Справочно-информационные документы. 2
ВВЕДЕНИЕ 3
1. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
4
1.1. Понятие и состав справочно-информационных
документов 4
1.2. Оформление протокола 7
1.3. Оформление докладных и объяснительных
записок 11
1.4. Правила оформления акта 12
1.5. Оформление других справочно-информационных документов
14
2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ 18
3. ОФОРМЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 22
ВВЕДЕНИЕ
Большинство документов, создаваемых
в учреждениях, предприятиях или организациях
являются информационно-справочными.
Документы этой группы самые многочисленные.
Они содержат информацию о фактическом
положении дел и часто служат основанием
для принятия решений и издания распорядительных
документов.
К информационно-справочным документам
относятся: справки, докладные, служебные
и объяснительные записки, акты, письма,
телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят
вспомогательный характер по отношению
к организационно-
Цель работы – рассмотреть состав, алгоритм
создания и оформления справочно-информационных
документов.
1.1
Понятие информационно-
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
1.2 Служебное письмо
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.
Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы.
Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.
Реквизиты служебного письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер юридического лица; индификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.
Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.
Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.
Служебное письмо
подписывает руководитель организации,
его заместитель или
При составлении служебных писем с однотипной информацией используют типовые тексты и тексты - трафареты. При составлении текстов - трафаретов следует учитывать закономерность порядка слов в официально - деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст - трафарет не может начинаться с пробела.
Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.
Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.
1.3 Докладная записка
Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.
Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.
Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.
1.4 Объяснительная записка
Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.
По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.
1.5 Телеграмма
Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.
В телеграммах
дается точный адрес. Для ее удешевления
и упрощения обработки
Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.
Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.
Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.
1.6 Телефонограмма
Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.
Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
При передаче телефонограммы
вначале следует указать
1.7 Протокол
Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на:
· полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов;
· краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения;
· стенографические - содержат полную запись всего хода заседания.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа.
Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.
Заголовок протокола содержит вопрос "чего?", указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), название коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.
Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.
Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.
1.8 Акт
Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.
Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.
Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.
Текст акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.
Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.
В констатирующей
части излагаются цели и задачи,
сущность, методы и характер работы,
проделанной составителями
Почти все разновидности актов подлежат утверждению:
· Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.
· Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).
· Вышестоящей организацией.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.
1.9 Справка. Электронная почта
Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.
Деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.
Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.
В конце письма,
как и традиционной переписке, лучше
употреблять универсальные
1.10 Переписка
Переписка - обобщенное название различных
по содержанию документов, используемых
в качестве обмена между организациями
(служебное письмо, теликс, телефонограмма,
электронное сообщение).
Виды деловой переписки и их назначение
определяются способом передачи деловой
информации, которые можно разделить на
2 вида: почтовая и электронная связь. Переписка
может иметь нормативный хар-ер, личностный
и типовые заявки. Содержанием переписка
может быть: запрос, уведомление, согласие,
претензия, требование, разъяснение, подтверждение,
гарантия, приглашение и другие.
К справоно-инф док могут относиться протокол,
акт, которые не всегда являются чисто
юридическими документами.
1.11 Характеристика
Характеристика – это официальный документ,
который выдает администрация учреждения
своему сотруднику при решении целого
ряда вопросов. В характеристике приводиться
отзыв о служебной деятельности, оценка
моральных и иных качеств. Текст: 1) анкетные
данные: ФИО, должность, учетную степень,
звание, год рождения, образование. Может
излагаться столбиком через один межстрочный
интервал. 2) данные о трудовой деятельности,
специальность, продолжительность работы,
сведенья о продвежениях по службе, уровень
проф мастерства и т.п. 3) собственная характеристика
– оценка морально-политических качеств,
отношение к работе, повышение проф и полит
уровня, участие в общественной жизни,
поведение в быту, отношение к работе.
4) вывод, в котором указывают назначение
характеристики. Текст характеристики
излагается только от 3его лица. Подписывают
два должностных лица и заверяют печатью.
1.12 Заключение
Заключение – документ, содержащий мнение,
выводы организации или комиссии по какому-либо
вопросу. Текст: 1) кратко изложена существо
вопроса 2) излагаются конкретные замечания
по существу вопроса, выводы и предложения.
1.13 Письма
Письма: инструктивные, которые исходят
из гос или местных органов власти и содержат
рекомендации и указания, разъяснения.
Информационные – содержат сообщения,
вопросы, напоминания. Коммерческие –
обращения покупателя к продавцу с просьбой
дать какую-либо информацию о услугах.
Рекламационные – требующие возмещение
убытков, нанесенных из-за несоблюдения
контракта другой стороной. Кредитные
– при заключении контрактов. Письма-запросы
– просьбы разъяснить какой –либо факт
или действия и побуждают дать ответное
письмо. Сопроводительные – вкл пояснения,
высылаемые основному документу.
2.1 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — (лат. requisitum — необходимое) — совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. К реквизитам бухгалтерского документа относятся: наименование, дата составления, название и адрес предприятия или организации, заполнявших документ, указание сторон, участвующих в хозяйственной операции, ее содержание и основание, денежные и натуральные измерители операции, подписи ответственных лиц. В зависимости от особенностей операций документы могут содержать и другие реквизиты. Важнейшими реквизитами расчетно-денежных и других банковских документов являются: характер и содержание операции, дата и сумма, наименование и номера счетов участников расчетов; название учреждений банков, где ведутся эти счета; подписи лиц, уполномоченных на подписание расчетно-денежных документов, оттиск печати. Для некоторых документов предусматриваются и другие реквизиты. Для векселей установлены следующие реквизиты: для переводного векселя — место и время выдачи; наименование плательщика (трассата); приказ трассату уплатить определенную сумму, срок платежа; место платежа; наименование лица, которому или по приказу которого должен быть произведен платеж; подпись векселедержателя. Простой вексель имеет в основном те же реквизиты, но поскольку по нему плательщиком является не трассат, а векселедержатель, последний сам принимает обязательство произвести платеж.
Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит
2.2 I группа «Реквизиты названия документов»
Реквизит № 1 «Государственный герб»
Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов
государственной власти, других государственных органов, министерств,
ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных
законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут
носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое
министерство (ведомство).
Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для
утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и
материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов
предпринимательской деятельности не государственной формы собственности
запрещается.
Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»
Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает,
направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но
не заменяет наименование организации.
Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.
Реквизит № 3 «Изображение наград»
Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование
учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.
Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.
Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»
Расположение – в верхнем правом углу.
Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»
Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.
Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае
необходимости согласно с соответствующими классификаторами.
Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей
организации, или основателя).
Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.
Реквизит № 7 «Название учреждения»
Написание – полное название учреждения, организации или предприятия –
автора документа.
Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.
Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»
Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное
название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся
в именительном падеже).
Расположение – пишется под седьмым реквизитом.
Реквизит № 9 «Адрес отправителя»
Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный
адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер
счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный
адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит
размещается только на бланках для писем.
Расположение – под восьмым реквизитом.
Реквизит № 10 «Название вида документа»
Написание – определяется как наименование совокупности документов,
которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.
Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым
реквизитом, на шестой строке.
Реквизит № 15 «Гриф секретности»
Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с
грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.
Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под
пятым реквизитом.
2.3 II группа
«Реквизиты датирования и индексации документов»
Реквизит № 11 «Дата»
Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков. Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования,