Стенографія. Текстове документування

План 

Вступ

1. Стенографія
2. Текстове документування
3. Фальсифіковані документи
4. Чорновики, оригінали, копії
5. Документоутворюючі ознаки та юридична сила документа

Висновки

Література 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ

Стрімке нарощування  інформаційних ресурсів, бурхливий  розвиток комп'ютерних технологій і  активне теоретичне осмислення інформаційних  процесів у другій половині 20 століття не просто зробили вплив на характер та зміст документоведческіх досліджень, А й привели до вбудовуванню документознавства  в цикл наук про соціальну інформацію. У результаті документознавство виявилося дуже тісно пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні і прикладні завдання, пов'язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.

Для вирішення  деяких своїх проблем документознавство  широко використовує досягнення в галузі природничих та технічних наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, яка має цілком певними  фізичними властивостями. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування і передачі інформації, у тому числі  з використанням складної сучасної оргтехніки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Стенографія 

 Стенографія  - це швидкісне письмо особливими  знаками, що дозволяють швидко  записати живу мову. Швидкість  запису досягається більш коротким, ніж у звичайному листі, накресленням  букв, а також застосуванням ряду  скорочувальних прийомів.

Стенографія (від  грец. Stenos - вузький, тісний і ... графія), швидкісне письмо, засноване на застосуванні спеціальних систем знаків і скорочень  слів і словосполучень, що дозволяє вести синхронний запис усного мовлення і раціоналізувати техніку письма. Швидкість стенографічного письма перевершує швидкість звичайного в 4-7 разів. Стенографія була відома в  сиву давнину. Один з перших достовірних  пам'яток стенографіі - напис стенографічними  знаками на знайденої в Акрополі в Афінах мармуровій плиті, що відноситься  до 350 до н. е.. У школах Стародавнього  Риму поряд із звичайним листом (abecedaria) викладалося швидкісне лист (notaria, від nota - знак). Римська стенографія, що застосовувалася до 11 в., Називалася «тіронови ноти» (по імені її творця Тирона, 1 ст. До н. Е..).

Термін «Стенографія»  введений в 1602 в Англії Дж. Уіллісом. Починаючи з 17 ст. в усьому світі  було запропоновано близько 3 тис. різних систем стенографії і їх переробок, в даний час (1976) їх застосовується кілька десятків при постійній тенденції  до скорочення кількості систем; для  соціалістичних країн характерний  перехід на єдині державні системи.

У сучасній стенографії  розрізняють системи курсивні і  геометральні. Знаки для приголосних в курсивний системах взяті з елементів звичайного листа, отриманих за допомогою сполучної лінії. Знаки геометральних систем складаються з геометричних фігур (коло і його частини, прямі різного нахилу) і поєднуються без з'єднувальних ліній. Обидва типи стенографії винайдені в Англії: геометральна - Дж. Уїллісом (1602), курсивний - С. Бордлі (1789). Геометральні системи прийняті для мов з відносно короткими словами (англ., франц., Ісп.), Курсивні - для мов з довгими словами (слав., скандію., Нім.). Розрізняють орфографічексіе і фонетичні системи стенографії. Перші дотримуються орфографії звичайного листа, фонетичні системи будують скорочення на викидання букв, які відповідають нечутним звукам. Російські системи М. А. Терне (1874), З. І. та А. І. Сапонько (1913) будувалися на т. н. ударному принципі - з серединних голосних слова виписувалася тільки та, на яку падає наголос.

У більшості систем приголосні і голосні мають різне  позначення. Для позначення приголосних  у курсивний системах беруться елементи звичайного листа, голосні позначаються за допомогою т. н. прийомів вокалізаціі - зміни по довжині і напрямку сполучної волосним лінії між знаками приголосних, зміни форми цих знаків, зокрема їх потовщення (натиск), зміни позиції знаків (підвищення і зниження щодо лінії письма і відносно один одного). Склад стенографічних знаків для приголосних є позамовні, що полегшує адаптацію системи стенографії до різних мов.

