Совершенствование системы управления

Введение

Совершенствование системы  управления персоналом торговых предприятий в условиях перехода к рыночным отношениям представляет одну из актуальных задач современного развития экономики. Оптимизация системы формирования, распределения и использования персонала при переходе от плановой централизованной системы управления народным хозяйством к рыночной модели экономики отдельного региона, так и для каждого промышленного предприятия, независимо от форм собственности, является вопросом особой важности. Решение этой задачи диктуется потребностями производства в условиях конкуренции на рынках сбыта промышленной продукции.

Основным объектом представленной ниже работы  является конкретное торговое предприятие (ООО «Корона») которая включает в себя два розничных торговых предприятия ( супермаркет « Корона», Гипермаркет «Корона» ), а также два оптовых торговых предприятия ( ООО « Корона 1», ООО « Корона 2»). Данное предприятие специализируется на осуществление     

Различных торговых предприятиях направленных на обслуживание оптовых  мелкооптовых и конечных розничных  покупателей направленных на удовлетворение их запросов в отношении продовольственных и непродовольственных товаров.

   Предметом данной работы выступает система управления персоналом данного предприятия и целенаправленная работа по её систематическому совершенствованию и развитию.

   Основной целью данной работы является повышение социально- экономической эффективности функционирования предприятия и увеличения рентабельности основных торговых показателей деятельности данного предприятия на основа анализа и оценки существующей системы управления персоналом, а также разработки рекомендаций по совершенствованию основных параметров данной системы.   

1. Элементы внутренней среды организации

Торговое предприятие  «Корона» представляет собой общество с ограниченной ответственностью, которое создано с Российским законодательством, Уставом и договором между участниками общества.

ООО «Корона» представляет собой крупное торговое предприятие, специализирующиеся на осуществлении  розничных торговых операций. Торговая деятельность ООО «Корона» может быть условно  разделена на два основных направления деятельности:

1) Оптовые торговые операции. Данное направление осуществляется на базе торговых баз, расположенных, по адресу Циолковского 120а. Данные торговые операции выполняют два дочерних предприятия – ООО «Корона-1» и ООО «Корона-2».

2) Розничные торговые  операции. Данное направление деятельности реализуется на базе «Торгового центра «Корона» расположенного по адресу  Пушкина,12. Под эгидой данного торгового центра также действуют два дочерних предприятия осуществляющих розничные операции – ООО «Супермаркет «Корона» и «Гипермаркет «Корона».

ООО «Корона» в целом, так и все ее дочерние предприятия  действуют на основе самоокупаемости  и самофинансирования и представляют собой юридически и хозяйственно независимые предприятия действующие  в рамках Российского законодательства и осуществляющие торгово-коммерческие операции в целях получения прибыли от результатов своей деятельности.

Основными целями и задачами деятельности предприятия являются:

• своевременная подготовка и заключение коммерческих и торговых договоров купли-продажи, поставок и т. п.;
• обеспечение выполнения планов поставок продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами.
• обеспечение реализации широким слоям населения  продукции предприятия для удовлетворения нужд и потребностей покупателей;
• обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции;
• контроль за ходом реализации торгово-технологического процесса структурными подразделениями предприятия;
• постоянное совершенствование коммерческого и торгово-технологического процесса предприятия в целях оптимизации основных параметров обеспечивающих функционирование предприятия;
• обеспечение правильного учета приемки и отчетности по отгрузки продукции.

Значительное внимание руководство предприятие уделяет технологическим элементам внутренней среды. При этом на предприятии используются технологии розничной торговли, которые направлены на обслуживание посетителей магазина.

В настоящее время  всю деятельность ТЦ «Корона»  можно  условно разделить на две большие  подгруппы: торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

По сути, магазин относится  к предприятиям смешанного типа, т. к. реализует отдельные виды продовольственных и непродовольственных товаров.

Магазин относится к  универсальной подгруппе торговых предприятий, т.к. включает большое  число различных групп продовольственных и непродовольственных товаров, которые объединены  в потребительские комплексы.

