Служебное общение
ТЕМА 4: Служебное общение.
1. Организационные коммуникации.
2. Межличностные коммуникации.
3. Споры, конфликты, стрессы и их преодоление.
4. Этикет и этика деловых коммуникаций в офисе.
1. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители предоставляют информацию большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Коммуникации важны для руководителей по ряду причин: коммуникации необходимы для эффективности управления; коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя; коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.
Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.
Большую часть своей повседневной жизни человек проводит в организациях: школах, на фирмах, заводах, в больницах, на военной службе, в церкви, общественных клубах. Мы живем в обществе, состоящем из организаций. Представьте, что перед вами стоит задача собирать по гривеннику в неделю с ваших четырех лучших друзей. Нет ничего проще - скажете вы. Но теперь вообразите, что вашей обязанностью является сбор подоходного налога с миллионов жителей всей страны. Очевидно, для этого уже необходима организация.
Почти каждый из нас - член одной или нескольких организаций. Большинство согласится с тем, что именно коммуникация1 оживляет организационную структуру. Один из первых теоретиков организационного поведения Ч.Барнард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникации. Позже Д.Кац и Р.Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Г.Саймон дал, пожалуй, наиболее всеобъемлющую формулировку: “Применительно к любому процессу администрирования нужно задать следующий вопрос: как этот процесс влияет на решения индивида? Без учета коммуникации ответ будет состоять лишь в том, что он вообще не оказывает на них никакого влияния”.
Организация - устойчивая система совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Отношения между членами организации относительно стабильны. Эта структурная устойчивость позволяет организации эффективно действовать для достижения определенных целей. Организационная структура придает человеческой коммуникации предсказуемость и устойчивость и тем самым способствует выполнению административных задач.
Структурные переменные типа статуса лиц в организационной иерархии и их полномочий в корне меняют ситуацию. Решающим соображением в пользу изучения коммуникаций в организации является тот факт, что они осуществляются в сильно регламентированных условиях, когда на процесс коммуникации воздействует организационная структура. Так, коммуникация между подчиненным и руководителем существенно отличается от коммуникации между людьми с равным статусом в организации.
Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиций теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.
Коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Как только коммуникация приостанавливается, организованная деятельность прекращает свое существование. Вместо нее вновь возникает нескоординированная деятельность индивидов.
Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего функционирования организации, но и играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством включения организаций в их внешнюю среду.
Инструментарий исследований коммуникаций полезен и для изучения организационного поведения. Если мы сможем отобразить пути передачи сообщений между различными частями конкретной организации и пути их воздействия на поведение организации во внешнем мире, то мы далеко продвинемся в понимании этой организации. В дальнейшем мы будем исходить из предпосылки, что коммуникация является обязательным элементом функционирования организации.
Мы определяем коммуникацию как процесс, посредством которого некоторая идея передается от источника к получателю с целью изменить поведение этого получателя. Такое поведение может включать изменение знаний или социальных установок. Организация была ранее определена как устойчивая система совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Таким образом, когда руководитель организации отдает распоряжение подчиненному, то он ожидает выполнения распоряжения. Распоряжение может быть выполнено или не выполнено. Но здесь мы хотим подчеркнуть, что этот акт коммуникации был осуществлен с намерением достичь определенного результата.
Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называется организационной коммуни-кацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникации между людьми, следует отметить, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.
2. Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного взаимодействия коммуникантов и их воздействия друг на друга. Для нее характерен целый ряд особенностей, отличающих ее от других видов коммуникации. Межличностная коммуникация может осуществляться в различных формах, специфика которых определяется числом участников, их социоролевым статусом, коммуникативной установкой, особенностями пространства и времени коммуникации. Идеальным образцом межличностной коммуникации является неформальная беседа двух человек. Характерными чертами этого вида коммуникации являются частая смена тематики, доминирование одной стороны в силу ее большей активности и подчинение другой, смена коммуникативной установки, возможность вернуться к прежней тематике, необязательность заключительного этапа, так как беседа может быть прервана случайными обстоятельствами. При возникновении формальных ситуаций, как правило, используются только общепринятые нормы коммуникации (нельзя, например, подойти к незнакомому человеку и хлопнуть его по плечу в знак приветствия) и определенная последовательность высказываний.
