Системы документации организации
Оглавление
……………………………………………………………..17
Объяснительная записка……………………………………………………….
Задание 4 ………………………………………………………………………..
Сопроводительное письмо ……………………………………………………..20
Гарантийное письмо.……………………………………………………………
Письмо – заказ………......................
Письмо – напоминание…………………………………………………
Письмо – извещение………………………………………………………
Часть 1. Оформление бланков и реквизитов
управленческого документа
Задание 1. Осуществите подбор не менее 3-х видов управленческих документов Вашей организации (деловое письмо, акт, приказ). Текст их приведите в контрольной работе. Знаком + отметьте в таблице все имеющиеся в них реквизиты. Обоснуйте правильность реквизитов бланка и отметок, проставленных на документе.
Код реквизита |
Наименование реквизита по ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 |
Письмо |
АКТ |
Приказ по основной деятельности |
Счет-фактура |
Вид бланка |
Бланк письма об отсутствии на рабочем месте |
Акт об отсутствии на рабочем месте |
Бланк приказа об отзыве из ежегодного отпуска |
Счет-фактура | |
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
- |
- |
- |
- |
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
- |
- |
- |
- |
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания |
- |
- |
- |
- |
04 |
Код организации (ОКПО) |
- |
- |
- |
- |
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
- |
- |
- |
- |
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
+ |
- |
- |
+ |
07 |
Код формы документа (ОКУД) |
- |
- |
- |
- |
08 |
Наименование организации |
+ |
+ |
+ |
+ |
09 |
Справочные данные об организации |
+ |
- |
- |
+ |
10 |
Наименование вида документа |
- |
+ |
+ |
+ |
11 |
Дата документа |
+ |
+ |
+ |
+ |
12 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
+ |
+ |
+ |
+ |
13 |
Резолюция |
- |
- |
- |
- |
14 |
Место составления или издания документа |
- |
- |
- |
- |
15 |
Адресат |
+ |
+ |
+ |
+ |
16 |
Заголовок к тексту |
+ |
+ |
+ |
- |
17 |
Отметка о контроле |
- |
- |
- |
- |
18 |
Текст документа |
+ |
+ |
+ |
+ |
19 |
Отметка о наличии приложения |
- |
- |
- |
- |
20 |
Подпись |
+ |
+ |
+ |
+ |
21 |
Гриф согласования документа |
- |
- |
- |
- |
22 |
Визы согласования документа |
- |
- |
- |
- |
23 |
Оттиск печати |
+ |
- |
- |
- |
24 |
Отметка о заверении копии |
- |
- |
- |
- |
25 |
Отметка об исполнителе |
- |
- |
- |
- |
26 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
- |
- |
- |
- |
27 |
Идентификатор электронной копии документа |
- |
- |
- |
- |
28 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
- |
- |
- |
- |
Часть 2. Системы документации организации
Задание 1. Познакомьтесь с различными видами распорядительных документов, изданными органами федеральной власти, местного самоуправления и руководством Вашей организации.
Составьте и оформите в установленном порядке ПРИКАЗ по открытому акционерному обществу «Пермфармация» о введении Инструкции по делопроизводству на предприятии.
В констатирующей части укажите, что службой ДОУ предприятия разработаны правила (порядок) работы с документами с целью обеспечения их сохранности и эффективности использования.
В распорядительной части утвердите «Инструкцию по делопроизводству в ОАО «Пермфармация» и введите ее в действие с 15.11.2011 г. Поручите руководителям структурных подразделений ОАО «Пермфармация» и филиалов этого предприятия с 15.11.2011 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Поручите также зам. начальника службы ДОУ Е.А. Ивановой до 05.11.2011 г. организовать занятия по изучению этого документа сотрудникам предприятия (ответственными за работу с документацией в филиалах ОАО «Пермфармация»). Зав. типографией (РИО) В.М. Петрову в эти же сроки необходимо обеспечить тиражирование бланков ОРД и унифицированных форм документов. Начальнику службы ДОУ Н.П. Киселевой необходимо обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований Инструкции.
Текст Инструкции в одном экз. на 36 листах приложите к приказу.
Генеральный директор предприятия - В.И. Сухарев.
Оформите выписку из приказа, в которую включите пункт о необходимости всем руководителям структурных подразделений ОАО «Пермфармация» и филиалов этого предприятия с 15.11.2011 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
Открытое акционерное общество «Пермфармация»
(ОАО «Пермфармация»)
ПРИКАЗ
15 ноября 2011 г.
