Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Справка как вид документа

Федеральное агентство по образованию

Уральский государственный лесотехнический университет

Кафедра философии

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Документационное обеспечение управления СКС и Т»

Справка как вид документа

Содержание

Введение……………………………………………………………….. 3

Справочно-информационные документы………………………….... 4

Справки……………………………………………………………...… 6

Основные виды справок……………………………………………… 9

Составление и оформление справки……….……………………….. 11

Примеры справок…………………………………………………….. 15

Заключение……………………………………………………………. 18

Список литературы…………………………………………………… 19

Приложение

Введение

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телефонограммы, телеграммы, протоколы, заявления, сводка, заключение. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличии от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

Цель данной работы рассмотреть лишь некоторые аспекты делопроизводства, справочно-информационные документы, основные виды справок, а также правила оформления и составления справки

Справочно-информационные документы.

Информационно-справочные документы – это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может являться основанием для принятия решения.

I. Письма - самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);

письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);

претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);

письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);

циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;

запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;

разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка - письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

Содержание докладной записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка - письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

V. Справка - документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

VI. Удостоверение - документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.

Группы актов:

юридические акты;

акты гражданского состояния;

административные акты;

хозяйственные акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

Доверенность может быть однократного и многократного действия.

IX. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

Справки

Справка – «документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий».

Справка - это документ информационного характера, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания).

Справки бывают 2-х разновидностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдают справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, зарплаты и т.д. Их составляют на общем бланке, а т.к. их текст, как правило, носит типовой характер, применяют заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты. Такие справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывают место представления справки.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть:

- внешними

- внутренними.

Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат, оттиск печати.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

- аналитическими;

- отчетными;

- информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: справка о текучести кадров за 1 квартал 2009 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2009 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

- полноты и достоверности фактов и сведений;

- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон);

- точности датирования;

- соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов типа «настоящая справка», «действительно работает». В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные.

Во вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Основные виды справок

1. справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания, составляемые по запросам граждан;

2. справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан выдаёт руководство организаций с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы.

Справки по запросам граждан, как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

Справки делятся на две группы:

а) служебного (информационного) характера, описывающие и устанавливающие факты и события, содержат сведения служебного характера;

б) личного характера, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица данного предприятия, содержит результат обобщений каких-либо сведений, обследований, командировок и т.д.

2. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.

3. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, вышестоящей организации - руководителем учреждения.

4. Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки.

5. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, другой - подшивается в дело.

6. Адресат оформляется как и на других ОРД, но без указания почтового адресата.

Наиболее многочисленны разновидности справок личного характера, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, заработной платы, месте проживания и т.д.:

а) такие справки составляются на бланке и содержат реквизиты - вид документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, печать;

б) текст должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения;

в) в конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется;

г) если есть адресат, в конце текста не указывается, куда направляется справка;

д) в тексте справки не должно быть архаичных оборотов: “настоящая справка”, “действительно проживает”, “действительно работает”; следует писать: “дана для предоставления в (ЖЭК, школу № , райполком и т.д.);

е) для удобства оформления справок личного характера можно подготовить трафареты текста с последующим заполнением недостающих сведений;

ж) оформляются такие справки в одном экземпляре.

Составление и оформление справки

Внешние справки

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие:

– Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания);

– наименование организации;

– наименование вида документа (СПРАВКА);

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

– текст документа;

– адресат;

– текст документа;

– подпись;

– оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).

Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.

Внутренние справки

При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты:

– наименование структурного подразделения – автора документа;

– наименование вида документа (СПРАВКА);

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);

– текст документа;

– адресат;

– подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).

Примеры составления и оформления справки.

Администрация Ивановской области

Комитет по делам архивов Зав. отделом соц. защиты населения

Государственный архив Петровского района Ивановской области

СПРАВКА А.Н. Кринцову

03.11.2001 №11

г. Иваново

О наличии документов по трудовому стажу

За 1941-1950 гг.

В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. на предприятиях и организациях Петровского района:

Завод расточных станков - за 1941-1944 гг.,

Колхоз "Светлый путь" - за 19480-1950 гг.

Директор архива <Личная подпись > Р.П. Суконцев

И.И. Чернова

5 18 48

Угловой штамп

СПРАВКА

12.03.2003 № 32

г. Кемерово

О НАЛИЧИИ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ № 3

Начальнику Кировского

Райжилуправления

г. Кемерово

Игнатову М.Н.

На складе № 3 имеются следующие строительные материалы:

1. Доски половые – 150 куб.м

2. Паркет – 300 кв.м

3. Линолеум – 250м

4. Краска масляная – 1200 кг

Зав.складом А.Б. Петров

Угловой штамп

СПРАВКА

15.03.2003 № 1-10/12

г. Кемерово

О МЕСТЕ УЧЕБЫ

Кемеровский Государственный Университет

Вечерние подготовительные курсы

Шерина Юлия Валентиновна учится в школе № 28 Ленинского района г. Кемерово в 11 «в» классе.

Дана для предъявления на подготовительные курсы.

Директор Т.П. Васильцова

Заключение

На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что:

Список литературы

Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008. - 352 с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. - 2 изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д, 2001. - 320 с.
Басовская Е.Н., Быкова Т.А. «Делопроизводство».
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.
Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.
Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации».
ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Из-во стандартов. 1984. – 38с.
Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.
Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1981. – 158с.
Лопатникова Е.А. «Делопроизводство».