Стандартизация и стандарты в документировании

Введение

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов  привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой  для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась  еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной – таким путем проходил процесс  рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить  документацию, которую предстоит  обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация.

Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного  их применения в делопроизводстве.

Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности  в сферах производства и обращения  продукции и повышение конкурентоспособности  продукции, работ или услуг. Одной  из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Целью данной работы является систематизация, накопление и закрепление  знаний о роли стандартизации и стандартов в документировании.

В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

- рассмотреть понятие  стандартизации документов;

- рассмотреть нормативные  документы по стандартизации;

- изучить стандарты и  их виды.

         Объектом исследования является  стандартизация документов.

Предметом исследования является внедрение стандартизации в организацию; влияние стандартов документации на документооборот в организации.

Стандартизацию  управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

1 Стандартизация и стандарты  в документировании

1.1 Стандартизация 

Стандартизация в широком  смысле означает процесс установления и применения стандартов. Международная  организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление  и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области  на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при  соблюдении функциональных условий  и требований техники безопасности». Большой юридический словарь  трактует это понятие как «деятельность  по установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение  конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [7, с.52].

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в  разработке оптимальных правил и  требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке  и рекомендованных для всеобщего  и многократного их применения [5, с. 26].

Стандартизация оформления документов — форма юридического закрепления результатов унификации; целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и  их оформления в соответствии с принятыми  требованиями [7, с. 73].

В соответствии с законом  от 27 декабря 2002 г. N 184–ФЗ «О техническом  регулировании» [1, с. 5], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение  их конкурентоспособности; обеспечение  научно–технического прогресса  и рационального использование  ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов  исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико–статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

К документам в области  стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в  области стандартизации; общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации; стандарты организаций.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154–1 «О стандартизации» [3, с.2] устанавливает  правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность  за нарушение положений закона и  другие аспекты.

В практике совершенствования  ДОУ разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации:

-    юридическая сила документированной информации;

-    оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

-    эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов:

1) Международные стандарты,  устанавливающие требования к  оформлению документов, действие  которых распространяется на  РФ в соответствии с заключенными  международными соглашениями;

2) Государственные стандарты,  устанавливающие требования к  оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые  стандарты, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики организации  и содержания деятельности соответствующих  органов управления;

4) Внутренние стандарты  организаций, устанавливающие требования  к оформлению документов с  учетом специфики содержания  их деятельности.

В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования  документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности  использования оргтехники, ускорение  оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда  при работе с документами, расхода  материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в  управленческой деятельности НИТ.

1.2 Стандарты

В процессе стандартизации вырабатываются нормы, правила, требования, характеристики, касающиеся объекта  стандартизации, которые оформляются  в виде нормативного документа.

Рассмотрим разновидности  нормативных документов, которые  рекомендуются руководством 2 ИСО/МЭК, а также принятые в государственной системе стандартизации РФ. Руководство ИСО/МЭК рекомендует: стандарты, документы технических условий, своды правил, регламенты (технические регламенты) [3, c.5].

Стандарт — это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества [2, c. 1].

Предварительный стандарт — это временный документ, который принимается органом по стандартизации и доводится до широкого круга потенциальных потребителей, а также тех, кто может его применить. Информация, полученная в процессе использования предварительного стандарта, и отзывы об этом документе служат базой для решения вопроса о целесообразности принятия стандарта.

Стандарты бывают международными, региональными, национальными, административно-территориальными. Они принимаются соответственно международными, региональными, национальными, территориальными органами по стандартизации. Все эти категории стандартов предназначены для широкого круга  потребителей. По существующим нормам стандартизации стандарты периодически пересматриваются для внесения изменений, чтобы их требования соответствовали уровню научно-технического прогресса, или, согласно терминологии ИСО/МЭК, стандарты должны представлять собой "признанные технические правила". Нормативный документ, в том числе и стандарт, считается признанным техническим правилом, если он разработан в сотрудничестве с заинтересованными сторонами путем консультаций и на основе консенсуса [3, c 7].

Указанные выше категории  стандартов называют общедоступными. Другие же категории стандартов, такие, как фирменные или отраслевые, не являясь таковыми, могут, однако, использоваться и в нескольких странах  согласно существующим там правовым нормам.

В учебнике стандарт рассматривается  как одна из разновидностей нормативных  документов. Однако в практике термин "стандарт" может употребляться  и по отношению к эталону, образцу  или описанию продукта, процесса (услуги). По существу это не является принципиальной ошибкой, хотя эталон правильнее относить к области метрологии, а термин "стандарт" использовать применительно  к нормативному документу.

