Системный анализ деятельности коммерческой организации, на примере ООО “Кондитерская фабрика “Невская ”

Оглавление

Введение

 Прежде чем дать  ответ о необходимости и актуальности  проведения системного анализа, следует иметь четкое представление  о сущности данного анализа. Итак, системный анализ- это научный метод познания, представляющий собой последовательность действий по установлению структурных связей между переменными или элементами исследуемой системы. Как правило, он опирается на комплекс общенаучных, экспериментальных, естественнонаучных, статистических, математических методов.

Иными словами, системный анализ – логически связанная совокупность теоретических и имперических знаний из области математики, естественных наук и опыта разработки сложных систем обеспечивающие повышение обоснованности решения конкретной проблемы, где под проблемой понимается возможная цель для которой ещё не найдены пути её достижения или не представляется возможным выделить ресурсы для её решения.

Целью проведения системного анализа для данного предприятия является изучение закономерностей, построение и формирование систем, методов, их анализа, применение изученных закономерностей в построении оптимальных структур организации. 

Для анализа я выбрала микроэкономический объект – предприятие, которое специализируется на выпуске мучных кондитерских изделий. Поиск путей решения найденной проблемы актуален для данного предприятия, т.к. путём системного анализа можно выявить ряд проблем в управлении персоналом, производственным процессом, финансами, маркетинговой деятельности и ряда других, а также найти и предложить различные методы их разрешения.

Раздел 1. Описание организации как системы

Название организации, ее  миссия и цели  функционирования

Общество с ограниченной ответственностью “Кондитерская фабрика “Невская ” – это современное предприятие, специализирующее на выпуске мучных кондитерских изделий. На сегодняшний день фабрика “Невская ” является крупнейшим предприятием, выпускающим сдобное, сахарное, затяжное печенье, крекер и другие виды мучных изделий.

Миссией ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов, как членов трудового коллектива, так и общества в целом.  
Целями функционирования предприятия являются:  
- стремление к максимальному удовлетворению населения в продукции фабрики;  
- обеспечение высоких потребительских свойств производимой продукции;  
- снижение затрат на производство;  
- прибыльность предприятия на основе высокоэффективной производственной деятельности;  
- обеспечение роста благосостояния членов трудового коллектива. 

Организационная структура организации

Под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных частей организации - подразделений, обособившихся в результате разделения труда. Организационная структура ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” выглядит следующим образом:

Руководит предприятием генеральный директор. Его деятельность обусловлена целями и стратегиями развития предприятия в целом. На этом уровне реализуется большая часть  внешних связей.  Директор организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия.

Руководители функциональных подразделений (по финансам, производству, продажам) не отдают распоряжений непосредственно производственным подразделениям, хотя их влияние на осуществление производственной деятельности несомненна. Они   решают задачи, вытекающие из функциональной специфики. Таковыми являются финансовый директор, директор по снабжению, директор по производству, коммерческий директор.

Финансовый директор и финансовая структура занимается осуществлением финансового управления, ведения учета и формирования отчетности. В рамках финансовой структуры формируется отчетность, определяются результаты деятельности. Финансовая структура создается финансовыми службами, утверждается финансовым директором и отражается в положении о финансовой структуре компании.

Деятельность финансовой службы подчинена главной цели – обеспечению финансовой стабильности, созданию устойчивых предпосылок для экономического роста и получения прибыли.

Основное содержание работы финансовой службы предприятия заключается:

• в обеспечении финансовыми ресурсами хозяйственной деятельности;

• в организации взаимоотношений с финансово – кредитной системой и другими хозяйствующими субъектами;

• в сохранении и рациональном использовании основного и оборотного капитала;

• в обеспечении своевременности платежей по обязательствам предприятия в банки, поставщикам и работникам.

Директор по снабжению осуществляет контроль   работы отдела сырьевого обеспечения, а также контроль организации процесса закупки сырья у поставщиков.

Директор по производству руководит непосредственно производственной деятельностью и возглавляет несколько основных подразделений цехов.

Коммерческий директор занимается непосредственно продажами выпускаемой продукции и маркетинговыми исследованиями, и соответственно руководит отделами продаж и маркетингом.

Юридический отдел обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов, также осуществляет подготовку документов (заключений) по правовым вопросам, регулирует социально-трудовые отношения на предприятии, взаимодействует при необходимости с органами власти.

Отдел кадров занимается проведением поиска и подбора персонала необходимого предприятию профессий, специальностей и квалификаций, формированием основы корпоративной культуры, участие в управлении ее развитием. Участие в принятии и осуществлении решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, объявления благодарностей, поощрений и наложения взысканий, понижения в должности, а также увольнения работников.

В такой структуре руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Элементами данной системы являются ее подразделения и управляющие:

• Финансовый отдел (финансовый директор)
• Отдел снабжения (директор по снабжению)
• Отдел производства (директор по производству)
• Коммерческий отдел (коммерческий директор)
• Юридический отдел
• Отдел кадров

В системе имеет место иерархический тип связи, где все элементы подчиняются генеральному директору. Существующая организационная структура управления на предприятии относится к линейной. Во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Внешняя среда и ее взаимодействие с системой

  Основные внешние факторы, в наибольшей степени влияющие на систему:

Экономические факторы.

