ИНСТИТУТ  БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА  ТЕХНОЛОГИЙ БГУ

Кафедра бизнес-администрирования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Контрольная работа по теме

«Специфика  коммуникационного  процесса в системе  INTRANET» 
 
 
 

Введение

     На сегодняшний день информация, ее  достоверность и своевременность приобретает всё большее значение, особенно в деятельности различного рода компаний. Оптимизация коммуникационного процесса, связанная с минимизацией потери и искажения информации становится одной из наиболее актуальных и приоритетных задач для любой компании. В этой связи возникает необходимость создания налаженной системы внутриорганизационной коммуникации с широкими возможностями, в том числе - обеспечение обратной связи.

     Решение данной задачи во многом стало возможным  благодаря стремительному развитию информационных технологий и повсеместному их внедрению в различные области бизнеса и производства.

     Так, появление системы Intranet стало важным шагом в оптимизации информационных потоков как внутри отдельных подразделений компаний, так и в рамках всей компании, независимо от месторасположения ее структурных подразделений. Более того, использование Intranet позволило упростить систему взаимодействия с заказчиками и клиентами, сделало обмен информацией более открытым, своевременным и надежным.

     Целью данной работы является рассмотрение специфики системы Intranet как механизма оптимизации коммуникативных процессов в организации.

     В соответствии с поставленной целью  в работе решаются следующие задачи:

• рассмотрение коммуникационного процесса, а также барьеров, препятствующих реализации эффективной коммуникации в организациях;
• изучение специфики и структуры системы Intranet;
• выявление задач, решаемых с помощью системы Intranet;
• определение преимуществ использования системы Intranet, в том числе и для разных категорий пользователей.

     При подготовке данной работы автором использовались материалы корпоративных интранет-порталов, а также публикации ведущих IT-изданий, посвященные рассматриваемой проблеме.

     1. Особенности коммуникационного процесса

     В самом общем виде процесс коммуникации можно определить как процесс и результат обмена информацией. Эффективные коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

     Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в том, что зачастую сотрудники и руководители забывают, что коммуникация – это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее [7]  

     Главная цель коммуникационного процесса заключается  в обеспечении понимания передаваемой информации. 

     В классическом определении коммуникационного  процесса выделяют восемь основных категорий:

• отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
• сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
• канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
• код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
• контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
• получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
• шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
• обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

     Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

• формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
• выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
• передача закодированного сообщения отправителем;
• восприятие закодированного сообщения получателем;
• расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
• реакция на воспринятое сообщение [3, c.54].

     Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различий в интерпретации контекста  и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл  воспринятого сообщения может существенно отличаться от первоначального, сформулированного отправителем.

     Различают межличностные и организационные  коммуникации. Если проблемы межличностных  коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте  передачи сообщения, то основным фокусом  организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.

     Так, среди барьеров на пути организационных коммуникаций встречаются следующие:

• искажение сообщений

Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

• информационные перегрузки – превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;
• неэффективная структура организации – чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;
• некомпетентность персонала – коммуникативная, профессиональная и методологическая;
• неэффективный способ организации работ и распределения задач;
• конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

     Как становится очевидно, организация коммуникативных  процессов в организации должна быть изначально поставлена эффективно, таим образом, чтобы минимизировать искажения сообщений и потерю информации.

     Среди путей повышения эффективности организационных коммуникаций специалисты выделяют следующие:

• создание системы обратной связи;
• регулировка информационных потоков;
• реализация управленческих действий, способствующих облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.
• развертывание системы сбора предложений;
• применение достижения современных информационных технологий
• использование внутриорганизационных информационных систем: Интранет [6].

     Таким образом, в виду наличия ряда препятствий, снижающих не только восприятие информации, но и усиливающих искажение и потерю фактов становится очевидной необходимость создания системы повышения эффективности информационных потоков внутри организаций. 
 

2. Специфика коммуникационного процесса в системе INTRANET  

     Появление внутриорганизационных корпоративных сетей, в частности Интранет, во многом упростили и сделали более эффективными информационные потоки внутри организаций. Более того, наличие в организации Интранет стало определяющим критерием, по которому эту организацию начали считать готовой к новому тысячелетию.

     Обычно  Интранет определяют как частную  компьютерную сеть, в которой используются стандарты и протоколы интернета. Интранет, также, можно назвать web-системой, локализованной в пределах одной  организации. Для преобразования в  Интранет локальной или региональной компьютерной сети не потребуется распродавать старое оборудование, можно обойтись уже существующими ресурсами. В отличие от обычных компьютерных сетей, Интранет основан на открытых стандартах, технологиях и протоколах [1].

     Система Интранет предполагает многоцелевое применение и может распределить общую стоимость коммуникаций, совместно используемую информацию, систему управления данными, процесс обучения или структуру сотрудничества, как для самой организации, так и для ее проверенных внешних партнеров.

