Системы автоматизации для оформления документов при торговых операциях

3. Системы автоматизации для оформления документов при торговых операциях.

В настоящее  время полноценную работу магазина трудно представить без новых  технологий. И это не просто модное веяние. В современном мире стало  необходимо быстро получать точную информацию о движении товара, знать какая  продукция пользуется наибольшим спросом, а какая залеживается на прилавке. В условиях жесткой конкуренции  предприятиям розничной  торговли необходимо не только удержать покупателей, но и, по возможности, привлечь новых. А для этого мало красивой вывески, немаловажную роль играет качественное и оперативное обслуживание.  
Преимущества, предоставляемые системами автоматизации торговли: 
    1) Возможность организации не только стоимостного, но и количественного учета в магазине. В отношении каждого товара можно :  
- сказать, когда товар поступил, от какого поставщика, по какой цене; как идет реализация продукта;

- составить  рейтинги реализации товаров  по поставщикам, изготовителям  продукции;

- рассчитать  оборачиваемость каждого наименования  по временам года или дням  недели;

- в любой  момент получить информацию о  заканчивающемся в торговом зале  товаре.

Обобщив вышесказанное, можно подытожить, что  количественный учет на предприятиях розничной торговли помогает правильно  планировать закупку товаров  и не допустить, чтобы товар лежал  на полках мертвым грузом. 
    2) Руководство магазина, бухгалтера, товароведы и другие специалисты предприятия с помощью локальной вычислительной сети могут формировать любые справки и получать любую информацию на своем рабочем месте. Магазин может организовать для покупателей телефонную линию консультаций о наличии товара в магазине, о характеристиках товара, его цене. Причем эта информация будет сообщаться покупателю в режиме реального времени, т.е. с гарантией ее достоверности.  
    3) Проблема реализации сотрудниками магазина своего товара возникает во многих торговых точках, а особенно в крупных. Появляется гарантия, что товар не проникнет на прилавки магазина без санкции руководства предприятия.  
    4) Уменьшаются возможность недочетов при работе с клиентами:  
продавец не может увеличивать цены на товар по своему желанию;  
нельзя провести незамечено, т.е. без оформления соответствующих документов, операции по обмену или возврату товара;  
становится невозможно продать один и тот же товар два раза - с такими проблемами сталкиваются магазины, которые доставляют покупателю товар больших габаритов, как то: мебель, крупные музыкальные инструменты и т.д. Например один продавец, оформив продажу товара, заносит ее в заказы на доставку, а выставить сообщение о продаже забывает. Второй продавец продает этот товар другому покупателю и также оформляет заказ на доставку. Обычно в таких случаях магазину приходится возвращать деньги или производить обмен товара с уплатой неустойки.  
    5) Упрощаются операции по проведению расчетов с контрагентами:  
- можно оперативно сообщить поставщику о проданном товаре, о возвратах товара, причинах возврата;

- если  автоматизация розничной торговли  проводится в рамках единой  системы, позволяющей организовать  комплексное ведение бухгалтерского  учета, то можно сразу информировать  об оплате товара и взаимной  задолженности, а также напомнить  поставщику о необходимости оформления  документов (таких, как счета-фактуры  и доверенности).

6) Производится  автоматическое формирование всех  необходимых документов, начиная  от выписки счетов и накладных  и кончая балансом предприятия  и всей отчетностью для налоговой  инспекции. Персональный компьютер  обеспечит соответствие документов  друг другу. Если подвести итог – имеем такие основные и наиболее значимые преимущества:

·  ведение управленческого и финансового учета;

·  управление ценообразованием;

·  контроль работы с поставщиками;

·  обслуживание и лояльность покупателей ;

·  контроль складских запасов и инвентаризация;

·  контроль хищение со стороны персонала;

·  контроль скрытой торговли «своим» товаром;

·  быстрое снятие кассы (выручки);

·  контроль продаж и отчетность;

·  быстрый учет наличных, безналичных и иных продаж;

·  и самое главное – полный контроль рентабельности предприятия.