Документ технических  условий  устанавливает технические требования к продукции, услуге, процессу. Обычно в документе технических условий должны быть указаны методы или процедуры, которые следует использовать для проверки соблюдения требований данного нормативного документа в таких ситуациях, когда это необходимо [8, c. 163].

Свод правил, как и предыдущий нормативный документ, может быть самостоятельным стандартом либо самостоятельным документом, а также частью стандарта. Свод правил обычно разрабатывается для процессов проектирования, монтажа оборудования и конструкций, технического обслуживания или эксплуатации объектов, конструкций, изделий. Технические правила, содержащиеся в документе, носят рекомендательный характер.

Все вышеуказанные нормативные  документы являются рекомендательными. В отличие от них обязательный характер носит регламент. Регламент — это документ, в котором содержатся обязательные правовые нормы. Принимает регламент орган власти, а не орган по стандартизации, как в случае других нормативных документов. Разновидность регламентов — технический регламент — содержит технические требования к объекту стандартизации. Они могут быть представлены непосредственно в самом этом документе либо путем ссылки на другой нормативный документ (стандарт, документ технических условий, свод правил). В отдельных случаях в технический регламент полностью включается нормативный документ. Технические регламенты обычно дополняются методическими документами, как правило, указаниями по методам контроля или проверок соответствия продукта (услуги, процесса) требованиям регламента.

Руководство 2 ИСО/МЭК, обобщая международный опыт стандартизации, представляет следующие возможные виды стандартов.

Основополагающий стандарт — нормативный документ, который содержит общие или руководящие положения для определенной области. Обычно используется либо как стандарт, либо как методический документ, на основе которого могут разрабатываться другие стандарты [9, c. 271].

Терминологический стандарт, в котором объектом стандартизации являются термины. Такой стандарт содержит определение (толкование) термина, примеры его применения и т.п.

Стандарт на методы испытаний устанавливает методики, правила, процедуры различных испытаний и сопряженных с ними действий (например, отбор пробы или образца).

Стандарт на продукцию, содержащий требования к продукции, которые обеспечивают соответствие продукции ее назначению, может быть полным или неполным. Полный стандарт устанавливает не только вышеуказанные требования, но также и правила отбора проб, проведения испытаний, упаковки, этикетирования, хранения и т.д. Неполный стандарт содержит часть требований к продукции (только к параметрам качества, только к правилам поставки и пр.).

Стандарт на процесс, стандарт на услугу, — это нормативные документы, в которых объектом стандартизации выступают соответственно процесс (например, технология производства), услуга (например, автосервис, транспорт, банковское обслуживание и др.).

Стандарт на совместимость устанавливает требования, касающиеся совместимости продукта в целом, а также его отдельных частей (деталей, узлов). Такой стандарт может быть разработан на систему в целом, например систему воздухоочистки, сигнализационную систему и т.п.

Положения могут носить методический или описательный характер.

Методические положения  — это методика, способ осуществления процесса, той или иной операции и т.п., с помощью чего можно достигнуть соответствия требованиям нормативного документа. Можно назвать нормативный документ, содержащий подобное положение, "методическим стандартом" [6, c.198].

Описательное положение обычно содержит описание конструкции, деталей конструкции, состава исходных материалов, размеров деталей и частей изделия (конструкции). Кроме того, нормативный документ может содержать и эксплуатационное положение, которое описывает "поведение" объекта стандартизации при его использовании (применении, эксплуатации).

Стандарт с открытыми  значениями. В некоторых ситуациях ту или иную норму (или количественное значение того или иного требования) определяют изготовители (поставщики), в других — потребители. Поэтому в стандарте может содержаться перечень характеристик, которые конкретизируются в договорных отношениях Российская система стандартизации, конечно, опирается на международный опыт, приближена к международным правилам, нормам и практике стандартизации, но имеет и отечественный богатый опыт, так же как и свои особенности, не противоречащие, однако, вышеизложенному. Поэтому целесообразно рассмотреть разновидности нормативных документов, действующих в РФ.

Нормативные документы по стандартизации в РФ установлены Законом РФ "О стандартизации". К ним относятся: Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р); применяемые в соответствии с правовыми нормами международные, региональные стандарты, а также правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. До настоящего времени действуют еще и стандарты бывшего СССР, если они не противоречат законодательству РФ [2, c.5].

Кроме стандартов, нормативными документами являются также ПР — правила по стандартизации, Ρ — рекомендации по стандартизации и ТУ — технические условия. Особое требование предъявляется к нормативным документам на продукцию, которая согласно российскому законодательству подлежит обязательной сертификации. В них должны быть указаны те требования к продукции (услуге), которые подтверждаются посредством сертификации, а также методы контроля (испытаний), которые следует применять для установления соответствия, правила маркировки такой продукции и виды сопроводительной документации.

