Системы ABC и XYZ,как системы контроля над запасами

1. Системы ABC и XYZ,как системы контроля над запасами.

ABC- система базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило:

контроль небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим  образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые  могут влиять на присвоение запасам  номенклатурной позиции той или  иной категории контроля, выделяют следующие.

- Годовой объем использования  (потребления) номенклатурных позиций  в стоимостном выражении.

- Цена единицы номенклатурной  позиции.

- Дефицитность номенклатурной  позиции.

- Доступность ресурсов  для производства номенклатурной  позиции.

- Длительность цикла для  номенклатурной позиции.

- Требования к хранению  номенклатурной позиции (специальные  требования к температурному  режиму, влажности и т.п.).

- Риск воровства.

- Срок хранения.

- Издержки вследствие  отсутствия номенклатурной позиции  на складе в требуемый момент  времени.

- Степень стабильности  конструкций изделий, в которых  применяется номенклатурная позиция.

- Прочие факторы.

Если компания решила применять  несколько признаков классификации  одновременно, то номенклатурной позиции  присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к  каждому из классов применяются  свои правила контроля запасов.

Для номенклатурных позиций  класса A рекомендуются следующие  правила:

1) Частая оценка прогноза  и метода прогнозирования. Любой  построенный прогноз несет некоторую  ошибку. Чем дороже и дефицитнее  номенклатурная позиция, тем дороже  обходятся эти ошибки. Как следствие,  данное правило означает внимательное  отношение к методам построения  прогнозов потребности в номенклатурных  позициях, мониторинг точности реализации  уже построенных прогнозов.

2) Частый циклический  подсчет запасов с жесткими  допусками. Недопустимо сколько-нибудь  существенное отклонение данных  о запасах, зафиксированных в  информационной системе, от данных  согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще  текущей инвентаризацией). Каждое  отклонение, превышающее установленный  жесткий допуск, должно расследоваться  на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить  и традиционную полную инвентаризацию  раз в год или раз в полгода.

3) Ежедневное обновление  информации в базе данных. То  есть для таких номенклатурных  позиций необходимо использование  системы с непрерывным обновлением  данных о запасах.

4) Частое рассмотрение  требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее  результатом относительно небольшие  размеры заказов (партий). Необходимо  тщательное отслеживание всех  параметров планирования, выявление  реальных потребностей в номенклатурных  позициях. Стремление к небольшим  размерам партий может быть  продиктовано возможностью снижения  как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий  в запасах.

5) Тщательное отслеживание  и сокращение длительности цикла.  Чем короче длительность цикла,  тем ниже потребность в оборотных  средствах. И так как основную  долю потребности формируют запасы  номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части  оборотных средств в запасах  сырья, незавершенного производства  и готовой продукции), то управление  длительностью цикла для них  существенно окупается.

Для номенклатурных позиций  класса B применяются те же меры, что  и для номенклатурных позиций  класса A, но реже и с большими приемлемыми  допусками. Для номенклатурных позиций  класса C сформулированы следующие  правила:

1) Основное правило: товар  должен быть в наличии. Будет  неприятно получить срыв исполнения  плана сбыта или, что еще  неприятнее, производственного плана  из-за нехватки дешевых номенклатурных  позиций, хранение запасов которых,  пусть даже превышающих объем  обычных потребностей предприятия,  не влечет за собой сколько-нибудь  существенный рост издержек хранения  и потребности в оборотных  средствах. Можно еще высказаться  так: запасов номенклатурных позиций  класса C может быть больше, чем  нужно, но не должно быть  меньше, чем необходимо.

2) Простая фиксация данных  или вообще отсутствие фиксации  данных в базе данных; возможно  использование для контроля объема  запасов процедуры периодического  осмотра (обзора). Может применяться  система с периодическим обновлением  данных в системе, либо данные  номенклатурные позиции выводятся  за границы системы вообще.

3) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой  запас. Крупные партии не влекут  за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов  номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить  преимущественно на подготовительных  издержках, заказывая помногу.