Межличностная коммуникация протекает как процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и их воздействие друг на друга. Для межличностной коммуникации характерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типа коммуникации.
Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникации объясняются самими условиями человеческого бытия – человек, как социальный феномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшей потребностью.
Необратимость межличностной коммуникации понимается как невозможность уничтожить сказанное (“слово не воробей”).
Непосредственная обратная связь является непременным условием осуществления межличностной коммуникации.
Межличностные отношения – определяющий фактор в поэтапности процесса межличностной коммуникации. Эти отношения складываются в процессе деловых и творческих контактов – официальных и неофициальных, в результате способности людей эмоционально воспринимать друг друга – эмпатии. Следует подчеркнуть, что наряду с психологическим и социальным факторами, большую роль в межличностных отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане ее формы и содержания.
В свою очередь, на характер межличностных отношений оказывают влияние условия, в которых происходит общение – взаимодействие между незнакомыми людьми (в самолете, зрительном зале и т.п.), функционально-ролевое общение, личное и интимное общение.
Многоканальность является специфической чертой актуализации межличностной коммуникации. Именно при межличностной коммуникации возможно одновременное использование нескольких каналов передачи и восприятия информации – можно не только слышать и видеть собеседника, но и дотронуться до него рукой, уловить запах, который может сообщать дополнительную информацию о партнере, оценить дистанцию между собой и партнером как показатель межличностных отношений.
Попытки смоделировать процесс межличностной коммуникации предпринимались не раз на основе различных подходов к пониманию ее сущности и функций. Сложность моделирования объясняется и тем, что межличностная коммуникация актуализируется в различных формах. Это может быть беседа – непосредственная коммуникация (с глазу на глаз или в присутствии других лиц) или опосредованная (через компьютерную или телефонную связь).
Межличностная коммуникация может осуществляться в форме интервью, дебатов, публичных или судебных слушаний. Это так называемые структурированные формы, каждая из которых имеет свои особенности, обусловленные специфическими функциями и коммуникативной ситуацией.
В структурных моделях в качестве обязательных компонентов обычно выделяются следующие: кто передает информацию (отправитель), что передается (содержание информации), кому передается информация (получатель), каким способом передается информация (канал), обратная связь (непосредственная или опосредованная). В описательных моделях выделяются еще два компонента – результативность коммуникации и ее ситуативная обусловленность (окружение, число участников, временные и пространственные характеристики и т.п.) Первый компонент не всегда поддается объективному определению, поскольку результативность для каждого коммуниканта может иметь свою оценку. [
Межличностная коммуникация выполняет еще одну специфическую функцию, называемую «конверсионной» - изменяющей мнение индивида и его социальные установки.
Эта функция была выявлена опытным путем. Рекламодатели в области экономики и политики обнаружили, что иногда социологические прогнозы, которые распространяются при помощи средств массовой информации, не сбываются. Оказалось, что некоторые индивиды предпочитают «проверить» свое восприятие информации на межличностном уровне общения и в результате в корне изменить свое мнение и отношение к рекламируемому товару или политическому «имиджу».
Социальная значимость некоторых частных функций межличностной коммуникации во многом определяется социологическими доминантами — основными категориями социальной коммуникации. Так, например, категории социального статуса и коммуникативных ролей актуализируются в функции социальной ориентации — предвидения социоречевого поведения партнера, что чрезвычайно важно для правильной интерпретации смысловой и оценочной информации. Категория оценочной информации актуализируется в частных функциях побуждения, убеждения за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться убеждения за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться.
Существует много различных
стилей, используемых людьми в межличностной
коммуникации, так же как и много подходов
к определению этих стилей. Знание стилей
помогает определить то, как себя вести
и чего можно ожидать от поведения, связанного
с определенным стилем.
За основу измерения межличностной
коммуникации можно взять такие две переменные,
как открытость в коммуникации и адекватностъ
обратной связи. Первое измерение включает
степень открытия или раскрытия себя в
коммуникации для других в целях получения
ответной реакции от них, особенно их реакции,
показывающей то, как они воспринимают
нас и наши действия. Второе измерение
показывает степень, с которой люди делятся
с другими своими мыслями и чувствами
о них. Построив на этой основе матрицу,
где повертикали будет отложено первое
измерение, а по горизонтали — второе,
можно выделить пять стилей межличностной
коммуникации.