В зависимости от типа входящего в ТЦ «Корона» предприятий он подразделяется на такие подтипы, как:

а) Супермаркет – магазин, реализующей продовольственные товары универсального ассортимента и непродовольственные товары частого спроса. Система обслуживания в магазине построена по методу самообслуживания. Общая площадь данного магазина 800 кв.м.

б) Гипермаркет – это  объясняется тем, что ТЦ «Корона» в целом представляет собой магазин самообслуживания с площадью 4000 кв. м. В магазине присутствует очень большое количество  разнообразных товаров, которые реализуются в широком диапазоне цен.

По сути ООО «Супермаркет»  входит в состав ООО «Гипермаркет «Корона» и является, как бы его логическим дополнением, которое обеспечивает торговлю продовольственными товарами.

В качестве основных элементов  обеспечивающих деятельность торговых подразделений магазина выступают функциональные отделы. Особая роль в снабжении магазина товарно-материальными ресурсами принадлежит отделу маркетинга. В его обязанности входят поиск и изучение потенциальных поставщиков продукции, и, проведение переговоров, заключение договоров, организация доставки товаров в магазин и т. п.

В качестве элемента внутренней среды предприятия также выступает и структура управления  которая может быть отнесена к линейно-штабному типу.

Основу линейно-функциональных структур в ООО  «Корона» составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и пр.). По каждой из них формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы аппарата управления ООО  «Корона» оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, характеризуется показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, использования оборудования и площадей; работу служб по ремонту оборудования оценивают показателями времени простоев и затрат на проведение ремонтных работ и т. д. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная прежде всего на достижение высоких показателей каждой службы.

На наш взгляд основным элементом внутренней среды ООО  «Корона» являются люди.

2. Постановка  целей предприятия и их совершенствование

Основной формальной целью предприятия является удовлетворение нужд и запросов покупателей в отношении продажи товаров потребительского назначения На предприятии также существуют и иные цели, такие как:

- обеспечение успешной  коммерческой деятельности предприятия по сбыту продукции;

- подготовка  и заключение  договоров с покупателями на  поставку продукции предприятия присутствующей в ассортиментном перечне;

- участие сбытовых  служб предприятия, совместно  с другими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных номенклатурных планов реализации продукции для обеспечения поставок в установленные сроки и номенклатуре;

- участие в организации  выставок, ярмарок, выставок продаж  и других мероприятий по рекламе предприятия и его продукции;

- изучение спроса на  реализуемую предприятием продукцию; 

- совершенствование сбытовой  и торговой сети и форм доставки  товаров оптовым покупателям;

- организация оптовой  торговли продукцией предприятия;

На наш взгляд в  основе всей торгово-коммерческой деятельности предприятия должна стоять миссия. Из – за того что основные направления деятельности ООО «Корона» существенно различается между собой и географически разобщены миссию необходимо сформулировать для розничных торговых предприятий. По нашему мнению она должна иметь следующий вид.

Миссия «Торгового центра «Корона»

«Нашей приоритетной задачей является всемерное развитие торгово-технологического процесса нашего предприятия и совершенствование внутренних процессов, для того чтобы в максимально возможной степени удовлетворить наших покупателей.

Именно нужды потребности  наших покупателей является отправной точкой нашей торговой деятельности, которая направлена только на то, чтобы предложить нашим покупателям товары и услуги в таком ассортименте и такого качества, которые бы соответствовали их желанию».

Как видно из данной миссии она должна носить декларативный  характер и избегать конкретики. Поэтому миссия должна быть детализирована и конкретизирована с помощью философии (Табл. 2.1.).

Таблица 2.1.

Философия «Торгового центра «Корона»

  Основные стратегические  цели предприятия должны быть  сформулированы в следующих функциональных подсистемах:

Подсистема «Маркетинг»: определение потребности населения  в продукции и услугах предприятия, разработка предложений по внедрению новой продукции, освоение рынков, распределение и доставка продукции покупателям, контроль за изменением вкусов и спроса потребителей, сбор и обработка  информации о товаре, рекламирование фирмы и ее продукции и т. п.

