Составные части документа

СОДЕРЖАНИЕ

      1. Перечислите составные части документа. ---------------------- Стр 2-3.  2. Приведите схему расположения основных реквизитов        (формуляр-образец) документа. ------------------------------------------------Стр 4-5.

      3. Дайте краткую характеристику реквизитов: «подпись», «отметка о контроле», « визы согласования документа», «оттиск печати», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о поступлении», «отметка для автоматического поиска и контроля информации».

К какой  части документа относятся эти  реквизиты? -----------------------Стр 6-8. 

      4.Какие  различают виды документопотоков? Представьте этапы(схему) обработки  движения исходящих документов  и опишите их. -----------Стр 9-11. 

      5. Задача:

      Составте  приказ по личному составу о приёме на работу Петрова А.И. на должность  инженера с 15 числа текущего месяца.

      Другие  необходимые данные указать самостоятельно. --------Стр 12. 

6.Список  литературы-----------------------------------------------------------Стр 13. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Перечислите составные части документа

Основные  составные части документов

• заголовочная часть документа;
• содержательная часть документа;
• оформляющая часть документа;
• юридическая сила документа;
• оформление документа;
• реквизит документа;
• формуляр документа;
• формуляр - образец документа.

В каждом документе, можно выделить три составные  части:  заголовочную,         содержательную           оформляющую.

      Заголовочная  часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

      Содержательная  часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

      В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа  складывается из двух взаимосвязанных  процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

      Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

      Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

      Некоторые реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К  обязательным для всех реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

      Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации).  Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

      Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "отметки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции  информационного характера (отметка  о контроле, отметка об исполнителе  и др.).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Приведите схему  расположения основных  реквизитов (формуляр-образец)  документа. 

Формуляр-образец

      Каждый  документ имеет индивидуальный набор  реквизитов, отражающий его особенности  и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Формуляр-образец  устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Стандарт перечисляет  максимальный набор реквизитов, которые  могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:      01 - Государственный герб РФ;       02 - герб субъекта РФ;         03 - эмблема организации или товарный знак;     04 - код организация;                                                                                    05 - код унифицированной формы документа;     06 - наименование организации - автора документа;    07 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета);            08 -наименование вида документа;       09 - дата документа;         10-регистрационный индекс (номер) документа;    11- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса при ответе на него;         12 - место составления или издания документа;    13 - гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально);          14- адресат;          15 - гриф утверждения документа;       16 - резолюция;          17 - заголовок к тексту;         18 - отметка о контроле;         19 - текст;           20 - отметка о наличии приложений;      21 - подпись;          22 - гриф согласования документа;        23 - визы согласования документа;        24 - печать;           25 - отметка о заверении копии;       26 - отметка об исполнителе;        27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  28 - отметка о поступлении документа в организацию;    29 - отметка для автоматического поиска документа. 

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит  - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Дайте краткую характеристику реквизитов: «подпись», «отметка о контроле», « визы согласования документа», «оттиск печати», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о поступлении», «отметка для автоматического поиска и контроля информации».

  К какой части документа относятся эти реквизиты? 

ПОДПИСЬ 

В состав реквизита  «Подпись» входят: Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

или на бланке:

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 

Документ может  быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии  или указанием, что он временно исполняет  обязанности должностного лица.  

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения  установленных сроков, указанных  в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 

ВИЗЫ  СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Согласование  документа оформляется визой  согласования документа, которая включает в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А.Иванов 
09.05.2006 

ОТТИСК  ПЕЧАТИ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

      На  документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. 
 

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в  левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 
79 34 25 
 
 

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА  И НАПРАВЛЕНИИ  ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 
В дело № 01-08 
Личная подпись 
01.06.2006 

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ  ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. 

Отметка для автоматического  поиска и контроля информации

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 
 

      К какой части документа  относятся эти  реквизиты?

Все вышеперечисленные  реквизиты относятся к оформляющей части документа. А такие реквизиты как подпись, печать, ещё относятся и к юридической силе документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Какие  различают виды  документопотоков? Представьте  этапы(схему) обработки  движения исходящих документов и опишите их.

Виды  документопотоков

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы  предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1). Теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие  этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

      1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое   ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

      3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача  делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки исходящих  документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивает в дело. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема обработки движения исходящих документов

5. Задача:

      Составте  приказ по личному составу о приёме на работу Петрова А.И. на должность  инженера с 15 числа текущего месяца.

 Другие необходимые данные указать самостоятельно.

Унифицированная форма № Т-1

Утвержденная  постановлением

Госкомстата России

от 06.04.01 №26

Форма по ОКУД

_              _________________ООО «Полюс»_______  _____ ___по ОКПО

(наименование  организации) 

                                                 ПРИКАЗ

                                                (распоряжение)

                                             О приеме работника на работу

                                                                           Принять на работу 
 

______________Петрова  Алексея Ивановича__________  (фамилия, имя, отчество)

В                                   Цех по производству пиломатериала___                                      ____

                                          (Наименование структурного подразделения)

                                              На должность инженера________________________________    

                                 (наименование профессии (должности), разряд, класс (категория)                       

_____________________________________________________________________________

                                                              (квалификации)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                                                (условия приёма на работу, характер работы) 

С окладом (тарифной ставкой)      15000_ руб _00_ коп 

                                 Надбавкой       2000__ руб   00_ коп 

        С испытательным сроком            три____ месяца 

Основание: 

Трудовой договор  от « _15_»    января__ 2011г.  № 37 

«Генеральный директор»   __________               Д.С. Иванов___

                                                         (должность)                                   (подпись)                      (расшифровка подписи) 
 

С приказом

(распоряжением)  ознакомлен ________________              «16»     января___   2011г.

                                               (подпись работника) 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997.

4.Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997.

5.Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ– М., 2001. – 204 с.

6.Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001.

7.Пахчанян А.  Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001.