Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО    ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
 

                                              ПЛАН

1. ВВЕДЕНИЕ
2. ПОНЯТИЕ « ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ »
3. ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4. ДОКУМЕНТООБОРОТ: АКТУАЛЬНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ

 ЖИЗНЕННЫЙ  ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭД (СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

5. МЕСТО СЭД В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ РЕСУРСОВ
8. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
9. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

                                              ВВЕДЕНИЕ

     Прогресс  стремительно входит  в нашу жизнь, как и  рыночные  отношения  в конкурентной экономике, поэтому своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно.

         Данная тема актуальна и обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ»

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

     Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство»,  по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.  Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

      Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора. При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

• простые орудия (ручки, карандаши и др.);
• механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
• компьютерная техника;

     Результатом документирования является  документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

•   организационно-правовая документация;

•   плановая документация;

•   распорядительная документация;

•   информационно-справочная и справочно-аналитическая  документация;

•   отчетная документация;

•   договорная документация;

•   документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

•   документация по материально-техническому обеспечению;

•  документация по документационному и информационному  обеспечению деятельности учреждения и др.;

•   документация по основной деятельности учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в ВУЗе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.). Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

    Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

        При работе с документами по традиционной бумажной технологии: средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов; поиск одного документа занимает в среднем две минуты; в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ; в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты; если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу). Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы. По свидетельству специалистов, в географическом распределении пользователей растет удельный вес регионов России и стран СНГ, а в отраслевом - помимо уже традиционного интереса к СЭД со стороны органов государственной власти и местного самоуправления, повышается активность кредитно-финансовых компаний, предприятий топливно-энергетического комплекса, учреждений связи, культуры, образования и СМИ. Заметно увеличилось количество мелких и средних клиентов, покупающих "коробки" на 1-10 рабочих мест и самостоятельно осуществляющих настройку и внедрение системы, однако в денежном выражении основной доход все равно приносят крупные проекты, сопровождающиеся консалтингом и услугами внедрения. Наблюдаемая тенденция позволяет говорить о том, что, в конечном счете, рынок систем автоматизации документооборота может оказаться достаточно массовым и в большей степени похожим на сектор бухгалтерского ПО, нежели на рынок ERP-систем. Это и естественно: потребность в управлении документацией является столь же базовой для любой организации, как и финансовый учет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭД (СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

      Наиболее распространенная область автоматизации документопотоков – делопроизводство. Системы электронного документооборота, автоматизирующие делопроизводство, как правило, состоят из модулей (функциональных частей), соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. В свою очередь, каждый модуль может состоять из нескольких баз данных: одна, основная, для работы с документами текущего года, другие – для работы с документами предыдущих лет. Кроме того, СЭД предусматривает возможность раздельного хранения карточек и содержания документов, что значительно увеличивает скорость работы пользователей с системой. Это реализуется с помощью базы электронных оригиналов документов, которая может быть единой для всех делопроизводческих модулей или отдельной для каждого модуля. Карточка документа в соответствующей базе содержит ряд обязательных реквизитов и ссылку на документ содержания, находящийся в базе электронных оригиналов. Электронный оригинал документа представляет собой карточку с минимальным набором реквизитов основного документа и собственно содержанием – оригиналом документа (вложенный файл, сканированное изображение или текст). Современные системы электронного документооборота по охвату бизнес-процессов максимально приближены к документообороту бумажному. Помимо учета и хранения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, СЭД поддерживают процессы согласования, ознакомления, подписания, регистрации. Доступна возможность создания резолюций и поручений по документам, контроль исполнения как самих документов, так и резолюций и поручений. Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки. Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически – значениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией. Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию. При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ – лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном – в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиоз указанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование. Если в организации приняты определенные сценарии согласования, целесообразно использовать шаблоны. Шаблоны согласования создаются для каждого вида документа каждого модуля системы, в них задается тип согласования и список участников. Параметры согласования, указанные в шаблоне, могут быть доступны для редактирования или жестко закреплены. Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ "Результат согласования", в котором указываются все визы и комментарии участников. При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи, а также отменить ранее поставленную подпись, если документ подписан, но еще не зарегистрирован. Подписанный или неподписанный документ направляется на регистрацию делопроизводителям соответствующего подразделения. Нумерация документов производится в соответствии с принятым в организации порядком формирования номера. При автоматической регистрации используются типовые счетчики, при ручной регистрации номер вводится делопроизводителем в соответствующие поля документа. Зарегистрированный документ может быть направлен на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатор создает документ (лист ознакомления), в котором задает список участников процесса. Участникам рассылаются уведомления. По окончании процесса ознакомления в базе для соответствующего документа создается документ "Результат ознакомления". На входящие и внутренние документы может быть наложена резолюция, по организационно-распорядительным документам создаются поручения. Резолюции и поручения заводятся в системе отдельными карточками, в которых указываются исполнители и срок исполнения. Каждый исполнитель может быть поставлен на контроль. Значительное преимущество СЭД заключается в автоматическом контроле исполнения резолюций и поручений: для каждого сотрудника, поставленного на контроль, формируется своя контрольная карточка задания. В соответствии с указанной автором задания периодичностью исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения. После снятия исполнителя с контроля и при полном исполнении резолюции/поручения эта информация автоматически заносится в контрольную карточку задания. Также в контрольной карточке задания отражается информация обо всех отчётах об исполнении, созданных по данной резолюции/поручению исполнителем. В системах электронного документооборота реализован механизм отношения документов в дело согласно номенклатуре дел организации. Документ (а также резолюции, исполнения по нему) может быть отнесен в дело и впоследствии изъят (возвращен) из дела. При сдаче бумажного документа в архив в его электронном аналоге делается запись об этом с указанием дела, тома, листов, акта списания и проставляется дата. Также современные СЭД осуществляют учет передачи экземпляров документа: для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров, где отмечается вся история передачи экземпляра (когда и кому экземпляр передан, когда возвращен, кому и когда вновь передан). В стандартный функционал СЭД входит поиск документов по заданному пользователем набору полей (в том числе и полнотекстовый поиск во вложенных файлах), создание отчетов по требованию и критериям пользователя в отвечающей корпоративным стандартам форме и печать отчетов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        ДОКУМЕНТООБОРОТ: АКТУАЛЬНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ

     Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

     Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.

     Консервативный  стиль обращения с документами  в бумажном виде на фоне экспоненциально  растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы  на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально  тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной  корреспонденции.

     С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.

     Несмотря  на сравнительно высокую стоимость  систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными  примерами реальных внедрений. Они  свидетельствуют о том, что затраты  на внедрение системы окупаются  за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов  предприятия и степени его  охвата автоматизацией. Но, если в крупных предприятиях момент истины назрел уже давно, то сейчас в организации электронного документооборота больше всего заинтересованы представители малого и среднего бизнеса, а они, надо отдать им должное, всегда лучше считают деньги. Автоматизированная система сама доставит документ на рабочее место, сделает нужные напоминания исполнителю и контролеру. Пользователю сейчас лишь достаточно знать, какой тип документа надо подготовить, кому это поручить и кто будет контролировать процесс. Старые бумажные документы одним нажатием кнопки сканируются и вносятся в архив. Поиск нужных данных ускоряется во много раз: вместо рутинной работы по перетряхиванию папок в шкафах достаточно вспомнить название организации, фразу из текста документа или примерное время его создания, после чего найти документ - дело нескольких секунд. Процесс становится значительно более управляемым на всех его стадиях.

     Стоит ли разрабатывать систему управления документами силами своих сотрудников? Практика показывает, что организация  в итоге становится заложником собственного отдела автоматизации. Уволился руководитель - и проблема поддержки превращается в непреодолимую преграду. Кроме  того, стоимость самостоятельной  разработки в конечном счете оказывается не меньшей, чем при внедрении специализированных программных продуктов от известных компаний, а она составляет для отечественных разработок от 120 долларов за рабочее место. Компании-разработчики к тому же постоянно совершенствуют свои системы, дополняют их средствами коллективной работы по сети Интернет, поддержкой электронно-цифровой подписи и другими новшествами. 
 
