Состав управленческих документов
1.1.
Состав управленческих
документов
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организаций, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
В данной главе мы рассмотрим такие управленческие документы, как приказы, распоряжения, указания, бизнес-план коммерческого предприятия.
Документирование
управленческой деятельности современного
предприятия и организации
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования (бизнес-план), финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и др.
Управленческие документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, следует относить к доказательству того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.
Многие
виды управленческих документов предприятие
обязано предъявлять при
Знание вопросов современного документационного обеспечения управленческой деятельности поможет руководителю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получении максимальной прибыли, развития предприятия в целом.
Например в ОБЩЕРОССИЙСКОМ КЛАССИФИКАТОРЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ОК 011-93
0200000 4 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 0 Документация по созданию
организации, предприятия
0211031 3 Договор об аренде
0211071 5 Заявление на государственную
регистрацию
0211072 1 Заявление в финансовые органы об
открытии расчетного счета
0211073 8 Заявление об исключении из состава
членов колхоза (совхоза)
0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111 7 Положение о структурном
подразделении
0211151 9 Приказ о создании предприятия
0211152 5 Приказ о выходе из совхоза
0211161 4 Протокол общего собрания
(конференции) трудового коллектива
предприятия о создании
0211162 0 Протокол общего собрания членов
кооператива об утверждении устава
0211163 7 Протокол заседания правления колхоза
0211171 3 Распоряжение Главы администрации
территории о предоставлении
земельного участка
0211191 0 Свидетельство о регистрации
0211231 2 Устав
0211241 8 Учредительный договор
0212000 4 Документация по реорганизации
организации, предприятия
0212151 2 Приказ о реорганизации
0212161 8 Протокол общего собрания
(конференции) трудового коллектива о
реорганизации
0212181 9 Решение Совета директоров (Правления)
о реорганизации
0213000 8 Документация по ликвидации
организации, предприятия
0213011 4 Акт о ликвидации
0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 5 Письмо участника о выходе из
совместного предприятия
0213151 6 Приказ о ликвидации и создании
ликвидационной комиссии
0213161 1 Протокол общего собрания
(конференции) трудового коллектива о
ликвидации
0213181 2 Решение Совета директоров (Правления)
о ликвидации
0214000 1 Документация по приватизации
государственных и муниципальных
организаций, предприятий
0214061 0 Заявка на участие в конкурсе
0214161 5 Протокол общего собрания
(конференции) трудового коллектива
предприятия
0214191 1 Свидетельство о регистрации
0251000 1 Документация по распорядительной
деятельности организации,
предприятия
0251121 3 Постановление коллегиального органа
по вопросам основной деятельности
0251151 7 Приказ по вопросам основной
деятельности
0251152 6 Приказ о распределении обязанностей
между руководством
0251161 5 Протокол коллегиального органа по
вопросам деятельности
0251221 8 Указание по вопросам основной
деятельности 0252000 5 Документация по организационно-
нормативному регулированию
деятельности организации,
предприятия
0252031 8 Договор на производство работ
(оказание услуг)
0252051 9 Должностная инструкция
0252111 1 Положение о структурном
подразделении
0252131 2 Правила внутреннего трудового
распорядка
0252211 6 Структура и штатная численность
0252251 8 Штатное расписание
0253000 9 Документация по оперативно-
информационному регулированию
деятельности организации,
предприятия
0253011 0 Акт
по вопросам основной
0253101 1 Письмо по вопросам основной
деятельности 0253201 4 Справка по вопросам основной и
кадровой деятельности
0281000 0 Документация по приему на работу
0281071 4 Заявление о приеме на работу
0281081 6 Контракт о назначении на должность
0281151 8 Приказ о приеме на работу
0281161 3 Протокол общего собрания трудового
коллектива о приеме на работу
0282000 3 Документация по переводу на другу
работу
0282071 8 Заявление о переводе на другую работ
0282141 6 Представление о переводе на другую
работу
0282151 1 Приказ о переводе на другую работу
0283000 7 Документация по увольнению с
работы
0283071 1 Заявление об увольнении
0283151 5 Приказ об увольнении
0283161 0 Протокол общего собрания трудового
коллектива об увольнении
0284000 0 Документация по оформлению
отпусков
0284021 8 График отпусков
0284071 5 Заявление о представлении отпуска
0284151 9 Приказ о предоставлении отпуска
0285000 4 Документация по оформлению
поощрений
0285141 7 Представление о поощрении
0285151 2 Приказ о поощрении
0285161 8 Протокол общего собрания трудового
коллектива о поощрении
0286000 8 Документация по оформлению
дисциплинарных взысканий
0286041 6 Докладная записка о нарушении
трудовой дисциплины
0286091 3 Объяснительная записка о нарушении
трудовой дисциплины
0286151 6 Приказ о наложении дисциплинарного
взыскания
0286161 1 Протокол общего собрания трудового
коллектива о наложении
дисциплинарного
взыскания
0300000 6 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
0301000 7 Документация по учету труда и его
оплаты
0301002 2 Личная карточка Т-2
0301003 9 Личная карточка научного работника Т-4
0301007 4 Табель учета использования рабочего
времени и расчета заработанной платы
Т-12
0301008 0 Табель учета использования рабочего
времени
Т-13
0301009 7 Расчетно-платежная ведомость Т-49
0301010 5 Расчетная ведомость Т-51
0301011 1 Платежная ведомость Т-53
0301012 8 Лицевой счет Т-54
0301013 4 Лицевой счет Т-54а
0301028 1 Журнал учета федеральным
государственным органом работников,
выезжающих в служебные командировки
ТК-1(гос)
0301029 8 Журнал учета федеральным
государственным органом работников,
приезжающих в служебные
командировки
ТК-2(гос)
0306000 8 Документация по учету основных
средств и нематериальных активов
0306001 4 Акт о приеме-передаче объекта
основных средств (кроме зданий,
сооружений)
ОС-1
0306002 0 Акт
о приеме-сдаче
реконструированных,
модернизированных объектов основных
средств
ОС-3
0306003 7 Акт о списании объекта основных
средств (кроме автотранспортных
средств)
ОС-4
0306004 3 Акт о списании автотранспортных
средств
ОС-4 а
0306004 3 Акт о списании автотранспортных
средств
ОС-4 а
0306005 5 Инвентарная карточка учета объекта
основных средств
ОС-6
0306006 6 Акт о приеме (поступлении)
оборудования
ОС-14
0306007 2 Акт
о приеме-передаче
монтаж
ОС-15
0306008 9 Акт о выявленных дефектах
оборудования
ОС-16
0306009 5 Карточка учета нематериальных активов НМА-1
0306030 4 Акт о приеме-передаче здания
(сооружения)
ОС-1 а
1.2 Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческих писем.
Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена
информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными
фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые
письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы
принимается научиться
правильному ведению
написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
n изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
n изучения определения и
n описания хозяйственной
n составления схемы
хозяйственной ситуацией;
n написания коммерческой
Письмо-просьба,
Сопроводительное письмо,
Письмо-подтверждение,
Письмо-напоминание,
Письмо-извещение,
Гарантийное письмо,
Письмо-запрос и ответ на него,
Заказ и ответ на него,
Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом
выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и
теоретический
изысканий произведенных в
Особенности написания
Язык и стиль делового письма.
Одной
из главных особенностей
написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие
требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том,
что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с
другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего
чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в
случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и
читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью -
качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой
может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые
государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу
должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные
деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и
заключительной
фразе(согласующейся с
определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой
страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть
написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее.
Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может
иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами,
впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено
простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
Основные
части делового письма.
Основными
частями международного
Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
Ссылки и дата
Внутренний адрес
Приветствие
Основная часть письма
Заключительные фразы
Подпись
Шапка
на фирменном бланке
содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться
номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу
листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и
определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес
зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют
специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут
содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы
машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие
сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и
т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ,
который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три
основных формата:
День, месяц, год - британский стандарт;
Месяц, день, год - американский стандарт;
Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)
Внутренний
адрес состоит из имен
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут
быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем.
Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем
названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в
своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение,
используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во
Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности;
названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке
необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на
языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер
проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на
временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также
может содержать инструкции почте и/или адресату.
Основная
часть письма содержит
страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило
специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение
Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать
уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица
компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку
подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью.
Название фирмы
ставится под подписью.
Дополнительные
части делового письма.
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:
Вниманию конкретного лица;
Краткое содержание письма;
Приложение и копии;
Постскриптум;
Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо
доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу;
печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом
текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше
приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами,
подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда
письмо отсылается с
отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово
“копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и)
предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле
напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу
бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их
перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для
сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того
чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер
страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
1996-06-01
Страница 2
Или:
ООО “Арт
Компакт”
1996-06-01
На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес
получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с