Необходимость автоматизации учета на всех стадиях  технологической цепочки при  осуществлении торгово-закупочной деятельности в настоящее время  ни у кого не вызывает сомнения. Возникает  лишь вопрос — каким программным обеспечением следует воспользоваться для решения этой задачи. Рынок программного обеспечения предлагает большое количество программ автоматизации учета, отличающихся функциональными возможностями при решении основных задач учета, сервисными функциями, скоростью обработки информации, стоимостью, уровнем поддержки и т.д.

В условиях современного рынка предприятия-дистрибьюторы товаров FMCG на российском рынке оказались в нелегком положении. С одной стороны производители диктуют правила игры, с другой стороны — развивающиеся розничные сети, с третьей стороны — рост конкуренции, продиктованной, в том числе, приходом иностранного капитала и, соответственно, развитыми технологиями ведения бизнеса. В подобных условиях особенно остро встают вопросы снижения издержек и увеличения эффективности работы служб, участвующих в бизнес-процессах. Большая часть проблем решается внедрением автоматизированных систем, позволяющих исключить ошибки в оформлении торговых операций, оптимизировать документооборот, сократить прямые издержки, связанных несовершенством технологии продаж. Но автоматизация, являясь инструментом, необходимым для выживания в данных условиях, полностью не может решить проблем организации и контроля деятельности торгового подразделения, которые значительно снижают эффект от инвестиций в современные технологии и практически всегда требует реорганизации бизнес-процессов и иного взгляда на управление предприятием.

13. Международные и национальные требования к маркировке продовольственной продукции компонентными знаками.

Компонентные знаки — знаки, предназначенные для информации о применяемых пищевых добавках или иных компонентах, свойственных (или несвойственных) товару.

К наиболее часто встречающимся на импортных  товарах информационным знакам относятся компонентные знаки, обозначаемые буквой «Е» и трех- или четырехзначным цифровым кодом. 
Е-компонентные знаки используются как альтернативное обозначение химического названия пищевых добавок, названия которых очень сложны. Например, пищевая добавка Е 464, применяемая как загуститель, эмульгатор и стабилизатор, называется гидрооксипропилметилцеллюлоза. Для таких сложных наименований требуется значительная площадь носителя, кроме того, затрудняется восприятие другой информации на маркировке, а главное, многим потребителям эти названия непонятны и даже могут пугать — продукт содержит химические вещества.

Для устранения указанных недостатков Европейским  Советом была разработана система  цифровой кодификации с литерой «Е» пищевых добавок. Она была апробирована в странах Европейского сообщества. С незначительными изменениями эта система была включена в Кодекс ВОЗ-ФАО для пищевых продуктов (Codex Alimentarius, Ed. 2., VI) как Международная цифровая система кодификации пищевых добавок — INS (International Numbering System) и рекомендована для использования. 
Все пищевые добавки разделены на функциональные классы в зависимости от технологических функций:

- Е 100 — Е 182 — красители (применяются для окраски некоторых пищевых продуктов);

- Е 200 и далее — консерванты (применяются для продления сроков хранения пищевых продуктов);

- Е 300 и далее — антиокислители (антиоксиданты) (замедляют окисление, предохраняя тем самым пищевые продукты от порчи);

- Е 400 и далее — стабилизаторы (сохраняют заданную консистенцию пищевых продуктов);

- Е 500 и далее — эмульгаторы (поддерживают определенную структуру продуктов питания);

- Е 600 и далее — усилители вкуса и аромата (усиливают вкусовые и ароматические свойства пищевых продуктов);

- Е 700 и далее — запасные индексы;

- Е 800 и далее — антифламинги (понижают пенистость пищевых продуктов);

- Е 1000... — формируемая группа: глазирующие агенты, подсластители, античерствители и др.

