Системы электронного документооборота. 3

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Белорусский национальный технический  университет

Международный институт дистанционного образования

Кафедра «Информационные  системы и технологии»

Контрольная работа

по дисциплине: «Делопроизводство»

ВАРИАНТ № 15

Выполнил:       Завало Евгений Александрович

Студент 2 курса, группы 417540

Специальность 25 01 07 «Экономика и управление

на предприятии»

Адрес:

Гродненская обл.

г.Лида ул. Пролыгина 17-17

Тел. 8 (0154) 56 69 37

Преподаватель:         Пантелеенко

Гродно 2011

Содержание

Теоретическое задание. 3

1. Системы электронного документооборота. 3

1.1 Электронный и бумажный документооборот 3

1.2 Электронно–цифровая подпись 4

1.3 Организация систем электронного документооборота 7

1.4 Основные понятия о системах электронного документооборота 8

1.5 Основные свойства СЭД 9

1.6 Общая классификация СЭД 12

1.7 Примеры реализации систем электронного документооборота 14

Практические задания. 17

25.1. Оформить приказ. 17

25.2. Оформите выписку из приказа. 18

38. Оформите акт, используя следующие данные: 19

38. Оформите акт, используя следующие данные: 19

69. Составить письмо-запрос. 20

Список литературы 21

Теоретическое задание.

1. Системы электронного документооборота.

Развитие человеческой цивилизации  сопровождается поражающим воображение  увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно  разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно  классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и  данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД).

1.1 Электронный и бумажный документооборот

Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некие правила определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.

Для решения проблемы можно  применить средства криптографии.

1.2 Электронно–цифровая подпись

Как же обеспечить подпись  электронного документа, какие функции  должна выполнять ЭЦП?

Во-первых, она должна обеспечить подтверждение целостности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу.

Во-вторых, она должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее  документ.

Первое требование обеспечивается путем применения т.н. однонаправленных функций – неких преобразований документа, таких, что их вычисление требует относительно небольших  ресурсов, а обратное преобразование практически невозможно. Примером такого преобразования является вычисления хэш-функции.

Второе – путем зашифрования или подобного ему преобразования полученного значения с использованием секретного ключа, владельцем которого может являться только составитель документа.

Под электронной цифровой подписью (ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.

Процесс подписывания электронного документа и проверки ЭЦП приведен на рисунке 11.1.

Порядок вычисления хэш-функции  определен СТБ 1176.1–99, выработки  и проверки ЭЦП – СТБ 1176.2–99. Необходимо обратить внимание на тот факт, что  ни стандарт, ни закон «Об электронном  документе», не указывает, где следует  располагать ЭЦП, что, безусловно, затрудняет ее применение в системах электронного документооборота.

При использовании ЭЦП  как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП  и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, оперирующие с сертификатами ключа подписи – документами на бумажном носителе или электронными документами с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, идентифицирующими обладателя электронной цифровой подписи, включающими открытый ключ ЭЦП и выдаваемыми удостоверяющим центром пользователю информационной системы для обеспечения возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи.

Удостоверяющий центр  выполняет следующие функции:

• регистрирует электронные цифровые подписи;
• создает по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП;
• приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их;
• ведет реестр сертификатов ключей подписей, обеспечивает актуальность реестра и возможность свободного доступа пользователей к реестру;
• выдает сертификаты ключей подписей на бумажных носителях и в виде электронных документов с информацией об их действительности;
• проводит по обращениям пользователей подтверждение подлинности (действительности) электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении зарегистрированных им электронных цифровых подписей;
• может предоставлять пользователям информационных систем иные услуги, связанные с использованием электронных цифровых подписей.

Процесс регистрации сертификата  заключается в следующем:

• подача заявления и сведений для идентификации обладателя сертификата; проверка уникальности открытых ключей;
• оформление на бумажных носителях двух экземпляров карточки открытого ключа;
• подписание сертификата на личном ключе УЦ, включение его в реестр сертификатов и обеспечение доступа к нему пользователей.

ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей

Сегодня имеет смысл говорить уже не просто о удостоверяющем центре, а о целой комплексной структуре  – PKI (ИОК– инфраструктура открытых ключей).

PKI – это комплексная система, обеспечивающая все необходимые сервисы для использования технологии с открытыми ключами. Цель PKI состоит в управлении ключами и сертификатами, посредством которого корпорация может поддерживать надежную сетевую среду. PKI позволяет использовать сервисы шифрования и выработки цифровой подписи согласованно с широким кругом приложений, функционирующих в среде с открытыми ключами.

Эффективная PKI должна включать следующие компоненты:

• центр сертификации;
• центр регистрации;
• архив сертификатов;
• систему аннулирования сертификатов;
• систему создания резервных копий и восстановления ключей;
• систему поддержки невозможности отказа от цифровых подписей;
• систему автоматической корректировки пар ключей и сертификатов;
• систему управления «историей» ключей;
• систему поддержки взаимной сертификации;
• конечных пользователей и клиентское программное обеспечение, взаимодействующее со всеми этими подсистемами безопасным, согласованным и надежным способом.