4) Хранение на территориях,  немедленно доступных для персонала,  использующего эти номенклатурные  позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска  запасов в производство и устраняет  лишнюю бюрократическую бумажную  работу, также влекущую за собой  определенные затраты.

5) Нечастый (редкий) подсчет  запасов (раз в год или в  полгода) с большими приемлемыми  допусками (вплоть до, например, взвешивания  вместо подсчета).

За ABC-системой следует применять систему XYZ. После применения этих двух систем составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным образом сформировать запас на складе.

Управление товарными  ресурсами в любой компании предполагает осуществление ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т.д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это уйдет много рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-система позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная идея XYZ-системы состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов системы можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, система проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения в системе не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование  товаров по величине коэффициента

В группу X попадают товары с  коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом  вариации более 25%.

Данные границы групп  являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда  все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда  происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при  планировании работы компании.

Таким образом, применение XYZ-системы позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. Управления товарными ресурсами наиболее продуктивно при совмещение АВС - и XYZ-систем.

Совмещение АВС - и XYZ-систем происходит по следующей схеме:

Сначала проводится ABC-система товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например, за год). Затем осуществляется XYZ-система этих товаров за весь этот же период (например, по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

При совмещении определяется девять групп товаров (таблица 1):

Таблица 1 - Совмещение АВС - и XYZ-систем

Товары групп А и  В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой  запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-системы позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и  стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для  этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров  этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары группы AY и BY при  высоком товарообороте имеют  недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы  обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас. Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров опытному менеджеру компании и т.п.

Товары группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-системы позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам группы СХ можно  использовать систему заказов с  постоянной периодичностью и снизить  страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно  перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного  спроса, поставляемые под заказ и  т.п. Часть этих товаров можно  безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно  контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные  или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет  потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ  или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории  стоков.

Итак, использование совмещенных АВС и XYZ - систем позволит:

- повысить эффективность  системы управления товарными  ресурсами;

- повысить долю высокоприбыльных  товаров без нарушения принципов  ассортиментной политики;

- выявить ключевые товары  и причины, влияющие на количество  товаров хранящихся на складе;

- перераспределить усилия  персонала в зависимости от  квалификации и имеющегося опыта.

Пример 1.

Пример определения групп  товаров при проведении XYZ-анализа  представлен в таблице 1.

В группу X попадают товары с  коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом  вариации более 25%.

Данные границы групп  являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда  все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин.

Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда  происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при планировании работы компании 

таблица 2. Проведение XYZ-анализа по данным о продажах товара за полугодие 

  * Сезонный коэффициент равен отношению расчетного сезонного тренда в данном месяце к среднему значению сезонного тренда 

УЧЕТ СЕЗОННЫХ КОЛЕБАНИЙ    

 Для анализа  данных по товарам, имеющим  значительные сезонные колебания,  можно предпринять следующие шаги. Самое простое - это изменить границы групп. Шаг действительно самый простой, но, увы, не самый эффективный, так как сезонные колебания этотолько одна из причин нестабильности.

Более правильным и эффективным действием будет выделение сезонной компоненты из фактических данных. Все товары компании надо разделить на группы, имеющие схожую сезонную динамику продаж. Затем для каждой группы нужно определить сезонный тренд и рассчитать сезонные коэффициенты для каждого сезонного тренда. Данные коэффициенты определяются путем деления значения продаж каждого месяца на среднее значение продаж за весь период (по данным сезонного тренда). Затем нужно фактическиезначения продаж разделить на сезонный коэффициент.

В результате мы получим объем продаж товара без учета сезонных колебаний. Теперь можно проводить XYZ-анализ по полученным данным. Из приведенного в таблице 2 примера видно, что после исключения сезонного фактора из продаж товара 1 коэффициент вариации снизился до 12%.

