Систематизация документов и их хранение: номенклатура дел, формирование и их хранение, экспертиза ценности документов

Содержание

1. Систематизация  документов и их хранение: номенклатура  дел, формирование и их хранение, экспертиза ценности документов

Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями предприятия.

Хранение документации в любой компании необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов . В делопроизводстве систематизация документов применяется как к документам постоянного хранения, так и к документам временного хранения (срок хранения которых менее 10 лет).

Систематизировать – значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Систематизация документов – процесс трудоёмкий. Но именно он помогает в дальнейшем значительно упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго- и время затратной процедуры в элементарную.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак – это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак – это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000–2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения – свыше 10 лет и временного хранения – до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Цели создания:

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Основное требование к номенклатуре – максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных. При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

- род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

-конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

-автор, тема, корреспондент;

-календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем – дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее – дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов – правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения – хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними – общественные организации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03–09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:

графа 1 – индекс дела,

графа 2 – название заголовков дел,

графа 3 – количество томов,

графа 4 – срок хранения документов,

графа 5 – примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных  документов по делам;

- расположение документов  внутри дела;

- оформление обложки дела.

Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях – у секретаря, помощника, референта руководителя.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения – «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении № 37.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

 - нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

 - составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе заверителе (см. приложение № 41) и отражает, при необходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив – завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой документы теряют свою актуальность.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487–83).

Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.

- 1 этап – составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

- 2 этап – подготовка документов к сдаче в архив организации.

- 3 этап – уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

Экспертная комиссия – коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.

При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.

Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов. Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базе типовых ведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.

Практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;

- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации. На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.