В нашей  стране пищевые добавки применяются  давно. Перечень разрешенных добавок  и их предельно допустимые концентрации регламентируются «Медико-биологическими требованиями и санитарными нормами качества продовольственного сырья и пищевых добавок» и «Санитарными правилами по применению пищевых добавок». Многие пищевые добавки, разрешенные этими НД, совпадают с INS, но в то же время есть и отдельные различия.

В производстве пищевых продуктов разных стран  используется около 500 наименований пищевых добавок, не считая некоторых разновидностей, комбинированных добавок, отдельных душистых веществ и ароматизаторов. Некоторые пищевые добавки имеют несколько синонимов. 
В настоящее время в нашей стране допускается использование и присутствие в отечественных и импортных пищевых продуктах около 250 видов пищевых добавок.

В целях  гармонизации национальных и международных  нормативных документов, регламентирующих применение пищевых добавок, Госкомсанэпиднадзор  утвердил «Дополнения к "Медико-биологическим требованиям и санитарным нормам качества продовольственного сырья и пищевых продуктов. Пищевые добавки"». В этом документе приведены списки пищевых добавок:

- разрешенных к применению в РФ;

- запрещенных к применению и реализации в РФ;

- не имеющих разрешения для применения в РФ, но разрешенных в других странах и включенных в список Международной цифровой системы кодификации (INS) пищевых добавок.

В настоящее  время разрабатывается новый  нормативный документ, в соответствии с которым увеличится число разрешенных  пищевых добавок из числа добавок  второй группы.

Вопросы о допустимости пищевых добавок, не имеющих разрешения к применению в России, решаются Госкомсанэпиднадзором в установленном порядке при наличии заключения Института питания. 
Кроме Е-компонентных знаков, позволяющих идентифицировать пищевые добавки, целый ряд непродовольственных товаров содержит на маркировке компонентные знаки, свидетельствующие об их составе. К ним относятся, в частности, лакокрасочные товары, моющие средства. Например, М-11 означает, что это краска масляная (М), для наружных работ (1) на натуральной олифе (1), а М-15 — то же краска масляная для наружных работ, но на комбинированной олифе (5). Слово «Био» или буквы F либо Р с названием моющего средства указывают на то, что в него введены энзимы, улучшающие удаление с любой поверхности белковых загрязнений.

23. Значение информационного обеспечения для современной товароведной деятельности.

Информационное обеспечение товароведения  и экспертизы товаров — новое  научное направление, развивающее  представления о значении информации в процессе товародвижения. Появление  данного направления связано с рядом объективных причин, среди которых следует упомянуть, прежде всего, приоритетность неотъемлемого права потребителей на достоверную товарную информацию, которая зачастую подвергается искажению или даже полной фальсификации. В этой связи достаточно остро встает такая проблема, как создание необходимых механизмов информационной безопасности в сфере торговли. Направление создавалась на стыке товароведного знания и информатики; сближение произошло не на уровне самого товара, а в сфере информации о нем, то есть на уровне средств товарной информации. Необходимость его создания очевидна, так как информатика дает необходимую методологию современной обработки и представления товарной информации. Большое теоретическое и практическое значение имеет и реализация функции товарной информации в системе «потребительная стоимость — потребитель», где ей отводится роль разъяснительного посредника, который должен наравне с другими факторами привлечь потребителя своим содержанием и внешним видом, укоренив в его сознании ощущение необходимости приобретения того или иного товара. В этом плане данная область знания тесно связана и с психологией.  
В статье 8 Конституции РФ провозглашается свободное перемещение товаров. Совершенно очевидно, что без должного информационного обеспечения ни одна товарная единица не сможет на легитимных основаниях включиться во всеобщий товарно-денежный оборот страны, а уж тем более реализовать свою потребительную стоимость. Таким образом, информационная поддержка — необходимая мера придания законного статуса товара.

