Стандарты организации

СОДЕРЖАНИЕ:

 

 

1  Введение 3

2  СТО отдела культуры 6

3  Заключение 21

4  Список использованной литературы 22

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Улучшение системы качества является объективной необходимостью в условиях рыночной экономики. Если это требование рыночных отношений в условиях рыночной отношений оставить без внимания, то возникнет опасность наступления  негативных последствий для всех наших предприятий, экономики и  материального благополучия каждого  человека.

Внедрять международные стандарты  ИСО серии 9000 заставляет жизнь, выгодные сделки могут быть заключены лишь в случае, если заказчики и потребители  могут убедиться в наличии  на предприятии отвечающей международным  стандартам системы качества, что  воспринимается как способность предприятия стабильно функционировать на рынке и реализовывать свою продукцию.

СМК - это система, созданная на предприятии для постоянного  формирования политики и целей в  области качества, а также для  достижения этих целей. Итак, прежде всего  СМК - это система. А система, как  правило, характеризуется своим  назначением, структурой, составом элементов  и связями между ними.

СМК как система состоит из следующих  элементов: организация, процессы, документы, ресурсы.

С документами системы качества  связаны организационно-распорядительные документы предприятия "Положения о подразделениях" и "Должностные инструкции".

Положения о подразделениях и должностные  инструкции - это эффективный управленческий инструмент, обеспечивающим согласование целей и действий каждого работника и подразделения с целями всей организации.

 

 

СТАНДАРТ  ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

Система менеджмента качества

Управление положениями  о структурных 
подразделениях и должностными инструкциями

 

СОДЕРЖАНИЕ

1  Область применения 6

2  Нормативные ссылки 6

3  Термины и определения 6

4  Обозначения и сокращения 6

5  Общие положения 7

6  Основные требования к построению, изложению и оформлению положений и должностных инструкций 8

7  Порядок разработки, согласования и утверждения положений о структурных подразделениях 9

8  Порядок разработки, согласования и утверждения должностных и инструкций 11

9  Порядок учета, регистрации, ознакомления, хранения, проверки положений и должностных инструкций 13

10  Порядок внесения изменений, пересмотра и отмены положений и должностных инструкций 14

 

Приложение 1 Структура предприятия 15

Приложение 2 Положение о структурном подразделении бухгалтерии 16

Приложение 3 Должностная инструкция главного бухгалтера 19

 

 

  1. Область применения

 

Настоящий стандарт устанавливает  единый порядок управления положениями  о структурных подразделениях и  должностными инструкциями  и изменениями  к ним.

Настоящий стандарт обязателен для применения персоналом всех подразделений  и должностными лицами отдела культуры Дрогичинского райисполкома.

 

  1. Нормативные ссылки

 

 В настоящем стандарте использованы  ссылки на следующие документы:

ISO 9001:2008 "Система менеджмента качества. Требования.

- Единый квалификационный справочник  должностей служащих (ЕКСД), состоящий  из 34 выпусков, утвержденных постановлениями  Минтруда и соцзащиты РБ;

 

  1. Термины и определения

 

В настоящем стандарте применены  термины и определения, данные в  ИСО 9000, а также приведенные ниже:

Структурное подразделение – специально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач.

положение о структурном  подразделении: Документ, определяющий статус подразделения в общей организационной структуре организации, его задачи, функции, взаимодействие с другими подразделениями, права и ответственность, в т.ч. и в СМК;

должностная инструкция: Документ, определяющий статус работника как звена системы управления.

4 Обозначения и сокращения

 

СМК

–  система менеджмента качества

СТО

–  стандарт организации

НД

–  нормативная документация

ОКОК

–  отдел кадров

   

      СТО СМК           - стандарт организации системы

                               менеджмента качества.

 

  1. Общие положения

 

5.1 Положения о структурных подразделениях  и должностные инструкции создают  условия для:

  • правильного решения вопросов разделения труда между структурными подразделениями, а также между работниками подразделения;
  • определения точного места каждого подразделения и работника в структуре управления;
  • оценке компетентности  работника при приеме на работу, аттестации или увольнении; определения соответствия работника занимаемой должности;
  • назначения персонала, несущего ответственность и имеющего полномочия обеспечивать выполнение требований  потребителей, законодательных и регулятивных органов;
  • руководства при подготовке и повышении компетентности персонала.

