Системный поход к разработке управленческих решений

Содержание 
 

    Введение 

    Каждый  человек в своей практической деятельности постоянно сталкивается с необходимостью принятия решений  по самым различным вопросам. Характерной чертой любой ситуации, связанной с принятием решений, является наличие большого числа вариантов действий, из которых нужно выбрать наилучший. Выбор одного из вариантов действий и представляет собой решение. Невозможно сегодня принимать решения, опираясь только на опыт и интуицию, здравый смысл или формально усвоенные знания, - необходимо исследовать ситуации, проблемы, условия, факторы эффективности деятельности человека, необходим обоснованный выбор решений из всевозрастающего многообразия и количества их вариантов. В связи с этим возрастает актуальность использования системного подхода в процессе разработки управленческих решений.

    Любое решение всегда касается одновременно нескольких целей, т.к. ресурсы, находящиеся  в распоряжении общества, всегда ограничены. Повышение темпов роста производства одной продукции может быть осуществлено иначе, только за счет темпов развития производства другой. Использование ресурсов на одни цели сказывается на достижении других целей. Каждой цели надо придать количественные и качественные характеристики, что в ряде случаев представляет собой проблему.

    Главным фактором научного подхода к совершенствованию  управления является исследование систем управления. Применение системного подхода  к управлению позволяет выработать стратегию развития организации, обосновать планы и управленческие решения, осуществлять контроль над их выполнением, выявлять резерв повышения эффективности деятельности организации, оценивать результаты функционирования организаций, их подразделений и работников. 
 
 
 

    1. Понятие системного подхода.

    В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества  новых фактов, сведений из различных  областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся.

    Однозначного  понятия системы не существует. В  наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных  элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

    Изучение  объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода  в науке — системного подхода.

    Определим черты системного подхода:

    - Системный подход — форма методологического  знания, связанная с исследованием  и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

    - Иерархичность познания, требующая  многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета —  «собственный» уровень; изучение  этого же предмета как элемента  более широкой системы — «вышестоящий» уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами — «нижестоящий» уровень.

    - Системный подход требует рассматривать  проблему не изолированно, а в  единстве связей с окружающей  средой, постигать сущность каждой  связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

    С учётом сказанного определим понятие системного подхода:

      Системный подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

    Можно также сказать, что системный  подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

    Системный подход включает анализ и синтез объекта  управления, в том числе управленческого решения. Основные задачи системного подхода:

    - разработка концептуальных (содержательных  и формальных) средств представления  исследуемых объектов как систем;

    - построение обобщенных моделей  систем и моделей разных классов  и свойств систем, включая модели динамики систем, их целенаправленного поведения, развития, иерархического строения, процессов управления и др.;

    - исследование методологических  оснований различных теорий систем.

    Основу  системного подхода составляет диалектический метод¹. Он предполагает:

    - анализ объективного мира как  целого объекта, в котором все  явления и процессы взаимозависимы  и взаимообусловлены;

    - понимание того, что как объективный  мир, так и все его составляющие  находятся в непрерывном и  закономерном движении и изменении  (обновлении, прогрессивном развитии или деградации);

    - рассмотрение неизбежности внутренних  противоречий как источника изменений.

     Системный подход – это ограниченный какими-либо рамками диалектический метод исследования, например, географическими рамками, рамками одной организации или подразделения. (рис. 1) 
 

Диалектический

метод

     Рис. 1 Системный подход как часть диалектического  метода 

    Каждая  система имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

    Системный подход к управлению производством (организацией) получил наибольшее распространение в США и используется практически во всех странах. Он предполагает рассмотрение фирмы как сложной системы, состоящей из различных подсистем, функции которых зависят от стоящих перед каждой из подсистем целей и задач. Этим обусловлена классификация подсистем, составляющих либо организационную структуру фирмы, либо производственную структуру.

    Понятие «система» предполагает, что все входящие в нее подсистемы тесно между собой взаимосвязаны и имеют многообразные связи с внешней средой. Фирма рассматривается как организация, представляющая собой комплекс взаимосвязанных элементов. При этом внутренняя структура организационной системы допускает относительную автономность подсистем, которые образуют иерархию подсистем.

    Системный подход предполагает наличие особого  единства системы со средой, которая  определяется как совокупность внешних  элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.

    Для выражения сути системы используются различные средства: графические, математические, матричные, «дерево решений» и др. каждое из этих средств не может  полностью отразить суть системы, которая  состоит во взаимосвязи ее элементов.

    Всестороннее  изучение связей элементов (подсистем) необходимо для построения модели объекта  управления – фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность  совершенствовать управленческие решения, то есть находить наиболее эффективного достижения общих целей.

    Системный подход к управлению предполагает рассмотрение управления как процедуры или  процесса принятия управленческих решений.  