Современное товарное обращение насчитывает  сотни тысяч товаров, находящихся  в правовом поле Общероссийского  классификатора продукции (ОКП). Экспортно-импортные  операции учитываются Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Российской Федерации (ТН ВЭД РФ). Вместе с тем потребности людей непрерывно эволюционируют и преобразуются в современные нужды, ответом на которые становится разработка и производство новых товаров, подчиняющихся закону возвышения потребностей и учитывающихся  системой каталогизации. Именно для данного товарного контингента внешнее оформление и содержание товарной информации будет играть важнейшую роль. Модернизация достаточно традиционных товаров в различные современные модификации также требует должной информационной подпорки для успешного проведения сбыта, ибо тогда потребитель не сможет должным образом понять отличие традиционной модели от своего современного аналога. Кроме того, принцип информационной прозрачности должен соблюдаться и на всех этапах жизненного цикла товара, начиная от проектирования и заканчивая утилизацией. Совершенно естественно, что для сырья и полуфабриката предусмотрен один тип информационной подачи, нацеленный на оптимизацию производственно-технологического процесса. Несколько иной должна быть информация о товарах, предназначенных для эксплуатации или потребления конечными потребителями (рисунок 1). Как правило, сведения об основополагающей информации сырья, полуфабриката и готового изделия изложены в соответствующих нормативных документах. Требования к маркировке могут быть либо составной частью стандарта, либо представлять собой целый стандарт, посвященный этому вопросу.   
Правовые основания информационного обеспечения товароведения регулирует ряд законов. Конституция РФ является основным законом, закрепляющим право на информацию. Во второй главе Конституции РФ (статья 29, пункт 4), посвященной основным правам и свободам человека, говорится буквально следующее: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом».

Анализируя данные аспекты информационного  обеспечения, очевидно, что столь  мощный информационный поток требует  определенного упорядочения и систематизации, нацеленного на достижение максимальной экономической прибыли производителей и продавцов. В этом плане обнаруживается объективная потребность создания такой отрасли знания в рамках товароведно-экспертной и консалтинговой деятельности специалиста.

33. Ознакомьтесь с серверами коммерческой информации в Интернете. Изучите  и охарактеризуйте особенности справочно-правовых систем Консультант Плюс, Гарант, ЮСИС.

Справочно-правовые системы существенно облегчают  жизнь специалистам (юристам, бухгалтерам, руководителям), многократно повышая их производительность труда при решении правовых вопросов.

В конце 80-х - начале 90-х годов началось динамичное развитие российского законодательства и одновременно широкое распространение персональных компьютеров. Многие специалисты (юристы, бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций) ощутили острую потребность в полной и актуальной правовой информации. Ключевую роль в обеспечении широкого доступа к законодательству и создании рынка СПС в России, как и в развитых зарубежных странах, сыграли негосударственные компании.

Первым  разработчиком коммерческой правовой базы данных стало агентство INTRALEX, которое  в 1989 г. представило программный  комплекс "Юридическая справочно-информационная система" (ЮСИС).

В числе  первых разработчиков справочных правовых систем - Научно-производственное объединение "Вычислительная математика и информатика" (НПО "ВМИ"). Первая разработка НПО "ВМИ" увидела свет в 1990 г. - это была СПС "Гарант". В дальнейшем от НПО "ВМИ" отделилась компания "Гарант-Сервис", которая в настоящее время распространяет систему "Гарант".

В 1992 г. НПО "ВМИ" выпустило в свет правовую систему нового поколения - СПС «Консультант Плюс». Эта разработка учитывала опыт предыдущих десятилетий и в то же время содержала новые решения. В основу «Консультант Плюс» легли передовые технологии и уникальные принципы организации сервиса. Был сделан серьезный шаг в построении системы доступа к правовой информации на всей территории России.

В процессе разработки новой справочной правовой системы «Консультант Плюс» были успешно решены сложнейшие задачи. Во-первых, оперативное, без задержек, обновление информации на компьютерах пользователей во всех регионах России. Во-вторых, организация качественного надежного сервиса для пользователей. Таким образом, был создан не только новый уникальный продукт, но и практически «с нуля» организована всероссийская сервисная Сеть по распространению правовой информации. Разработки «Консультант Плюс» заложили основы развития новой отечественной отрасли - отрасли распространения правовой информации.

