Системы документации. 2

Содержание:

1. Системы документации

1.1 Система организационно-правовой документации

      Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

      К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение  об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных  органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

      Наиболее  разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы  могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

      Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:  
 
 
 
 

1.2 Система плановой документации

       Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение  их по целям и задачам. Плановые документы  – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

       Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

       Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:  
 

1.3 Система распорядительной документации

       Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

       Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

       Распорядительные  документы также представлены большим  количеством разновидностей документов:   
 
 
 
 
 
 

1.4 Система отчетной документации

       Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

       Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские  отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом  отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:  

1.5 Система информационно-справочной документации

       Управленческие  функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы  управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

       Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

       Каждый  вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

1.6 Система договорной документации

       В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры

1.7 Системы документации обеспечивающего типа

       Рассмотренные системы документации можно отнести  к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

       Особенностью  систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2. Оформление полей,  нумерация страниц, дата документа

2.1 Оформление  полей документа 

       1. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 каждый  лист документа должен иметь поля не менее (в мм): левое - 20, верхнее - 20, нижнее 20, правое - 10.

       2. Размер поля 35 мм установлен для  первой страницы многостраничных  документов. Размеры полей второй  и последующих страниц многостраничных  документов выбираются в указанных  пределах, но одинаковыми для  данного документа.

       3. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

       4. Научные отчеты, рефераты, курсовые  и дипломные работы, диссертации,  документы, подготавливаемые для  типографического изданий следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.2 Нумерация  страниц документа

       1. Все страницы, кроме первой, нумеруются.

       2. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

       3. Номер страницы наносится на  верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм  от верхнего обреза.

       4. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

2.3 Оформление  даты документа

       Применяются следующие способы - цифровой и словесно-цифровой.

       1. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

       2. Словесно-цифровой способ имеет  несколько разновидностей: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 - 2005 гг. Чаще применяется в финансовых документах.

       3. Если обозначение времени в  тексте состоит из указания  только года, то слово «год»  пишется полностью (например, в  2001 году). Если, кроме года, указываются  число, месяц, то слово «год»  пишется сокращенно.

       4. В архивах для удобства поиска даты можно записывать в следующей последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

3.Реквизиты  «Резолюция», «Заголовок  к тексту», «Отметка о контроле»

3.1 Резолюция

       В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа.

       Она пишется от руки в заголовочной части  документа на любом свободном  месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

       Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа

является лицо, указанное в резолюции первым.

3.2 Заголовок  к тексту

       Реквизит  является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

       - приказ (о чем?) о приеме на работу;

      - протокол (чего?) собрания акционеров.

       Заголовок к тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и

не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

3.3 Отметка о  контроле

       Реквизит  проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

4. Документы личного происхождения

       Документ  личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

5. Практическое задание

       Составьте докладную записку начальнику Московского  городского комитета по образованию  от директора ПТУ №14 о том, что  класс машинописи оснащен пишущими машинами устаревших моделей, что отрицательно сказывается на качестве подготовки машинисток. Предложите заменить эти машины.

 
Список используемой литературы

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие, 2-е изд. М; Новосибирск, ИНФРА-М; НГАЭиУ, 1999г. - 272с.
2. Кузнецова Т.В. (ред.), Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления.  
   М.: Юнити-Дана, 2003г. – 360с.