    2. Принятие управленческих решений

    Управленческое  решение является одним из элементов  объективного мира, оно создает условия для реализации основных потребностей общества в прибавочном продукте, управлении и организации, безопасности и стабильности. Принятие управленческих решений – это выбор одного курса действия из альтернативных вариантов. Под управленческим решением понимаются действия руководителя с целью выбора оптимального действия при наличии, по крайней мере, двух вариантов. Сложность выбора решений повышается по мере увеличения количества вариантов. Потребность в принятии решений определяется наличием проблем в производственной и коммерческой деятельности фирмы.

    Процесс принятия управленческих решений включает следующие этапы:

    - Анализ вариантов;

- Оценка  достижений и потерь по каждому  варианту;

    - Оценка фактических результатов  осуществляемых решений.

    Принятию  любого управленческого решения  предшествует экономический анализ, направленный на изучение вариантов. Критерием  принятия решения является выбор  наиболее экономичного варианта.

    Повышение роли экономического анализа в принятии решений привело к использованию системного анализа, что было обусловлено коренными изменениями в управлении производством, а именно:

    - Переходом от текущего управления  процессами к стратегическому,  перспективному;

    - Переходом от обособленных частных  подсистем к комплексной системе;

    - Повышением гибкости и оперативности  при освоении новых изделий,  процессов, рынков;

    - Переходом от анализа отдельных  случаев к систематическому анализу  вариантов решений; 

    - Переходом от подсчета отдельных  элементов эффективности к комплексной оценке всех факторов;

    - Применением текущего контроля  на основе использования вычислительной  техники и экономико-математических  методов.

    Важнейшим требованием к управлению стала  подготовка и принятие рациональных решений на основе экономического анализа с использованием компьютерной техники.

    Рациональное  решение – это выбор, подкрепленный  результатами объективного анализа. В  отличие от основанного на суждении рациональное решение не зависит  от опыта, накопленного в прошлом.

    Экономический анализ – это многочисленные методы для оценки затрат и выгод, а также относительной прибыльности деятельности предприятия.

    В процессе экономического анализа выявляются цели, устанавливаются их приоритеты, взаимосвязи и противоречия. На основе целей ведется разработка стратегий развития фирмы, производственного отделения, предприятия. Структура фирмы рассматривается как производная от целей. Главное, что было внесено системным подходом, - это обоснование необходимости гибкой организационной структуры, возможности ее программной перестройки.

    Наиболее  важным в этом направлении считается  принцип проектной организации, производства, который используется во многих крупнейших американских компаниях  и японских компаниях.

    Система производства по типу проектов – это  вид производственного процесса, в котором каждая единица продукции уникальна по своей конструкции, выполняемым задачам, месторасположению или по каким-либо другим важным признакам.

    Проектная организация вводится на горизонтальном уровне управления фирмой, пересекая традиционные вертикальные линии подчинения. При этом образуется матричная структура, которая предполагает возможность включения одного подразделения (элемента) в сферу двух или нескольких подсистем.

    В проектирование производственных систем выделяют три этапа:

    - Выявление и определение проблемы;

    - Построение модели;

    - Сбор и использование данных, которые позволяют совершенствовать  проект системы.

    Системный подход предполагает тесную увязку целей  с программами, планами и их реализацией. При этом решается главный вопрос о распределении и использовании ресурсов, что находит свое выражение в бюджете и финансовой отчетности и обеспечивает информацию, необходимую для рационального планирования производства.

    Системный подход неразрывно связан с развитием  таких дисциплин, как кибернетика, системный анализ, исследование операций, теория решений. Их объединяет единая методология, связанная с понятием системы и объекта не как простой суммы составляющих его элементов, а как единого развивающегося целого.

    Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа исследования операций, систематические методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).

    Имеются отработанные процедуры для реализации системного подхода при разработке и реализации управленческого решения, среди них²:

    1. Выделение наиболее важных (приоритетных) элементов или процессов при  разработке управленческого решения:

    - приоритеты в технической сфере  деятельности (прибыль, ставка кредита,  объем продаж, качество и др.). определение ориентации либо  на конечную продукцию, либо  на процесс ее получения;

    - приоритеты в биологической сфере  деятельности;

    - приоритеты в социальной сфере  деятельности персонала, коллектива  и общества. Ориентация на потребителя,  его потребности и интересы.

    2. Выделение элементов второго  уровня в технической, биологической  и социальной сферах деятельности, которые могут оказать влияние на разработку управленческого решения, чтобы акцентировать внимание на главном и не углубляться в мелочи.

    3. Каждый элемент или процесс  первого уровня следует рассматривать  с учетом его истории.

    4. Корректировка и согласование  элементов и их приоритетов, необходимых для разработки управленческих решений.

    5. Приближение процесса решения  проблем к источникам информации  об их возникновении и развитии. 

