Современные технические средства в делопроизводстве

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет вечернего и заочного обучения

Кафедра ___________________________________________________

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документирование  управленческой деятельности»

Тема Современные технические средства управления в делопроизводстве

                                                     Руководитель работы

                                                                    ______________Воржева Н.В.

                                                                    «         »                            2012г.

                                      Исполнитель

                                                         студент группы з09ЭУП

                                                               _____________Аминев Р.А.

                                                                   «         »                            2012г.

Оренбург 2012

Содержание

Введение

Управление организацией, как технология, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе.

С каждым днем происходит лавинообразный рост количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием огромных массивов документов.

Деятельность любой организации  зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие или решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере роста количества деловых документов, расширения и усложнения деятельности организации, процессы, связанные с управлением документооборота, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет использовать современные технические средства и информационные технологии.

В большей степени для использования  новых технических средств и  технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки  документов используются стандартные операции. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные документы. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. легко поддается расчленению на более простые операции.

В настоящее время есть необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, а также объективные предпосылки для их реализации.

Актуальность темы связана с тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- классифицировать технические  средства в делопроизводстве;

- изучить способы документирования  информации;

- классифицировать типы и виды документов;

- рассмотреть разновидности носителей  документов;

- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;

- описать способы изменения,  тиражирования и физической обработки  документов;

- рассмотреть средства телекоммуникаций.

1 Классификация  технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В соответствии с назначением  все технические средства в делопроизводстве можно разбить на следующие группы:

– средства для составления документов;

– копировальная и множительная оргтехника;

– средства хранения, поиска и транспортирования документов;

– техника управленческой связи.

2 Способы документирования

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ и заключался в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества.

На смену простейшим средствам  пришли перья, первые упоминания о них в VII веку. В 1809 году была запатентована первая ручка.

В 1938 Венгерским журналистом  Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка.  Практически  всем приходится работать с документами и пользоваться ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

а) Механическая запись – перфорирование, аналоговая и механическая звукозапись, фотохимический способ (фото-документирование), кинодокументирование;

б) Электронный способ документирования. Электронное документирование – оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации, голография.

Документирование может  осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном языке – информация кодируется. Кодирование происходит с помощью так называемого двоичного кодирования с помощью двух символов – 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

С появлением компьютеров  началось быстрое развитие автоматизации  процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования.

К настоящему времени работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

3 Типы и виды документов

Информация, содержащаяся в  документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем  социальной информации, созданной человеком  для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие  семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из отличительных признаков документа;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное  на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа  характерна завершенность сообщения. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная  информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две  группы. Первая — это документы  по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние и внешние;

– по содержанию: простые и сложные;

– по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

– по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

– по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

– по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

– по средствам фиксации: письменные, графические, фото и т.д.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом.

Их относят к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В них могут вноситься изменения. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном органе организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги А4 или на общем бланке, при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

– правовые акты федерального уровня;

– правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

– правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

4 Разновидности носителей документов

На сегодняшний день накоплены  огромные запасы информации, сосредоточенной  в базах данных, на дискетах и других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных и других организациях.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Носитель информации это любой материальный объект или среда, содержащий информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

По основному назначению носители делят на общего назначения (бумага) и специализированные (для цифровой записи).

По количеству циклов записи – для однократной и многократной записи.

По долговечности – кратковременного и долговременного хранения.

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Так как бумага относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию и позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей  на полимерной основе (полупроводник) разнообразие документов, способных  нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски.

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая  грампластинка, оптический диск — как  жесткий, так и мягкий.

Передача документированной информации во времени и пространстве связана  с физическими характеристиками её материального носителя. Документы отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому проблема долговечности материальных носителей информации весьма актуальна. В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила, но это дороже. Поэтому приходится искать оптимальное соотношение между долговечностью и стоимостью носителей.

Запоминающее устройство (ЗУ) —  носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

– постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (CD-ROM);

– однократно записываемые ЗУ (ППЗУ) (CD-R);

– многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (CD-RW);

– оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Энергозависимый носитель.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые ЗУ — устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Необходимо учитывать формат электронного документа – это формат файла, в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров: DOC, PDF, RTF и предназначены для просмотра документов, их редактирования в различных программных продуктах.

5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве

Средства, используемые для  создания и обработки документов можно разделить на две группы. Это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства –  это оборудование, обеспечивающее работоспособность  основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это  орудия труда по автоматизированной обработке информации. Для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К ним относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации.

 Получение первичной  информации и регистрация является  одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. К ним относят: электронные весы, разнообразные датчики, расходомеры, банкоматы и многое другое. Сюда относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

Средства приема и передачи информации. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами, аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы.

Средства обработки  информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ.

Малые ЭВМ – работают в  режиме разделения времени и в  многозадачном режиме. Их положительной  стороной является надежность и простота в эксплуатации.

Большие ЭВМ – характеризуются  большим объемом памяти, высокой  отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ.

Средства отображения  информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

Монитор – это устройство, предназначенное для отображения  информации, вводимой пользователем  с клавиатуры или выводимой компьютером.

Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой  и графической информации.

Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.

6 Способы и средства тиражирования и обработки документов

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса  фирмы могут включать в свой состав такие устройства и оборудование, как персональный компьютер, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, диктофоны, проекционную аппаратуру, маркировальную машину, ламинатор, машину для уничтожения документов, стеллажи, сейф, пневмопочту и др.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова  под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

С целью облегчить и  ускорить процесс копирования в  начале 19 столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). Начавшийся в конце 19 века массовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качеству к современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в 19-20 веках целого ряда технологий копирования и тиражирования. К числу наиболее распространённых способов копирования относились следующие:

– фотографический - даёт высокое качество, но является дорогим и длительным по времени. Производится с помощью фотоаппаратов и специальной фототехники. Микрофотокопирование - изготовление уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на фотографическую плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартном микрофише размещается до 270 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры;

– диазографический метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году;

– электрографическое копирование (ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный  аппарат позволяет копировать не только быстро и качественно но и  получать копии, лучше оригинала. Однако в процессе управления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электроннотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.

Для массового размножения  документов используются различные полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления.

7 Средства телекоммуникаций

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, LAN) — компьютерная сеть, покрывающая  обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредников и по единой среде.

На данный момент минимальная скорость LAN считается 100 мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Наряду со всеми применяемыми сетями имеется рад недостатков:

– сеть требует значимых материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала;

– сеть требует работы администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуется бригада администраторов;

– сеть представляет собой прекрасную среду для распространения вирусов, из чего следуют дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы;