Системы управления электронными документами – программный продукт – DOCS OPEN

Содержание

Введение………………………………………………………...................................3

1.Системы управления электронными  документами – программный продукт  – DOCS OPEN………………………………………………………………………...11

2.Задача……………………………………………………………………………...13

Заключение………………………………………………………………………….16

Список литературы…………………………………………………………………17

Ведение

Информация - это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях. В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют, например, сообщение о каких-либо событиях, о чьей-либо деятельности и т. п. «Информировать» в этом смысле означает «сообщить нечто, неизвестное раньше».

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Информация может существовать в виде:

· текстов, рисунков, чертежей, фотографий;

· световых или звуковых сигналов;

· радиоволн;

· электрических и нервных импульсов;

· магнитных записей;

· жестов и мимики;

· запахов и вкусовых ощущений;

· хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов, и т. д.

Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

С точки зрения информатики, наиболее важными представляются следующие общие качественные свойства: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр.

Объективность информации. Объективный — существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация — это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации,суждения. 
Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть, как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение.

Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

Актуальность информации - важность для настоящего времени, злободнев-ность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Одним из важнейших параметров информации является её адекватность, т.е. степень соответствия, создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту (процессу, явлению).

 Различаются три формы адекватности информации: синтаксическая, семантическая и прагматическая.

1.Синтаксическая адекватность отображает формально-структурные характеристики информации и не затрагивает её смыслового содержания.

2. Семантическая (смысловая) адекватность определяет степень соответствия информации об объекте самому объекту.

3. Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и её потребителя.

Информация (в смысле данных) всегда связана с материальным носителем: это может быть сигнал в любой материальной форме, числовой, символьный код на печатной основе и т.д. Поскольку, любой материальный объект можно измерить, то это относится и к информации.

Для измерения информации вводится два параметра: количество информации и объём данных.

Эти параметры имеют разные выражения и интерпретацию в зависимости от рассматриваемой формы адекватности. Каждой форме адекватности соответствует своя мера количества информации и объёма данных.

Синтаксическая мера информации – это мера количества информации оперирует с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту. Объём данных в сообщении измеряется количеством символов или разрядов в этом сообщении. Количество информации на синтаксическом уровне невозможно определить без рассмотрения понятий неопределённости состояния системы (энтропия системы). Коэффициент или степень информации определяют отношением количества информации и объёма данных.

Семантическая мера информации. Для измерения смыслового содержания информации, т.е. её количества на семантическом уровне наибольшее признание получила тезаурусная мера. Эта мера, связывая семантическое свойство информации со способностью пользователя принимать поступившие сообщения. Для этого используют тезаурус пользователя. Тезаурус – совокупность сведений, которыми располагает пользователь или система. В зависимости от соотношений между смысловым содержанием информации и тезаурусом пользователя изменяется количество семантической информации, воспринимаемой пользователем. Относительно мерой количества семантичес-кой информации может служить коэффициент содержательности, который определяется как отношение количества семантической информации на объём семантической информации.

Прагматическая мера информации – мера определяет полезность информации для достижения пользователем поставленной цели. Данная мера – величина относительная, обусловленная особенностями использования данной информации в той или иной системе.

Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов

Экономическую информацию принято подразделять по следующим основным признакам:

• функциям управления;

• месту возникновения (уровню управления).

По функциям управления экономическая информация разделяется: на планово-учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес - планирования на некоторый период в будущем (год, месяц, сутки и т.п.).

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Достаточно отметить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50—60%.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации - сотен мегабайтов.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т.д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Классификация экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация - это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач.

Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего. При этом форма представления экономической информации может быть:

• алфавитно-цифровая (текстовая) — в виде совокупности алфавитных, цифровых и специальных символов;
• графическая — в виде графиков, схем, рисунков. Физическими носителями информации могут быть бумага, магнитный диск, изображение на экране дисплея и т.п.

Определение информационной технологии

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы.

Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных нa достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают совокупность средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения продукта.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества, наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология (ИТ) - совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Практическое приложение методов и средств обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную базовые и конкретные информационные технологии.

Глобальная информационная технология включает модели методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.

Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).

Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).

Как и все технологии, информационные технологии находятся в постоянном развитии и совершенствовании. Этому способствуют появление новых технических средств, разработка новых концепции, методов организации данных, их передачи, хранения и обработки, форм взаимодействия пользователей с техническими и другими компонентами информационно-вычислительных систем.

Расширение круга лиц, имеющих доступ к информационно-вычислительным ресурсам систем обработки данных, а такжеиспользование вычислительных сетей, объединяющих территориально удаленных друг от друга пользователей, особо остро ставят проблему обеспечения надежности данных и защиты их от несанкционированного доступа. В связи с этим современные информационные технологии базируются на концепции использования специальных аппаратных и программных средств, обеспечивающих защиту информации

Следующим шагом в совершенствовании информационных технологий, используемых в организационно-экономическом управлении, является расширение сферы применения баз знаний и соответствующих им систем искусственного интеллекта.