5.2 Основными целями разработки  и актуализации положений и  должностных инструкций являются:

  • совершенствование процесса управления человеческими ресурсами;
  • установление требований к компетентности персонала;
  • совершенствование аппарата управления;
  • устранение промежуточных звеньев и дублирования действий в работе;
  • определение задач, функций, обязанностей руководителей с целью предупреждения несоответствий, связанных с ненадлежащим выполнением своих обязанностей и не использованием предоставленных полномочий;
  • повышение ответственности и усиление контроля  выполнения стоящих перед коллективом задач, в т.ч. и в СМК.

 

  1. Основные требования к построению, изложению и оформлению положений и должностных инструкций

 

6.1 Положения и инструкции должны  быть отпечатаны на персональном  компьютере, на качественной бумаге, четким шрифтом. Они должны  быть пригодны к длительному  хранению и многократному снятию  с них копий.

6.2 Положения и должностные инструкции  разбиваются на разделы, заголовки,  которые выделяются.

6.3 Разделы должны иметь порядковую  нумерацию в пределах всего  положения или инструкции и  обозначаться арабскими цифрами.

6.4 В положениях и должностных инструкциях разделы могут быть разбиты на подразделы, подразделы на пункты, которые обозначаются арабскими цифрами в порядке возрастания номеров в пределах каждого раздела и подраздела.

Например: 1 – нумерация раздела;

              1.1 – нумерация первого подраздела первого раздела;

                           1.1.1 – нумерация первого пункта первого подраздела первого раздела.

6.5 Текст положений и должностных   инструкций должен быть четким, кратким и не допускать различных  толкований. В тексте не допускается:

  • применять обороты разговорной речи;
  • применять сокращения слов без их расшифровки, кроме установленных правилами русской орфографии и пунктуации;

6.6 В тексте должностных инструкций исключается возможность дублирования выполнения отдельных видов работ несколькими работниками.

6.7 Система обозначений положений о структурных подразделениях и должностных инструкций  включает:

I II. III-IV, где I, II, III, IV – группы знаков в обозначении документа.

I группа – обозначение прописными буквами документа, например:

  • ПСП – положение о структурном подразделении;
  • ДИ – должностная инструкция.

II группа – номер подразделения

III группа – порядковый номер ДИ в подразделении, (например 03).

Система обозначений положений  о структурных подразделениях не включает III-ю группу знаков.

При пересмотре и новом  издании документа сохраняется  его первоначальный номер.

IV– две последние цифры обозначения года утверждения (переиздания) документа (например 11).

Пример оформления: ПСП 01010-11, ДИ 01010.03-11

 

  1. Порядок разработки, согласования и утверждения 
    положений о структурных подразделениях

 

7.1 Порядок разработки положений  о структурных подразделениях

7.1.1 Разработка положения начинается  после издания начальником приказа.

7.1.2 Проект положения о структурном  подразделении разрабатывает руководитель  структурного подразделения.

7.1.3 Разработке положения предшествует анализ распределения задач и функций между структурными подразделениями.

7.1.4 Наименование структурного подразделения в заголовке положения должно указываться в строгом соответствии с утвержденной структурой и грамматически согласовываться с наименованием документа, например, «Положение об отделе».

7.1.5 Положение о структурных подразделениях включает в себя следующие разделы:

Раздел 1 «Общие положения».

Раздел 2 «Структура» (состав подразделения, если оно имеет структурное деление).

Раздел 3 «Задачи».

Раздел 4 «Функции».

Раздел 5 «Взаимосвязи».

Раздел 6 «Права».

Раздел 7 «Ответственность».

Лист согласования

7.1.6 В разделе «Общие положения» указывается:

    • точное наименование структурного подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, подчиненность;
    • порядок назначения и освобождения от должности его руководителя и порядок его замещения;
    • квалификационные требования, предъявляемые к руководителю (в том числе в области менеджмента качества);
    • условия реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

7.1.7 В разделе «Структура»», при его наличии, указывается состав подразделения (если оно имеет структурное деление). Состав приводится в виде организационно-функциональной схемы (или описания) управления подразделением.

7.1.8 В разделе «Задачи» определяются основные направления деятельности структурного подразделения.

Общие задачи структурного подразделения  должны быть увязаны с задачами в  области качества:

  • выполнение требований СМК, изложенных в Руководстве по качеству, в Политике и целях в области качества;
  • выполнение требований, регламентированных в документах системы менеджмента качества.