У дореволюційній Росії стенографія використовувалася  мало, застосовувалися головним чином  переробки курсивний німецьких  систем.

Першою оригінальною і застосованої на практиці стенографічний системою для російської мови була система М. І. Іванина, опублікована в 1858 в його книзі «Про стенографії, чи мистецтво скоропису, і застосування її до російської мови». У 1860 вперше в  Росії стенографія (за системою Іванина) була використана в Петербурзькому університеті для запису диспуту  про походження Русі між академіком М. П. Погодіним і професором М. І. Костомаровим.

Після Жовтневої  революції 1917 з'явилися нові системи  стенографії - М. І. Лапекіна (1920), М. І. Фадєєва (1922), Н. Н. Соколова (1924) та ін У 20-і рр.. Стенографія викладалася за різними  системами, що гальмувало розвиток стенографічних освіти. На основі теоретичного та практичного  порівняння 7 найкращих систем стенографії, виробленого Наркомпросом РРФСР  до 1933, ВЦВК РРФСР прийняв постанову  про введення в РРФСР Державної  єдиної системи С. (ГЕСС), в основу якої покладена система Соколова.

Прийнята в-курсивний  система, заснована на вивченні біомеханічних  закономірностей листа, на обліку частотності  літери та морфем у звичайному листі  і частотності знаків у стенографічних листі. Одним із принципів ГЕСС є  стандартність накреслень (слово  виписується одним однаковим  способом). Вокалізація заснована  на зміні позиції знаків щодо один одного. Найбільш «зручними» стенографічних знаками (т. з. найменш деформуючі елементами звичайного листа) позначаються найбільш частотні одиниці мови. ГЕСС адаптована до українського, узбецькому, грузинського, польського, та ін мов. ГЕСС поступово  вдосконалюється і спрощується  з метою досягнення максимальної психологічної простоти запису та полегшення навчання стенографії. Основні напрямки: 1) ще більше наближення стенографічних знаків до елементів букв звичайного (рукописного) листа; 2) усунення із системи  знаків, що заважають уніфікації сполук приголосних і вокалізаціі; 3) зменшення  кількості злитих знаків (тобто знаків сполучень приголосних).

У наші дні, незважаючи на велику кількість засобів, що забезпечують технічну фіксацію звуковій мові (диктофон), володіння навичками стенографії  як і раніше високо цінуватися Стенографія використовується на різних міжнародних конференціях, зустрічах на вищому рівні, засіданнях уряду, прес-конференціях і т.д. 
 

2.Текстове документування 

Залежно від характеру  знакових засобів фіксації інформації можна виділити текстове документування. У результаті текстового документування виникає текстовий документ. Це документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстове документування отримало найширше розповсюдження.

«Документи, що складають  одну систему документації, пов'язані  єдністю цільового призначення  і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції  або виду діяльності, Так, документи, що становлять систему планової документації, Забезпечують планування діяльності установи і підвідомчої йому системи. Документи, що складають систему розпорядчої  документації, забезпечують регулювання діяльності установи та її координацію з діяльністю взаємопов'язаних установ та особи постійно мінливих соціально-економічних умовах ».

Забезпечення  документування - це лише одна складова діловодства, друга його складова - це організація роботи з документами.

Організація роботи з документами припускає організацію  документообігу установі, зберігання документів та їх використання що тягне  діяльності установи. 
 

3.Фальсифіковані документи 

На противагу  справжнім існують підроблені, фальсифіковані документи. Зазвичай виділяють кілька видів такого роду документів:

1. повністю фальсифіковані  документи, коли не відповідають  оригіналу ні їх зміст, ні  матеріальний носій, ні зовнішні  ознаки (почерк, малюнки тощо). Приклад  такої фальсифікації може служити  створена на початку 1950-х років  російськими емігрантами так звана "Влесова книга" ( "дощечки Ізенбека") - "нібито справжнє давньоруське твір про язичницьких жерця, написаний на дерев'яних дощечках в 9 столітті докіріллічним письмом";

2. частково фальсифіковані  документи. Вони, в свою чергу,  розрізняються за характером  спотворень (фальсифікації) і можуть  містити: 

