Совершенствование системы управления персонала в ООО "Экон"

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………………... 3

1. Понятие системы, виды систем и их свойства, элементарная система, основы системного подхода в управлении, производство как система «ресурсы-продукция»……………………………………………………………. 4

   1.1. Понятие  системы, виды систем и их  свойства…………………………. 4

   1.2. Элементарная  система…………………………………………………… 7

   1.3. Основы системного подхода в управлении…………………………….. 8

   1.4. Производство  как система «ресурсы-продукция»…………………….10

2. Характеристика ООО «АФ «ЭкоН»………………………………………….13

3. Результаты анализа практики управления ООО «АФ «ЭкоН»…………….20

4. Рекомендации по совершенствованию системы управления ООО «АФ «ЭкоН»…………………………………………………………………………....24

Список использованной литературы…………………………………………...26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     В настоящее время процесс управление все большей степени несет  системный характер, управление любой  организации осуществляется как  воздействие на единое целое. Менеджеры  должны четко осознавать взаимосвязь  всех систем своей компании.

     Современный руководитель должен обладать системным  мышлением, так как:

1. менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;
2. руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;
3. менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным – общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;
4. системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

     В заключение хотелось бы отметить, что  системный подход включает большой  объем вопросов, каждый из которых  многогранен, интересен и достоин  отдельного изучения.  
 
 
 
 

     1. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД В УПРАВЛЕНИИ 

     1.1. Понятие системы, виды систем и их свойства

     Система — это целое, которое нельзя понять путем анализа. Система — это множество элементов, которое нельзя разделить на независимые части.

     Различают физические и абстрактные системы. Физические системы состоят из людей, изделий, оборудования, машин и прочих реальных или искусственных объектов. Им противопоставлены абстрактные системы. В последних свойства объектов, существование которых может быть неизвестным, за исключением их существования в уме исследователя, представляют символы. Идеи, планы, гипотезы и понятия, находящиеся в поле зрения исследователя, могут быть описаны как абстрактные системы. 

     В зависимости от своего происхождения  выделяют естественные системы (например, климат, почва) и сделанные человеком.

     По  степени связи с внешней средой системы классифицируют на открытые и закрытые. 

     Открытые  системы — это системы, которые  обмениваются материально-информационными  ресурсами или энергией с окружающей средой регулярным и понятным образом. 

     Противоположностью  открытым системам являются закрытые.

     Закрытые  системы действуют с относительно небольшим обменом энергией или  материалами с окружающей средой, например химическая реакция, протекающая  в герметически закрытом сосуде. В  деловом мире закрытые системы практически отсутствуют и считается, что окружающая среда является главным фактором успехов и неудач деятельности различных организаций.

     По  типу составных частей, входящих в  систему, последние можно классифицировать на машинные (автомобиль, станок), по типу «человек — машина» (самолет — пилот) и по типу «человек—человек» (коллектив организации).

     По  целевым признакам различают: одноцелевые  системы, то есть предназначенные для  решения одной единственной целевой  задачи и многоцелевые. Кроме того, можно выделить функциональные системы, обеспечивающие решение или рассмотрение отдельной стороны или аспекта задачи (планирование, снабжение и т. п.).

     Научно-техническая  революция вызвала возникновение  нового объекта исследований в области  управления, получившего название «большие системы».  

     Важнейшими  характерными чертами больших систем являются: 

     1. целенаправленность и управляемость системы, наличие у всей системы общей цели и назначения, задаваемых и корректируемых в системах более высоких уровней;

     2. сложная иерархическая структура организации системы, предусматривающая сочетание централизованного управления с автономностью частей;

     3. большой размер системы, то есть большое число частей и элементов, входов и выходов, разнообразие выполняемых функций и т. д.;

     4. целостность и сложность поведения.

     Помимо  больших систем в задачах управления экономикой выделяют сложные системы. Сложной целесообразно называть такую систему, которая строится для решения многоцелевой, многоаспектной задачи.

     Непосредственным выводом из концепции сложной системы для анализа и проектирования систем управления является требование учета следующих факторов:  

     1. Наличие сложной, составной цели, параллельное существование разных целей или последовательная смена целей.

     2. Наличие одновременно многих структур у одной системы (например, технологической, административной, функциональной и т. д.).

     3. Невозможность описания системы в одном языке, необходимость использования спектра языков для анализа и проектирования отдельных ее подсистем.

     К числу понятий, на которых основаны важные принципы управления системами, относится понятие обратной связи. Именно оно способствовало установлению принципиальных аналогий между организацией управления в таких качественно  различных системах, как машины, живые организмы и коллективы людей.

     Основными функциями обратной связи являются:

     1. Противодействие тому, что делает сама система, когда она выходит за установленные пределы (например, реагирование на снижение качества);  

     2. Компенсация возмущений и поддержание состояния устойчивого равновесия системы (например, неполадки в работе оборудования);

     3. Синтезирование внешних и внутренних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния устойчивого равновесия, сведение этих возмущений к отклонениям одной или нескольких управляемых величин (например, выработка управляющих команд на одновременное появление нового конкурента и снижение качества выпускаемой продукции);

     4. Выработка управляющих воздействий на объект управления по плохо формализуемому закону. Например, установление более высокой цены на энергоносители вызывает в деятельности различных организаций сложные изменения, меняют конечные результаты их функционирования, требуют внесения изменений в производственно-хозяйственный процесс путем воздействий, которые невозможно описать с помощью аналитических выражений.

     Система может быть устойчивой и неустойчивой. Устойчивость системы — это состояние, означающее неизменность ее существенных переменных. Неустойчивость выражается в том, что система, организованная для выполнения определенных функций, перестает их выполнять под влиянием каких-либо причин.

     В изменяющейся среде или под воздействием различных «возмущений», которые достигают порога устойчивости, система может прекратить существование, превращаться в другую систему или распадаться на составные элементы. Например, банкротство предприятий.

     Способность системы оставаться устойчивой через  изменения своей структуры и  поведения называется ультрастабильностью. Так, многие современные, прежде всего крупные компании обеспечивают высокий уровень своей стабильности за счет высокой приспособляемости к внешним и внутренним условиям своего функционирования. Такие компании своевременно прекращают одни направления своей деятельности и начинают другие, вовремя выходят на новые рынки и покидают бесперспективные.

      1.2. Элементарная система

     Понятие системы — это способ найти  простое в сложном в целях  упрощения анализа. Элементарная система, изображенная в общем виде, представлена на рис. 1. 

     Рисунок 1 – Система в общем виде 

     Основными частями ее являются вход, процесс, или операция, и выход.

     У любой системы вход состоит из элементов, классифицируемых по их роли в процессах, протекающих в системе. Первый элемент входа тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть или будет «нагрузкой» системы (сырье, материалы, энергия, информация и др.). Вторым элементом входа системы является внешняя (окружающая) среда, под которой понимается совокупность факторов и явлений, воздействующих на процессы системы и не поддающихся прямому управлению со стороны ее руководителей.

     Не  контролируемые системами внешние  факторы обычно можно разбить  на две категории: случайные, характеризуемые законами распределения, неизвестными законами или действующие без всяких законов (например, природные условия); факторы, находящиеся в распоряжении системы, являющейся внешней и активно, разумно действующей по отношению к рассматриваемой системе (например, нормативно-правовые документы, целевые установки).

     Цели  внешней системы могут быть известны, известны не точно, вовсе не известны.

     Третий  элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы, например различные инструкции, положения, приказы, то есть задает законы ее организации и функционирования, цели, ограничительные условия и др. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация.

     Вторая  часть системы — это операции, процессы или каналы, через которые проходят элементы входа. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы (производственные, подготовки кадров, материально-технического снабжения и др.) воздействовали по определенному закону на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.

     Третья  часть системы — выход, являющийся продуктом или результатом ее деятельности. Система на своем выходе должна удовлетворять ряду критериев, важнейшие из которых — стабильность и надежность. По выходу судят о степени достижения целей, поставленных перед системой.

     1.3. Основы системного подхода в управлении

     Итак, системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное).

     В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

     Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология - раздел философии, изучающий формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог Л. Берталанфи.

     Определим черты системного подхода:

     – Системный подход - форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

     – Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета - <собственный> уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы - <вышестоящий> уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами - <нижестоящий> уровень.

     – Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

     С учётом сказанного определим понятие  системного подхода:

     Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

     Можно также сказать, что системный  подход - это такое направление  методологии научного познания и  практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной  социально-экономической системы.

     Далее рассмотрим основные принципы системного подхода:

     1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

     2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

     3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

     4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернети- ческих, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

     Таким образом, на основании изложенного выше можно сделать определенные выводы, а точнее отличие системного и традиционного ( аналитического) подходов

     1.4. Производство как  система «ресурсы-продукция»

      Производство - это любой процесс (или процедура), предназначенный, чтобы превращать совокупность ресурсов в продукцию определенного состава.