Расчетный сезонный тренд - это значение прогноза продаж на данный месяц. Если прогнозирование не применяется, то надо брать среднее значение продаж в этом месяце за три предыдущих года. Сезонный коэффициент равен отношению расчетного сезонного тренда в данном месяце к среднему значению сезонного тренда. Значение продаж без учета сезонных колебаний получается путем деления фактических данных за месяц на сезонный коэффициент этого месяца.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС-и XYZ-анализов.

 СОВМЕЩЕНИЕ ABC- И XYZ-АНАЛИЗОВ   

 Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

таблица 3. Выделение сезонной компоненты на основе данных о фактических продажах товара 

При совмещении определяется девять групп товаров

Товары групп  А и В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары группы AY и BY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному менеджеру компании и т. п.

Товары группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам  группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам  группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков.

Если вы берете на работу нового и неопытного сотрудника, то, поручив ему работу с товарами группы AZ, вы рискуете понести потери в тот период, когда он нарабатывает необходимый опыт. Если вы поручите ему товары группы СХ, то он, отработав год, научится нажимать три кнопки на компьютере и отсылать заявки поставщику. Если поручить ему товары группы CZ, то он и опыт быстро наберет, и компания от его экспериментов сильно не пострадает, а вам при этом не нужно контролировать каждый его шаг.

2. Маршрутизация  перевозок грузов.

Маршрутизация перевозок  — это наиболее эффективный способ организации оптимального продвижения  грузопотоков по логистическим каналам  и цепям. Формирование рациональных маршрутов позволяет точно определять объемы перевозок грузов в территориальном и временном разрезе, рассчитывать количество транспортных средств, необходимых для обеспечения грузопотоков, добиваться значительного сокращения простоев подвижного состава под погрузкой и разгрузкой.

Кроме того, маршрутизация  перевозок положительно зарекомендовала себя тем, что существенно расширяет возможности повышения производительности транспортных средств при одновременном снижении численности активного подвижного состава с сохранением объемов перевозок и улучшением качества транспортно-экспедиционного обслуживания. Если определены и эксплуатируются рациональные маршруты и на них строго соблюдаются сроки поставок, то товарно-производственные запасы участников логистических процессов могут быть сокращены в 1,5-2 раза.

Роль маршрутизации заключается  также в том, что потребители, производители и торговые посредники получают возможность составления реальных проектов по текущим планам и обеспечить эффективную организацию работы с оперативными заявками на транспорт общего пользования.

Правильная маршрутизация  грузопотоков не только укрепляет взаимодействие всех участников логистических процессов, но и способствует более тесной интеграции производственно-хозяйственной деятельности всех звеньев логистических цепей.

При массовых перевозках грузов в соответствии с концепцией логистики необходимо разрабатывать такие маршруты, которые могли бы обеспечить минимум порожних пробегов и своевременный возврат транспортных средств. В транспортной логистике задачи данного типа решаются на основе критерия минимизации эксплутационных затрат или тонно-километрового пробега. Ниже представлена модель подобной задачи при однородных грузопотоках, которая решается в три этапа.

Сначала решают обычную транспортную задачу без учета возврата транспортных средств. Движение по маршрутам может  быть организовано по сквозному или  участковому методу.

При сквозном методе движения каждое транспортное средство проходит весь путь от начального до конечного  пункта и обратно. Время оборота  подвижного состава в этом случае складывается из времени: на движение, погрузку-выгрузку, техническое обслуживание подвижного состава, отдых водителей. При поучастковом методе движения транспортный путь разбивают на отдельные участки, Подвижной состав определенного перевозчика работает только на определенном участке. На стыках участков осуществляется перевалка, а подвижной состав возвращается в начальный пункт своего участка.

Длину участка подбирают  такой, чтобы время оборота транспортного  средства на участке не превышало 1 — 1,5 смены работы водителя, т. е. чтобы  водитель в тот же день мог возвратиться к месту своей постоянной работы.

