Специфика оформления приказов по личному составу

Содержание.

1.Специфика оформления приказов  по личному составу.

Составление приказов является обязательной обязанностью, так как распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, - приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу и изменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д. – оформляются приказами. С точки зрения бухгалтерского учета, перечисленные действия (прием, увольнения, переводы и т.д.) являются хозяйственными операциями, а, следовательно, приказы должны оформляться не только по правилам делопроизводства, но и с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете.

Согласно ст. 9 ФЗ от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

- все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами;

- эти документы служат первичными  учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;

- первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формы приказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров и оплатой труда, должны оформляться по этим формам.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.[1]

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

1.1 Оформление приказов.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.

1.2 Порядок подготовки проектов  приказов по личному составу.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) Центрированным – начало, и  конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;

2) Флаговым – каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов.

1.3 Простые и сложные приказы  по личному составу.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль. [2]

1.4 Требование к информации в  приказах по личному составу.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

1.5 Регистрационный номер документа.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «московский», указывать в приказе «город Москва» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения.

1.6 Заголовок к тексту.

Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

1.7 Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч.1 ст.73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

1.8 Визы согласования.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

По поручению руководителя предприятий приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.

В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.[3]

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

2. Должностная инструкция экономиста.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО "Приплыли"

Иванов И.И.

«11» января 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Экономиста относят к категории  специалистов.

1.2. Экономиста назначают на должность  и освобождают от нее по  приказу генерального директора  компании.

1.3. Экономист непосредственно подчиняется  главному экономисту.

1.4. Во время отсутствия экономиста его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Назначается на должность  экономиста лицо, которое отвечает  следующим требованиям: экономическое профессиональное высшее образование и стаж аналогичной работы не меньше полугода.

1.6. Экономист обязан знать:

- порядок разработки годовых  и перспективных планов производственной  и финансовой хозяйственной деятельности  предприятия;

- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты, методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;

- учетную плановую документацию;

- порядок составления бизнес-планов;

- способы экономического учета  и анализа показателей работы  подразделений предприятия;

- порядок разработки нормативов  финансовых, материальных, трудовых  затрат;

- организацию статистического  и оперативного учета;

- способы определения эффективности  экономически внедрения новых  технологий и техники, организации  труда, рационализаторских изобретений и предложений;

- сроки и порядок составления  отчетности.

1.7. Экономист руководствуется в  собственной деятельности:

- Данной должностной инструкцией;

- Законодательными актами Российской  Федерации;

- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании;

- Распоряжениями и приказами  начальства.

2. Должностные обязанности экономиста

Экономист выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Подготавливает исходные данные  для составления бизнес-планов (проектов финансовой хозяйственной, коммерческой и производственной деятельности) предприятия для обеспечения увеличения объемов увеличения прибыли и сбыта продукции.

2.2. Выполняет расчеты по трудовым, материальным и финансовым затратам, которые необходимы для реализации и производства выпускаемой продукции, освоения новых типов продукции, прогрессивных технологий и техники.

2.3. Производит экономический анализ  хозяйственной деятельности подразделений предприятия, разрабатывает меры по увеличению рентабельности производства, снабжению режима экономии, конкурентоспособности производимой продукции, производительности труда, уменьшению издержек на реализацию и производство продукции, устранению непроизводительных расходов и потерь, а также выявлению возможностей добавочного выпуска продукции.

2.4. Определяет эффективность экономически  организации производства и труда, внедрения новых технологии и  техники, рационализаторских изобретений и предложений.

2.5. Принимает участие в рассмотрении  производственно-хозяйственных планов.

2.6. Производит контроль за ходом  исполнения по предприятию и  его подразделениям плановых заданий, использованием внутрихозяйственных запасов.

2.7. Принимает участие при прогнозировании  развития производства и проведении  маркетинговых исследований.

2.8. Проводит учет экономических  показателей итогов производственной  деятельности подразделений предприятия  и учет заключаемых договоров.

2.9. Подготавливает в установленные  сроки периодическую отчетность.

2.10. Выполняет работы по хранению, формированию, ведению базы данных экономической информации, вносит в нормативную и справочную информацию, которая используется для обработки данных, изменения .

2.11. Выполняет особые служебные  поручения непосредственного начальника.

3. Права экономиста

Экономист имеет право:

3.1. Ознакомляться с проектами  решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.2. Представлять начальству предложения  по улучшению работы компании и своей работы.

3.3. Сообщать непосредственному  начальнику о всех недостатках, выявленных в процессе деятельности, и вносить предложения, как их устранить.

3.4. Запрашивать по поручению  начальства предприятия или лично  от специалистов и руководителей структурных подразделений информацию и документы, которые необходимы для исполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от начальства создать  нормальные условия для сохранности  всех документов, которые образуются  в результате деятельности компании  и исполнения служебных обязанностей.

3.6. Принимать решения в границах своей компетенции.

4. Ответственность экономиста

Экономист ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное  исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих  приказов, инструкций и распоряжений  по сохранению конфиденциальной  информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил  трудовой дисциплины, трудового  распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Список использованных источников и литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе: Практическое  пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. – 232 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. – 268 с.

3. Делопроизводство в кадровой  службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

4. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М., 1997. – 390 с.

5. Справочник кадровика: прием и  увольнение работников. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 176 с. – (Б-ка журнала «Кадровая  служба предприятия»). – (Справочник кадровика. Вып. 10 (28)).

6. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник  по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.

[1] Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – С. 161-169.

[2] Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

[3] Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М., 1997. – С.50-128.