7.1.9 В разделе «Функции» перечисляются конкретные виды деятельности (управленческой, образовательной, научно-исследовательской и производственно-хозяйственной), закрепленные за данным структурным подразделением.

Функции, выполняемые структурным  подразделением, должны быть направлены на решение поставленных задач, в  т.ч. и в СМК.

Руководитель обязан организовывать выполнение всех функций структурного подразделения путем проведения планирования, координирования работ, анализа и контроля их выполнения.

В положении о структурном подразделении  необходимо учитывать следующие  требования системы менеджмента  качества с учетом требований ИСО 9001:

  • контроль своевременного, качественного выполнения персоналом подразделения порученных им работ;
  • организация работ по выявлению несоответствий СМК и выработке результативных корректирующих действий;
  • своевременное предоставление материалов для анализа системы менеджмента качества.

7.1.10 Раздел «Взаимосвязь» отражает взаимодействие структурного подразделения с другими структурными подразделениями и сторонними организациями по вопросам совместного выполнения работ, согласования документов и т.д. Указываются порядок, периодичность, сроки передачи информации, взаимные обязательства с учетом требований СМК.

7.1.11 В разделе «Права» излагается перечень прав, предоставляемых структурному подразделению, необходимых для выполнения персоналом возложенных на него функций.

В тех случаях, когда на руководителя структурного подразделения должностная  инструкция не оформляется самостоятельным  документом, в данный раздел  включаются права, необходимые для выполнения его обязанностей как руководителя структурного подразделения.

7.1.12 Раздел «Ответственность» в общей форме должен определять ответственность структурного подразделения и его руководителя за качественное и своевременное выполнение структурным подразделением всех функций, использование в полном объеме предоставленных прав, обеспечивающих качество.

7.2 Порядок согласования и утверждения  положений о структурных подразделениях

7.2.1 Согласование положения проводится с начальником отдела.

7.2.2 При появлении в ходе согласования замечаний проект положения возвращается разработчику на доработку. Затем процедура согласования повторяется.

7.2.3 Положение, пройдя согласование, передается разработчиком на  утверждение ректору.

7.2.4 Положение вступает в силу  с даты его утверждения, если иное не оговорено в Положении.

 

  1. Порядок разработки, согласования и утверждения 
    должностных и инструкций

 

8.1 Порядок разработки должностных   инструкций

8.1.1 Разработка инструкции начинается  с введением новой должности.

Должностная инструкция составляется, исходя из конкретного места работы, на основе положения о структурном  подразделении. Обязанности исполнителей разрабатываются таким образом, чтобы обеспечить выполнение всех функций  подразделения с учетом специализации  работников и документированных  процедур СМК с учетом требований ИСО 9001.

8.1.2 Проект должностной  инструкции  разрабатывает руководитель структурного  подразделения, в дальнейшем –  разработчик.

8.1.3 Методическое руководство работой  по составлению должностных  инструкций осуществляет ОК

8.1.4 Наименование должности в  должностной  инструкции указывается  в строгом соответствии со  штатным расписанием и грамматически  согласовывается с наименованием  документа, например, «Должностная  инструкция начальника отдела».

8.1.5 Должностные инструкции включают  в себя следующие разделы:

Раздел 1 «Общие положения».

Раздел 2 «Должностные обязанности».

Раздел 3 «Права».

Раздел 4 «Ответственность».

Лист согласования

8.1.6 Раздел «Общие положения»  устанавливает статус работника,  порядок назначения (приема), перевода  и увольнения, подчиненность работника  и перечисление работников и/или  подразделений подчиненных ему,  основные задачи, квалификационные  требования, требования к компетентности, в том числе и в области  менеджмента качества, порядок замещения  работника в период его отсутствия.

8.1.7 Раздел «Должностные обязанности»  включает обязанности работника,  вытекающие из задач и функций  данного структурного подразделения,  в т.ч. реализацию требований и условий функционирования СМК.

Указывается форма участия работника  в управленческом процессе: руководит, утверждает, выполняет, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т.д.

8.1.8 В разделе «Права» указываются полномочия работника, необходимые ему для выполнения возложенных на него обязанностей:

  • принимать решения;
  • получать информацию, необходимую для выполнения возложенных обязанностей;
  • утверждать, подписывать или визировать документы;
  • докладывать непосредственному руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
  • вносить предложения по повышению результативности СМК.

8.1.8 В разделе «Ответственность» формулируется содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия принимаемых решений и выполняемых работ, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, относящихся к кругу его обязанностей возложенных на него должностной инструкцией.