      Любое производство можно рассматривать  как систему, состоящую из трех компонентов: ресурсов, продукции и производственного  процесса. Ядром производства является система "ресурсы - продукция" (input - output).

      Ресурсы определяются как элементы производства, олицетворяющие в основном переменные расходы (variable expense) - издержки, изменяющиеся пропорционально объему производства. К переменным расходам относятся ресурсы, состоящие в основном из материалов, рабочей силы и энергии. Сумма этих расходов зависит от числа выпущенных единиц продукции в натуральном выражении. В переменные расходы включают расходы на заработную плату работникам (кроме конторских и административного персонала) и расходы на материалы, которые можно отнести непосредственно на каждую единицу продукции. Регулирование выпуска продукции осуществляется о помощью ресурсов, вводимых в производственный процесс.

      Продукция отражает направления деятельности фирмы, производственного подразделения. Обычно исходным моментом производственной деятельности служит определение желательного вида и состава продукции.

      Изменения рыночных условий и финансового  положения фирмы стимулируют  поиски новых направлений деятельности.

      Процесс (process) - это

      – заранее предусмотренный комплекс действий или операций, который предшествует завершению каждой стадии обработки материала, заготовки или узла;

      – заранее предусмотренная и управляемая обработка материалов, при которой на них воздействуют одним или несколькими способами в течение периода, необходимого для достижения требуемых результатов. Например, вулканизация резины, обработка металлов.

      Производственный  процесс может быть простым и сложным, требующим многочисленных разновидностей ресурсов для выпуска широкой номенклатуры изделий. Это требует проектирования реального процесса "ресурсы - продукция", предназначенного для достижения определенных целей.

      Регулирование производственной системы  осуществляется двумя путями:

      1) регулированием ресурсов в отношении темпов ввода, стоимости, качества и т.д., в результате чего добиваются регулирования переменных расходов;

      2) изменением процесса (процедуры) в результате перекомпоновки его элементов, что достигается путем регулирования постоянных расходов, относящихся к системе в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ 

      В табл. 1, 2 представлены характеристика и основные показатели деятельности ООО «АФ «ЭкоН». 

Таблица 1 Характеристика организации

Таблица 2 - Анализ динамики основных показателей

      Вывод: с учетом достаточно небольшой численности  персонала, организация имеет значительные показатели выручки от продаж (около 4 млн. руб.), не смотря на незначительный спад за 2009 год: - 147 000 р. Показатель рентабельности продаж находиться довольно на низком уровне – около 2 %, это объясняется тем, что в структуре расходов первое место занимает оплата труда. Что в свою очередь свидетельствует о высоком уровне заработной платы в организации. Не смотря на экономический спад в 2009 году, организация сохранила прежние позиции, что свидетельствует об устойчивом финансовом положении организации. В дальнейшем прогнозируется возвращение на прежний уровень и рост показателей выручки и прибыли.

      Миссия  и цели организации представлены на рис. 2. На рис. 3 изображена организация как система.  

Рисунок 2 – Миссия и цели организации 
 

Рисунок 3 – Организация как система 

      Представленная  на рис. 3 организация как система взаимосвязных элементов, исключение любого из элементов приведет к значительным трудностям и впоследствии к ликвидации организации.

      Целями  подсистемы «Оказание услуг» являются качественное и своевременное оказание услуг клиентам, формирование положительного имиджа организации и др.

      Целью подсистемы «Персонал» является, прежде всего, выполнение своих должностных  обязанностей.

      Целями  подсистемы «Реклама и сбыт» являются – контроль за оказанием услуг, обновление клиентской базы, постоянная работа по активизации клиентов, разработка и  осуществление рекламной деятельности, обзвон потенциальных клиентов и  пр.

      Целями  подсистемы «Финансы» являются – контроль финансовых потоков, своевременная сдача отчетности и пр.

      Организационная структура организации представляет собой классическую линейную структуру, представленную на рис. 4. 
 

Рисунок 4 – Организационная структура организации

      Преимущества  линейной структуры:

1. четкая система взаимных связей функций и подразделений;
2. четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
3. ясно выраженная ответственность;
4. быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

      Недостатки  линейной структуры:

1. отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
2. тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
3. малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
4. критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
5. тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
6. большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
7. перегрузка управленцев верхнего уровня;
8. повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.