Стадии обработки документов

     1 (15) Стадии обработки документов 

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

     Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества.

     История документа и документации как  совокупности документов, связанных  между собой формально-логическими  связями, является одной из интереснейших  тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь  с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди  главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать  возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых  технологий на документ, а также  устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

     К сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения  нет единства в понимании термина  «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и гостированных  определений. Вместе с тем такая  дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.

     Любой документ проходит четыре стадии бытования. Первая стадия - создание, вторая - существование  документа в качестве регулятора процессов, явлений событий действительности, когда он выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и другие функции. После утраты документом своего оперативного значения по итогам экспертизы ценности он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного  или вечного хранения в архиве, которое является третьей стадией  бытования документа.

     Описание  архивного документа, снятие ограничений  на доступ к нему превращает его  в публичный архивный документ и  переводит на четвертую стадию бытования  в качестве исторического источника. Последний обладает четырьмя основными  признаками. Во-первых, информация о  документе публична или доступна любому пользователю; во-вторых, обращение  к документу не ограничено для  пользователя; в-третьих, стратиграфия документа (его место в системе  других документов и документальных комплексов) строго и достоверно закреплена в архивном шифре - место хранения (архив), номер и название фонда, номера описи, дела, страницы.

     Документ  берет свое начало еще с древних  времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали  появляться глиняные доски, а в последствии  и первые бумажные документы.

     Начало  систематической подготовки документальных публикаций в России связано с  именем Петра Великого. Именно при  нем возникла практика опубликования  официальных документов - императорских  указов, распоряжений высших и местных  правительственных учреждений. Тогда  же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.

     Во  второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились первые государственные  организации и общественные объединения, ставившие перед собой задачу подготовки и издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических  изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях – «Древняя российская вивлиофика» Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как «список» документа, «текст» документа, «разности» (варианты) текста документа, «подлинник» документа.

     Обычно  по мере приближения документа к  своей четвертой стадии бытования  он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного  потенциала. Другими словами, происходит своеобразное «угасание» не только текста документа, но и его информации.

     Документация  и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление  документацией», как универсальный  термин, имеет международное признание  и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением  документов организации в течение  их жизненного цикла на принципах  экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.

     Этапы обработки входящих документов

     Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

     Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д..

     На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии).

     Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

     При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

     Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

     Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен), номер дела (куда помещен документ после исполнения). 

     Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

     Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

     Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу.

     Итак, поступившие документы проходят следующие этапы:

     1) первичную обработку;

     2) предварительное рассмотрение;

     3) регистрацию;

     4) рассмотрение документов руководством;

     5) направление на исполнение;

     6) контроль исполнения;

     7) исполнение документов;

     8) подшивку документов в дела.

     Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

     Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

     На  регистрируемых документах проставляется  автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления  и входящий номер документа.

     Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные  и срочные из поступивших документов.

     На  документах, передаваемых в структурное  подразделение, в правом верхнем  углу первого листа проставляется  условное обозначение структурного подразделения. Для отличия от других пометок эта запись обводится  кружком.

     После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

     Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя: он должен определить исполнителя, дать указания, установить сроки.

     Указания  руководителя должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе.

     С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под  расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты получения.

     Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями  одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии  исполнителям.

     Когда работа над документом завершена (составлен  ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на нем проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело.

     Обработка отправляемых документов.

     Отправляемые  из фирмы документы называют исходящими.

     Обработка исходящей документации состоит  из следующих операций:

     1) составление проекта документа  исполнителем;

     2) согласование проекта документа;

     3) проверка правильности оформления  проекта документа секретарем;

     4) подписание документа руководителем;

     5) регистрация документа;

     6) отправка документа адресату;

     7) подшивка второго экземпляра (копии)  документа в дело.

     Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.

     Отправляемые  документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

     Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

     1) индекс документа, включающий  номер дела;

     2) дата документа;

     3) адресат (корреспондент);

     4) краткое содержание или заголовок;

     5) отметка об исполнении (запись  о решении вопроса, номера документов-ответов);

     6) исполнитель;

     7) примечание.

     Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.

     2 (33) Внутренняя опись документов дела, опись дел как учетный документ архива  

     Оформление  дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 

     Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или  другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации. 

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При  этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). 

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

     При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках. 

     При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются  из дел и на них составляется отдельная  опись. 

     В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. 

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 

     При нумерации листов дела необходимо соблюдать  следующие правила:

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 

     Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

     Для учета документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела– учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

     Внутренняя опись  дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

     Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито  без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме  опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

     Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись  дела.

     Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. Если требуется  выдать целиком все дело, заполняется  карта заместитель, в которой  указывается номер выданного  дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении  и приеме после возращения документов.

     Чтобы грамотно составить опись, рассмотрим три важнейшие ее функции в  системе научно-справочного аппарата: информационную, учетную и классификационную.

     Информационная  функция описи реализуется в  процессе описания каждого дела, при  составлении такого важного элемента, как заголовок дела, который раскрывает состав документов и содержание единицы  хранения. Архивная опись, законченная  и правильно оформленная, дает представление  о составе и содержании документов фонда в целом.

     Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения  в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда.  Кроме того, наличие порядковых номеров  дел способствует и быстрому поиску необходимой информации.

     Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного  фонда понимается их научная группировка  в соответствии со структурой учреждения или основными направлениями  и вопросами его деятельности.

     Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата  к описи.

       Отдельные описи составляются  на  дела постоянного хранения (это будет опись № 1 дел  постоянного хранения), дела по  личному составу (опись № 2 и опись №3 личных дел уволенных  работников).

       При выявлении групп единиц  хранения, на которые следует  составлять отдельную опись, вы  должны опираться или руководствоваться  номенклатурой дел, в которой  уже  проставлены сроки хранения  дел и перечислены все заголовки  единиц хранения, образующихся в  вашей организации в течение  года.

     В каждом структурном подразделении  описи составляются не позднее, чем  через год после завершения дел  в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат для подготовки сводной описи, которая  продолжается в течение ряда лет. Сводная опись составляется ответственным  за делопроизводство организации, обязательно  рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем.

     При составлении описи дел соблюдаются  следующие требования:

     -заголовки  дел вносятся в опись в соответствии  с принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

     -каждое  дело вносится в опись под  самостоятельным порядковым номером  (если дело состоит из нескольких  томов, то каждый том вносится  в опись под самостоятельным  номером);