   1)  Инфляция.  Несмотря  на  существенное  снижение  темпа   инфляции  за последний год, все же наблюдается небольшой рост цен. При этом  существующая инфляция приводит к  обесцениванию  существующих  запасов  полуфабрикатов  и сырья, к обесцениванию денежных средств,  возмещающих  затраты  предприятия, что в конечном итоге  заставляет  предприятия  искать  источники  пополнения оборотных средств. При  этом  также  увеличение  затрат  на  производство  и реализацию продукции приводит к повышению цены продукции, и следовательно  к снижению  спроса  на  нее.

   2) Налоговая ставка. В настоящее время снизилось  налоговое бремя. Поэтому данный экономический фактор оказывает  позитивное  влияние  на  деятельность ООО  и   дает   возможность   для   дальнейшего   развития   организации   и совершенствования технологий за счет использования освобожденной  от  налога

прибыли.

   3)  Курс  иностранной  валюты.  Постоянное  повышение  курса  доллара  по отношению  к  российскому  рублю  приводит  к  удорожанию  полуфабрикатов  в рублевом эквиваленте и увеличению цены продукции.  Поэтому  повышение  курса доллара  сказывается  негативным  образом  на  деятельности  предприятия   и

заставляет его искать наиболее подходящую цену,  которая  бы  способствовала незначительному снижению спроса и сохраняла прибыль на прежнем уровне.

Политические факторы.

 Внутренний  рынок  и  деятельность  организации постоянно  находятся  под  влияние  политических  событий   и   решений,   и руководство организации должно следить за принимаемыми решениями и  законами не только федерального  правительства,  но  и  местных  органов  власти,  на территории которых  функционирует  предприятие.  С  этой  точки  зрения  ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” необходимо  следить  за  изменениями  текущего  законодательства  в  области налоговой политики правительства,  кредитной  политики  и ставок  рефинансирования  ЦБ  РФ, законодательства по защите прав потребителей.

Рыночные факторы.

   1) Уровень конкуренции  в отрасли.  В  настоящее  время  в  стране появилось  большое  количество   фирм,   реализующих   широкий   ассортимент кондитерской продукции. Поэтому с точки зрения уровня  конкуренции  в  этой области предприятию очень трудно  удерживать  свое  положение  в  реализации данного вида продукции. Вместе с этим в настоящий момент производству отдельных видов конфет нет аналогов в стране.  Поэтому  можно  считать,  что у ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” не существует конкурентов в производстве данного вида продукции,  что  дает  ей возможность для завоевания большей доли рынка и усиления позиций в борьбе  с возможными конкурентами.

   2)  Изменение  доходов  потребителей.  В  настоящее   время   ООО  «Невская» ориентируется в  выпуске  своей  продукции  на  потребителей  со  средним  и высоким  уровнями  дохода.  Небольшое  снижение   или   увеличение   доходов потребителей не приведет к существенному изменению доходов организации.

   3)  Демографические  факторы.  Изменения  в   демографической   ситуации, происходящие  в  России,  оказывают  как  позитивное,   так   и   негативное воздействие на деятельность фирмы. В настоящее время численность населения растет, что ведет к увеличению   спроса   на  кондитерскую продукцию. Доходы  населения   увеличиваются,   что приведет  к увеличению спроса на более дорогую кондитерскую  продукцию,  что положительно скажется на прибыли предприятия.

 Конкуренты.

У ООО  “Кондитерская фабрика “Невская ” в производстве и реализации кондитерской  продукции  на  сегодняшний  момент  несколько крупных конкурентов. Оставшаяся часть  рынка поделена между  мелкими производителями. Поскольку данная отрасль  не  является  развивающейся,  то  в качестве будущих стратегий может выступать более глубокое проникновение на рынок  с  помощью маркетинговых мероприятий, а также диверсификация производства.

Социальные факторы. К  социальным  факторам,  которые  могут  в

дальнейшем повлиять на деятельность ООО  «Невская», относятся следующие:

    - средний уровень  заработной платы в отрасли: поскольку  заработная плата работников фирмы несколько превышает среднюю зарплату в данной  отрасли,  то у фирмы имеется возможность  повышать  требования  к  работающим. 

    - движения в  защиту прав потребителей и  повышение требований  к  фирмам, предоставляющим аналогичные услуги и продукцию.

   - усиливающееся внимание  потребителей среднего и высшего  класса к  своему здоровью  и  сохранению,  что   способствует   увеличению   объемов   продаж специальной и диетической продукции.

Технологические факторы:  
- наличие новых современных технологий производства традиционных видов кондитерских изделий, позволяющих значительно снизить себестоимость готовой продукции;  
- ускорение технического прогресса, возможность появления новых технический и технологических решений; 

С учетом сформулированной  ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” миссии  можно  выделить  следующие проблемы, стоящие перед организацией:

   1) расширение круга  предлагаемых услуг и продукции;

   2) постоянное обновление  ассортимента;

   3) установление приемлемых  цен на все виды продукции;

   4) поиск и внедрение  новейших технологий и техники;

   5) повышение квалификации  сотрудников;

   6) изучение потребностей  потребителей.