 
 
 

МЕСТО СЭД В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ  ПРЕДПРИЯТИЯ

     Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% — непосредственные издержки производства, а остальное — компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

     Степень эффективности использования СЭД  определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что  для чисто торговой организации  основное информационное наполнение —  это структурированные данные, заключающиеся  в базах данных. Возможно, такой  организации и нужно хранить  договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения  СЭД. Однако если торговая организация  дорастет до торгового монстра с  сетью магазинов в десятках городов  и сложной логистикой, собственным  производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении  системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных  заказчиков может вырасти до таких  масштабов, что придется подумать о  внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется  до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения  СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые  хранятся в СЭД.

     В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД  может служить интегрирующим  транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Защита информации в системах электронного документооборота включает несколько уровней. Если говорить об отечественных системах на программной платформе Lotus Domino/Notes, широко представленных на российском рынке, то первый уровень защиты в них – это уровень доступа пользователей к базам данных. Доступ может быть задан как для пользователя лично, так и для группы пользователей, в состав которой он входит. Второй уровень защиты – это уровень доступа пользователя к документу: для получения доступа пользователь должен быть указан в документе явно или косвенно (в иерархически ниже - или вышестоящем документе).

    Кроме того, в современных СЭД реализован механизм электронной цифровой подписи, применяемый при заверении входящих документов, подписании исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. ЭЦП проставляется на листах согласования, подтверждая подпись инициатора, и на листах-ответах (визах) участников согласования, подтверждая их подписи.  Наличие в системе механизма электронной цифровой подписи позволяет говорить о юридически значимом документообороте, поскольку заверенная электронная подпись становится идентичной по своему содержанию подписи на бумажном оригинале документа. 
 
 
 
 

     ОЦЕНКА  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ РЕСУРСОВ 

     В работе данной типографии, являющейся значимым участником рынка полиграфических услуг, активно используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической продукции, связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени централизации технологического процесса информационная технология в системе управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Для эффективной работы организации используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении следует рассказать подробнее. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды техники:

1. Персональные компьютеры
2. Микропроцессоры
3. Средства телекоммуникаций
4. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

     В данной организации персональные компьютеры используются для:

• Разработки оперативных планов производства контроля за их выполнением;
• Контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• Расчета заработной платы;
• Контроля за поступлением заказов;
• Анализа данных о сбыте продукции;
• Регистрации поступления платежей;
• Ведения учета и отчетности.
• Выполнения макетов
• Хранения клиентской базы
• Коммуникации с клиентами и партнерами

     Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Фактически на каждом рабочем месте в организации установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы Windows , пакеты программ графических редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: пакет офисных программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.). Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов.

     * Снижение административных накладных расходов

     * Повышение производительности труда

     * Рационализация ведение дел

     * Снижение затрат на аппаратные средства

Наличие сети позволяет работникам предприятия  тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Применение сетевых приложений, таких как системы управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел. Наличие сети позволяет сотрудникам фирмы совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Объединение компьютеров в сеть помогает значительно снизить административные расходы. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших предприятий, таких как данная типография, где управление сетью часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор сети на добавление новых пользователей или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия. Руководитель и менеджеры пользуются текстовыми редакторами, в основном  Microsoft Office Word,  Exсel, для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Использование электронной почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров. При помощи телефонной сети организации возможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер. Факс и модем используются для передачи информации по сетям клиентам типографии, для получения от них необходимой нам информации, а также для пополнения баз данных, используемых в организации. Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета 1С: бухгалтерия, 1С: Предприятие и т.д. Дизайнеры данной типографии пользуются графическими редакторами семейств Adobe и Corel Graphic Suite, наиболее подходящих для работы в сфере типографских услуг, для поиска материал дизайнеры также используют программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer , Opera, Mozilla Firefox, Google Chrome т.д.