     В рамках Интранет решается широкий спектр задач:  

• Доступ  к последним новостям о деятельности компании;

• Получение информации о корпоративной политике;

• Управление  проектами;

• Обслуживание  документооборота;

• Создание  хранилища знаний;

• Интерактивное обучение;

• Предоставление  информации о товарах и ценах;

• Предоставление  сведений об отгрузке и складировании  товаров;

• Публикация  отчетов о продажах;

• Ответы  на претензии клиентов;

• Объявления  о рабочих местах и требованиях  к сотрудникам;

• Вывод сведений о платежах [6].

В системе  Интранет существует пять основных функций:

1. электронная почта
2. совместное использование файлов
3. каталогизация
4. поиск
5. управление сетью [4].

     Эти функции позволяют организации  публиковать, хранить, извлекать и  управлять информацией, причем формируется единое информационное пространство, сотрудники могут находиться на различных этажах здания центрального офиса компании, в различных регионах и даже в разных странах.

     Обычная компьютерная сеть имеет те же самые  функции, однако они реализуются через различные пользовательские интерфейсы, которые характерны для каждой из компьютерных платформ. В Интранет все эти функции формируются на основе единых стандартов технологий Интернета.  

Преимущества  Intranet для различных групп пользователей 

     Система Intranet является также и элементом корпоративной культуры компании, позволяющим осуществлять контроль над критериями и результатами работы каждого сотрудника, определять вклад каждого сотрудника и подразделения в общий результат [2, c.17].

     Для пользователей офисных приложений в первую очередь важны простота использования, простота публикации и  доступа к данным, достоверность  полученной информации, сокращение срока  ожидания затребованных данных.

     Оказывается, что многие задачи решаются в Интранет гораздо проще, чем в обычных локальных или региональных сетях. Единый интерфейс позволяет получать любые данные, находящиеся в различных местах Интранет. Люди не будут бояться Интранет, поскольку в ней используются унифицированные программы. Они смогут быстро провести поиск нужных данных и получить именно то, что им необходимо.

     Для сотрудников отдела информационных технологий Интранет обеспечивает упрощение администрирования и обслуживания сети, простоту модификации; сокращение объема поддержки пользователей.

     Управляя  корпоративной сетью, сотрудники отдела обязаны сбалансировать нагрузку на сеть, обеспечить техническую поддержку рядовых пользователей системы и защитить эту систему от нежелательного вторжения. Все это легко реализовать в межплатформенной интегрированной системе на основе браузера [4].

     Интранет позволяет упростить интеграцию и обслуживание разнообразных компьютеров и прикладных программ во всей сети. Кроме привычных систем управления, поставляемых с каждой из новых компьютерных платформ, существует множество инструментов мониторинга и отслеживания работы, созданных на основе браузера. Такие инструменты помогают при администрировании сети.

     Свойственная  сетям Интранет масштабируемость упрощает управление сетевой нагрузкой. Простые  в обслуживании системы требуют  меньше времени на профилактические работы. Простой оборудования всегда обходится очень дорого, будь то замена сломанного механизма подачи бумаги на принтере или ремонт отказавшего сетевого сервера.

     Интранет  существенно упрощает решение всех задач. Поддержка внутреннего Web-узла требует гораздо меньше ресурсов, чем публикация информационных бюллетеней, которые устаревают еще в типографии, а вывешенный рекламный плакат может сорвать со стены любой желающий.

     Партнеры  компании получают обеспечение единства в работе, получение самых последних сведений, быстрые коммуникаций, сокращение времени ожидания ответов.

     Расширение  сети Интранет компании на проверенных  поставщиков и партнеров улучшает качество сотрудничества. Предоставление партнерам доступа к информации в Интранет демонстрирует заботу организации о продолжении сотрудничества, а также то, что компания считает этих партнеров проверенными и важными членами общего торгового союза.  

     Создание  сети Интранет приводит к следующим несомненным преимуществам:  

• Доверие к  сотрудникам делает их инициативными и повышает производительность труда;

• Происходит сплочение организации;

• Улучшается сотрудничество не только в пределах рабочих групп, но и между различными рабочими группами внутри компании, а также между компанией и ее партнерами, поставщиками и потребителями.

• Возникает феномен гипертекста

     Гипертекстовая  организация информации таит в себе огромные возможности. Это другая метафора диалогового интерфейса – электронная  книга с автоматическими переходами по ссылкам. Простота этого интерфейса позволяет расширить контингент конечных пользователей, привлекая к активной работе с компьютером руководителей верхнего звена. Язык гипертекстовой разметки HTML имеет объектные свойства, позволяет помимо структуры, формы и содержания документа, определить диалоговые элементы. Необходимо отметить, что HTML – в определенной мере универсальный стандарт описания диалога. До этого таким переносимым стандартом был телетайпный режим и виртуальные терминалы. Этот универсализм может быть распространен на внутренние форматы справочных систем, текстовых редакторов, текстовые и графические интерфейсы операционной системы и других системных программ, если только HTML не потонет в следующих волнах Webизации [1].

     Интранет  – это архитектура клиент-сервер, т.е. все решения Интранет-приложений для взаимодействия с базами данных основаны на архитектуре клиент-сервер. Наличие диалоговых свойств в HTML и интерфейса CGI позволяет строить Интранет-приложения с доступом к базам данных (БД).