8.2 Порядок согласования и утверждения  должностных инструкций

8.2.1 Должностная инструкция в  обязательном порядке согласовывается с начальником отдела кадров.

Должностные инструкции руководителей  высшего звена согласовываются  с представителем руководства.

8.2.2 При появлении в ходе согласования замечаний проект должностной  инструкции возвращается разработчику на доработку. Затем процедура согласования повторяется.

8.2.3 Должностная инструкция, прошедшая  согласование и подписанная руководителем  структурного подразделения передается  на утверждение начальника отдела.

8.2.4 Должностная инструкция вступает  в силу с даты ее утверждения.

 

  1. Порядок учета, регистрации, ознакомления, хранения, 
    проверки положений и должностных инструкций

 

9.1 Положения о структурных подразделениях  и должностные инструкции должны  быть зарегистрированы.

9.2 Утвержденные ПСП и ДИ хранятся в ОК (экземпляр 1), у руководителя структурного подразделения (экземпляр 2).

9.3 Работник должен поставить подпись об ознакомлении на последней странице ДИ или в листе ознакомления с должностной инструкцией с расшифровкой подписи и датой ознакомления до подписания трудового договора.

Наличие данной подписи свидетельствует  об ознакомлении и согласии работника  с данной инструкцией.

9.4 Ознакомление работников с положением о структурном подразделении осуществляет руководитель данного структурного подразделения, при этом работники должны поставить подписи в листе ознакомления с положением о структурном подразделении.

9.6 Контроль соблюдения установленного  порядка ознакомления персонала  с положениями о структурных  подразделениях и должностными инструкциями возлагается на ОК.

9.7 Действующие положения и должностные инструкции подлежат обязательной проверке не реже одного раза в год. Проверку осуществляет разработчик.

В результате проверки устанавливается  необходимость:

  • внесения изменений в положения и должностные инструкции;
  • пересмотра положений и должностных инструкций;
  • отмены положений и должностных инструкций.
    1. Если по результатам проверки выявлена актуальность положения и должностной инструкции, то разработчик на обратной стороне первой страницы их подлинника и копий проставляет штамп (надпись), например «Проверено  22.12.2011 г.», подпись и расшифровку подписи.

 

  1. Порядок внесения изменений, пересмотра и отмены 
    положений и должностных инструкций

 

10.1 Внесение изменений в положения  и в должностные инструкции  осуществляется по инициативе  разработчика или на основании  решения руководства.

10.2 Проект изменения оформляется  разработчиком. 

10.3 Под пересмотром понимается разработка нового положения, должностной  инструкции с прохождением всей процедуры согласования и утверждения.

10.5 Положения и должностные   инструкции отменяются в случае  расформирования структурного подразделения,  сокращения штата.

В нижнем поле первой страницы отмененного  положения или инструкции работник ОК проставляет штамп (надпись) «Отменен», «Для справок» после чего данный документ передается в архив.

10.6 Ответственные лица контролируют  наличие в использовании только  действующих положений и должностных   инструкций, своевременное ознакомление  с ними исполнителей и при  необходимости внесение изменений  в положения и инструкции.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

При создании структуры  организации  необходимо не только определить функции  каждой структурной единицы, но и  закрепить их в соответствующем  документе. Положение о структурном  подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок  создания подразделения, правовое положение  подразделения в организационной  структуре предприятия, задачи и  функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, ответственность подразделения.

Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены  на отдел кадров, юридический отдел  и пр. Нельзя сказать, что законодательством  установлены требования к составлению  и оформлению положения о структурном  подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения. 

2. Структура и штатная численность  подразделения. 

3. Задачи подразделения. 

4. Функции подразделения. 

5. Права подразделения. 

6. Взаимоотношения (служебные связи)  подразделения с другими подразделениями  предприятия. 

7. Ответственность подразделения.

Первичным элементом структуры  управления является служебная должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат:

- общую часть,

- основные задачи и обязанности,

- права,

- ответственность работника.

Обычно должностная инструкция является основой аттестации сотрудника по результатам его деятельности.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

  1. Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69;
  2.   Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), состоящий из 34 выпусков, утвержденных постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ;
  3. ISO 9000:2000 "Система менеджмента качества. Основные принципы и словарь"
  4. ISO 9001:2000 "Система менеджмента качества. Требования"

 


Стандарты организации