Коммуникационный
стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя.
Этот стиль характеризуется высокой степенью
открытости себя другим, но низким уровнем
обратной связи со стороны индивида, использующего
этот стиль. Открытие себя в этом случае
измеряется в диапазоне от среднего до
максимального. Индивид идет на это, концентрируя
тем самым внимание на себе, чтобы вызвать
реакцию других на свое поведение. К сожалению,
данный стиль страдает тем, что реакция
других нередко остается без адекватного
ответа или обратной связи со стороны
вызывающего его индивида. Принимая реакцию
других на свое поведение близко к сердцу,
использующий данный стиль индивид может
проявлять необузданные эмоции, мало способствующие
установлению эффективных отношений между
коммуницирующими сторонами.
Коммуникационный стиль индивида
во втором квадранте определяется как реализация
себя и характеризуется как максимальной
открытостью, так и максимальной обратной
связью. В идеальных условиях этот стиль
является желательным, но ситуационные
факторы (политика организации, разница
в статусе и т.п.) могут побудить индивида,
владеющего этим стилем, отказаться от
него.
Коммуникационный стиль в
третьем квадранте характеризуется замыканием
в себе, т.е. одновременно низким уровнем
открытости и низким уровнем обратной
связи. Индивид в этом случае как бы изолирует
себя, не давая другим познать его. Этот
стиль часто используют «интроверты»
— люди с тенденцией больше обращать свой
разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении
этого стиля связана со скрытием своих
идей, мнений, расположений и чувств к
другим.
Коммуникационный стиль в
четвертом квадранте связан с защитой себя и, как
видно из матрицы, характеризуется низким
уровнем открытости, но высоким уровнем
обратной связи. Он широко используется
для того, чтобы лучше узнать других или
более правильно оценить их. Обычно индивиды,
использующие данный стиль, мало открыты
для других, но любят обсуждать других.
Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать
свои качества, особенно плохие, с другими.
В середине матрицы располагаются
индивиды, «продающие» себя, если другие
делают то же самое. Такой стиль называется
«торговля за себя» и характеризуется
умеренными открытостью и обратной связью,
обмениваемыми в процессе межличностной
коммуникации.
Было бы неверно думать, что
какой-то один из названных коммуникационных
стилей является наиболее желательным.
Однако практика эффективной коммуникации
свидетельствует, что стиль, при котором
индивид реализует себя, более желателен
и используется в большем количестве ситуаций.
Владение таким стилем является настоящим
достоинством. В отношении использования
других стилей важно понять проблемы эффективной
обратной связи, умение раскрыть себя
и умение слушать других.
3. Спор — это характеристика процесса обсуждения проблемы, способ ее коллективного исследования, при котором каждая из сторон, аргументируя (отстаивая) и опровергая (оппонируя) мнение собеседника (противника), претендует на монопольное установление истины.
В процессе ведения спора в явном или скрытом виде проявляется некоторое противоречие, которое позволяет сформулировать проблему. В ходе коллективного осуждения либо происходит разрешение проблемы, либо каждая из сторон остается при своем мнении.
Андреев выделяет семь вариантов протекания дискуссии-спора:
Эвристический подход к ведению спора, когда одна из сторон, не настаивая на своем подходе к решению проблемы, используя методы убеждения, интуицию и здравый смысл, постепенно склоняет к своей точки зрения другого или других собеседников, участников спора.
Логический подход к ведению спора, для которого характерны жесткий логический анализ и аргументация, благодаря чему, следуя приемам и правилам формальной логики, участники дискуссии приходят к некоторому окончательному выводу.
Софический подход к ведению спора, при котором одна из сторон стремится победить своего оппонента любым, даже логически неправильным путем, используя так называемые софизмы.
Авторитарный подход к ведению спора, когда одна из сторон, опираясь на авторитеты либо используя свой авторитет, а нередко и власть, навязывает свою точку зрения другим.
Критикующий подход к ведению спора, когда одна из сторон акцентирует внимание лишь на недостатках, слабых местах и позициях своих оппонентов, не хочет и не стремится увидеть позитивные элементы в противоположной точке зрения и не может предложить свое решение.
