на продажу алкогольной продукции (см приложение «лицензия»).  Управление по каждому направлению в организации ведется на двух уровнях: высшую ступень занимает генеральный директор, а по отдельным видам деятельности установлен управляющий, который отвечает за работу отдельного направления. В частности розничная торговля и общепит находятся под руководством Кудрявцева А.А., который официально выступает как  директор.    

Розничная торговля ООО  «Усадьба-Сервис» осуществляется в минимаркете. Он расположен по адресу Московская область, Истринский район, д. Духанино, ул. Рождественская 120 на территории котеджного поселка «Духанино-4».  Торговый зал занимает площадь в 45,4 м² . В магазине имеется специальное торговое оборудование: витринные холодильники с различными системами охлаждения, электронные весы с функцией печати этикеток, а так же кассовый аппарат серии «Штрих-М  Light-ФР-К». Учет поступления товаров, продаж, перемещений и т.д. ведется в специальной программе «1С: Управление Торговлей» (Предприятие 8.1).  Бухгалтерский учет ведется бухгалтером, в последствии передается на контроль главному бухгалтеру.  Предпринимательская деятельность осуществляется на основе  упрощенной системы налогообложения (БЕЗ НДС) .

Финансовые операции субъекта проводятся как наличным, так и безналичным расчетами. Работа с поставщика на 80% осуществляется наличными средствами на руки представителю  контрагента по доверенности, либо по предъявлению чека, квитанции об оплате. Так же во взаимоотношениях с поставщиками существует кредитная форма оплаты, то есть магазин получает товар, а оплата за поставку производится по истечению заранее обговоренного срока. Безналичные расчеты осуществляются через расчетный счет компании, они в основном связанны с оплатой  бытовых услуг.

Взаимоотношения с поставщиками закреплены в договорах. Единый шаблон договора отсутствует, так как большая  часть документов предоставляется  компаниями, которые поставляют продукты. При подписании,  договор изучается руководителем (он имеет юридическое образование),  если необходимости  вносятся необходимые поправки.

В магазине действует  линейная система управления. Во главе  стоит управляющий Кудрявцев  А.А, в его подчинении бухгалтер  Кичерова Е.А., а так же два продавца.  Бухгалтер ведет свои основные документации по направлению магазина, так же осуществляет оформление прихода товаров. Продавцы выполняют функцию кассира,  осуществляют прием товара. Заработная плата каждого формируется индивидуально, в соответствии с обговоренными условиями.  Управляющий имеет полные полномочия для принятия любых решений по направлению магазина (за исключение продажи объекта).

Трудовые ресурсы в OOO «Усадьба-Сервис» играют значительную роль, так как оказывают влияние на процесс функционирования организации. Их количественные и качественные характеристики, такие как: численность, уровень квалификации, опыт работы, во многом определяют конечные результаты деятельности.

Квалификация определяет уровень знаний и трудовых навыков работника по специальности. Известно, что квалифицированный специалист имеет более выгодные позиции, как для себя, так и для организации в целом.

Численность работников организации  не остается постоянной, это связанно с тем, что фирма осуществляет в течение того или иного периода наем и увольнение рабочей силы в зависимости от сезонных потребностей и расширения.

Достаточная обеспеченность трудовыми ресурсами в свою очередь  позволяет использовать больше возможностей, следовательно, увеличить прибыль  организации.

Для финансового состояния предприятия благоприятно получение отсрочки платежа от поставщиков, работников предприятия, государства, поскольку отсрочка платежа дает дополнительный источник финансирования. Неблагоприятно замораживание части средств в запасы и предоставление отсрочек платежа клиентам.

2. Финансовые результаты деятельности

Финансовое положение  предприятия находится в непосредственной зависимости от того, на сколько  быстро средства, вложенные в активы, превращаются в реальные деньги. Ускорение оборачиваемости оборотных средств позволяет либо при том же объеме продаж высвободить из оборота часть оборотных средств, либо при той же величине оборотных средств – увеличить объем продаж. Поэтому показатели оборачиваемости называются показателями деловой активности. Для финансового состояния предприятия благоприятно получение отсрочки платежа от поставщиков, работников предприятия, государства, поскольку отсрочка платежа дает дополнительный источник финансирования. Неблагоприятно замораживание части средств в запасы и предоставление отсрочек платежа клиентам.