О введении Инструкции по делопроизводству
в ОАО «Пермфармация»
В целях совершенствования работы по документационному обеспечению управленческой деятельности в ОАО «Пермфармация», а также сохранности и эффективности использования документов, службой ДОУ разработана Инструкция по делопроизводству в ОАО «Пермфармация» от 15.11.2011 г. № 42
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить Инструкцию по делопроизводству в ОАО «Пермфармация» согласно приложению и ввести ее в действие с 15.11.2011 г.
- Руководителям структурных подразделений и филиалов ОАО «Пермфармация» руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству с 15.11.2011 г.
- Заместителю начальника службы ДОУ Е.А. Ивановой организовать занятия по изучению Инструкции сотрудниками предприятия (ответственными за работу с документами в филиалах ОАО «Пермфармация») в срок до 05.11.2011 г.
- Заведующему типографией (РИО) В.М.Петрову обеспечить тиражирование бланков ОРД и унифицированных форм документов в срок до 05.11.2011 г.
- Начальнику службы ДОУ Н.П.Киселевой обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии.
- Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству возложить на начальника службы ДОУ Н.П.Киселеву.
Приложение:
- Инструкция по делопроизводству на 36 листах в 1 экз.
Генеральный директор Сухарев В.И.Сухарев
Открытое акционерное общество «Пермфармация»
(ОАО «Пермфармация»)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
15 ноября 2011 г.
О введении Инструкции по делопроизводству
в ОАО «Пермфармация»
В целях совершенствования работы по документационному обеспечению управленческой деятельности в ОАО «Пермфармация», а также сохранности и эффективности использования документов, службой ДОУ разработана Инструкция по делопроизводству в ОАО «Пермфармация» от 15.11.2011 г. № 42
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Руководителям структурных подразделений и филиалов ОАО «Пермфармация» руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству с 15.11.2011 г.
Генеральный директор Сухарев В.И.Сухарев
Верно
Делопроизводитель Мамаева
Задание 2. Составьте и оформите в соответствии с установленными правилами полный и краткий протокол заседания Совета директоров ЗАО «Уралмебель». Оформите выписку из данного протокола.
На заседании обсуждался вопрос о приобретении и поставке нового оборудования для производства офисной мебели. Было заслушано сообщение генерального директора ЗАО «Уралмебель» В.И. Попова о перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.
В обсуждении вопроса принял участие зам. директора по маркетингу, который проинформировал о результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.
После обсуждения было принято решение поручить зам. генерального директора ЗАО «Уралмебель» по внешнеэкономическим связям А.Ю. Васильеву заключить контракт с финской фирмой «Финтраст» о переоборудовании имеющихся производственных мощностей предприятия и выпуске нового ассортимента офисной мебели со второго полугодия текущего года.
Недостающие данные необходимо указать самостоятельно.
Закрытое акционерное общество «Уралмебель»
(ЗАО «Уралмебель»)
ПРОТОКОЛ
12.12.2013 г.
г. Пермь
заседания совета директоров ЗАО «Уралмебель»
Председатель: В.И.Попов
Секретарь: А.С.Мамаева
Присутствовали: А.Ю.Васильев, И.И.Исаев, А.В.Коротков
Приглашенные: Генеральный директор В.И.Попов, главный бухгалтер С.С.Рыжова
ПОВЕСТКА ДНЯ
- О приобретении и поставке нового оборудования для производства офисной мебели. О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.
Доклад генерального директора В.И.Попова
- О результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.
Доклад заместителя директора по маркетингу И.И.Исаева
СЛУШАЛИ:
В.И.Попова – О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.
ВЫСТУПИЛИ:
И.И.Исаев – Проинформировал о результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.
А.В.Коротков – Выразил полное согласие с предыдущим оратором.
ПОСТАНОВИЛИ:
- Поручить заместителю генерального директора ЗАО «Уралмебель» по внешнеэкономическим связям А.Ю.Васильеву заключить контракт с финской фирмой «Финтраст» о переоборудовании имеющихся производственных мощностей предприятия и выпуске нового ассортимента офисной мебели со второго полугодия текущего года.
Председатель
Секретарь
В дело № 4-13
Мамаева 12.12.2013 г.
Закрытое акционерное общество «Уралмебель»
(ЗАО «Уралмебель»)
ПРОТОКОЛ
12.12.2013 г.
г. Пермь
заседания совета директоров ЗАО «Уралмебель»
Председатель: В.И.Попов
Секретарь: А.С.Мамаева
Присутствовали: А.Ю.Васильев, И.И.Исаев, А.В.Коротков
Приглашенные: Генеральный директор В.И.Попов, главный бухгалтер С.С.Рыжова
ПОВЕСТКА ДНЯ
- О приобретении и поставке нового оборудования для производства офисной мебели. О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.
Доклад генерального директора В.И.Попова
- О результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.
Доклад заместителя директора по маркетингу И.И.Исаева
1. СЛУШАЛИ:
В.И.Попова – О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели. Предложил назначить ответственного А.Ю.Васильева.
ВЫСТУПИЛИ:
И.И.Исаев – Проинформировал о результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.
А.В.Коротков – Выразил полное согласие с предыдущим оратором.
ПОСТАНОВИЛИ:
- Поручить заместителю генерального директора ЗАО «Уралмебель» по внешнеэкономическим связям А.Ю.Васильеву заключить контракт с финской фирмой «Финтраст» о переоборудовании имеющихся производственных мощностей предприятия и выпуске нового ассортимента офисной мебели со второго полугодия 2013 года.
- СЛУШАЛИ:
И.И.Исаева - О результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели. Предоставил присутствовавшим графики спроса нескольких предприятий на корпусную мебель. Оговорил сроки.
ВЫСТУПИЛИ:……………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
Выпускать новый ассортимент корпусной мебели со второго полугодия 2013 года.
Председатель
Секретарь
В дело № 4-13
Мамаева 12.12.2013 г.
Закрытое акционерное общество «Уралмебель»
(ЗАО «Уралмебель»)
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
12.12.2013 г.
г. Пермь
заседания совета директоров ЗАО «Уралмебель»
Председатель: В.И.Попов
Секретарь: А.С.Мамаева
Присутствовали: А.Ю.Васильев, И.И.Исаев, А.В.Коротков
Приглашенные: Генеральный директор В.И.Попов, главный бухгалтер С.С.Рыжова
ПОВЕСТКА ДНЯ
- О приобретении и поставке нового оборудования для производства офисной мебели. О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.
Доклад генерального директора В.И.Попова
- СЛУШАЛИ:
В.И.Попова – О перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели. Предложил назначить ответственного А.Ю.Васильева.
ВЫСТУПИЛИ:……………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
Выпускать новый ассортимент корпусной мебели со второго полугодия 2013 года.
Председатель
Секретарь
Верно
Секретарь методического совета
13.13.2013 г.
Задание 3. Составьте и оформите на основе предложенных ситуаций следующие виды информационно-справочных документов:
3.1. докладную записку руководителя отдела документационного обеспечения управления на имя зам. генерального директора ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» о необходимости увеличения штатной численности отдела. В тексте ДЗ необходимо отразить имеющиеся возможности отдела и обосновать увеличение числа сотрудников в связи с расширением объема выполняемых работ и внедрением автоматизированной системы документооборота на предприятии.
3.2. служебную записку секретаря-референта руководителю организации с просьбой рассмотреть вопрос о замене устаревшей модели портативного копировального аппарата и возможности приобретения нового ксерокса в связи с большим объемом работ по тиражированию служебных документов.
3.3 объяснительную записку инспектора отдела кадров руководителю подразделения предприятия о неявке (опоздании) на работу в связи с уважительной причиной.
ООО «Лукойл –
Пермнефтеоргсинтез»
Отдел документационного
обеспечения управления
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2013 г. № 15
г. Пермь
О необходимости увеличения штатной
численности отдела
Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время имеется потребность в увеличении штатной численности отдела, в связи с расширением объема выполняемых работ и внедрением автоматизированной системы документооборота на предприятии. Штатная численность отдела документационного обеспечения управления в настоящее время составляет 7 (Семь) человек.
Прошу увеличить штатную численность отдела до 15 (Пятнадцати) человек для оптимального обеспечения работы отдела.
Руководитель отдела
документационного обеспечения управления
ООО «Лукойл –
Пермнефтеоргсинтез»
Отдел документационного
обеспечения управления
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.12.2013 г. № 115
г. Пермь
О замене устаревшей модели
портативного копировального
аппарата
В связи большим объемом работ по тиражированию служебных документов прошу Вас рассмотреть вопрос о замене устаревшей модели портативного копировального аппарата и возможности приобретения нового ксерокса.
Секретарь – референт
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору ООО «Урал Сервис»
11.12.2013 г.
Об опоздании на рабочее место
11 декабря 2013 г. я опоздала на работу на 30 минут по причине возникновения автодорожного затора на пересечении улиц Попова и Петропавловкой возникшего из-за погодных условий.
Инспектор по кадрам
Задание 4. На основе самостоятельно смоделированных управленческих ситуаций составьте и оформите 5 разновидностей писем: сопроводительное и гарантийное письмо; письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание.
Общество с ограниченной ответственностью «АВТОТРАНС - ИМПОРТ» 614000, г. Пермь, Кирова, 22, Тел./факс (342) 219-00-19, 219-00-21 ИНН 000000000, КПП 0000000000 ОГРН 0000000000000000000 |
Главному врачу МУЗ «Городская станция скорой медицинской помощи» Е.В.Камкину |
01.02.2013 г. №_23___________
На №________ от ____________
Сопроводительное письмо
Уважаемый Евгений Валерьевич!
Направляем Вам оригинал
договора № 2522-ПМ/2013 автотранспортного
обслуживания в двух
Просим подписать и вернуть один экземпляр договора в наш адрес.
С Уважением,
Директор
Общество с ограниченной ответственностью «АВТОТРАНС - ИМПОРТ» 614000, г. Пермь, Кирова, 22, Тел./факс (342) 219-00-19, 219-00-21 ИНН 000000000, КПП 0000000000 ОГРН 0000000000000000000 |
Директору ООО «Пермское авиапредприятие» А.П.Разнову |
01.03.2013 г. №_244__________
На №________ от ____________
Гарантийное письмо
Уважаемый Аркадий Петрович!
Настоящим гарантируем оплату задолженности по счету № 23318 от 28.02.2013 г. в сумме 3 335 (Три тысячи триста тридцать пять) рублей 00 копеек в срок до 05.03.2013 г.
С уважением,
Генеральный директор Н.Н.Николаев
м.п.
Главный бухгалтер
Общество с ограниченной ответственностью «АВТОТРАНС - ИМПОРТ» 614000, г. Пермь, Кирова, 22, Тел./факс (342) 219-00-19, 219-00-21 ИНН 000000000, КПП 0000000000 ОГРН 0000000000000000000 |
ООО «Объявления» Отдел по работе с корпоративными клиентами |
02.03.2013 г. №_253__________
На №________ от ____________
Письмо - заказ
Уважаемые господа!
В подтверждение нашего телефонного разговора от 1 марта 2013 г., просим Вас принять заказ на публикацию рекламных объявлений наших клиентов в каталоге «Новости - 2013.
Объявления должны быть опубликованы в черно-белом изображении.
Просим Вас сообщить о готовности рекламных объявлений и своевременно представить нам образцы, подготовленные к опубликованию.
Заранее благодарны за Ваше внимание к нашему заказу.
Приложение:
- Фото – 5 экземпляров;
- Текст – 1 страница.
С уважением,
Директор
Общество с ограниченной ответственностью «АВТОТРАНС - ИМПОРТ» 614000, г. Пермь, Кирова, 22, Тел./факс (342) 219-00-19, 219-00-21 ИНН 000000000, КПП 0000000000 ОГРН 0000000000000000000 |
Директору ООО «Спорт» И.А.Дорошенко |
02.03.2013 г. №_253__________
На №________ от ____________
Письмо – напоминание
О выполнении условий договора
Уважаемый Игорь Андреевич!
В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в январе текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 31.01.2013.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить
отгрузку снаряжения, в противном случае
мы будем вынуждены в соответствии с п.
3.6 договора предъявить штрафные санкции
в размере 0,02% от общей стоимости договора
за каждый день задержки.
Директор
Исполнитель: Андрей Хромов (начальник
юридического отдела) т. 213-13-00
Общество с ограниченной ответственностью «Семинар Плюс» 614000, г. Пермь, Ленина, 80, Тел./факс (342) 215-00-00, 215-00-01 ИНН 000000000, КПП 0000000000 ОГРН 0000000000000000000 |
Руководителю отдела по работе с персоналом ООО «Стратегия Про» С.В.Прониной |
01.06.2013 г. №_380__________
На №________ от ____________
Письмо – извещение
Уважаемая Светлана Валерьевна!
Мы будем рады видеть Вас на семинаре «ЗАЩИТА ПРАВ И ИНТЕРЕСОВ РАБОТОДАТЕЛЯ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА. АНАЛИЗ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК, РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИХ УСТРАНЕНИЮ», который состоится 25 июля 2013 г. по адресу: ул. Тимирязева, д. 18.
Время регистрации участников - 9.30-10.00.
Начало конференции -10.30.
Справки по тел. 000-00-00.
Директор по маркетингу
специалист по телемаркетингу: Елена Дробина т. 248-29-78