    3. Системный анализ

    Системный анализ в управлении имеет целью  дать лицам, принимающим решения, рекомендации по выбору целей и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение эффективности производства. Системный анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение осуществляется в форме отыскания альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для взвешивания затрат по отношению к результатам, и таким образом альтернативы могут быть расположены в порядке их предпочтительности.

    Процесс анализа включает:

    - Формулирование проблемы;

    - Отбор целей;

    - Составление альтернатив;

    - Сбор данных; построение моделей;

    - Взвешивание затрат по отношению  к результатам.

    Процесс анализа разбивается на три стадии:

1. формулирование проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;
2. исследование – сбор информации и разработка альтернатив;
3. оценка альтернатив.

    Элементами  анализа являются:

    - цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;

    - альтернативы – это способы  достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;

    - затраты – ресурсы, которые  могут быть использованы для  достижения конкретных целей  и не могут быть в дальнейшем  использованы для других целей.  Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;

    - модель – это упрощенное отображение  причинно-следственных связей при  помощи математических уравнений,  программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;

    - критерий – это правило, в  соответствии с которым альтернативы  располагаются в порядке их  предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;

    В процессе системного анализа рассматривается  проблема в целом в тех условиях, в которых она действительно  возникает. Это предполагает:

    - систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения и отыскивание обоснованного критерия оценки этих решений;

    - сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков  по каждому варианту стратегии  достижения целей;

    - попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

    Вследствие  усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой –  возрастает значение перспективного стратегического планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для обоснования управленческих решений приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода к выбору целей, поскольку при решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость их ранжирования.

    Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование  новых информационных потоков и гарантирует большую устойчивость системы, оптимизации принятых решений.

    Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры процесса принятия решений посредством тщательного  изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

    Процедура системного анализа определяется следующими принципами:

    - придерживаться определенности  во всех аспектах анализа;

    - определять цели;

    - количественно оценить все ключевые  факторы, относящиеся к решению  поставленной задачи;

    - определить экономические последствия  каждой рассматриваемой альтернативы.

    Разграничение методов исследования операций и  системного анализа имеет определенное методологическое значение.

    Исследование  операций предполагает изучение целенаправленных действий и процессов, поддающихся логико-математической формализации, что на практике непосредственно увязывается с количественными методами.

    Основным  инструментом исследования операций является модель. Математические «операционные» модели используются для решения широкого круга задач управления, которые объединяет наличие определенного критерия оптимальности. К наиболее часто встречающимся задачам подобного рода можно отнести составление календарных планов выпуска продукции, задачи диспетчирования, транспортные задачи, задачи управления запасами, эффективного распределения ресурсов.

    Методами  исследования операций являются планомерный  подход, представление функциональных отношений в виде математических моделей с целью получения  количественной основы для принятия решений.

    Исследование  операций имеет конечным результатом  выбор оптимального решения из заранее  определенного круга альтернативных решений.

    Таким образом, для исследования операций наиболее типичной является задача эффективного распределения ограниченных ресурсов при известных критериях эффективности, однозначно соответствующих поставленным целям. Модели исследования операций позволяют совершенствовать управленческие решения главным образом в сфере оперативного управления (регулирования) производственной деятельностью. Компьютерное моделирование в современных условиях стало наиболее мощным средством в системе оперативного управления производством.

    Понятие «системного управления» характеризует  применение системного подхода как  в качестве общей концепции управления. Так и к использованию информационно-вычислительных систем.

    Основа  применения системного подхода к  управлению – информационная система, которая рассматривается как  модель системы управления. Поскольку  информация является средством объединения элементов принятия решений. Применение ЭВМ в сфере оперативного управления производством имеет первостепенное значение. Поскольку основная информация может быть интерпретирована количественно. Однако возможности ЭВМ ограниченны для решения проблем на высших уровнях управления, в вопросах координации различных функций и подразделений. При этом речь идет главным образом об ограничениях не технического, а социально-экономического порядка. Дело в том, что наряду с формальными связями в организации всегда существуют неформальные связи, не отражаемые в организационной структуре.

    Некоторые ученые в США считают, что системный  подход каждый хороший менеджер использовал  веками, что это ново для науки, но не ново для руководства бизнесом. Довольно часто группа аналитиков на компьютерах рассчитывает модели и выдает решения, которые практически ничем не отличаются от ординарных решений, диктуемых здравым смыслом, но требуют больших затрат времени и средств. В связи с этим крупные компании уделяют больше внимания распределению участия аналитиков и менеджеров в процессе принятия решений. При этом менеджеры должны точно формулировать свои потребности в анализе, а аналитики на основании этих потребностей должны строить модели, исходя из реальных условий, требующих своевременных решений. 

    4. Значение системного  подхода в управлении

    Значение  системного подхода заключается  в том, что менеджеры могут  проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации  в целом, если они понимают систему  и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.