Сегодня компания «Консультант Плюс» лидирует на российском рынке справочных правовых систем. Пользователями , «Консультант Плюс» являются более 180 000 организаций по всей России. По данным регулярных исследований, проводимых ведущими исследовательскими организациями, подавляющее большинство российских пользователей работают с системой «Консультант Плюс» - по разным оценкам, ее выбирают от 70 до 79% компаний.

На сегодняшний  день в России существуют следующие  основные справочно-правовые системы:

1. «Гарант»:

Имеются международные и федеральные  документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента. Состоит из одной объединённой базы. В одной программе СПС «ГАРАНТ» объединены более 1 050 000 федеральных и региональных нормативных документов России. Там же представлены судебная и арбитражная практика, международные договоры, проекты законов, экономическая информация: формы документов, бизнес-справки, календарь бухгалтера, материалы из профессиональной бухгалтерской прессы. В СПС «ГАРАНТ» имеются разнообразные виды поиска документов и информации.

По договорам  с федеральными и региональными  органами власти новые документы  после утверждения поступают  в электронные базы СПС «ГАРАНТ». Электронные тексты полностью соответствуют официальным. Снабжены комментариями, справками, схемами, связаны гиперссылками. Еженедельное пополнение составляет около 8 000 документов («ГАРАНТ-Максимум. Вся Россия»).

Высшая  патентная палата Российского агентства  по патентам и товарным знакам признала словесное обозначение «ГАРАНТ» общеизвестным в Российской Федерации товарным знаком, начиная с 1 января 1998 года.

Разработку  СПС «ГАРАНТ» осуществляет Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис».

2. «КонсультантПлюс»:

Имеются федеральные и международные  документы, судебные решения, фин. консультации. Состоит из федеральной, региональной и местной базы данных. 270 региональных информационных центров (РИЦ) в 152 городах России составляют единую сеть распространения систем семейства «Консультант Плюс».

35% пользователей  этих систем - московские компании, 30% расположены в крупных экономических  зонах (Владивосток, Волгоград,  Екатеринбург, Иркутск, Калининград,  Казань, Красноярск, Нижний Новгород, Новосибирск, Самара, Санкт-Петербург, Тольятти, Уфа, Челябинск), 35% - на остальной территории.

У пользователей  установлено около 144 тыс. систем. Основными  клиентами «Консультант Плюс» являются представители среднего бизнеса.

К 1997 г. рост сети распространения «Консультант Плюс» стабилизировался. По мнению разработчиков, охватив практически все города России с населением более 200 тыс. человек, РИЦ способны осуществлять ИО пользователей в любой точке страны. Дальнейшее распространение сети в малых городах (до 100 тыс. человек) происходит путем открытия филиалов РИЦ. Это могут быть адвокатские конторы, аудиторские фирмы, фирмы по регистрации предприятий, другие организации, чаще всего юридического профиля. В дальнейших планах АО «Консультант Плюс» - развитие сети в странах СНГ и за их пределами, открытие РИЦ в Казахстане, Узбекистане, Белоруссии, на Украине, а также в государствах Балтии.

Отношения между АО «Консультант Плюс» и РИЦ регламентируются дистрибьюторским соглашением. Для стимулирования сбыта АО «Консультант Плюс» установило для РИЦ прямую зависимость финансовых условий от объема продаж.

Основное  условие сотрудничества с АО «Консультант Плюс» заключается в том, чтобы работа по сбыту и сопровождению систем «Консультант Плюс» была одним из основных направлений деятельности партнера. Распространение других СПС недопустимо.

Цены  на программные продукты формируются  с учетом местных экономических  условий. АО «Консультант Плюс» принимает участие в формировании региональных цен. Однако эти предложения не являются обязательными для РИЦ, которые могут также использовать свои программы льготных и сезонных цен.