 фальсифікацію  змісту, тобто документи можуть  бути справжніми з точки зору  їх зовнішніх ознак (бланк,  реквізити), але з спотвореним  змістом. Зокрема, такого роду  фальсифікація була притаманна  численних документів, сфабрикованих  співробітниками НКВД в період  масових політичних репресій  в СРСР;

різновидом фальсифікації  змісту є інтерполяція (від лат. "interpolatio": Зміна, спотворення) - слова або фрази, що довільно вставлені в текст  при листуванні або редагуванні  та були відсутні в оригіналі; фальсифікація складу посвідчення, бланка. Документи можуть бути справжніми з точки зору їх змісту, авторства, часу створення, але мати фальсифіковані зовнішні ознаки.

Основними способами  підробки документів на паперовому носії  є:

- Підробка бланка  документа (виготовлення підроблених  бланків за допомогою копіювальної  техніки, засобів обчислювальної  техніки, Шляхом малювання);

- Підчищання тексту (механічний вплив з метою зміни  первісної документованої інформації);

- Травлення (видалення  тексту шляхом знебарвлення барвника  штриха хімічними реактивами: Кислотою, лугом, окислювачем);

- Змивання (видалення  попередніх записів за допомогою  різних розчинників);

- Дописка (внесення  в первинний текст документа  на вільні місця нової інформації);

- Підробка підписів (методом малювання, копіювання);

- Виріб печаток  (методом малювання на самому  документі, За допомогою саморобного  кліше, шляхом копіювання справжнього  відбитку на підроблений документ);

- Заміна фотографій (найбільш поширені прийоми: Повна  заміна фотографії; монтаж фотознімку  зі збереженням частини колишньої  фотографії, що містить відбиток  печатки; перенесення на підкладку  однієї фотографії частини емульсійного  шару ще один знімок);

- Заміна аркушів  документів (найбільш часто зустрічається  при підробці документів, що складаються  з декількох листів: Паспортів,  трудових книжок тощо).

 З появою  аудіовізуальних і машиночитаних  документів почалася і їх фальсифікація.  Основними методами підробки  таких документів є: фотомонтаж, монтаж кінострічок, магнітних  стрічок шляхом видалення або  вклеювання їх частин і т.д.

Для виявлення  підробок проводиться спеціальна експертиза документів (технічна, почеркознавську, авторознавча). В основі її лежать загальні положення теорії ідентифікації, а  також дані психофізіології вищої  нервової діяльності людини, лінгвістики  та ін.

До теперішнього часу розроблено та застосовується на практиці безліч способів захисту документів від фальсифікації. Серед них, окрім  вже згадуваних водяних знаків, можна  назвати голографічні наклейки, спеціальні фарби, вбудовані в матеріальний носій металеві нитки і т.д. При  виготовленні цінних паперів, грошей використовується до десяти і більше різних ступенів захисту.

У всіх країнах  підробка документів переслідується за законом.  
 

4. Чорновики, орігинали та копії 

Копія документа - це "документ, який повністю відтворює  інформацію справжнього документа  і всі його зовнішні ознаки або  частину їх, що не має юридичної  сили".

Існує безліч видів  копій:

- Відпустка - це  копія, що залишається в закладі  замість вихідного оригіналу; 

 - Дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Зазвичай дублікат видається при втраті оригіналу і тією ж установою, де його було створено;

- Виписка - копія  частини документа; 

- Копія з копії  - створюється в тих випадках, коли відсутній оригінал,.

Один з примірників  копії документа називається  дублетних документом.

За способом відтворення  копії можуть бути:

- Ручні - виходять  при листуванні оригіналу від  руки або при використанні  на друкарській машинці; 

- Автоматичні  - представляють собою точне відтворення  документа засобами фотографії, печатки, репрографії.

За часом відтворення  копії діляться на:

- Одночасні - виникають  одночасно з оригіналом (наприклад,  при написанні через копіювальний  папір);

- Пізніші копії  (можуть створюватися через багато  років і тисячі років).