Демагогический подход к ведению спора, который заключается в том, что одна из сторон ведет спор не ради истины, а скорее всего для того, чтобы увести дискуссию в сторону от истины, преследуя при этом свои личные, часто неизвестные участникам спора цели.
Прагматический подход к ведению спора, который заключается в том, что одна или каждая из сторон ведет спор не только ради истины, но ради своих практических, иногда меркантильных целей, которые скрыты и не известны собеседникам.
Цели ведения спора, в зависимости от того, на что они направлены, могут быть разделены на две группы: конструктивные и деструктивные.
Ознакомившись с различными точка зрения, я пришла к выводу, что начало обсуждение вставшей проблемы не начинается с утверждения, что вы абсолютно убеждены в своей правоте, и что другого мнения по этому вопросу быть не может. Для этого используются фразы: «Я считал совсем иначе, но возможно, я ошибался. Давайте-ка вместе просмотрим все факты» или » Мне кажется, что решать эту проблему нужно иначе, и попробую пояснить вам, почему я так думаю. Конечно, я могу ошибаться. Надеюсь, вы поправите меня, если я буду в чем-то не прав».
В споре необходимо избегать «острых углов», стараться выражаться не очень категорично. Поэтому лучше всего использовать такие фразы: «мне кажется», «я думаю», «я полагаю», «Боюсь, Вы в этом несколько ошибаетесь», «Это не совсем гак» и т.п.
Для завершения спора, используются такие фразы: «Это очень любезно с Вашей стороны, но…», «Боюсь, мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу», «Это дело будет рассматривать арбитраж» и т.п.
Завершается же спор тогда, когда одна из сторон отказывается от своей точки зрения на тезис, убеждена противниками. Так что победа в споре далеко еще не всегда завершает спор; она может лишь окончить данный спор.
Понятие конфликт – является синонимом следующих понятий: спор, соперничество – дружеское соревнование или враждебная борьба за достижение цели; единоборство – вооруженный конфликт; борьба – столкновение индивидуальных соперников; скандал – публичное столкновение или шумная ссора.
Таким образом, конфликт – это сложное явление, имеющее множество несовпадающих, а иногда противоположных основ. Все существующие многообразные определения конфликта подчеркивают противоречие, возникающее между людьми из-за несовпадения их интересов, взглядов, стремлений и пр. Это противоречие проявляется в виде взаимного противодействия личностей, их активного открытого столкновения.
«Конфликт – это противоречие, возникающее между людьми в связи с решением тех или иных вопросов социальной или личной жизни.»
«Под конфликтом понимается столкновение противоположно направленных тенденций в психике отдельного человека, во взаимоотношениях людей, их формальных и неформальных объединений, обусловленное различием взглядов, позиций, целей.»
В условиях совместной жизни, работы или схожего бизнеса интересы всех участников не могут быть все время согласованными. Основными точками рассогласования являются: интересы; цели; права; отсутствие баланса между правами и ответственностью.
Обычно человек вступает в конфликт лишь в значимой для себя ситуации, когда не видит возможности ее изменить (иногда из солидарности). Но в большинстве случаев он старается не осложнять отношений и сохранять сдержанность.
Одни участники конфликта, преследуя свои цели, становятся деятельными его инициаторами, другие, имея интерес в том или ином исходе, морально, материально или организационно поддерживают одну из сторон, третьи занимают выжидательную позицию, четвертые, заинтересованные в завершении противостояния, делают для этого все возможное.
Конфликтная ситуация может складываться объективно, помимо воли и желания противоборствующих сторон (сокращение штатов в трудовом коллективе), а может быть создашь или намеренно спровоцирована одной или обеими сторонами. Но каждая ситуация определяется реальными событиями и её субъективное значение зависит от того, какое объяснение этих событий дает каждая сторона. Главная черта этой ситуации – возникновение предмета конфликта.
«Предмет конфликта – это то основное противоречие, из-за которого и ради разрешения которого стороны вступают в борьбу.»
Следует отметить, что руководители тратят значительную своего рабочего времени на разрешение различного рода конфликтов. Чтобы эффективно управлять конфликтом, необходимо знать, какие конфликты бывают, как они возникают и протекают, как эти конфликты можно устранить.
Стресс — это своеобразная химическая реакция в человеческом организме. Подвергаясь стрессовой ситуации, наш мозг начинает активно работать.