Дистрибутивы  систем РИЦ получают по почте или  спецсвязью. Файлы пополнений с новыми документами формируются АО «Консультант Плюс» и ежедневно передаются во все РИЦ по модемной связи. РИЦ передают пополнение пользователям.

Все системы  «Консультант Плюс» имеют защиту от нелегального копирования.

Поставляет  СПС «Консультант Плюс».

INTRALEX

Агентство имеет более 20 представителей в различных  регионах России. Для расширения сети сбыта крупные региональные представительства  формируют свою дилерскую сеть. Режим  наибольшего благоприятствования  предоставляется OEM-партнерам при  распространении дисков “ЮСИС-УНИВЕРСАЛ” (с учетом объема поставки).

Установлено порядка 30 тыс. систем более чем у 24 тыс. пользователей.

Компания  главным образом работает с госструктурами, банками, крупными коммерческими организациями (более 50% оборота). Доля среднего бизнеса - 30%, малый бизнес и частные пользователи - по 10%.

Агентство заключает с партнерами договоры “О предоставлении (передаче) прав на распространение программного комплекса  “ЮСИС”. На основании этого договора представитель получает лицензию, согласно которой он вправе заключать договоры на ПК “ЮСИС” с пользователями от своего имени и на своих условиях. По таким договорам дилер выплачивает  агентству вознаграждение в размере 35% от цены, установленной последним  на первичную поставку соответствующих  баз комплекса “ЮСИС” и 15% от цены их обновления.

После выплаты  вознаграждения агентство на основании  оформленного заказа обеспечивает партнера всем необходимым для установки  и поддержки соответствующих  баз.

Для распространения  дисков “Универсал” и “Практик”  между агентством и партнерами существует другая схема взаимодействия. При  варианте “на реализацию” (только для Москвы) дилер в течение  двух месяцев оплачивает реализованный  товар и возвращает нереализованный. В этом случае объем партии ограничен 3-15 шт. со скидкой от розничной цены 20%. При варианте “товарный кредит”  дилер в течение одного месяца обязан оплатить всю партию товара (более 5 шт.) независимо от ее реализации, но со скидкой от 35 до 75% в зависимости  от объема закупки.

Цены  на систему для конечного пользователя определяются дилером в зависимости  от конъюнктуры рынка и разработчиком  не регламентируются.

Дистрибутивы  систем, а также пополнения к ним  можно получать в офисе фирмы  либо они рассылаются заказной почтой или спецсвязью.

Для защиты от нелегального копирования в системе  “Аналитик” применяется электронный  ключ.

Юридическим информационным агентством “INTRALEX”  распространяется экспертно-аналитический  программный комплекс “Юридическая справочно-информационная система” (ПК “ЮСИС”), а также около 50 региональных и авторских баз данных различной  тематической направленности.

Уникальные возможности  ПК «ЮСИС»

Основной принцип, который заложен в алгоритм работы ПК "ЮСИС" при отборе информации, содержащейся в текстах документов, - это предположение о том, что мысль, как спрашивающего (пользователя), так и отвечающего (законодателя), должна быть законченной, если не в пределах предложения, то непременно в пределах абзаца. Этот принцип является одним из главных преимуществ ПК "ЮСИС" , так как объективно учитывает особенности и правила русского языка.

ПК "ЮСИС" понимает произвольно сформированный запрос, анализирует его и не позволяет вводить взаимоисключающие условия. Автоматически подсказывает все, и только объективно возможные, комбинации условий текущего запроса. Тем самым обеспечивает качественно новый уровень работы с правовой информацией и существенную экономию времени.

ПК "ЮСИС" осуществляет отбор информации по сочетаниям слов в тексте/абзаце/предложении во всех текстах всех указанных пользователем баз комплекса и одновременно по всем значениям реквизитов документов (режим поиска  «ЭКСПЕРТ»)  предлагая все и только реальные комбинации возможных поисковых атрибутов и автоматически отсеивая взаимоисключающие условия запроса.