Состав кадровой документации
Содержание
Введение…………………………………………………………
- Документы, регламентирующие управление персоналом…………….3
- Трудовой договор и документы, предъявляемые при его заключении……………………………………………………
………….7 - Трудовая книжка: выдача, оформление и хранение………………….10
Заключение……………………………………………………
Список использованной литературы…………………………………………...
Приложение
Введение
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Отсюда и актуальность темы работы.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Цель работы – изучить состав кадровой документации.
Задачи работы:
- Рассмотреть документы, регламентирующие управление персоналом.
- Рассмотреть трудовой договор и документы, предъявляемые при его заключении.
- Рассмотреть трудовую книжку: выдачу, оформление и хранение.
- Документы, регламентирующие управление персоналом
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.
В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.
В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3 (Приложение 2).
Реквизит «Код по ОКПО» – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.
Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.
Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.
Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т. п.
Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.
Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).
2. Функции (основные функциональные обязанности).
3. Должностные обязанности (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).
4. Права (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке).
5. Ответственность (по содержанию должностных обязанностей).
6. Взаимоотношения, связи по должности (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).
7. Организация работы и критерии оценки деятельности (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии
8. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
- Трудовой договор и документы, предъявляемые при его заключении
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются:
- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет;
В трудовом договоре указываются:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
- место работы (с указанием структурного подразделения);
- дата начала работы;
- наименование должности,
специальности, профессии с указанием
квалификации в соответствии
со штатным расписанием
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристики условий
труда, компенсации и льготы
- режим труда и отдыха;
- условия оплаты труда
(в том числе размер тарифной
ставки или должностного
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
При заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, справка об освобождении из мест лишения свободы, военный билет и др.);
- трудовую книжку, за исключением
случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или
- страховое свидетельство
государственного пенсионного
- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);
- документ об образовании,
о квалификации или наличии
специальных знаний при
Согласно указанной статье ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Так, ТК РФ (ст. 213) предусматривает при поступлении на работу обязательные предварительные медицинские осмотры лиц, которые поступают на тяжелые работы, работы с вредными и (или) опасными условиями труда и работы.
В соответствии с Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации», поступающий на государственную службу, кроме приведенных выше пяти основных документов, предъявляет также: личное заявление; справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
Поступающий на службу в таможенные органы согласно Закону "О службе в таможенных органах Российской Федерации", по сравнению с требованиями статьи 65 ТК РФ, дополнительно представляет: личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и другие сведения о близких.
- Трудовая книжка: выдача, оформление и хранение
Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ).
В настоящее время в нашей стране параллельно используется два вида трудовых книжек – старого (советского) образца и нового образца, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г № 225.
Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных (коммерческих) предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является руководитель отдела персонала (кадров), а там, где такого отдела нет, – специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.
Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
- сведения о награждениях
и поощрениях: награждение орденами
и медалями, присвоение почетных
званий; поощрения за успехи в
работе, а также награждения и
поощрения, предусмотренные
- сведения об открытиях,
на которые выданы дипломы, об
использованных изобретениях и
рационализаторских
Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения в соответствии с ТК РФ.
Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении – в день увольнения.
Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.
При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.
Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в ус тановленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.
Заключение
Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Список использованной литературы
- Трудовой кодекс РФ. – М.: Проспект, 2012. – 224с.
- Басовская Е.Н., Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебное пособие (ГРИФ). – М.: Форум, 2012. – 256с.
- Березина Н.М., Бахарева Р.К. Кадровое делопроизводство. - М.: Питер, 2009. - 224с.
- Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот, нормативная база. - М.: Омега -Л, 2008. - 264с.
- Барихин А.Б. Кадровое делопроизводство: практическое пособие. - М.: Книжный мир, 2009.- 192с..