Составление и оформление распоряжений

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический  университет»

                              Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Ю.А. Львова

                                    Контрольная работа по дисциплине

                                  ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

          Выполнил: _________________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

          студент_______ курса ____________спец. _______________

                                        ^{(срок обучения)}

    группа_______________№ зачет. книжки ________________

Подпись: ___________________________________________  

           Преподаватель: ________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

          Должность:  _________________________________

^{уч. степень, уч. звание}

Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________       

                                    Санкт-Петербург

                                                2014

                                                Оглавление:

1. Понятие бланк документа……………………………………3
2. Составление и оформление распоряжений…………………4
3. Составление и оформление указаний………………………11
4. Документооборот…………………………………………….13
5. Электронный документооборот……………………………..16
6. Список литературы…………………………………………...17

                                       Понятие бланк документа.

Составление и оформление распоряжений

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем  организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для  решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно  сужает сферу применения данного  вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих  перед организацией, управляемой  на основе принципа единоначалия, фиксируется  в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают  решения и постановления.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается  издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально  оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим  перед организацией (в этих целях  должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим  заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного  документа (приказа).

Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем  организации, поэтому к его составлению  и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для  приказов.

Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному  составу.

Распоряжения оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется  по тем же правилам, что и заголовок  приказа, например:

«Об обеспечении сохранности  бланков строгой отчетности»;

«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;

«Об утверждении структуры  и штатной численности комитетов  и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  распоряжения. Констатирующая часть  начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными  существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях обеспечения  сохранности бланков строгой  отчетности…»;

«В целях выполнения плана  выпуска продукции…».

Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его  названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если распорядительная часть  распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек  и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ»  используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить  то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости  от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты и подпункты  распоряжения излагаются в форме  повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Пример

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

Начальника отдела по архивам  и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить  предложения по структуре и штатной  численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2013.

При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается  опускать. В этом случае в конце  констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  указываются в дательном падеже.

Пример

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:

1. Утвердить структуру  и штатную численность комитетов  и управлений Минского горисполкома.

2. Председателям комитетов  подготовить и представить на  утверждение штатные расписания до 15.06.2013.

 
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием  должностного лица, структурного подразделения  или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется  таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный  в пределах делопроизводственного  года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.

14.03.2013 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института 
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

                     СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЙ

 
Указание - правовой акт, издаваемый руководителем  организации по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного  бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова  ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления указаний приведены в приложениях 1, 2 к материалу

                                         дОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот  отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов^*:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.⁴

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации.⁵

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Электронный документооборот

 
Понятие «электронный документооборот» — производное от понятия «документооборот». 
Электронный документооборот — это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования. 
Российское законодательство не дает определения термина «электронный документооборот». Международное законодательство также не использует этот термин. 
Следует отметить, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» не уделяет должного внимания ни понятию «электронный документооборот», ни понятию «электронный обмен документами». Возможно, законодатель планировал закрепить данные понятия в других законах, посвященных электронному документу, электронной торговле и т.д., и в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они так и не стали законами.

                                        Список литературы

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.

2. Андреева  В.И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

3. Кузнецов  С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 208 с.

4. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 818 с.

5. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. - 256 с.

6. Кузнецова  Т.В. Документационное обеспечение  управления: Учеб -справ пособие. - М.: ИМПЭ, 1998. - 96 с.

7. Кузнецова  Т.В. Секретарское дело. - 8-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 288 с.

8. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 1994 -85с.