Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Состав нормативно-методической базы

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Юрия Алексеевича Львова

Контрольная работа по дисциплине

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выполнил: _________________________________________

^{(Фамилия
И.О.)}

студент_ курса спец. _________

^{(срок обучения)}

группа_______________№ зачет. книжки ________________

Подпись: ___________________________________________

Преподаватель: _____________________________________

^{(Фамилия
И.О.)}

Должность:__________________________________________

^{(уч. степень,
уч. звание)}

Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________

Санкт-Петербург

2011

Состав нормативно-методической базы.

Требования к оформлению документов базируется на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на пять групп.

Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту же группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.
Нормативно-методические документы по труду, делопроизводству по кадрам, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на. работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.
Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.
Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др.
Нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников.[2, с. 27 – 29]

Требования к составлению и оформлению распоряжений и указаний. Привести примеры оформления данных документов.

Распоряжение – распространенный в управленческой практике распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных вида распоряжений:

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающее юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правовой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории. Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемы руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Эти два вида распоряжений относятся к категории основных распорядительных документов соответствующих организации коллегиальных органов или должностных лиц и имеют постоянный срок хранения.

Распоряжения издаются также органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Как правило, такие распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Назначение распоряжений этого вида и их роль в управленческих практике (вспомогательного распорядительного документа) определили нормативный срок хранения таких распоряжений – пять лет.

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Существует практика издания распоряжений, которые содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.[1, с. 172 – 173]

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНЙЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ

Государственный научно-производственный центр "ЭЛЕКТРОМОТОР"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

19.09.2005 № 97-И

Москва

О создании архива

ПРЕДЛАГАЮ:

Создать в составе административно-хозяйственного отдела архив Центра.
Утвердить Положение об архиве.
Заведующей канцелярией Медведевой М.Э. совместно с заведующим архивом Вороновой М.П. разработать график сдачи структурными подразделениями Центра документов в архив. Срок исполнения 28.10.2005.
Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам Ивантеева И.К.

Приложение: Положение об архиве на 5 л. в 1 экз.

Зам. директора Д.М. Иванков

Юрисконсульт

П.К. Лужин

18.09.2005

К.П. Сидоров

314-12-45

В дело 05-14

Сотрудники ознакомлены

М.Д. Максимова

22.09.2005

Понятие «документооборот». Внутренний документопоток.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.[1, с. 221]

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.

По отношению к управленческой системе выделяют:

- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

- внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним прежде всего относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

В практике деятельности современных организаций широкое распространение получила внутренняя переписка. Она оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками, которые составляют отдельную группу внутренней документации.

Как правило, наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутренних документов. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке и обработке. Исключение составляют распорядительные документы, движение которых, как правило, упорядочено.[2, с. 233]

Электронный документооборот. Внедрение компьютерных технологий.

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами.

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

-регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

-учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

-централизованный контроль исполнения документов;

-списание документов в дело;

-ведение информационно-справочной работы;

-формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.

Они различаются:

-по типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

-комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;

-набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

-степени открытости, т. е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

-множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

К сожалению, отсутствие унифицированной терминологии приводит к разнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия, как: система электронного документооборота, система автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документооборотом, система электронного управления документами, автоматизированная система ДОУ ит. п.

Каждый производитель вводит свою систему обозначений и терминов, по-своему расставляет приоритеты.

Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.

Не разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.

По соответствию основным задачам делопроизводства различают следующие системы:

- специализированные системы автоматизации делопроизводства;

- системы автоматизации документооборота; о системы управления потоком работ;

- системы управления потоком работ;

- электронные архивы документов;

- системы коллективной обработки документов.

По степени унифицированности и интегрированности функций программные продукты разделяются на несколько групп:

-отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);

-офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т. д.;

-интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий предполагает использование именно интегрированных систем. Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.[3]

Список используемой литературы.

1.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006 г. – 560 с.

2.Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 г. – 160 с.

3.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003 г.

4.ГОСТ ИСО15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартформ, 2007 г.

5. www.pravo.vuzlib.net.