Справочно-информационная документация: докладная, объяснительная записка, протокол

Делопроизводство

Контрольная работа

Вариант 8 
Содержание

Введение……………………………………………………………………….3

1. Справочно-информационная документация: докладная, объяснительная записка, протокол…………………………………………………………..5
2. Документация по внешнеэкономической деятельности предприятия…………………………………………………………….....11

Заключение…………………………………………………………………...19

Библиографический список………..……………………………………….21

Приложения

Введение

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения.

Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. 

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Значимостью делопроизводства в деятельности предприятий обуславливается актуальность изучения требований к делопроизводству.

Цель контрольной работы - получить практические навыки по делопроизводству и закрепить изученный теоретический материал.

Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

- изучить теоретические основы  справочно-информационной документации: докладной и объяснительной записки, протокола;

- изучить документацию по внешнеэкономической деятельности предприятия.

Объект - система делопроизводства на предприятиях.

Предмет - требования, предъявляемые к делопроизводству на предприятиях.

1. Справочно-информационная документация: докладная, объяснительная записка, протокол.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. 1

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.2

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.3

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.4

Различают следующие виды протоколов:

• протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;
• протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;
• протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

полный протокол – содержит запись всех выступлений на заседании;

краткий протокол – содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.5

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.6

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.7

Таким образом, подчеркнём, что к информационно-справочным материалам относятся протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может быть лишь принята к действию.

2. Документация по внешнеэкономической деятельности предприятия.

Внешнеэкономическая деятельность предприятий – это сфера хозяйственной деятельности, связанная с международной производственной и научно-технической кооперацией, экспортом и импортом продукции, выходом предприятия на внешний рынок.

В России до самого последнего времени велась по сути дела внешнеторговая деятельность, а не внешнеэкономическая, включающая помимо внешней торговли технико-экономическое и научно-техническое сотрудничество. Наиболее рациональными и эффективными формами научно-технического сотрудничества являются создание общих научно-технических центров, бюро, лабораторий для использования новейших научно-технических идей; совместные эксперименты; совместные изыскание и изучение зарубежного опыта в области организации производства и труда.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.8

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

В запросе указывают, наименование товара (услуги) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марку, цвет, сроки поставки и условия платежа.

Коммерческий запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

При ответе за запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю необходимое предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

• о принятии запроса к рассмотрению;
• о выяснении возможностей поставки товара;
• об отказе поставить товар;
• об изменении условий запроса.9

Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

Рекламация – это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушений принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

• качества товара (несоответствие качеству, указанному в контракте);

• количества товара (недокомплектация);
• сроков поставки (просрочка в поставке товара);
• упаковки и маркировки;
• платежа;
• других условий контракта.

Рекламация содержит следующие основания для предъявления претензии:

• доказательства – ссылки на нормативные акты, акт экспертизы, акт приемки и др.;
• требование стороны, предъявляющей претензию;
• требование замены некачественного товара;
• требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы;
• требование допоставки недостающего количества товара;
• требование увеличения скидки с общей стоимости товара;
• требование расторжения контракта и возмещения убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме – заказным письмом – с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение 6 месяцев с даты поставки, в отношении количества товара – в течение трех месяцев, в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, – не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.10

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

При составлении текста рекламации используют следующие стандартные выражения:

1. «Мы официально заявляем Вам рекламацию на…»

2. «Направляем Вам рекламацию в связи с…»

3. «Наш заказчик предъявляет Вам претензию…»

4. «К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, то партия…товара в количестве…не соответствует условиям контракта №…»

В ответе на рекламацию сообщается о том, что информация принята к рассмотрению, претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения), денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения). Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу (телеграмма посланная по телетайпу) при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Обмен между производителями разных стран осуществляется через внешнеторговые операции. Для того чтобы обмен состоялся, необходимо провести определенные взаимосвязанные действия:

• найти покупателя;

• заключить с ним сделку, в которой оговорить все условия (товар, его количество и качество, цену, срок поставки и т.п.);

• исполнить договор, т.е. подготовить товар к поставке, доставить его покупателю, произвести расчет за поставленный товар.

Совокупность этих действий составляет содержание внешнеторговой операции. Таким образом, под внешнеторговой операцией следует понимать комплекс действий контрагентов разных стран, направленных на совершение торгового обмена.

Такие действия носят коммерческий характер, поэтому операции обмена становятся коммерческими. По своей сути они являются управленческой деятельностью. Смысл управления обменом, т.е. осуществления операций обмена, заключается в том, чтобы организовывать, направлять, регулировать различные виды деятельности контрагентов, осуществляющих обмен материальными ценностями и услугами. 11

Субъектами внешнеторговых операций являются предприятия, фирмы, организации, получившие от государства право выхода на внешний рынок.

Объектами внешнеторговых операций выступают материальные процессы, проявляющие себя в процессе обмена товарами, услугами, результатами производственного и научно-технического сотрудничества. Эти объекты определяют виды внешнеторговых операций на мировом рынке. Внешнеторговые операции подразделяются на основные и вспомогательные.12

К основным относятся операции, которые осуществляются на возмездной основе между непосредственными участниками этих операций (контрагентами разных стран). Это операции:

• по обмену товарами в материально-вещественной форме (экспортно-импортные операции);
• по обмену научно-техническими знаниями в форме торговли патентами, лицензиями, «ноу-хау»;
• по обмену техническими услугами в форме консультативного и строительного инжиниринга;
• арендные, включая лизинговые;
• по предоставлению консультационных услуг в области информации и совершенствования управления;
• по международному туризму;
• по обмену кинофильмами, телепрограммами и др.

