Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его структура

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел № 1)

по теме: 
 

     «СОВРЕМЕННЫЙ  СОСТАВ АРХИВНОГО  ФОНДА

       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  И ЕГО СТРУКТУРА» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление 

    Введение 

      Архивный  документ - это ценный материальный носитель информации, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. 

 
 Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.  
 Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.  
 Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.  
 Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.  
 В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

     Организацией  документов Архивного фонда Российской Федерации является работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива. 
 
 

1. Состав Архивного фонда Российской Федерации

     1.1. Понятия «архивный документ» и «архив» 

     Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. 

     Архивный  документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способах на любых носителях.

     Есть  и другие трактовки понятия документ, например, в ГОСТ                 16487-83 «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве».

     Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации. 

     Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Документ –  это зафиксированная на материальном носителе путем информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»¹. 

     Архивный  документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.  

     Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение  учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах  пользователей.

     Государственные архивы - это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.  

     Государственные архивы хранят постоянно (вечно) наиболее ценные архивные документы.

     Главная задача государственных архивов  - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. 
 
 

     1.2. Понятие об Архивном фонде Российской Федерации 

     Архивный  фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению².

     В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы  собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда  СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной  собственности. Все ценные документы  по Положению о ГАФ СССР, изданному  в 1980 году, могли быть национализированы.

     Работа  по распределению документов между  архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного  фонда РФ.

       При организации архивных фондов  и архивных документов учитывается  принадлежность документов к  различным формам собственности,  разным историческим периодам, видам  носителей информации, а также  другие факторы. 

    В связи с преобразованием муниципальных  образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды  составляют архивные документы созданных  органов местного самоуправления.

    Изменение границ муниципальных образований  не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов  местного самоуправления.

      При реорганизации организации  новые архивные фонды создаются  в случаях:

    -изменения  целевого назначения, профиля деятельности  и функций организации;

    -преобразования  организации с изменением формы  собственности имущества организации  (приватизация, акционирование, национализация  и т.п.).

    Из  архивных документов государственной  или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества  организации, и архивных документов вновь возникшей организации  правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда  в случае передачи архивных документов организации правопреемника в государственную или муниципальную собственность.

    Не  является основанием для создания нового архивного фонда:

    -расширение  или сужение территориальных  границ деятельности или функций  организации;

    -выделение  из организации одной или нескольких  новых организаций с передачей  им отдельных функций первой  организации;

    -изменение  подчиненности организации, ее  структуры, переименование или  внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением  первоначальных функций;

    -смена  учредителя организации без изменения  формы собственности имущества  этой организации.

    Архивные  документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных  бедствий, а затем восстановленной  с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

     От  рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех  поиска документов.

     Организация документов и дел в современном  понимании предполагает единство двух процессов – классификации и  систематизации документов.

     Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

    В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

    Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

    Схема систематизации архивных документов в  архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью дел.

    Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий.

    Для архивных фондов однотипных организаций  используется общая схема систематизации.

     Систематизация  - это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. 

     Организация документов и дел Архивного фонда  страны осуществляется по трем уровням:

     -в пределах Архивного фонда РФ;

     -в пределах архива;

     -в пределах архивного фонда.

2.Организация документов и дел в пределах Архивного фонда

Российской  Федерации 

     Организация документов Архивного фонда РФ лежит  в основе построения сети государственных  хранилищ, которую образуют все федеральные  архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища  в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки.

     Именно  здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в  течение столетия,  другие были созданы  в связи с появлением новых  систем документации и носителей  информации, третьи возникают на наших  глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются  документы.

     Не  сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х годов прошлого века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое влияние. 
 

     2.1.Классификация  архивных документов 

     До 1991 года классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

     -принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

     -принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

     -принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, регионам);

     -принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

     -принадлежности к составу документации данного фондообразователя;

     -способу и технике закрепления информации.

     Рассмотрим  подробнее каждый из вышеназванных  принципов.

     Принадлежность  документов к историческим эпохам - этот признак организации документов обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается в составе архивных фондов.

     К комплексам документов общесоюзного значения относились фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота СССР, фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

     К комплексам документов республиканского значения относились фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик, фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами, фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

     К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших  на территории края, области, округа, района в их современных границах.

     На  практике этот принцип классификации реализовался таким образом: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения - центральные архивы республик; для хранения документов местного значения - краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

     В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное  устройство страны. Это значит, что  каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим  свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной  единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные  им учреждения, в деятельности которых  образуются документы по истории  этой территории.

     Однако  на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным  единицам не совсем просто, поскольку  в административно-территориальном  делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив.

     В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных  фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей.

       В истории архивного дела использовались  оба подхода.

     Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств  и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

     В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение  территориальных комплексов нежелательно.

     Поэтому при создании нового архива новой  административно-территориальной единицы  в него должны поступать только фонды  новых органов власти и управления.

     Признак классификации документов по принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности был определяющим, когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции).

     Тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

     Практически отраслевой принцип классификации  реализуется при создании архивов  литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также  многочисленных архивов общественных движений.

     Но  эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в  соответствии с данным признаком.

     Научной основой классификации документов по принадлежности документов к составу документации данного фондообразователя являются следующие принципы:

     -происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

     -логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.

     Принцип происхождения учитывается и  при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т.е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

     Признак классификации документов по способу и технике закрепления информации предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, а также архивов научно-технической документации Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др.

     Создание  подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а  во-вторых, оборудования для воспроизведения  этих документов в читальном зале.

     В начале 90-х годов XX века, после распада  СССР, возникло новое государство  – Российская Федерация с новой  экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и  иные формы собственности.

     Изменения, происшедшие в стране, коснулись  и архивной сферы. Государственный  архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Однако изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая  осуществляется теперь по следующим  признакам:

     1.по формам собственности:

     -архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

     -архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

     -архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

     -архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

     2.по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

     -архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

     -кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

     3.по срокам хранения:

     -архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

     -архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

     -архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

     -архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

     Все названные выше признаки можно применять  только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся  комплексов фондов.

     Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации  документов и дел лежит деление  Архивного фонда РФ на государственную  и негосударственную части, что  было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об  архивном деле в Российской Федерации».

     Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

     -государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

     -органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;

     -государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

     -предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

     -органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

     -других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);

     -юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

     Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

     -государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе  профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

     -негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

     -физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

     Для документов государственной и негосударственной  частей Архивного фонда РФ могут  применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

     Постоянное  хранение – это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

     Временное хранение – это хранение документов Архивного фонда           РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

     Обычно  временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного  обеспечения работы данного учреждения.

     Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

     Хранение  в собственности государства  - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

     Этим  основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником  и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

     Депозитарное  хранение документов – это временное  хранение документов Архивного фонда  РФ в отраслевых архивных фондах в  течение срока и на условиях, оговоренных  в договоре с собственником документов.

       По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем  не обязательно следует передача  документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника.

     Отраслевые  фонды, по сути, представляют собой  исторические архивы, сложившиеся при  ведомствах, которые имеют право  временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной  части Архивного фонда РФ. При  этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным  соглашением между Росархивом и ведомством. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

    Таким образом, документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются в архиве по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам.

    По  степени ценности документы Архивного  фонда Российской Федерации делятся  на ценные, особо ценные и уникальные.

    Все отнесенные к составу Архивного  фонда Российской Федерации документы  вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности  являются ценными.