Центр Сертификации (или Удостоверяющий Центр) – основная управляющая компонента PKI, предназначенная для формирования электронных сертификатов подчиненных Центров и конечных пользователей. Кроме сертификатов, ЦС формирует список отозванных сертификатов X.509 CRL (СОС) с регулярностью, определенной Регламентом системы.

К основным функция ЦС относятся:

• формирование собственного секретного ключа и сертификата ЦС;
• формирование сертификатов подчиненных Центров;
• формирование сертификатов открытых ключей конечных пользователей;
• формирование списка отозванных сертификатов;
• ведение базы всех изготовленных сертификатов и списков отозванных сертификатов.

Центр Регистрации – опциональная компонента PKI, предназначенная для регистрации конечных пользователей. Основная задача ЦР – регистрация пользователей и обеспечение их взаимодействия с ЦС. В задачи ЦР может также входить публикация сертификатов и СОС в сетевом справочнике LDAP.

Пользователи – Пользователь, приложение или система, являющиеся Владельцами сертификата и использующие PKI.

Сертификация в инфраструктуре с открытыми ключами строится по двум основным типам архитектуры (см. рисунке 29): иерархической (сверху вниз) и взаимной сертификации (разделенное доверие). В иерархической модели в сертификации участвуют следующие субъекты.

Рисунок 11.2. Архитектура  сертификации.

1.3 Организация  систем электронного документооборота

Поскольку ЭЦП и инфраструктура открытых ключей позволяет сделать  электронный документ юридически значимым, появляется возможность перехода государственных учреждений на АСДОУ нового поколения, снабженные средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это позволяет придавать той электронной версии, которая создается в АСДОУ интегрированными офисными приложениями (такими как Microsoft Word или Excel) статус полноценного электронного документа. Правовую основу для такого перехода создал Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», введенный в действие с января 2000 г. Он придает таким документам равную юридическую силу с бумажными при условии наличия ЭЦП, средства создания которой прошли национальную сертификацию. В 1999 году разработаны и приняты национальные стандарты Республики Беларусь для защиты электронных документов (СТБ 1176.1–99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования», СТБ 1176.2–99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»). Наиболее общие требования по организации работы с электронными документами изложены в стандарте «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»  
(СТБ 1221–2000), который вступил в силу с 1 сентября 2000 г.

В Республике Беларусь реальный процесс перехода на электронные  документы начался после создания системы сертификации средств ЭЦП. Органом по сертификации средств  защиты информации, аккредитованным  Госстандартом Республики Беларусь в 1997 г., является Государственный центр  безопасности информации при Президенте Республики Беларусь (ГЦБИ). В настоящее  время создана и аккредитована  испытательная лаборатория в  Национальном научно-исследовательском  центре прикладных проблем математики и информатики при БГУ. С 2003 г. в Национальной системе сертификации Республики Беларусь были выданы 12 сертификатов на средства ЭЦП отечественного производства. Среди них решения, разработанные  ЗАО «НТЦ Контакт», ООО «Энигма». Уже несколько лет такие средства реально используются в сфере межбанковских расчетов.

Многие органы государственного управления технически и организационно готовы к внедрению таких систем либо уже имеют системы, в которых  интеграция средств ЭЦП может  быть реализована в ближайшее  время.

1.4 Основные  понятия о системах электронного  документооборота

Назначение СЭД

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным  документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями  предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет  понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД  являются крупные государственные  организации, предприятия, банки, крупные  промышленные предприятия и все  прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом  создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

1.5 Основные  свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять  к СЭД новые функции или  совершенствовать уже имеющиеся. В  настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным  видом бизнеса в отрасли промышленного  производства ПО, и множество третьих  фирм готовы предложить свои услуги в  данном сегменте рынка. Возможность  относительно простого добавления к  СЭД множества модулей от третьих  фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны  модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с  программами пересылки факсов и  др.

Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением

Ключевой возможностью СЭД  является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему, СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и  используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных  документов. В большинстве СЭД  реализована иерархическая система  хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится  на полке и т.д. Количество уровней  вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором  СЭД). В ряде СЭД реализованы еще  более мощные возможности хранения за счет организации связей между  документами (эти связи можно  устанавливать и редактировать  в графическом виде).

Любому документу в  СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор  атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется  неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная  часть СЭД состоит из следующих  логических компонентов (которые могут  располагаться как на одном, так  и на нескольких серверах):

• хранилища атрибутов документов (карточек);
• хранилища документов;
• сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого  документов. Хранилище атрибутов  и хранилище документов часто  объединяют под общим названием  «архив документов». Для хранения атрибутов  в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно  содержимого документов в большинстве  СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё  большую популярность приобретает  хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет  свои преимущества и недостатки. Преимуществом  является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность  работы с документами при большом  объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование  мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких  дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся  в ней документы будет очень  непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия  «свободной» и «жесткой» маршрутизации  документов. При «свободной» маршрутизации  любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при «жесткой» маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать его;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание  версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД  входят утилиты для просмотра  документов (так называемые, просмотровщики – viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой  работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях  пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве  СЭД аннотирование реализуется  за счет включения в карточку документа  атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение  не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует, так называемая, функция «красного карандаша», с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция «красного карандаша», широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