Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам
Негосударственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Институт управления»
(г. Архангельск)
Кафедра: Социально – культурного сервиса и туризма
Дисциплина: Делопроизводство
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема: «Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам.»
Выполнил:
Студент: Яковлев Р.О.
Факультет: юридический
Курс: 4
Группа: 48 - ЮЗ
Специальность: юриспруденция
Шифр зачетной книжки
ЮЗ-411872
Проверил:___________________
Мирный
2012
Содержание
Введение
Глава 1 Особенности написания деловых писем
1.1 Язык и стиль письма
1.2 Основные части письма
1.3 Дополнительные части письма
1.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
Глава 2 Разновидности служебных писем
Заключение
Список использованных источников
Введение
Деятельность любой
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение служебной переписки и особенности оформления письма иностранным партнерам.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности
предприятия с участием партнера
в основном включает в себя коммерческая
переписка, которая является одним
из основных средств обмена информацией
между иностранными партнерами, учреждениями,
организациями, предприятиями и
различными фирмами. Поэтому очень
важным является умение правильно писать
деловые письма в нужном стиле
и тоне. В связи с этим целью
данной работы принимается научиться
правильному ведению
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- изучения определения и области применения каждого письма;
- описания хозяйственной ситуации;
- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:
Письмо-просьба,
Сопроводительное письмо,
Письмо-подтверждение,
Письмо-напоминание,
Письмо-извещение,
Гарантийное письмо,
Письмо-запрос и ответ на него,
Заказ и ответ на него,
Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.
Глава 1 Особенности написания деловых писем
1.1 Язык и стиль делового письма.
Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.
Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться
вежливостью и точностью - качествами
неотъемлемыми в деловой
Письма, направляемые государственным
деятелям и официальным лицам, прошения
о приеме на работу должны отличаться
более официальным и
Каждое письмо преследует
определенные цели и поэтому должно
быть написано языком, в наибольшей
степени способствующим лучшему
достижению ее. Переписка между людьми,
общающимися в течение
1.2 Основные части письма
Основными частями международного делового письма являются:
- Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
- Ссылки и дата
- Внутренний адрес
- Приветствие
- Основная часть письма
- Заключительные фразы
- Подпись
Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации).
Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:
День, месяц, год - британский стандарт;
Месяц, день, год - американский стандарт;
Год, месяц, день - вариант
ISO.(будет использоваться в
Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.
Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.
Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
1.3 Дополнительные части письма
Кроме основных частей письмо
может содержать и
- Вниманию конкретного лица;
- Краткое содержание письма;
- Приложение и копии;
- Постскриптум;
- Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
2006-06-01
Страница 2
Или:
ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01
Конверт
На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.
Формы пунктуации
Пунктуация в основной части письма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.
В письме с закрытой пунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.
При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.
Использование смешанной
пунктуации характеризуется постановкой
запятой (двоеточия или
В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.
1.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
В переписке с иностранными адресатами (представителями официальных инстанций, фирмами и гражданами формы написания и оформления служебных и личных писем имеют неодинаковый характер.
Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленной формы, в отдельных случаях могут оформляться на стандартных листах бумаги. Печатаются через 1,5 интервала шрифтом Times New Roman Cyr N 12.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется.
Оформление писем
В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе бумаги, печатаются название города и дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текстовая часть письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении чаще всего принято добавление слова "Уважаемый" (например: "Уважаемый господин Министр"). Слово "господин" пишется, как правило, полностью.
После обращения следует текст, который принято начинать словами "Имею честь сообщить" либо излагается в произвольной форме.
Письмо заканчивается комплиментом. Могут использоваться следующие комплименты (в адрес Президента, Посла или Министра иностранных дел): "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр (, принять уверения в моем весьма (самом ( высоком ( глубоком, искреннем уважении".
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями в "весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением" и другие. В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, направляющего письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и фамилия полностью. При оформлении письма за подписью Председателя Государственного Аппарата указываются, как правило, имя и фамилия полностью.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами внутренней переписки, в правом верхнем углу.
Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии и полного наименования официальной должности лица, которому направляется письмо. Например, при оформлении адреса в левом нижнем углу первой страницы он оформляется следующим образом:
Господину Бруно Халлеру,
Генеральному секретарю
Парламентской ассамблеи
Совета Европы
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:
Его Превосходительству
господину (И.Фамилия),
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
или:
Е.П. г-ну (И.Фамилия),
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
В других случаях в состав реквизита "Адресат" включаются также наименование организации, фирмы, название города и страны.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера
Такого рода письма посылаются лично знакомым официальным лицам в случаях, когда необходимо высказать благодарность, просьбу, а также в целях ускорения решения какого-либо вопроса путем обращения к лицу, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нецелесообразна. Ими могут быть личные и семейные события того или иного лица (день рождения, продвижение по службе, получение награды, рождение ребенка в семье, а также траурные события и другие).
Частные письма полуофициального
характера пишутся большей
Обращение в таком письме обычно бывает следующим: "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Директор", "Уважаемый господин Сенатор" и тому подобное.
Заключительный комплимент в частном письме обязателен и зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Частное письмо может быть написано от руки. Этим автор подчеркивает свое уважение к лицу, которому посылается письмо.
Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.
Звание и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление межпарламентских связей и Департамент государственного протокола МИДа России.
Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.
Право подписи телеграмм категории "Высшая правительственная" в Государственной Думе имеют: Председатель Государственного Аппарата, заместители Председателя Государственного Аппарата.
Правом подписи телеграмм категории "Правительственная" пользуются: председатели комитетов и комиссий Государственного Аппарата; руководители фракций и депутатских групп; депутаты Государственного Аппарата; Руководитель Аппарата Государственного Аппарата и его заместители.
При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:
1. Подробный адрес (куда:)
(кому:)
Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок, в том числе наименование организации, должность, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
При подаче телеграммы с
одним и тем же текстом до трех
(включительно) адресов отправитель
должен представить столько
При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города:
Архангельск Законодательное собрание области
Архангельск Администрация области
Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам, причем один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом:
Архангельск Законодательное собрание области
Копия: Администрация области
Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо писать следующим образом:
Архангельск Законодательное собрание области
Копия: Администрация области
Волгоград Начальнику дороги
Копия почтой: Москва МПС
Все адресаты, находящиеся в одном городе, должны быть сгруппированы и написаны вслед за наименованием города.
Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например:
Коломна Московской
Уссурийск Приморского
2. Текст.
Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полными словами либо соответствующими символами.
Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная черта"; знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.
Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".
Другие знаки могут указываться только полными словами.
Цифры в телеграмме могут
указываться либо знаками цифр, либо
полными словами. Числа, точность передачи
которых важна для
Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то надо ставить черточку.
Текст телеграммы печатается шрифтом Times New Roman Cyr N 12 и N 14 через 2 интервала, как правило, прописными буквами. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.
Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.
3. Подпись.
Подпись в телеграмме оформляется
отдельной строкой. В подписи
указываются должность и
4. Номер и дата.
Печатаются ниже реквизита "Подпись".
5. Наименование и адрес отправителя.
Реквизит состоит из слов "Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации" и фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Служебная записка (записка) подается вышестоящему руководителю по вопросам, требующим документального оформления, и с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводится аргументированное обоснование (при необходимости с приложением справочных или аналитических материалов).
Служебная записка оформляется, как правило, не на бланке и имеет следующие реквизиты:
1. Адресат.
Служебные записки адресуют
Председателю Государственного Аппарата
и его заместителям, Руководителю
Аппарата Государственного Аппарата,
руководителям депутатских
В состав реквизита "Адресат" входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже. Инициалы и фамилия выделяются шрифтом более яркой насыщенности. Например:
Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Наименование должности, инициалы и фамилия адресата выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита.
2. Заголовок.
Заголовок располагается ниже реквизита "Адресат" и оформляется аналогично заголовку к служебному письму.
В служебных записках небольшого объема заголовок может отсутствовать.
3. Текст.
Текст служебной записки может начинаться с обращения к соответствующему руководителю (должностному лицу), которое выделяется шрифтом более яркой насыщенности.
Печатается от границы левого поля шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4. Приложение.
Если служебная записка имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложения:
1. Справка по итогам работы Архива Государственного Аппарата в первом полугодии 2006 г. на 4 л. в 1 экз.
2. Расчет потребности Архива Государственного Аппарата в компьютерной и организационной технике на 3 л. в 1 экз.
5. Подпись.
Служебные записки подписываются должностными лицами в пределах прав и компетенции, установленных должностными инструкциями, и в соответствии с распределением обязанностей. В состав реквизита "Подпись" входят полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:
Начальник отдела учета
и систематизации законодательства
Правового управления А.П.Любимов
Наименование должности печатается с выравниванием по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 8 ( 9 см. Инициалы и фамилия размещаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для личной подписи.
При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей уровню занимаемых должностей. Например:
