ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

     РОССИЙСКАЯ  МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

     ВОЛЖСКО-КАМСКИЙ  ФИЛИАЛ 
 

     Факультет менеджмента 

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     по дисциплине «Исследование систем управления»

     на тему:

     “СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КАК ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ” 
 
 

   Студентка 5 курса

   Заочного  отделения

   Куртович  Халиуллиной А.Р. 

   Проверил:

   К.э.н. Мухаметов А.Г. 
 

     Оценка:____________ 

     Дата:______________ 
 
 

     г. Набережные Челны

     2010 год

      Содержание

Введение.

     В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

     Создавая эту контрольную работу, я задалась вопросами: «Что такое Система управления?» и «Для чего нужно её исследовать?», а также множеством других вопросов. Постепенно изучая сущность системы управления (СУ), я поняла, что без определения основных понятий, подходов и методов в исследовании СУ невозможно найти ответ к поставленным вопросам.

     Структура контрольной работы является традиционной и состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы. Основная часть представлена пятью главами. В первых трёх главах я раскрываю понятие «система управления», рассказываю о подходе исследования системы и обосновываю выбор метода исследования. Четвёртая глава посвящена особенностям системы управления как объекта исследования. Также я затронула такую тему как направления совершенствований систем управления,  рассмотренную в главе 5, так как это является одной из основных задач в исследовании систем управления.

      В заключении сделаны выводы по исследуемой  теме. 

1. Раскрытие понятия «система управления».

1.1 Определение понятия системы.

     Как правило, представление объекта  в виде системы всегда связано  с некоторыми трудностями из-за наличия  множества определений системы  и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

     В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

     Каждое  из указанных представлений системы  отражает определенную группу ее характеристик.

     Микроскопическое  представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

     Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

     Макроскопическое  представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

     Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

     И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

     Системы могут быть классифицированы и множеством других способов в зависимости от целей, условий и задач исследования.

     Важно отметить, что системы обладают рядом весьма специфических свойств, которые необходимо учитывать в процессе их исследования. Важно, что все эти свойства всегда проявляются комплексно, одновременно. В зависимости от целей анализа на передний план могут выступать те или иные свойства.

     Условно свойства систем могут быть разделены на 2 ряда.

     Свойства 1-го ряда, имеющие непосредственное системное происхождение:

• Целостность — система — это организационное сложное целое.
• Делимость — система может, а иногда и должна быть разделена, можно делить систему на подсистемы.
• Множественность — система состоит из множества элементов, уровней, иерархий
• Целеустремленность — каждый элемент системы должен стремиться к общесистемной цели.

     Свойства 2-го ряда, обеспечивающие работоспособность системы:

• Гомогенность — каждый элемент системы имеет хотя бы одно общее свойство с другими элементами.
• Гетерогенность — система — это множество разнородных элементов.
• Самоорганизованность — функционирующая система не должна разрушаться.
• Централизованность — в системе всегда должно быть центральное звено, стоящее над всеми уровнями.
• Эмерджентность — наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих её подсистемам и блокам, а также сумме элементов, не связанных особыми системообразующими связями.

1.2 Управление как система.

     Необходимым условием существования любой системы  является наличие управления. Управление в данном случае понимается нами как выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений.

     Рассмотрение  управления как системы является одним из достижений современной  науки. Это обусловливается, прежде всего, как необходимое требование учета многофакторных проявлений управления как деятельности, находящейся в сложной структуре отношений, сформированных как внутри самой системы управления, так и в отношениях с внешним миром, с внешними системами и надсистемами.

     Управление — это элемент функционирования организационных систем различной природы:

1. Биологических систем;
2. Технических систем;
3. Социально-экономических.

     Таким образом, система управления — систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей.

     Системы управления с участием людей как  объектов управления зачастую называют системами менеджмента.

     Для нормального функционирования система  управления производством (фирмой, организацией) должна располагать следующими данными:

• целью управления;
• идеальной моделью будущего функционирования объекта, рассчитанной так, чтобы цель достигалась оптимальным образом;
• моделью фактического состояния объекта для сравнения ее с идеальной моделью и нахождения отклонений;
• информацией, направленной на устранение отклонений фактического состояния модели от идеального.

1.2.1 Виды систем управления

     Исследователи выделяют следующие виды систем управления (СУ):

• Системы управления программные или жесткие — существует единственная прямая связь между субъектом управления и объектом управления, по которой поступают управляющие воздействия, обязательные к исполнению - административно-командная СУ.

Рисунок 1.

СУ –  системы управления; ОУ – объект управления

• Регулируемая система управления — использует информацию о реакции объекта на управление и административно-экономические методы, учитывает интересы людей.

Рисунок 2.

СУ –  системы управления; ОУ – объект управления

• Саморегулирующиеся системы управления. Регулирование осуществляется без вмешательства внешних сил.

Рисунок 3.

СУ –  системы управления; ОУ – объект управления

• Адаптивные системы управления — открытые системы; объект управления подвержен возмущающему воздействию; субъект управления — воздействию вышестоящей организации. Все вместе составляют макросреду.

Рисунок 4.

СУ –  системы управления; ОУ – объект управления

1.2.2 Принципы существования и работы систем управления

• Принцип обратной связи— обратное воздействие результатов управления системы на процесс этого управления, т.е. использование информации, поступающей от объекта управления.

