Специфика, цели и задачи пресс-конференции
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ
ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
дисциплина ______________________________
тема ______________________________
______________________________
Студент (ка) _____ курса
заочного отделения
специальность
_____________________________
_____________________________
Преподаватель:
Москва
201___год
Содержание
Введение…………………………………………………………
Специфика,
цели и задачи пресс-конференции…………………………….…
Анализ этапов
подготовки пресс-конференции……………………………..
Исследование основных форм проведения пресс-конференции……………10
Заключение……………………………………………………
Список литературы……………………………………………………
Введение
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.
Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в этом обмене информацией и услугами - основа равноправных отношений между СМИ и Public Relations, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.
Актуальность темы обусловлена возрастающим количеством коммуникации в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.
Специфика, цели и задачи пресс-конференции.
Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.[1] По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.
Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).
Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.
Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо: [2]
· проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
· продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
· представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
· решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;
· наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.
Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.
При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:
1. какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
3. как собрать журналистов;
4. когда проводить пресс-конференцию.
Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.
Информационный повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя. [3]
Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:
· владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
· иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
· правильно определить целевую группу СМИ;
· определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
· определить возможные риски и критические моменты;
· исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.
Существуют несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:
· повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
· его формулировка должна быть краткой и емкой;
· повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
· он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
· чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
· чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
· лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.
Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.
Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.
В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.
Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели, специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории данного мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка.
Анализ этапов подготовки пресс-конференции
Анализ Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал). [4]
Необходимо знать, что каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.
Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ. [5]
Следует отметить, что пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.
В наиболее общем виде новость представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации. По мнению С.Холла, новостью может стать только интересное, необычное и значимое событие, происшедшее за последние двадцать четыре часа. То есть, прежде всего, важны ощутимая своевременность происшествий или высказанных мнений, их явная близость аудитории.
Основными участниками пресс-конференции выступают: модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса); утверждающая команда или компания, подающая информационный повод. В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический материал, отвечает на вопросы), технический персонал (в данную категорию участников входят обучающиеся, отвечающие за создание и показ презентационных материалов, звуковое сопровождение пресс-конференции), ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.[6]
Подбор времени пресс-конференции зависит от нескольких факторов. При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремится к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение. [7]
Очень важно выбрать также подходящий день. Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ. [8]
Важное значение при проведении пресс-конференций имеет личность выступающего (модератора), его ораторские способности и знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.
Как правило, пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответ-ственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.
Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.
Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними.Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
На входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см. [9]
Пресс-конференция представляет собой одну из форм коммуникации между организаторами и представителями средств массовой информации, которая в свою очередь сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции зачастую принято предоставлять какие-либо инновационные свершения.
Исследование основных форм проведения пресс-конференции
Широко известен факт, что выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.
Чтобы провести пресс-конференцию ее делят на части, такими составными частями выступают: встреча и регистрация прибывших журналистов; открытие, представление устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие. [10]
Самая первая и важнейшая часть заключается в встрече прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т. п.; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в конференц-зал и гардероб. [11]
К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.
Перед началом пресс-конференций иногда целесообразно провести краткую репетицию той ее части, на которой докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.
В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации. [12]
Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.
Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.
Начинать пресс-конференцию ровно в назначенное время нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Недопустимо читать выступления по бумажке.
«Вопросная», т. е. экспромтная, импровизированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...».Вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными», поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...». Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант. Варианты ответов «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если же выступающий все-таки ошибся, он должен сразу признать ошибку и принесите извинения, в противном случае ошибки будут «смаковать» журналисты. [13]
После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.
За официальной частью может следовать неофициальная, к примеру — фуршет. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Для докладчиков и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция. [14]
В завершении пресс-конференции очень важно по «горячим следам» подготовить и разослать уточненный пресс-релиз, чтобы журналисты могли воспользоваться им в своей работе. Следует упомянуть о том, что пресс-релиз является простым и эффективным средство передачи точной и оперативной информации о субъекте PR, а также установления контактов с журналистами. Его целью выступает распространение новостной информации о новых товарах и услугах; он считается также средством распространения и рекламной информации. [15]
Таким образом, важно понимать, что пресс-конференция состоит из 6 этапов, и успешность ее проведения зависит от тщательной организации и проработки каждого этапа.
Заключение
В результате проведенного исследования определено, что пресс-конференция – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.
Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и значения обсуждаемого предмета. После завершения выступления основных докладчиков организаторы пресс-конференции объявляют, что для вопросов журналистов и ответов на них отводится строго определенное время.
Для повышения результативности пресс-конференции каждому из присутствующих на ней представителей СМИ вручаются необходимые информационные материалы. Организаторы пресс-конференции тщательно продумывают многочисленные технические аспекты ее обеспечения.
По завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров кофе-брейк. Целью данного мероприятия - вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководства и специалистов компании с представителями СМИ и других кругов.
А благодаря технологиям Интернета в настоящее время развивается один из самых эффективных средств коммуникации посредствам веб-конференции между представителями государственных структур и обществом.
Список литературы
1.
Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов
Я. Л., Тарасов А. С. Теория
и практика связей с
2. Игнатьев Д., Бекетов А. Настольная энциклопедия Public Relations-2-е издание. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2009
3.
Лариса Геращенко «Азбука
4. Ляйнеманн Р., Байкальцева Е., М.: Гревцов Паблишер Пресс-конференция: Игра по собственному сценарию: Перевод с английского.:, 2009
5. С. Блэк «Введение в паблик рилейшнз» Ростов-на-Дону «Феникс»: 2008
6. С. Блэк «Паблик рилейшнз. Что это такое?» М., 2009
7. Холл С. «Мир наедине с собой: Производство новостей» / на англ.яз. – Нью-Йорк, 2008.
8. Варакута С.А. «Связи с общественностью»– М.: ИНФАРА-М, 2009.
9. Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. — М.: «Финпресс», 2008.
10. Арацкая Н. Русский PR наступает...// Реклама. Advertising. — 2008. — № 5—6.
11. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособ. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.
12. Почепцов Г.Г. Имидж-мейкер. Паблик рилейшнз для политиков и бизнесменов. М.: 2009
13. Бортник Е. М. Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью. Ростов н/Д.: 2008
14. Катлип, С. М. Паблик рилейшнз. Теория и практика/С. М. Катлип. – М.:Вершина, 2009
15. Алёшина
И. В. Паблик рилейшнз для