Различают такие разновидности профессионального стресса, как информационный, эмоциональный и коммуникативный стресс.
В случаях информационных перегрузок, когда работник не справляется с возникшей перед ним задачей и не успевает принимать важное решение в условиях жесткого ограничения во времени, возникает информационный стресс. Напряженность может усилиться, если принятие решения сопровождается высокой степенью ответственности, а также в случаях неопределенности, при недостатке необходимой информации, слишком частом или неожиданном изменении информационных параметров профессиональной деятельности.
Эмоциональный стресс может остро переживаться человеком, поскольку разрушаются глубинные установки и ценности работника, связанные с его профессией. Эмоциональный стресс возникает при реальной или предполагаемой опасности, переживаниях унижения, вины, гнева и обиды, в случаях противоречий или разрыва деловых отношений с коллегами по работе или конфликте с руководством.
Коммуникативный стресс, связанный с реальными проблемами делового общения, проявляется в повышенной раздражительности, неумении защититься от коммуникативной агрессии, неспособности сформулировать отказ там, где это необходимо, незнании специальных приемов защиты от манипулирования, несовпадении по темпу общения.
4. Этика деловых отношений– система норм нравственного поведения человека в сфере предпринимательской деятельности.
Деловой мир можно представить в виде следующих составных частей: личность делового человека; условия, в которых осуществляется то или иное дело; деловые отношения и деловой этикет.
Этическая сторона деловых отношений имеет крайне важное значение. Совместная деятельность людей протекает достаточно эффективно при условии соблюдения некоторых этических правил и норм, принимающих характер неписаных законов. Например, недопустимо забывать золотое правило нравственности: не делай другому того, чего себе не желаешь. В сфере бизнеса принципиально важно основывать деловые отношения на нравственных правилах и нормах поведения, которые способствуют развитию сорудничества, т.е. укрепляют сущностную основу бизнеса. Смысл этих норм и правил состоит в укреплении взаимного доверия, в формировании нравственных основ бизнеса. Практика деловых отношений постоянно убеждает, что бизнес, организованный на нравственно-этической основе, оказывается в конечном итоге более выгодным, чем бизнес безнравственный, аморальный, разрушающий деловые, партнерские отношения.
Этикет – один из ярко выраженных феноменов культуры, затрагивающий всю гамму чувств человека, обогащающий человеческое общение. Его роль в жизни человека всегда была велика. Однако в отличие от ритуалов и обрядов, которые носят скорее демонстрационный характер и отражают культурные традиции народов, этикет основан на практической общественной целесообразности. Он позволяет человеку ориентироваться в социокультурных ситуациях (при знакомстве, приветствии, в общественных местах и т.д.). Важнейшая социальная функция этикета – предупреждение конфликтных ситуаций в межличностных отношениях.
Этика делового общения охватывает широкий круг вопросов, относящихся к целям и средствам ведения предпринимательской деятельности. Следует отметить, что представители некоторых деловых кругов в целях получения прибыли используют такие средства как подкуп, взятки и т.п. Кроме того, при заключении сделок могут быть нарушены моральные принципы, например, при решении некоторых экологических задач (постройка очистных сооружений и т.п.). Однако существует и другой взгляд на эту проблему. Представители такого подхода считают соблюдение и выполнение этических норм при ведении бизнеса не только важным, с точки зрения ответственности перед обществом, но и необходимым условием для эффективности производства.
Список литературы.
- Анопченко Т.Ю. Коммуникационный менеджмент. Этика и культура управления / Т.Ю. Анопченко [и др.]. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 380 с. – (Высшее образование).
- Викулова Л.Г. Основы теории коммуникации: практикум / Л.Г. Викулова, А.И. Шарунов. – М.: АСТ: МОСКВА: Восток – Запад, 2008. – 316 с.
- Самыгин С.И. Деловое общение: учебное пособие / С.И. Самыгин, А.М. Руденко. – М.: КНОРУС, 2010. – 440 с.
- Селиверстов А.Д., Федорик О.В. Деловое общение: учебное пособие/ А.Д. Селиверстов, О.В. Федорик. – Воронеж, ВГАУ, 2008. – 140 с.
- Шарков Ф.И. Коммуникология: основы теории коммуникации: Учебник / Ф.И. Шарков. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2010. – 592 с.