Подсистема «Персонал» направлена на работу с трудовыми  коллективами и формулированием своих целей по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия.

Подсистема «Финансы»  направляет свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, налоговых обязательств, составлению бюджетов и т. п.

Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей  организации, исключающие не рациональные затраты времени, ресурсов и талантов. В соответствии с него она устанавливает цели оптимизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использованием всех его ресурсов и т. п. Для этого на предприятии необходимо проводить глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и выделение тех, которые требуют наибольшего внимания и усилий.

Для того, чтобы предприятие  могло успешно достигать своих  целей, руководство должно при их постановке ориентироваться на ряд критериев:

цели должны быть гибкими.

цели должны быть измеримыми.

цели должны быть конкретными.

цели должны быть совместимыми.

          цели должны быть приемлемыми

3. Организационные  структуры управление предприятием

Организационная структура  управления ООО «Корона» в значительной мере определяет результативность взаимодействия подразделений и эффективность функционирования управляющей системы в целом. Поэтому она должна строиться с таким расчетом, чтобы обеспечивать достижение целей организации с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Формирование организационных структур управления ООО «Корона»  должно быть направлено на концентрацию однородных видов управленческой деятельности, ликвидацию многоступенчатости и устранение излишних звеньев управления. При проектировании организационных структур управления ООО «Корона» учитываются такие принципы, как соответствие организационной структуры содержанию деятельности объекта управления, способность к трансформации, оперативность в передаче управляющего воздействия, оптимизация уровней управления, сбалансированность прав и полномочий, равномерность нагрузки на все звенья управления и сопряженность (согласованность) деятельности всех структурных подразделений организации.

Для нормального функционирования организационная структура управления предприятием должна учитывать ряд принципов и факторов, определяющих параметры её функционирования Прежде всего структура должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны. Немаловажное значение имеет также реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры — с другой.

В данном разделе объектом исследования является «Торговый центр  КОРОНА», который состоит из двух самостоятельных предприятий: ООО  «Супермаркет «Корона» и ООО «Гипермаркет «Корона».

Как видно из графического изображения организационной структуры (изученной на предприятии) Торгового центра «Корона», она относится к одной из разновидности линейно функциональных организационных (комбинированных) структур.

В целом в магазине существует ряд функциональных подразделений (бухгалтерия, отдел кадров, технический отдел, отдел маркетинга) которые подчинены одновременно и руководству Супермаркета «Корона» и Руководству Гипермаркет «Корона». Поэтому они выступают в качестве штабных (функциональных) подразделений, которые непосредственно не участвуют в производственно-торговом процессе, а обслуживают его. Подразделения взаимодействуют между руководством на основе функциональных связей.

У администрации каждого  из магазинов есть также и торговые отделы, каждый из которых осуществляет непосредственные торгово-коммерческие операции и которые состоят из начальников отделов, их заместителей, товароведов и администраторов, которые непосредственно руководят работой торговых отделов и секций  (Приложение).

Каждому из торговых отделов  подчинено ряд секций. Система  организационных взаимоотношений выглядит следующим образом.

Торговому отделу Супермаркета «Корона» подчинены следующие торговые отделы и секции: а) Бытовая химия; б) Кондитерские товары; в) Мужская, женская, детская одежда; г) Парфюмерия и косметика; д) Бытовая электротехника; ж) Кожгалантерея; з) Посуда.

Торговому отделу Гипермаркета «Корона» подчинены следующие торговые секции: а) Гастрономия; б) Овощи и фрукты; в) Кондитерский отдел; г) Вино-водочный отдел; д) Бакалея; ж) Молочный отдел; з) Консервы (овощные, мясные, фруктовые).

Каждый из этих отделов и секций подчинен своему торговому отделу на основе прямых линейных связей и линейных полномочий.

Каждый из этих торговых отделов  наделен линейными полномочиями и полностью регулирует деятельность этих секций и товарных отделов.

Непосредственной деятельностью  по регулированию работы секций занимаются администраторы, которые подчинены заместителям отделов, и товароведами. В функции администраторов входят обязанности по непосредственному управлению торговым персоналом отделов и секций.

В функции товароведов входят решения  всех оперативных вопросов связанных  с непосредственной организацией торгово-технологического процесса и движение товаров, а также организацией торгового обслуживания  покупателей магазина.

Все структурные подразделения  взаимосвязаны между собой системой функциональных и линейных связей. Функциональные структурные подразделения предприятия в основном  взаимодействуют друг с другом через промежуточный элемент – через административные единицы магазинов. Однако по некоторым вопросам предусмотрена система прямых взаимосвязей как между непосредственно структурными функциональными подразделениями, так и  между линейными торговыми структурами.

Достаточно перспективным  на предприятии выглядит возможность  использования организационных структур возникших в последнее время. Речь прежде всего идёт о матричных и бригадных структур управления предприятием.

В кризисный период изменения  в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Но вне зависимости от причин, вызывающих перестройку, она обязательно преследует цели расширения полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышение производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав организации. Практически это означает привлечение все большего количества работников (в том числе и не относящихся к управленческому персоналу) к процессу выявления и решения проблем предприятия. Поэтому наряду с теми возможностями, которые новая структура управления создает для улучшения экономических и социальных параметров, ее оценка производится и по таким направлениям, как быстрота обработки и получения информации, необходимой для принятия решений; использование информационной технологии, упрощающей не только решение проблем, но и всю систему взаимодействий, необходимых в процессе разработки и реализации управленческих решений.

4. Организационная культура

Важным параметром, характеризующим  организацию является организационная культура. Следует отметить, что «ТЦ Корона» является достаточно «старым» торговым предприятием со сложившейся  системой организационной культуры.

Организационная культура предприятия может быть охарактеризована следующем образом:

1) Осознание себя и  своего места в организации.  Это проявляется в том, что  торговля, сфера с коллективной  ответственностью, что накладывает  отпечаток на положение человека, которое может быть только в рамках коллектива.

2) Коммуникационная система  и язык общения. Работниками  предприятия используется преимущественно неформальные коммуникационные каналы, которые связывают не только работников одного уровня, но и подчиненных с руководителями. На предприятие существует специфический язык общения между работниками, а также определенные  формы обращения к покупателям.

3) Внешний вид, одежда. Все работники магазина одеты  в стандартную униформу, мужчины  должны быть одеты в строгие  темные костюмы с галстуками. Работники внешне опрятны.

4) Осознание времени,  отношение к его использованию.  Время работы каждого продавца  четко регламентировано. Изменение  времени работы руководством магазина практически не допускается.

5) Взаимоотношения между  людьми. В основном система взаимоотношений между работниками по возрастному, социальному и бригадному принципу.

6) Ценности. Четкой системой  ценностей на предприятие не  существует. Также не существует формальной системы норм и нормативов поведения, которые бы регулировали поведение.

7) Процесс развития  работника и наущения. Единой, целенаправленной  программы развития персонала  в магазине не существует. Однако  руководство поощряет стремление сотрудников к обучению (за свой счет и без ущерба для производства).

В целом следует сделать вывод о том, что руководству магазина удалось в течение 5-6 лет полностью модернизировать организацию, и хотя в ней присутствуют элементы административной культуры, в целом культуру ООО «ТЦ Корона» может быть расценена как предпринимательская.

Система контроля в организации  осуществляется как со стороны руководства, так и изнутри бригад. В организации постоянно ведется поиск новых возможностей и коммерческих направлений осуществление деятельности.

Применяются преимущественно  интуитивные подходы к решению проблем. Полномочия осуществляются на основе развернутого делегирования. Однако основной фокус внимания сосредотачивается не на человеке, а на организации. Производственные (торговая) стратегия направлена на диверсификацию торговых процессов и повышение производительности.

