Способы создания отчетов. Стили отчетов
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ
ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Дисциплина: Информатика
Тема: Способы создания отчетов. Стили отчетов.
очного отделения
специальность
«Реклама» 108з
Прозорова Ульяна Сергеевна
Преподаватель:
Москва
2012год
Содержание.
Введение ………………………………………………………………………………
1. Создание отчета как
объекта базы данных ………………………….…..…………..5
2. Структура отчета в
режиме Конструктора…………………………………………..
3. Способы создания
отчета………………………………………..…………………
4.Создание отчета…………………………..…
5.Отчеты в форме служебной записки. ……………………………….…...………..…11
6. Отчеты в форме письма………...………………………………………………
7. Другие формы коротких отчетов…………………………………………………….15
Заключение……………………………………………………
Литературный список……………………………
Введение
Что такое отчет? Он имеет множество значений.
- Письменное или устное
сообщение о своих действиях
или о выполнении возложенного
поручения, представляемое
- Документ об израсходованных средствах.
- Публикуемые данные о работе какого-либо учреждения, о положении дел в нем.
- Объяснение или изложение происшедшего
В нашей жизни мы каждый день сталкиваемся с отчетами, просто в разных формах: устной или письменной. Устные отчеты - это, например, даже отчет старосты перед преподавателем о количестве отсутствующих. Это самый простой отчет. Но, существуют и отчеты, которые гораздо сложнее по своему содержанию и составлению. Вообще, для чего нужны отчеты?
Они нужны для отчета о проделанной работе. Это их самая главная функция.
- Отчеты для руководителя.
Например, это отчет какого-либо
отдела организации о
- Отчеты, как вспомогательное
средство для покупателей. Это
отчет производителя продукта
об этом продукте. Такие отчеты
могут выглядеть в виде
- И, наконец, отчет исполнителя перед заказчиком. Этот вид чем-то похож на первый, но в тоже время более сложный, так как тут учитываются ГОСТы.
Поэтому для облегчения составления и последующего редактирования отчетов было создано ряд программных продуктов. Они отличаются друг от друга, но в тоже время у них есть и много общего. В своей курсовой работе описаны наиболее распространенные системы формирования. Сейчас разработчики учитывают то, что многие публикуют свои отчеты в сети Интернет. Поэтому, многие отчеты поддерживают эту функции. Это такие системы формирования отчетов, как Stimulosoft Report.Web и Stimulosoft Designer.Web. Они позволяют создателю отчета менять его, находясь в Интернете. Конечно, это достаточно удобно. Другой вид отчета был создан специально для создания отчетов в Delphi - это такие системы, как Fast report, Quick report и Vivid report. В настоящее время широкое распространение получила платформа Net. Специально для нее также создаются системы отчетов - например, Report-Sharp.Net. В своей курсовой работе я попыталась рассмотреть более яркие из этих систем, дала их общих обзор.
1.Создание отчета как объекта базы данных
Отчет - это форматированное
представление данных, которое выводится
на экран, в печать или файл. Они
позволяют извлечь из базы нужные
сведения и представить их в виде,
удобном для восприятия, а также
предоставляют широкие
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
2.Структура отчета в режиме Конструктора
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких элементов относятся:
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
3.Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
Конструктор
Мастер отчетов
Автоотчет: в столбец
Автоотчет: ленточный
Мастер диаграмм
Почтовые наклейки
Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.
Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:
В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
Щелкнуть на кнопке ОК.
Мастер автоотчета создает
автоотчет в столбец или
В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.
Изменение масштаба отображения отчета
Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.
Снова щелкнуть на отчете, чтобы
вернуться к увеличенному масштабу
отображения. В увеличенном режиме
представления отчета, точка, на которой
вы щелкнули, окажется в центре экрана.
Для пролистывания страниц
Печать отчета
Для печати отчета необходимо выполнить следующее:
В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
Щелкнуть на кнопке ОК.
Прежде чем печатать отчет,
целесообразно просмотреть его
в режиме Предварительного просмотра,
для перехода к которому в меню
Вид нужно выбрать
Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).
При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.
Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:
изменить значение ширины отчета;
уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.
4.Создание отчета
1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных "Деканат").
2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
3. Перейдите в режим
Конструктора и выполните
Редактирование:
1) удалите поля код
студента в верхнем
2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3) Измените надпись в заголовке страницы
В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.
Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.
Введите НТУ "ХПИ" и нажмите Enter.
4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now () и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5) На панели инструментов
Конструктор отчетов щелкнуть
на кнопке Предварительный
Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ "ХПИ"
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3) На панели инструментов
Конструктор отчетов щелкнуть
на кнопке Предварительный
Изменение стиля:
Для изменения стиля выполните следующее:
На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
Сохранить и закрыть отчет.
Стили отчетов
5.Отчеты в форме служебной записки.
Какая разница между отчетом в форме служебной записки и служебной запиской?
Отчеты в форме служебной
записки предназначены для
В число документов, которые
часто оформляются как отчет
в форме служебной записки, входят
промежуточные отчеты, периодические
отчеты, пояснительные отчеты. В
самом общем виде можно сказать,
что целью всех видов отчетов
является предоставление информации,
необходимой для успешного
Каковы основные особенности промежуточных отчетов?
Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в разнообразных организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо единичным, либо входить в серию отчетов. Если предполагается написание серии промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всей серии для того, чтобы отчеты было удобно читать.
Промежуточные отчеты обычно направляются вышестоящему руководству и дают менеджерам информацию о:
Уровне соответствия темпов осуществления проекта (плана) намеченному графику;
Планах на последующий период и прогнозах относительно завершения проекта.
Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет. Пример промежуточного отчета приведен в приложении.
Что характерно для периодических отчетов?
В любой организации существуют виды отчетов, которые должны составляться регулярно. Это могут быть ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты, называемые периодическими, основная цель которых— держать других в курсе относительно какого-либо аспекта деятельности. Так как, как правило, обычно они направляются одному и тому же лицу (лицам), то автор отчета может предполагать, что читающий осведомлен о предмете отчета. Поэтому автор может не снабжать отчет большим количеством вступительной информации (см. пример в приложении).
Как составить пояснительный отчет?
Если Вам необходимо написать
отчет с целью пояснить что-либо
(например, изменение правил выполнения
процедуры, причины увеличения бюджета
и т.п.), то, вне зависимости от
причины, такой отчет будет
Приведем пример. Допустим,
что Ирина Иванова хочет
1. Предложение.
2. Описание существующего производственного процесса.
3. Преимущества нововведения в противовес тому, во что оно обойдется организации.
Так как ее отчет направляется вышестоящему начальству, Ирина начинает его с напоминания сути проблемы (см. пример в приложении). Дальнейший текст посвящен предложению метода решения проблемы и описанию выгоды, которую можно извлечь из внедрения этого метода.
Если бы Ирина ожидала сильного противодействия предложенному ею плану, она могла бы предпочесть обратиться не к директору по работе с персоналом, а к какому-либо другому вышестоящему менеджеру. Если бы получатель отчета имел репутацию человека, противящегося изменениям, Ирина пришлось бы быть менее прямолинейной. Универсального подхода, к сожалению, не существует. Пишущий должен изучить ситуацию и затем решить, к кому и как следует обратиться.
6. Отчеты в форме письма.
Каковы основные правила подготовки отчета в форме письма?
Многие отчеты, предназначенные для обмена информацией с другими организациями, оформляются в форме отчета-письма. Как это характерно для коротких отчетов, отчет-письмо обычно менее формален, чем большие отчеты.
Как и в любом письме, суть сообщения и характер ожидаемого ответа определяют последовательность действий. Если человек, который будет читать отчет-письмо, скорее всего, одобрит сообщение, Вы можете использовать прямой подход, как это описано в Главе 3. Начинайте письмо с основных моментов, на которых Вам хотелось бы акцентировать внимание, потому что читатель уже с Вами согласен; в целом же письмо может быть оформлено как письмо с хорошими новостями или нейтральное письмо.
ЕСЛИ тот, кто будет читать отчет-письмо, будет, скорее всего, с Вами не согласен, то следует воспользоваться письмом-отказом, последовательность составления которого приведена в Главе 3. Не следует излагать свою точку зрения в начале письма, более разумно начать с подготовки читателя. В таких письмах изложению сути предшествует вступительная информация, а также аргументы и доводы.
Как грамотно оформить отчет-письмо?
Отчет-письмо напоминает по виду обычное письмо. Поскольку обычно отчет-письмо предназначено для отправки за пределы организации, то оно печатается на фирменном бланке организации. Отчету-письму присущи многие черты обычного письма: дата, адрес, приветствие, основная часть и подпись. Некоторые вставляют между приветствием и основной частью строку с темой отчета-письма.
Основная часть отчета-письма, также как и основная часть делового письма, состоит из трех компонентов:
1. Введение. Здесь обозначаются
цели отчета. Если в отчете
идет речь о какой-либо
2. Содержательная часть.
Эта часть является главной
в любом отчете. Здесь внимание
читателя следует обратить на
заключения и выводы. Если отчет
достаточно сложен, то его можно
разделить на части, каждая
из которых снабжена
3. Заключение. В большинстве
отчетов эта часть нужна для
предложения дополнительной
7. Другие формы коротких отчетов.
Зачем нужны короткие отчеты?
Короткие отчеты выполняют
в бизнесе массу задач. Перечислить
все многочисленные виды коротких отчетов
было бы сложной задачей. Большинство
организаций не испытывает недостатка
в коротких отчетах. Эти отчеты очень
функциональны, а потому широко используются.
Примерами таких отчетов могут
являться отчеты о кредитных операциях,
отчеты о встречах, ежемесячные отчеты
о выпуске продукции и
Какие виды коротких отчетов используются наиболее часто? Можно ли их унифицировать?
Наиболее часто используемые виды коротких отчетов в большинстве организаций— это информационные отчеты, представляемые регулярно. Например, в конце каждой недели все торговые представители крупных компаний, как правило, должны представить менеджеру по продажам отчет о контактах с покупателями. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто и большим количеством торговых представителей, многие компании подготавливают для этой цели готовый бланк, который нужно заполнить. В бланке точно указано, какую именно информацию нужно представить, и ясно указано, кому должен быть направлен заполненный бланк.
Заключение
Цель моей контрольной работе - выполнить поиск информации о наиболее распространенных системах и средствах формирования отчетов, затем на основе полученного списка систем, сделать сравнительный анализ этих систем и построить идеальную систему.
Список используемой литературы
1. Лучший самоучитель. Microsoft Access 2007/ Глушаков С.В. - изд. 2-е, переработ. - М.:АСТ: АСТ МОСКВА, 2008.
Размещено на Allbest.ru
2. Методические указания к выполнению курсовой работы по дисциплине «Информатика», под ред. Гришина П.В.
3. http://www.softkey.ru
4. http://www.businessobjects.
5. http://www.stimulsoft.com.
6. http://www.stimulsoft.com/
7. http://www.fast-report.com/ru/
8. http://www.perpetuumsoft.com/
9. http://www.afalinasoft.com/
10. http://ich.tsu.tomsk.su/
11. http://www.perpetuumsoft.com
12. http://rus.mblabsoft.com/
13. Элeктpoнный учeбник, - "Работа с бaзами дaнныx" #"#">http://www.lessons-tva. info/ дaтa oбpaщeния: 12.11.10