3. Система управления  ООО «Усадьба-Сервис»
1. Структура и функции управления

Организационная структура  в ООО «Усадьба-Сервис» представляет собой схему распределения задач и полномочий, обеспечивающую высокую устойчивость к внешним возмущениям, позволяющая локализовать внутренние конфликты, а также позволяющая эффективно распределять права, обязанности и ответственность по уровням управления.

Организационная структура организации официально находит своё отражение в штатном расписании, фактически она обеспечивает согласованность отдельных видов деятельности предприятия и усилий специалистов по выполнению основных задач и целей.

В ООО работа по управлению осуществляется на основе линейной структуры. Исходя из структуры управления изображенной на Рисунке 1, видно что непосредственно директору подчинены:

• бухгалтер;
• Управляющий трактира;
• Зам по розничной торговле;

Согласно приведенной  структуре рассмотрим функции каждой группы сотрудников:

Руководитель организации человек, который является лидером, эффективно управляющим своими подчинёнными. Его цель - влиять на других таким образом, чтобы они выполняли порученную работу. Являясь единственным управленцем на предприятии, руководитель в своем лице обладает всеми формами власти.

К компетенции руководителя ПБЮЛ относится:

• представительствует от имени ПБЮЛ;
• представляет интересы ПБЮЛ во всех российских и иностранных учреждениях, предприятиях и организациях;
• заключает сделки от имени ПБЮЛ;
• заключает трудовые договоры (контракты) с работниками ПБЮЛ;
• выдает доверенности;
• издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками

Рисунок 1. Организационная  структура OOO «Усадьба-Сервис»

Бухгалтер осуществляет обработку всех бухгалтерских документов, работает с банком, начисляет заработную плату работникам организации, составляет бухгалтерские отчёты, осуществляют регистрацию прихода товара.

В поле деятельности управляющего трактира все работа кафе: кухонные процессы, персонал зала, а так же технические работники.

Зам по розничной торговле ведет работу по координации работы магазина: закупка товаров, подбор линейки  товаров, взаимоотношения с поставщиками, контроль за работой зала и т.д.

Управленческая структура  - линейная, так как существуют линейные связи между руководителем и подчиненными. Руководитель в единственном числе принимает окончательные решения по большинству вопросов. Функции каждого участника распределены в соответствии с установленными задачами.

Структура управления отражает одновременно два фактора: дифференциацию решений, обеспечивающих достижение системы целей организации и распределение полномочий на принятие решений. Иначе говоря, организационная структура должна отражать структуру принимаемых в ней решений.

Управленческая структура  в ООО «Усадьба-Сервис» имеет ряд характеристик, позволяющих судить о ней как о линейной:

1. оперативность – управленческие решения неизменны от момента их принятия до их реализации;
2. надежность – достоверность передачи информации, без искажений, бесперебойность связи;
3. экономичность – нужный эффект при наименьших затратах;
4. устойчивость – неизменность ее основных свойств при внешнем воздействии, целостность функционирования.

2. Методы и стили руководства

В организации реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов.

Работает метод косвенного воздействия, когда создаются условия  для достижения косвенных результатов, этот метод работает в любом случае. Руководитель создает условия для осуществления целей, а специалисты добиваются результатов. Необходимость выполнения целей организации стоит перед руководителем и специалистам – удовлетворенность потребителей в  качественном, недорогом продукте и при этом получение прибыли.

В системе методов  управления персоналом в OOO «Усадьба -Сервис» выделяют:

Ö Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться именно в этой организации. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: приказы, распоряжения, и другие внутренние документы.

Можно выделить следующие способы административного воздействия:

Организационные воздействия, то есть внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность сотрудников. К ним относятся трудовые договоры, Правила внутреннего трудового  распорядка, организационная структура управления, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест. Эти документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий.

ООО является небольшой и молодой организацией и воздействия на сотрудников еще не доведены до стандартов и регламентов, и нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии со стороны руководителя.

Распорядительные воздействия  к способам распорядительного воздействия  относятся приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Дисциплинарная ответственность  и взыскания применяются в  случае невыполнение сотрудником трудовых обязанностей (при условии когда  доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно). Право  налагать дисциплинарные взыскания имеет руководитель. Увольнение может осуществлять только руководитель предприятия.

Материальная ответственность  и взыскания материальная ответственность  возлагается на сотрудников за ущерб, причинённый организации, с которой  они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещён предприятием.