     Обратная  связь может быть:

     а) главной внешней или внутренней местной.

     Рисунок 5.

     СУ  – система управления; ОУ – объект управления

     б) отрицательной или положительной.

     Последняя усиливает действие выходного сигнала, т.е. имеет с ним одинаковый знак; первая — ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса; если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.

• Принцип внешнего дополнения — при управлении большой системой необходимы «неформальные» корректировки решений, полученные из моделей (в прямую связь вписывается внешнее дополнение).

     Рисунок 6.

     СУ  – система управления; ОУ – объект управления; ВД – внешнее дополнение.

• Принцип необходимого разнообразия — разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия объекта управления — определяет требования к избирательности управляющей системы, обусловленные тем уменьшением разнообразия объекта управления, которое необходимо для эффективного управления, т.е. сведение множества состояний системы к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления.
• Принцип черного ящика — представление системы в виде некоего объекта («черного ящика»), представляющего собой при настоящем уровне знаний объект с непознанными внутренними структурой и организацией. Однако можно изучать этот объект по изменениям между входами и выходами системы.

2. Системный подход.

      Системный подход, будучи неразрывно связанным с фундаментальными идеями диалектики и диалектического подхода, вместе с тем имеет свою сущность и выступает как отдельный методологический подход. Он предполагает, что объект исследуется как целостная совокупность составляющих его подсистем, элементов и во всем многообразии выявленных свойств и связей внутри объекта, а также между объектом и внешней средой.

      В качестве примера можно привести использование системного подхода  при проведении К. Марксом известного научного исследования общества как целого, результаты которого он отразил в "Капитале". Это одно из первых системных исследований сложной социально-экономической системы.

     В общем, системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.

     Рассмотрим  основные принципы системного подхода (системного анализа).

     Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

     Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

     Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

     Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

      Применительно к исследованию организации системный  подход предусматривает:

• рассмотрение всей организации как некоторой целостности - системы, состоящей из относительно обособленных взаимодействующих и взаимосвязанных между собой элементов и подсистем с особыми специфическими свойствами;
• рассмотрение организации как открытой многоцелевой системы, имеющей определенные "рамки" управляющей и управляемой (производственной) подсистем, взаимодействующие между собой внутреннюю среду и внешнюю среду, внешние и внутренние цели, подцели каждой из подсистем, стратегии достижения целей и т.п.; при этом изменение в одном из элементов любой системы вызывает изменения в других элементах и подсистемах, что основывается на диалектическом подходе к взаимосвязи и взаимообусловленности всех явлений в природе и обществе;
• всестороннее изучение не только отдельных свойств  взаимодействующих и взаимосвязанных между собой компонентов системы, ее внутренней и внешней среды, но и генерируемых при этом новых синергетических свойств, обладающих новыми качествами;
• изучение всей совокупности параметров и показателей функционирования системы в динамике, что требует исследования внутриорганизационных процессов адаптации, саморегулирования, самоорганизации, прогнозирования  и планирования,  координации, принятия решений и т.п.

      Соблюдение  каждого из приведенных положений  имеет большое значение для реализации системного подхода к исследованию. Однако еще в более значительной мере это зависит от способности или неспособности исследователя мыслить системно, воспринимать внутреннюю среду и внешнюю среду целостно и принимать соответствующие системному подходу решения (например, определять состав элементов, подсистем, подлежащих исследованию, выбирать наиболее рациональный метод исследования).

      Следовательно, при системном подходе исследование системы управления или ее объекта  как целостного комплекса взаимосвязанных  и взаимодействующих элементов необходимо осуществлять в единстве с производственной системой организации и внешней средой. При этом сначала следует проводить исследование управляемой подсистемы и внешней среды, а затем во взаимосвязи и взаимодействии с ними - управляющей подсистемы, т.е. самой системой управления.

     Как отмечалось выше, при системном подходе  важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».

     При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

     Затем определяют параметры входа. Исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.).

     И наконец, не менее важное значение приобретает  исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

     Таким образом, системный подход позволяет  нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

3. Методология исследования систем управления

     Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия  по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

     Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных  характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований. Раскроем эти характеристики.

     Потребность в исследовании предопределяет масштаб  и глубину исследования системных  характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

     Объектом  исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы  управления, должностные инструкции. Положение о подразделениях.

     Предметом исследования являются взаимоотношения  между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы  управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований.

     Ресурсы - это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

     Эффективность исследований требует соизмерения  затрат на проведение исследований и  полученных результатов.

     Результаты  исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

     С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

     В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и  объект исследования.

     Методический  раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

     Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение  трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

3.1 Этапы исследования систем при использовании различных методологических подходов

     Любое исследование осуществляется в несколько  этапов.

     На  первом этапе необходимо выявить  потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них  главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого  проблема должна быть четко сформулирована.

     Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому. Именно в связи  с отклонением от плановых (или  нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или  прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов.

     Совершенно  очевидно, что введение изменений, требующих  для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

     Совокупность  факторов и условий, вызывающих появление  той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений) и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

     Внутренние  факторы в наибольшей мере зависят  от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние  портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

     Внешние факторы в меньшей мере поддаются  воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций.

     Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих  на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д.

     Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

     Таким образом, определить проблему - значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

     При определении проблемы возникает  чисто логическая трудность выделения  причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие - подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.