Модель системы в виде графа управления

Раздел 2. Методы системного анализа и возможности их применения в организации

На основе рассмотрения основных методов исследования в  системном анализе («мозгового штурма», метод сценариев, экспертные методы,  метод «дерева целей», морфологический метод и др.) показать возможность и  примеры их применения в  организации.

Метод мозгового штурма

Метод мозгового штурма  — оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастичных. Затем из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике.

Данный метод может быть использован в отделе рекламы при разработке проекта продвижения целой компании или же отдельных видов продукции. Или, например, для целей расширения ассортимента продукции. Каждый участник может предложить свою идею нового продукта или варианты усовершенствования уже имеющейся продукции, будет это новая начинка для торта или новый дизайн фантика для конфет в целях увеличения спроса на товар.  В процессе десятиминутного «мозгового штурма» может быть выдвинуто десятки, а то и более самых разнообразных идей, из которых впоследствии предстоит выбрать тот, который будет выбран командой или же управляющим данным отделом.

Метод сценариев

 Метод сценариев - это совокупность приемов изложения процедур подготовки и реализации любых решений, в том числе и управленческих. Осуществляется набор прогнозов по каждому рассматриваемому решению, возможным положительным и отрицательным последствиям. 

Метод сценариев может быть использован также при разработке нового продукта, когда невозможно вычислить точное количество клиентов, которым понравится этот продукт, и они его приобретут. Поэтому используя метод сценариев необходимо просчитать развитие событий при положительном и отрицательном исходе событий. К примеру, какую прибыль принесет данный новый вид конфет, если он будет пользоваться спросом, или же какой расход придется понести компании, если заранее подписав контракты с поставщиками, закупив сырье и разработав дизайн упаковки, эти конфеты никто не будет покупать. Благодаря этому методу, компания сможет определить соотношения дохода и убытка при положительном и отрицательном исходе событий, и готова ли она финансово пойти на такой риск.

Разумеется, существуют и другие методы. К примеру, метод экспертных оценок - метод анализа и обобщения суждений и предположений с помощью экспертов. Данный метод может использоваться, когда рациональные математические методы малоэффективны при решении проблем. Производится интуитивно-логический анализ проблемы с последующей количественной оценкой суждений и формальной обработкой результатов.

Раздел 3. Применение  методики системного анализа  для решения проблем организацию

Проблема: уменьшение доли на рынке кондитерских изделий

Долю ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” нельзя назвать низкой, но в последнее время наблюдается тенденция ее уменьшения. Такая ситуация связана с активным развитием рынка кондитерских изделий, что в свою очередь заставляет покупателей  отказываться от потребления более традиционных продуктов в пользу новых, только появляющихся на рынке.  ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” на протяжении длительного времени не расширяла свой ассортимент и не выпускала новой продукции. Это сыграло свою роль, так как дало фору фирмам конкурентам, которые привлекают покупателя часто сменяющейся линейкой товаров. В прошлом этой проблемы не было. Так как у компании были хиты продаж, которая делала им прибыль и соответственно у компании были постоянные клиенты. Однако в течение нескольких лет число кондитерских фабрик возросло и конкуренции стала жестче. Сохранять клиентов с каждым годом становится все сложнее. Сейчас же эта сложность переросла в настоящую проблему.

Описание связей рассматриваемой проблемы с другими проблемами

Данная проблема имеет непосредственную связь с рядом других имеющихся в компании проблем.

• Неэффективная рекламная деятельность компании, низкая узнаваемость бренда
• Низкая лояльность покупателей, отсутствие бонусных систем для покупателей
• Необновляемый ассортимент товаров, узкая товарная линия
• Недостаточное количество и неэффективное руководство фирменных магазинов
• Недостаточный географический охват рынков по регионам и областям страны, отсутствие ответственных лиц за продажи по различным регионам.

Формулирование цели для решения поставленной проблемы

Для решения данной проблемы, следует выделить конкретную цель, при достижении которой проблема должна или может быть исчерпана.

Цель: укрепление своего положения на рынке и увеличение доли рынка в течение года

Для достижения этой цели необходимо реализовать следующие подцели:

• расширить ассортимент предлагаемой продукции - разработка и введение новых ассортиментных позиций;

• провести рекламную кампанию - выбор наиболее эффективных для данного рынка рекламных средств и их использование при проведении рекламной кампании;

• максимально покрыть рынок - расширить присутствие в сетевой рознице;

• сформировать лояльность потребителей - провести опрос потребителей с целью выявления их удовлетворенности продукцией ООО “Кондитерская фабрика “Невская ” выстроить систему взаимоотношений с розницей с целью максимального приближения к конечным потребителям, выявить ключевые критерии лояльности потребителей к кондитерской продукции, разработать систему мероприятий по формированию лояльности потребителей.

Проектирование организации для достижения поставленной цели