Ö Экономические методы. Наиболее используемыми является материальное стимулирование, как отдельных сотрудников, так и всего коллектива; они основаны на использовании товарно-денежных поощрений. Как известно основным мотивом трудовой деятельности является заработная плата. Руководитель организации регулирует материальную заинтересованность сотрудников с помощью применяемой системы оплаты труда и системы премирования. А так же предоставление сотрудникам товаров и услуг со скидкой.

Ö Социально-психологические методы проявляются в воздействии на социальную и психологическую стороны человека.

Руководитель придерживается мнения, что люди – один из важнейших  факторов необходимых для работы организации, поэтому и управление персоналом играет важнейшую роль в достижении организацией желаемой цели.

В организации, по мнению сотрудников, создается комфортный психологический климат в коллективе, так как максимально снижается возможность проявления конфликтных ситуаций. Формируется корпоративная культура.

3. Совершенствование системы управления в ООО «Усадьба-Сервис»

Для молодой организации важно, на сколько компетентным будет руководитель и на сколько принимаемые решения будут соответствовать поставленным целям и задачам.

В соответствии с проведенными исследованиями директору ООО «Усадьба-Сервис» в процессе своей управленческой деятельности необходимо обратить на следующие моменты:

• Руководителю следует обратить внимание на установление стандартов и регламентов воздействия на сотрудников, что положительно скажется на формировании организационного поведения сотрудников.
• Руководитель должен обратить внимание на такой момент как делегирование своих обязанностей. Имея в штате бухгалтера и старшего мастера руководителю достаточно часто приходится выполнять то, что можно было бы поручить другим сотрудникам и соответственно тем самым дать возможность повышения квалификации определенным сотрудникам.
• Важно обратить внимание на внесение изменений в организационную структуру и дать возможность проявить себя управляющему и бухгалтеру.
• Следует упорядочить отчетность, характеризующую остатки на складе. Как это было выяснено складской учет из-за этого не всегда своевременен, и достоверен. Так же имеет место появление должности кладовщика, который непосредственно бы отвечал за детали, находящиеся на складе. Это бы могло стать следствием более подробного контроля за движением деталей, а так же анализа движения материалов в любом периоде времени. И как следствие развитие логистики.
• Регулярные тренинги и обсуждение новых методик работы дает возможность обучения и повышения квалификации сотрудников. 
  Заключение.

ООО «Усадьба-Сервис» молодая организация, в которой происходит установление всех основ, начиная с политики фирмы и заканчивая организационной культурой.

Несмотря на все старания руководителя обеспечить стабильность функционирования, путем составления  планов, как на краткосрочные, так и на долгосрочные перспективы, все же существуют упущения и недостатки, на которые необходимо обратить внимание.

В первую очередь отладить коммуникации между рабочей группой,  так как существуют прецеденты, отрицательно сказывающиеся на эффективности работы сотрудников. Как одним из вариантов решения этой проблемы может стать то, что руководитель не поручает передать важные распоряжении сотрудникам, а делает это самостоятельно, причем, размеры организации позволяют это делать.

Следует отметить, что одной из наиболее ярко выраженных отрицательных моментов является то, что в ООО не ведется анализ эффективности менеджмента, полагаю, что эти данные могли бы послужить хорошим источником информации для руководителя.

С точки зрения финансового  состояния компании имеет ряд положительных аспектов как увеличение показателей рентабельности активов, рентабельности продукции, рентабельности продаж.

Таким образом, можно сказать, что у ООО «Усадьба-Сервис» есть перспективы остаться на рынке услуг, котором он сейчас находится, при условии того, что организация устранит свои недостатки.

Список литературы

1. Анофф Р.Искусство решения проблем. - М.: МИР, 1982.
2. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л.. Управление персоналом. М. Изд. «Юнити» - 2001 г.
3. Волкова К.А. «Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции», Москва, ОАО «Издательство Экономика»», 1997
4. Егоршин А.П.. Управление персоналом. Нижний Новгород. 1999 г.
5. Евланов Л.Г., Кутузов В.А. Экспертные оценки в управлении.- М.: Экономика, 1988.
6. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. М.: ИНФРА-М, 2001
7. Кондраков М. П  «Основы финансового анализа»: М.-1998г.
8. Котлер Ф. Основы маркетинга. М., Прогресс, 1993, 480 с.
9. Литвак Б.Г. Управленческие решения. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», Издательство ЭКМОС, 1998
10. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992.
11. Фархутдинов Р.К. Разработка управленческого решения- М.: Экономика, 2000.