     Если  используются традиционные статичные  страницы гипертекста, то в ответ на запрос клиента Web-сервер передает страницу в формате HTML. При работе с базой данных клиент указывает в форме программу или сценарий для запуска на сервере. Серверная процедура получает введенные пользователем данные, формирует и передает SQL-запрос (определяющий логику управления данными) и, возможно, данные к системе управления базами данных (СУБД). Сервер БД по запросу выполняет обновление, вставку, удаление или выборку записей из БД. CGI-процедура полученные результаты преобразует в формат HTML или в формат диалоговых переменных. Затем Web-сервер посылает полученную HTML-cтраницу или значения диалоговых переменных броузеру для отображения [1].

     Рассмотренная схема по существу является трехзвенной  архитектурой клиент-сервер, где Web-сервер выступает в качестве сервера приложений. Для устранения недостатков CGI используют возможности специальных API для Web-серверов и включают дополнительное “релейное” звено в архитектуру. Все это только подталкивает к дальнейшему совершенствования архитектуры клиент-сервер.

     Именно  в Интранет получают дальнейшее развитие офисные приложения, связанные с коллективной подготовкой и обработкой информации, управлением электронными документами и документооборотом.

     Web-интерфейс  становится привычным для многих приложений автоматизации учрежденческой деятельности. Почтовые, новостные и другие сервисы Интернет встраиваются в приложения для коллективной работы. Можно ожидать сближения поисковых технологий Интернет и офисных систем управления электронными документами. Интеграция Интернет с корпоративными офисными приложениями – важное направление развития Интранет [5].

     Системы Интранет пользуется особой популярностью  в IT-компаниях, занимающихся разработкой различного рода программного обеспечения, поскольку обеспечивают всем членам команды, работающей над конкретным проектом, равно как и руководству и заказчикам равного доступа к информации о проектах. Более того, применение системы Intranet в организациях позволяет отследить внесенные изменения, а также их время и автора.

     Таким образом, использование системы  Intranet существенно облегчает информационный обмен в организациях, способствует увеличению прозрачности бизнес-процессов и документооборота, т.е. содействует обеспечению наиболее эффективной работы компании. 

Заключение 

    В результате рассмотрения особенностей корпоративного общения в рамках организационного коммуникативного процесса становится очевидно, что коммуникация как процесс и результат вербального и невербального взаимодействий коммуникантов сопровождается наличием разного рода препятствий, снижающих ее эффективность.

    Ввиду многоканальности корпоративных коммуникаций возникает необходимость создания систем, повышающих эффективность коммуникации в рамках организаций, что, в свою очередь, препятствует потере и искажению информации вследствие многоканальных информационных потоков.

      Для решения проблемы эффективности  организационных коммуникаций в  настоящее время компании прибегают  к использованию корпоративной  системы Intranet, позволяющей  решать широкий спектр задач, как внутриорганизационных, так и внешних (общение с клиентами и заказчиками, разработка совместных проектов и т.д).

      Использование системы Intranet позволяет решать широкий спектр задач, в том числе по обслуживанию документооборота, хранению и обмену корпоративной информации, разработке и реализации проектов и др.

      В ходе работы были также выявлены несомненные  преимущества использования системы  Intranet, в том числе и для различных категорий пользователей. Однако независимо от сферы деятельности сотрудников  компании использование системы Intranet облегчает и унифицирует процесс обмена информацией, обеспечивает ее достоверность и своесременность, сокращает время поиска и доступа к необходимым данным, для отдела информационных технологий – упрощает процесс администрирования сети.

     Таким образом, на сегодняшний день в эпоху  прогрессивного развития информационных технологий использование корпоративной  сетей на базе Intranet является неотъемлемой частью эффективной организационной коммуникации.

Список  использованных источников 

1. Грачев  Н.Н., Шевцов М.А. Информационные технологии для госслужащих// Сетевые технологии, Интранет/ Н.Н. Грачев, М.А. Шевцов. –  Электронный ресурс. – 2010.  – Режим  доступа: http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/Gosslugba/Chapter67/Chapter673.htm. – Дата доступа: 19.09.2010.

2. Глушаков  В.Е. Психо логия корпоративного управления/ В.Е. Глушаков.  – Минск: Изд.центр БГУ, 2009. – 175 с.

3. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент / Е. Л. Драчева, Л.И. Юликов. -М: Мастерство, 2002. – 346 с.

4. Корпоративный интранет-портал INTRANEXT. – Электронный ресурс. – 2010.  – Режим доступа: http://www.intranext.ru/. – Дата доступа: 19.09.2010.

5. Корпоративные порталы для бизнеса. – Электронный ресурс. – 2010.  – Режим доступа: http://annakravets.wordpress.com/2010/04/29/intranet-importance-for-business/. – Дата доступа: 19.09.2010.

6. Создать HR-бренд  с помощью интранет: опыт руководителей. – Электронный ресурс. – 2010.  –  Режим доступа: http://www.intranetno.ru/news/8888/. – Дата доступа: 19.09.2010.

7. Эффективные коммуникации в организации. Элитариум Центр дистанционного образования. – Электронный ресурс. – 2008. – Режим доступа: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html. – Дата доступа: 19.09.2010.