База знаний - важнейший элемент экспертной системы, создаваемой на рабочем месте специалиста управления. Она выступает в роли накопителя знаний в конкретной области профессиональной деятельности и помощника при проведении анализа экономической ситуации в процессе выработки и принятия управленческого решения.

Информационные технологии в сфере организационно - экономического управления в настоящее время развиваются последующим основным направлениям:

- активизация роли специалистов управления (непрофессионалов в области вычислительной техники) в подготовке и решении задач экономического управления;

- совершенствование систем интеллектуального интерфейса конечных пользователей различных уровней;

- объединение информационно-вычислительных ресурсов с помощью вычислительных сетей различных уровней (от ЛВС, объединяющих пользователей в рамках одного подразделения организации до глобальных);

-     разработка комплексных мер обеспечения защиты информации (технических, организационных, программных, правовых и т.п.) от несанкционированного доступа.

1.Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:

- Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.

- Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.

- Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко исполь-зуемых документов.

- Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

- Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.

- Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

- DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2.Задача

Построить диаграмму Парето

Крупными и средними предприятиями Оренбургской области за 1999 г. произведено продукции за 37997,9 млн. руб. По отраслям промышленности соотношение произведенной продукции характеризуется данными, представленными в таблице:

     Решение:

     В среде  Excel составим таблицу исходных и расчетных данных задачи.

     Во втором  столбце необходимо расположить  в порядке их убывания с  помощью команды «Сортировка-По  убыванию». Для построения диаграммы  Парето необходимо рассчитать  в процентах долю населения  каждого фактора от общей суммы  населения (столбец 3) и данные Парето (столбец 4). Данные Парето получены  постепенным накапливанием долей  каждого фактора. Первая строка  столбца 4 совпадает со значением  первой строки столбца 3. Вторая  строка столбца 4 получена суммированием  значения первой строки столбца 4 и значения второй строки  столбца 3 (45,2+17,6=62,8). Третья строка  столбца 4 получена суммированием значения второй строки столбца 4 и значения третьей строки столбца 3 (62,8+10,5=73,3) и т.д., до получения последнего значения столбца 4. О корректности вычислений свидетельствует число 100 в строке последнего фактора, соответствующее 100 % результата.

     Для построения  диаграммы Парето выделим данные  первого, второго и четвертого  столбцов, не выделяя сумму. В  режиме «Мастера диаграмм» выбираем  тип  диаграммы («Нестандартные- График гистограмма 2»), позволяющей отобразить трехосевую диаграмму:

Заключение

В данной контрольной работе я изучила основные понятия об информации, информационных технологий, рассмотрела и охарактеризовала программный продукт DOCS OPEN, построила диаграмму Парето и сделала выводы о том, что:

• информация - это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях. В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют, например, сообщение о каких-либо событиях, о чьей-либо деятельности и т. П
• информационные технологии начинают играть все более важную роль не только как инструмент автоматизации образовательного процесса, но и как отличный полигон для проверки получаемых и вновь добываемых знаний.
• информация играет важную роль во всех сферах человеческой деятельности. Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов. Этот термин употребляется обычно как равнозначный понятию «данные»
• продукт DOCS Open считается одним из самых известных средств доку-ментооборота. Он представляет собой мощное решение по управлению документами, которое позволяет организовать корпоративное хранилище документов, управлять им, назначать права доступа к информации. Благодаря своей открытой архитектуре DOCS Open может работать практически в любой информационной среде и взаимодействовать со множеством приложений.

Список литературы

1. Алешин Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И. Алешин. - М.: Маркет ДС, 2011. - 384 c.
2. Алиев В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: Учебное пособие / В.С. Алиев. - М.: Форум, ИНФРА-М, 2011. - 320 c.
3. Акперов И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.
4. Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 288 c.
5. Гуда А. Н. Информатика. Общий курс : учебник / А. Н. Гуда, М. А. Бута-кова, Н. М. Нечитайло, А. В. Чернов ; под общ. ред. В. И. Колесникова. - 4-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2011. - 399 с.
6. Гуда А.Н., Колесников В.И. Информатика и программирование: компью-терный практикум - М.: Дашков и К, 2010. - 240 с.
7. Информационные технологии в экономике и управлении / под ред. В. В. Трофимова. – М.: Юрайт, 2011. – 478 с.
8. Лодон Д. П. Управление информационными системами : учебник по программам "Мастер делового администрирования" : [пер. с англ.] / Дж. Лодон, К. Лодон. - СПб., 2005. - 910 с.
9. Романова Ю.Д. Информатика и информационные технологии : учебное пособие / Под ред. Ю. Д. Романовой. - 5-е изд., испр. и доп. – М.: Эксмо, 2011. - 704 с.
10. Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика: Учебное пособие. – М.: Инфорком-Пресс, 2000.