К вспомогательным внешнеторговым относятся операции:

• по международным перевозкам;
• транспортно-экспедиторские;
• по страхованию грузов;
• но хранению грузов при международных перевозках;
• операции по международным расчетам и др.

Вспомогательные операции получили название операций товародвижения, поскольку связаны с продвижением товара к потребителю.13

Основными операциями купли-продажи товаров являются экспортные, импортные, реэкспортные и реимпортные.

Экспортные операции предполагают продажу и вывоз товаров за границу для передачи их в собственность иностранному контрагенту.

Импортные операции – закупка и ввоз иностранных товаров для последующей их реализации на внутреннем рынке своей страны или потребления предприятием-импортером.

Реэкспортные операции связаны с продажей и вывозом из страны ранее ввезенного в нее товара без какой-либо переработки.

Реимпортные операции представляют собой несостоявшиеся экспортные сделки, т.е. ввоз в страну ранее вывезенных товаров, не подвергавшихся там переработке. Это могут быть товары, не проданные на аукционе, возвращенные с консигнационного склада, забракованные потребителем и др.

Осуществление внешнеторговой операции требует применения определенной правовой формы и использования конкретных способов (методов) ее осуществления. Правовой формой, опосредующей внешнеторговые операции, и является внешнеторговая сделка. Обязательное условие сделки – заключение ее с иностранным партнером, т.е. контрагентом.

Следовательно, под внешнеторговой сделкой понимается договор (соглашение) между двумя или несколькими сторонами, находящимися в разных странах, по поставке товаров или оказанию услуг.

В практике мировой торговли наблюдается большое многообразие внешнеторговых сделок. Основные факторы, определяющие вид сделки: предмет сделки (товар, услуги, результаты интеллектуальной деятельности, аренда оборудования и др.); особенности предмета сделки (сырьевые товары, готовая продукция, машиностроительная продукция и т.д.); организационные формы торговли на мировом рынке (аукционная, биржевые торги, посредничество и т.п.); каналы сбыта и характер взаимоотношений между контрагентами. В данном случае сделки могут заключаться напрямую между экспортером и импортером или через посредников.

Не всякая внешнеторговая сделка является международной. Договор купли-продажи не считается международным, если он заключен между сторонами разной государственной принадлежности, предприятия которых находятся на территории одного государства. Вместе с тем договор признается международным, если он заключен между сторонами одной государственной принадлежности, предприятия которых находятся на территории разных государств.14

Такое содержание договора содержится в Конвенции ООН «О договорах международной купли-продажи товаров» (Венская конвенция 1980 года).

Все многообразие сделок в международной торговле в зависимости от их предмета (объекта) подразделяется на следующие виды: купли-продажи товаров; купли-продажи услуг; купли-продажи объектов интеллектуальной собственности.

Внешнеторговые сделки оформляются в виде:

1) документа, подписанного обеими  сторонами (обычного договора);

2) твердой оферты продавца, акцентированной  покупателем. В этом случае продавец  посылает покупателю подробно разработанную оферту и сделка считается заключенной путем обмена письмами – оферта и акцепт;

3) заказа, сделанного покупателем (заказчиком) продавцу (поставщику) и подтвержденного последним. В этом случае сделка оформляется двумя документами – заказом покупателя и подтверждением поставщика.

Наиболее распространенным способом оформления сделки является первый, в виде договора.

Таким образом, средством осуществления внешнеторговой операции является внешнеторговая сделка, под которой понимают договор коммерческого характера с иностранными партнерами (контрагентом). Предметом внешнеторговой сделки могут являться товары и услуги.15

Внешнеторговая сделка обычно реализуется посредством нескольких самостоятельных, но взаимосвязанных операций: изготовление, упаковка, хранение, перевозка товара; оформление необходимой документации; расчеты за поставленный товар.

Кроме того, возможны сделки по следующим операциям: кредитование; выполнение проектных работ; выполнение строительно-монтажных работ; обучение специалистов.

Заключение внешнеторговой сделки представляет собой коммерческую деятельность, связанную с отысканием зарубежного партнера, установлением с ним контакта, подготовкой и проведением переговоров о заключении сделки, ее оформлением и исполнением.

Операции по заключению внешнеторговых сделок включают в себя четыре стадии, которые условно можно выразить следующим образом: «Запрос», «Предложение», «Заключение договора», «Поставка».16

Таким образом, важное место среди вопросов организации и техники проведения внешнеэкономических операций занимает заключение внешнеторгового контракта. От того, насколько профессионально составлен контракт, зависит успех коммерческой сделки в целом. Деловое общение и деловой протокол, подготовка и переподготовка квалифицированных кадров - важные составляющие работы в области международных связей.

Заключение

В работе изучены теоретические вопросы:

1. Справочно-информационная документация: докладная и объяснительная записки, протокол.

Можно сделать вывод, что справочно-информационная документация чрезвычайно важна для эффективной работы предприятия. Весь процесс принятия управленческих решений должен быть основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. В контрольной работе был изучен порядок оформления докладной, объяснительной записки, протокола.

  2. Документация по внешнеэкономической  деятельности предприятия.

Документация по внешнеэкономической деятельности предприятия обладает рядом требований и характеристик. Чтобы не практике рационально использовать теоретические знания необходимо следовать правилам оформления и составления официальных документов. В работе были рассмотрены принципы внешнеэкономической торговли, факторы, определяющие вид сделки, оформление сделки, а также основные документы, относящиеся к коммерческим видам деловой корреспонденции с характеристикой каждого.