Срок хранения документов
ВВЕДЕНИЕ
Документы по личному составу, образующиеся в ходе деятельности организации, обязательны для хранения всеми государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Данная обязанность закреплена в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008; далее - Закон N 125-ФЗ)1. В данной работе рассмотрены установленные Законом сроки хранения различных документов, порядок их хранения и передачи в архивы, указано на сложности, возникающие при хранении документов.
1. Срок хранения документов
Хранение документов осуществляется в течение сроков, установленных законодательством. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Данный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных) (п. 1.4 Указаний по применению Перечня)2.
Работников кадровых служб в первую очередь должны интересовать разд. 7 "Трудовые отношения" (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 "Кадровое обеспечение" (содержит документы о работе с кадрами - приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). Согласно п. 2.4.2 Указаний государственные и муниципальные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) в течение 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 01.01.2000. Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).
Организация и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение производятся постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).
2. Документы, подлежащие передаче в архив
Необходимо отметить, что единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 были утверждены Основные правила работы архивов организаций, являющиеся нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов государственных организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций.
Согласно разд. 3.3 Правил архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.
Дело, передаваемое в архив, представляет собой комплект документов, относящихся, как правило, к одному типу (приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т. д.). Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного
и временного хранения
- включать в дело по
одному экземпляру каждого
- группировать в дело
документы одного календарного
года. Исключение составляют: переходящие
дела; судебные дела; личные дела,
которые формируются в течение
всего периода работы данного
лица в организации; документы
выборных органов и их
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка3.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Причем:
- уставы, положения, инструкции,
утвержденные
- приказы по основной
деятельности группируются
- приказы по личному
составу группируются в дела
в соответствии с
- поручения вышестоящих
организаций и документы по
их исполнению группируются в
дела по направлениям
- утвержденные планы, отчеты,
сметы, лимиты, титульные списки
и другие документы
- документы в личных
делах располагаются в
- лицевые счета рабочих
и служащих по заработной
- предложения, заявления
и жалобы граждан по вопросам
работы организации и все
- переписка группируется,
как правило, за календарный год
и систематизируется в
Порядок оформления дел установлен разд. 3.6 Правил. Указано, что оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организацией или других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов;
- составление листа-заверителя;
- составление в необходимых
случаях внутренней описи
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) Нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Отметим, что:
1) листы внутренней описи
документов дела нумеруются
2) листы дел, состоящих
из нескольких томов или
3) фотографии, чертежи, диаграммы
и другие иллюстративные
4) сложенный лист (формата
А3, А2) разворачивается и нумеруется
в правой части верхнего поля
листа. При этом лист любого
формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист; лист,
сложенный и подшитый за
5) лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
6) подшитые в дело конверты
с вложениями нумеруются. Вначале
нумеруется сам конверт, а затем
очередным номером каждое
7) подшитые в дело документы
с собственной нумерацией
8) в случаях обнаружения
большого числа ошибок в
9) при наличии отдельных
ошибок в нумерации листов
в делах при подготовке их
архивом организации к
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
В приведенной форме цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов), а также отмечается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. В ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации либо организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Следует учитывать такие особенности:
1. Если в дело включены
документы (приложения и т. п.), даты
которых выходят за крайние
даты дела, то под датами дела
с новой строчки делается об
этом запись: "В деле имеются
документы за... год(ы)". Даты дела
могут не указываться на
2. Для дел, содержащих
организационно-
3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
4. Крайними датами дела,
содержащего протоколы
5. Крайними датами личного
дела являются даты подписания
приказов о приеме и
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.
3. Требования к помещению для архива
В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Далее рассмотрены основные из них.
Архив необходимо разместить в отдельном помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Не допускается размещение архивов в сырых, неотапливаемых помещениях, в которых существует вероятность утраты документов. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон необходимо предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух - или трехкратный воздухообмен в час. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).
В разд. 4.3 Правил установлены правила хранения документов. В частности, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т. д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:
- для бумажных документов - температура 17 - 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
- для черно-белых пленочных материалов - 15 град. Цельсия и 40 - 55%, для цветных - 2 - 5 град. Цельсия и 40 - 55%;
- для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. Цельсия и 50 - 65%.
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, пыли, насекомых, грызунов. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
Кроме указанного, необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
В разд. 4.4 Правил указаны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. д. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
-расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и (при большом объеме фондов) пофондовые топографические указатели.
Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т. п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
- бумажные документы
- микрофильмы страхового
фонда и фонда пользования
должны иметь стандартные и
защитные ракорды, наматываться
в рулон на сердечники
- микрофильмы и фотодокументы
на плоских пленочных или
Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил5.
Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.
2. Справочная правовая система ГАРАНТ / Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". URL: ivo.garant.ru, дата доступа 22.12.2013.
1 Справочная правовая система ГАРАНТ / Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". URL: ivo.garant.ru, дата доступа 22.12.2013.
2HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.
3 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.
4 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.
5 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.