Рассмотрим содержание российских нормативных документов.

Государственные стандарты разрабатывают на продукцию, работы и услуги, потребности в которых носят межотраслевой характер. Стандарты этой категории принимает Госстандарт России, а если они относятся к области строительства, архитектуры, промышленности строительных материалов — Госстрой России.

В государственных стандартах содержатся как обязательные для  выполнения требования к объекту  стандартизации, так и рекомендательные.

К обязательным относятся: безопасность продукта, услуги, процесса для здоровья человека, окружающей среды, имущества, а также производственная безопасность и санитарные нормы; техническая и информационная совместимости взаимозаменяемость изделий; единство методов контроля и единство маркировки. Особую актуальность приобретают требования безопасности, поскольку безопасность товара — основной аспект сертификации соответствия. Требования обязательного характера должны соблюдать государственные органы управления и все субъекты хозяйственной деятельности независимо от формы собственности [9, c. 320].

К требованиям безопасности в стандартах относят: электробезопасность, пожаробезопасность, взрывобезопасность, радиационную безопасность, предельно  допустимые концентрации химических и загрязняющих веществ; безопасность при обслуживании машин и оборудования; требования к защитным средствам и мероприятиям по обеспечению безопасности (ограждения, ограничители хода машин, блокирующие устройства, аварийная сигнализация и т.п.).

В стандартах на отдельные  виды продукции могут быть приведены  такие характеристики, как класс  опасности; допустимые уровни опасных  и вредных факторов производства, возникающих при работе оборудования; действие вещества на человека и т.п.

Стандарты указывают все  виды и нормы допустимой опасности  касательно конкретного продукта или  группы однородной продукции. Они разработаны  с расчетом на безопасность объекта  стандартизации в течение всего  периода его использования (срока  службы).

Заказчик и исполнитель  обязаны включать в договор условия  о соответствии предмета договора обязательным требованиям государственных стандартов.

Другие требования государственных  стандартов могут быть признаны обязательными  в договорных ситуациях либо в  том случае, если имеется соответствующее  указание в технической документации изготовителя (поставщика) продукции, а также исполнителя услуг. К  таким требованиям относятся  основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции и методы их контроля; требования к упаковке, транспортированию, хранению и утилизации продукта; правила и нормы, касающиеся разработки производства и эксплуатации; правила оформления технической  документации, метрологические правила  и нормы и т.п.

Соответствие обязательным требованиям подтверждается испытаниями  по правилам и процедурам обязательной сертификации. Соответствие продукта (услуги) другим требованиям может  подтверждаться сообразно законодательным  положениям о добровольной сертификации [6, c. 209].

В некоторых случаях, если это целесообразно и необходимо для обеспечения более высокого уровня конкурентоспособности отечественных  товаров, в стандартах могут быть установлены перспективные (предварительные) требования, которые опережают возможности традиционных технологий. Это, с одной стороны, не противоречит изложенному выше положению о предварительных стандартах, а, с другой — служит стимулом для внедрения новых, передовых технологических процессов на отечественных предприятиях.

Отраслевые стандарты разрабатываются применительно к продукции определенной отрасли. Их требования не должны противоречить обязательным требованиям государственных стандартов, а также правилам и нормам безопасности, установленным для отрасли. Принимают такие стандарты государственные органы управления (например, министерства), которые несут ответственность за соответствие требований отраслевых стандартов обязательным требованиям ГОСТ Р [1, c. 5].

Объектами отраслевой стандартизации могут быть: продукция, процессы и  услуги, применяемые в отрасли; правила, касающиеся организации работ по отраслевой стандартизации; типовые конструкции изделий отраслевого применения (инструменты, крепежные детали и т.п.); правила метрологического обеспечения в отрасли. Диапазон применяемости отраслевых стандартов ограничивается предприятиями, подведомственными государственно органу управления, принявшему данный стандарт. На добровольной основе возможно использование этих стандартов субъектами хозяйственной деятельности иного подчинения. Степень обязательности соблюдения требований стандарта отрасли определяется тем предприятием, которое применяет его, или по договору между изготовителем и потребителем. Контроль за выполнением обязательных требований организует ведомство, принявшее данный стандарт.

Стандарты предприятий разрабатываются и принимаются самим предприятием. Объектами стандартизации в этом случае обычно являются составляющие организации и управления производством, совершенствование которых — главная цель стандартизации на данном уровне. Кроме того, стандартизация на предприятии может затрагивать и продукцию, производимую этим предприятием. Тогда объектами стандарта предприятия будут составные части продукции, технологическая оснастка и инструменты, общие технологические нормы процесса производства этой продукции. Стандарты предприятий могут содержать требования к различного рода услугам внутреннего характера.

Закон РФ "О стандартизации" рекомендует использовать стандартизацию на предприятии для освоения данным конкретным предприятием государственных, международных, региональных стандартов, а также для регламентирования  требований к сырью, полуфабрикатам и т.п., закупаемым у других организаций. Эта категория стандартов обязательна  для предприятия, принявшего этот стандарт. Но если в договоре на разработку, производство, поставку продукта или предоставление услуг имеется ссылка на стандарт предприятия, он становится обязательным для всех субъектов хозяйственной  деятельности — участников такого договора [2,c. 3].

Стандарты общественных объединений (научно-технических обществ, инженерных обществ и др.). Эти нормативные документы разрабатывают, как правило, на принципиально новые виды продукции, процессов или услуг; передовые методы испытаний, а также нетрадиционные технологии и принципы управления производством. Общественные объединения, занимающиеся этими проблемами, преследуют цель распространения через свои стандарты заслуживающих внимания и перспективных результатов мировых научно-технических достижений, фундаментальных и прикладных исследований.

Для субъектов хозяйственной  деятельности стандарты общественных объединений служат важным источником информации о передовых достижениях  и, по решению самого предприятия, они  принимаются на добровольной основе для использования отдельных  положений при разработке стандартов предприятия.

Как стандарты предприятий, так и стандарты общественных объединений не должны противоречить  российскому законодательству, а  если их содержание касается аспекта  безопасности, то проекты этих стандартов должны быть согласованы с органами государственного надзора. Ответственность  за это несут принявшие их субъекты хозяйственной деятельности [9, c. 193].

Правила по стандартизации (ПР) и рекомендации по стандартизации (Р) по своему характеру соответствуют нормативным документам методического содержания. Они могут касаться порядка согласования нормативных документов, представления информации о принятых стандартах отраслей, обществ и других организаций в Госстандарт РФ, создания службы по стандартизации на предприятии, правил проведения государственного контроля за соблюдением обязательных требований государственных стандартов и многих других вопросов организационного характера. ПР и Ρ разрабатываются, как правило, организациями и подразделениями, подведомственными Госстандарту РФ или Госстрою РФ. Проект этих документов обсуждается с заинтересованными сторонами, утверждается и издается этими комитетами.

Технические условия (ТУ) разрабатывают предприятия и другие субъекты хозяйственной деятельности в том случае, когда стандарт создавать нецелесообразно. Объектом ТУ может быть продукция разовой поставки, выпускаемая малыми партиями, а также произведения художественных промыслов и т.п. Процедура принятия ТУ отличается от описанной выше для других нормативных документов.

В соответствии с Законом "О стандартизации" ТУ отнесены к техническим, а не нормативным  документам. В то же время установлено, что ТУ рассматриваются как нормативные  документы, если на них есть ссылка в контрактах или договорах на поставку продукции. Тогда их согласование (принятие) осуществляется по ПР 50.1.001-93 [2, c. 12].

Особенность процедуры согласования ТУ состоит в том, что во время  приемки новой продукции, выпущенной в соответствии с их требованиями, происходит их окончательное согласование с приемочной комиссией. Но чтобы  представить ТУ приемочной комиссии во время приемки, требуется предварительная  рассылка проекта технических условий  и дополняющей их документации тем  организациям, представители которых  будут участвовать в приемке  продукции. ТУ считаются окончательно согласованными, если подписан акт приемки опытной партии (или опытного образца). Этим же решается вопрос о возможности производства промышленной партии продукции. В тех случаях, когда предприятие принимает решение о производстве продукции без приемочной комиссии, ТУ обязательно согласуются с заказчиком [5, c. 10].

Не подлежат согласованию и в том и в другом варианте те требования и нормы ТУ, которые  относятся к обязательным. В таком случае в технических условиях приводится ссылка на соответствующий государственный стандарт. Правила согласования ТУ предоставляют их разработчику самому решать вопрос о согласовании с заказчиком, если этот документ был создан в инициативном порядке.

Принимает ТУ их разработчик (руководитель или заместитель руководителя организации) без указания срока  действия за исключением отдельных  случаев, когда заинтересованность в этом проявляет заказчик (потребитель) продукции [7, c. 293].

Виды стандартов. Перечисленные нормативные документы, как показано выше, принимаются (утверждаются) на разных уровнях управления хозяйственной деятельностью. По этому признаку различают категории стандартов РФ.

Как и в мировой практике, в России действует несколько  видов стандартов, которые отличаются спецификой объекта стандартизации: основополагающие стандарты; стандарты  на продукцию (услуги); стандарты на работы (процессы); стандарты на методы контроля (испытаний, изменений, анализа).