Составление номенклатуры дел. 2

 

 

Федеральное агентство по образованию

Белгородский государственный технологический университет

им. В. Г. Шухова

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине: «Основы документационного обеспечения управления»

на тему: «Составление номенклатуры дел»

 

 

 

 

 

       Выполнила

                                                                                              студентка

        группы АБД-21В

        О. В. Костина

                 

 

 

 

 

Белгород

2010 г

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1. Введение…………………………………………………………………….3
2. Роль номенклатуры дел в организации работы с документами………...4
3. Виды номенклатур дел, их назначение…………………………………...5
4. Основные критерии качества номенклатуры дел………………………..7
5. Методика составления индивидуальной номенклатуры дел…………..15
6. Образцы заполнения документов и требования к заполнению номенклатуры дел…………………………………………………...……28
7. Список используемой литературы………………………………………35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Роль номенклатуры в формировании дел

 

 

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды номенклатуры дел, их назначение

 

 

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.

Цели создания:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные критерии качества номенклатуры дел

 

 

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

 В течение года в утвержденную  номенклатуру дел вносятся сведения  о заведении дел, о включении  новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Основные требования к составлению заголовка  - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, которой адресуются  и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание накопийность дела.

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

• Приказы генерального директора и заместителя генерального директора по основной деятельности и личному составу

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

• Переписка со школами Северо-Восточного округа по организации работы школьных библиотек

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

 

Сводная номенклатура дел организации.

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись           Расшифровка подписи

 

Название раздела

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименование должности руководителя

Службы делопроизводства организации                 Личная          Расшифровка

подпись         подписи

 

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за  архив)

 

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________

 

Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

 

 

Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти,

Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.

Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.

При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.

Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.

Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).

При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:

• все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:
• индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
• порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

В номенклатуру дел не включаются:

• печатные издания;
• брошюры;
• справочники;
• реферативные журналы;
• экспресс-информация и т.д.

Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

• новые дела, которые включены в номенклатуру;
• переходные дела;
• должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
• факт передачи дел на государственное хранение.

В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.

Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:

• районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования;
• общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения.

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ     УТВЕРЖДАЮ

__________№ __________   Директор______(Ф.И.О.)

на _________________год    «___»_________200_г.

 

индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ДИРЕКТОРА
	Конституция Украины, Конституция АРК, Законы Украины «Об образовании», «Об общем среднем образовании» и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность ОУЗ
	Устав. Справка о включении в ЕРГПОУ. Свидетельство о государственной регистрации учебного заведения. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор и материалы проверки его выполнения.
	Материалы государственной аттестации школы
	Книга приказов по основной деятельности
	Книга приказов по кадровым вопросам
	Книга учёта и выдачи свидетельств о базовом общем среднем образовании
	Книга учёта и выдачи аттестатов о полном общем среднем образовании
	Книга учёта и выдачи Похвальных листов и Похвальных грамот
	Контрольно - визитационная книга
	Книга учёта педагогических работников
	Книга учёта результатов внутришкольного контроля
	Книга протоколов общих собраний (конференций) коллектива ОУЗ
	Книга протоколов заседаний педагогического совета
	Книга записи результатов внутришкольного контроля
	Книга учёта трудовых книжек работников школы. Трудовые книжки
	Журнал учёта заявлений и обращений граждан
	Тарификационные списки
	Перспективный план работы ОУЗ
	Концепция развития ОУЗ
	План работы на учебный год
	План работы на месяц (по необходимости)
	Акты приема-передачи ОУЗ
	Акты государственного инспектирования ОУЗ
	Акты готовности школы к новому учебному году
	Акты, предписания санитарно-эпидемиологической службы
	Акты, предписания противопожарной охраны
	Штатное расписание
	Протоколы совещаний при директоре
	Договоры о сотрудничестве с высшими учебными заведениями
	Документация о международном сотрудничестве школы (по необходимости)
	Документация по оздоровлению учащихся, организации питания
	Должностные инструкции работников ОУЗ
	Учебные программы по курируемым предметам
	Документация по технике безопасности, охране труда, предупреждению детского травматизма
	Документация по административно-хозяйственной деятельности
	Документация по работе с родителями, Совета школы, Попечительского Совета, Родительского комитета (в т.ч. протоколы заседаний)
	Списки учащихся школы на текущий учебный год
	Сводная номенклатура дел общеобразовательного учебного заведения
	Номенклатура дел директора общеобразовательного учебного заведения
	Акты передачи дел при увольнении заместителя директора по УВР
	Папка директора на текущий учебный год (Расписание учебных занятий, график дежурства, приёма по личным вопросам членов администрации школы. Режим работы школы. Рабочий учебный план. Сведения о наполняемости классов. Классное руководство. Аттестация учителей в текущем учебном году. Перспективный план аттестации педагогических работников. РИК. ОШ. Расписание индивидуальных и групповых занятий с учащимися 1-4, 5-11 классов. График дежурства учителей по школе. Учебные планы, расписание уроков учащихся, находящихся по индивидуальной форме обучения. Документация по организации экстерната. Расписание уроков 1-4, 5-11 классов. Расписание занятий специальных медицинских групп. Расписание работы кружков, секций, факультативов. График проведения внеклассных мероприятий. График работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Список педагогических работников. Список технических работников. График работы техперсонала).
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ
	Нормативные документы, регламентирующие деятельность заместителя директора по УВР по организации учебно- воспитательного процесса
	План работы школы на учебный год, на неделю (по необходимости)
	Материалы педсоветов (по курируемым предметам)
	Учебные программы по курируемым предметам
	Книга записи результатов внутришкольного контроля
	Классные журналы курируемых классов
	Классные журналы выпускных классов
	Работа с родителями
	Статистическая отчётность
	Административные контрольные работы
	Графики проведения тематических аттестаций
	Документация о результатах мониторинга уровня учебных достижений учащихся по курируемым предметам
	Документация по внеклассной работе по предметам
	Документация по оснащению кабинетов по курируемым предметам
	Документация по предметным неделям по курируемым предметам
	Документация о результатах контроля за ведением деловой документации классными руководителями
	Документация по методической работе
	Документация по курсовой переподготовке
	Документация по аттестации педагогических работников школы
	Документация по работе с одарёнными учащимися
	Документация по олимпиадам, МАН, конкурсам
	Документация по работе методических объединений (кафедр) школы
	Документация по работе Школы молодого учителя
	Документация по конкурсу «Учитель года»
	Документация по конкурсу «Ученик года»
	Рабочий учебный план. Режим работы школы
	Документы по ГИА учащихся, учебной практике учащихся ____________классов
	Журналы учёта индивидуальных часов учителей
	Документы по организации индивидуальной формы обучения
	Журнал учёта пропущенных и замененных уроков
	Документация по гражданской обороне, технике безопасности
	Расписания учебных занятий учащихся 1-4, 5-11 классов
	Журналы учёта работы кружков, секций
	Расписание работы кружков, секций
	Документация по функционированию групп продлённого дня (журналы, заявления родителей)
	Документация по организации работы по всеобучу
	Документация по формированию заказа на изготовление документов об образовании (в том числе дубликатов) для выпускников 9,11 –х классов
	Номенклатура дел заместителя директора по УВР
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ (ПЕДАГОГА - ОРГАНИЗАТОРА)
	Нормативные документы по организации воспитательной работы в школе, психолого-педагогические и методические рекомендации
	Нормативная документация, рекомендации по формированию здорового образа жизни. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков
	Нормативная документация, рекомендации по правовому воспитанию учащихся, формированию навыков сознательной дисциплины. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков
	Годовой план (раздел «Воспитательная работа»), план работы на неделю (по необходимости)
	Планы работы с родителями (раздел годового плана)
	Документация по деятельности ученического самоуправления, Совета школы
	Документация по работе МО классных руководителей
	Документы по работе библиотеки
	Документы по работе с учащимися, требующими особого педагогического внимания
	Графики проведения внеклассных мероприятий
	Документация по льготным категориям детей
	Документация по гражданскому воспитанию школьников
	Номенклатура дел заместителя директора по воспитательной работе (педагога - организатора)
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ СЕКРЕТАРЯ
	Сводная номенклатура дел (копия)
	Номенклатура дел секретаря
	Алфавитная книга записи учащихся
	Книга учёта движения учащихся
	Журнал учёта входящей корреспонденции
	Входящая корреспонденция
	Журнал учёта исходящей корреспонденции
	Исходящая корреспонденция
	Журнал регистрации телефонограмм
	Личные дела сотрудников школы
	Личные дела учащихся школы
	Бланки табелей успеваемости, личных дел, ученических билетов
	Журнал передачи документов на хранение в архив школы
	Перечень документов, находящихся на хранении в архиве школы
	Акты об уничтожении документов, находящихся в архиве школы
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО АХЧ (ЗАВЕДУЮЩЕГО ХОЗЯЙСТВОМ)
	Технический паспорт школы
	Акт на отвод и закрепление земельного участка
	Инвентарные списки основных средств
	Книга складского учёта материалов
	Ведомости выдачи материалов
	Ведомости оперативного учёта малоценных и быстроизнашиваемых материалов, которые находятся в эксплуатации
	Акты ревизий и проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Сведения о текущем, капитальном ремонте и обслуживании здания, дефектные акты
	План работы на неделю
	Паспорта учебных кабинетов
	Проектная документация по электроснабжению, водоснабжению, теплоснабжению, канализационной системе
	Документация по охране труда и технике безопасности
	Документы о списании товарно-материальных ценностей
	Документация по уборке, озеленению школы и территории
	Документы по инвентаризации
	Номенклатура дел заместителя директора по АХЧ (заведующего хозяйством)
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ БИБЛИОТЕКАРЯ
	Книга учёта библиотечного фонда
	Читательские формуляры
	Нормативные документы по работе библиотеки
	План работы на текущий учебный год, на месяц (по необходимости)
	Номенклатура дел библиотекаря
индекс дела	заголовок дела (тома, части)	количество дел (томов, частей)	срок хранения (тома, части)	примечание
ГРУППА ДЕЛ МЕДИЦИНСКОГО РАБОТНИКА
	Медицинские карты учащихся школы
	Медицинские книжки работников школы
	Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках учащихся (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка и т.д.)
	Систематизированные данные по заболеваемости в школе
	Динамика заболеваемости по классам
	Списки учащихся специальных медицинских групп
	Документы о получении и расходовании медикаментов
	Номенклатура дел медицинского работника

 

Номенклатуру разработал:

_____________________ __________________________должность     подпись      расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела (управления)

_______________________ (Ф.И.О.)

«____»______________ 200___г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________году.

 

 

По срокам Хранения	Всего	Переходящих
1	2	3
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образцы заполнения документов и требования к заполнению номенклатуры дел

 

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

 

 

 

Пример 1

Пример 2

 

 

 Номенклатура дел организации:

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),