При планировании и маршрутизации  грузопотоков важно учитывать производительность транспортных средств в зависимости от линии перевозки. Иначе говоря, выделяемые транспортные средства должны обеспечить грузопотоки по разработанным маршрутам передвижения. В транспортной логистике модели задач этого типа формируются в зависимости от степени детализации учета требований к функционированию различных видов транспорта.

Маршруты в  транспортной логистике делятся  на 4 типа:

• Городские.
• Пригородные.
• Междугородние.
• Международные.

Городские, в данном случае транспортное средство перевозит груз только по городу не выезжая за его пределы. (Например, перевозка груза по Казани) 
Пригородные — движение транспортного средства перевозящего груз в точку разгрузки, производится по маршруту в радиусе до 50 километров от точки его загрузки. (К примеру, доставка грузов по Калужской области) 
Междугородние, это маршрут перевозки груза пролегающий от одного города к другому, на расстоянии более 50 километров. К данному пункту относятся грузоперевозки по России. 
К международным, относятся маршруты перевозки груза пересекающие границы соседних государств.

Сложность планирования маршрута при перевозке, напрямую зависит  от типа груза, так например для перевозки крупногабаритных грузов используют нестандартные маршруты движения. Чаще всего, сложность расчета маршрута грузоперевозки зависит и от длины самого пути. Так же, во время движения транспортного средства в точку разгрузки груза, по ранее распланированному маршруту приходится решать внезапно появляющиеся проблемы. Допустим, при планировании городского маршрута, приходится учитывать количество светофоров возникающих на пути и вероятность возникновения пробок, а при международных перевозках грузов, во время расчета маршрута приходится учитывать наиболее удобные таможенные пункты и пути пересечения границы государств. В таких случаях, потраченное время на доставку груза экономится в расчетах не на сутки, а порой на недели.

Обратившись за помощью в  отдел логистики, вы заполняете свой заказ, описываете пункты погрузки и  пункты разгрузки (при необходимости  догруза при попутных перевозках), указываете тип перевозимого груза, его тонаж, количество и сроки в которые груз должен быть доставлен грузовладельцу. Анализируя все пункты указанные в заказе, логисты и диспетчера грузоперевозок рассчитывают несколько маршрутов перевозки, указывая стоимость каждого проработанного пути, основываясь на транспортных ставках и времени доставки груза. После анализа, вы выбираете оптимальный маршрут доставки груза из всех представленных логистами. Для выбора самого выгодного маршрута следования транспортного средства перевозящего груз, советую провести полный анализ всех представленных логистами путей, основываясь на таких параметрах:

• Скорость доставки груза.
• Стоимость грузоперевозки.
• Безопасность транспортировки груза по маршруту.
• Оптимальное использование ресурсов транспортного средства перевозящего груз.

Так же советую, заранее выставить  для себя приоритеты, например, если вы перевозите живую рыбу, то скорость ее доставки для вас будет самым главным критерием, или же наибольшим значением для вас является экономия транспортной доставки, и сроки не так важны, об это в первую очередь поставьте в известность логистов. Данные требования играют огромную роль при планировании маршрута доставки груза и станут решающими при выборе наиболее оптимального пути для перевозки груза.

Обратите внимание, при  выборе маршрута движения транспортного  средства просчитайте возможные  риски. Каждый регион России отличается дорожными и природными особенностями. При перевозке груза в горах, следует учитывать возможные  оползни, в северных регионах, нередки  сильные морозы и выпадение обильных осадков в виде снега, кроме того на дальнем севере дороги являются сезонными. Так например, в северных областях зимой лед на реках укрепляется, и возникают «зимники», позволяющие  сократить путь при передвижении по ним, однако весной и летом данные пути отсутствуют. Человеку незнакомому  с природой данных мест, опасно самому прокладывать маршрут, так как некоторые  дороги являются временными и при  перевозки груза можно нарваться, допустим на болота. Исходя из выше написанного, советуем обращаться к профессионалам из отдела маршрутизации, за разработкой  маршрута, именно их работа, предполагает в себе анализ областных особенностей при планировании маршрутов доставки грузов.