Значительное внимание рукаводство предприятия уделяет формированию и поддержанию организационной культуры. При формирование основное внимание направленно на такие критерии, как:

• МИССИЯ И СТРАТЕГИЯ.    Определение миссии организации и ее главных задач; выбор стратегии во исполнение этой миссии
• ЦЕЛИ.     Установление специфических   целей;   достижение согласия по целям
• СРЕДСТВА.     Методы,  используемые для достижения целей; достижение  согласия по используемым методам; решения по организационной     структуре,   системам   стимулирования и подчиненности
• КОНТРОЛЬ.    Установление критериев измерения достигнутых индивидом и группами результатов; создание информационной системы
• КОРРЕКЦИЯ. Типы действий, требуемые в отношении индивидов и групп, не выполнивших задания
• ОБЩИЙ ЯЗЫК И КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ КАТЕГОРИИ.
• Выбор методов коммуникации; определение значения используемого
• языка и концепций
• ГРАНИЦЫ ГРУПП И КРИТЕРИИ ВХОЖДЕНИЯ И ВЫХОДА ИЗ ГРУПП.   Установление критериев членства в организации и ее группах
• ВЛАСТЬ И СТАТУС.  Установление правил по приобретению, поддержанию и потере власти;  определение и распределение статусов в организации
• ЛИЧНОСТНЫЕ ОТНОШЕНИЯ. Установление правил об уровне и характере социальных отношений в организации между полами, возрастами и т.н.; определение допустимого уровня открытости на работе
• НАГРАЖДЕНИЯ И НАКАЗАНИЯ.   Определение желательного и нежелательно поведения
• ИДЕОЛОГИЯ И РЕЛИГИЯ.  Определение значения вещей, не поддающихся объяснению и  неподвластных контролю со стороны организации; вера как снятие стресса

При поддержании организационной  культуры на предприятии, руководство использует такие методу, как:

1. Оценка и контроль со стороны менеджеров;
2. реакция руководства на кризисные ситуации;
3. Моделирование ролей, обучение и тренировка;
4. Критерии определения вознаграждения и статусов;
5. Критерии принятия на работу и продвижения по службе;
6. организационные символы и обрядность.

Организационная культура ООО «Корона» формируется под  воздействием ряда факторов, основными из которых являются следующие:

1. осознание себя и своего места в организации;
2. коммуникационная система и язык общения;
3. что и как едят люди, привычки и традиции в этой области;
4. осознание времени, отношение к нему и его использование;
5. соблюдение временного распорядка и поощрение за это;
6. взаимоотношения между людьми (по возрасту и полу, статусу и власти, мудрости и интеллекту, опыту и знаниям, рангу и протоколу, религии и гражданству и т.п.;
7. ценности и нормы;
8. вера во что-то и отношение или расположение к чему-то;
9. процесс развития работника и научение;
10. трудовая этика и мотивирование.

5. Трудовые  ресурсы предприятия и их характеристика

В настоящее время  в ТЦ «Корона» работают более сотни  работников различных категорий. Наибольший по процентному соотношению является группа продавцов. Их число составляет 49 человек. Достаточно много в магазине присутствует специалистов (товароведов, маркетологов, юристов и работников кадровых служб и т. п.). Их число составляет около 30% от общей численности работников магазина, Около 10% всех работников магазина занимают управленческие посты. Это в основном руководящий состав магазина (Зам. директора, начальники отделов и их заместители). К этой категории работников могут быть отнесены и администраторы магазина.

Квалификационный состав работников магазина имеет следующий вид:

• Работники с высшим образованием – 60%, в т.ч. с высшим торговым образованием – 20%;
• Работники со средне специальным образовании – 30%, в т. ч. с торговом  - 25%;
• Работники со среднетехническим образованием  - 10%, в т. ч. с торговым – 5%.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что работники  магазина обладают достаточно высоким  уровнем образования и квалификации. Большое количество работников обладают специализированным торговым образованием и значительным практическим опытом работы.

В настоящее время  вся система управления персоналом ТЦ»Корона» базируется на методах управления, которые включают в себя три группы методов: административно-распорядительный, экономические и социально-психологические.