За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:

- Графічно тотожні  (факсимільні) - фотографічні, гектографіческіе, стеклографіческіе, ксерокопії і  т.п., в т.ч. із змінним масштабом зображення;

- Частково тотожні  - зазвичай виготовлені під копірку  разом з оригіналом. На копії  не відтворюються друкарські  елементи бланка документа; 

 - графічно не тотожні копії - копії, зняті від руки, машинописним або друкарським способом;

- мальовані копії - максимально відтворюють зовнішній вигляд (почерк, розміщення тексту, посвідчувальні написи) оригіналу.

У зв'язку з використанням  для виготовлення документів нових  інформаційних технологій, комп'ютерної  периферії, перш за все принтерів, з'явилися  досить специфічні копії. Справа в тому, що багато принтерні роздруківки  не мають оригіналів, або їх отримують  з тимчасово існуючого оригіналу, зокрема, з проміжного екранного (дисплейного). А в перспективі роль тимчасового оригіналу "формується з голосу або з комп'ютерною авторучки і корректіруемие в тому ж режимі електронний варіант тимчасово існуючого оригіналу.

За способом посвідчення  копії розрізняються наступним чином:

- Авторизовані, тобто. засвідчені автором;

- Завірені - копії,  засвідчені посадовою особою. Завірена  копія - це копія документа,  на якій відповідно до встановленого  порядку проставляють необхідні  реквізити, що додають їй юридичну  силу. У свою чергу, завірені  копії діляться на нотаріальні  та копії з документів для  внутрішніх потреб будь-якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні  копії документів призначаються,  як правило, для пред'явлення  іншим установам (наприклад, з  документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії і, в разі необхідності, печаткою. Можуть бути й просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, завірені підписом секретаря. 
 

5.Документоутворюючі ознаки та юридична сила документа 

Будь-який документ володіє певним набором ознак, безпосередньо  пов'язаних з його основними функціями  і властивостями. Перш за все, інформація фіксується будь-ким на матеріальному  носієві з певною метою, тобто  документована інформація завжди має  автора. Автор документа - це "фізична  або юридична особа, яка створила документ". Авторство є найважливішою  ознакою документа.

Авторами службових  документів, починаючи з 19 століття, стали вважати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують службові документи, виступають лише представниками цих  установ. Разом з тим авторами документів можуть бути і окремі особи. Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більше одного підпису). Авторство може відповідати  підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) або псевдонімності (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям).

Важливим документообразующією ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява тощо). Воно дозволяє отримати першу саме загальне уявлення про документ, його юридичної значимості.

До числа найважливіших  ознак документованої інформації відноситься  датування документа. Дата - це час  створення документа. Однак інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють:

- Точні (час  створення документа вказується  точно);

- Наближені (час  створення документа визначається  на основі аналізу його змісту, авторства, згадуються в ньому подій і т.п.);

- Ймовірні (час  створення встановлюється шляхом  зіставлення окремих документів  або навіть їх комплексів, аналізу  зовнішніх ознак документа і  т.д.).

Дата створення  документа необхідна для правової оцінки в ньому інформації, а також  для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з висловленням в документі волі органу управління. Якщо в документі  хоча б на один день зміщена дата, то "фактичні відносини, що склалися на основі має правове значення інформації, можуть розцінюватися як незаконні".

Достовірність документованої інформації підтверджується посвідченням документа, тобто підписом, печаткою, грифом затвердження.

У сукупності розглянуті документообразующіе ознаки надають  документу необхідну юридичну силу. Інакше кажучи, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Разом з тим  слід зазначити, що юридична сила документа  залежить також від дотримання та ряду інших умов. Перш за все вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечність, обов'язковість  документа для того кола осіб, які  будуть засновувати на ньому свої дії. Крім того, юридична сила документа  залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто від компетенції органу управління або посадової особи. Документ, виданий некомпетентним, не уповноваженою на те особою або  оформлений без попередньої згоди, не буде вважатися законним. Таким  чином, згідно з ГОСТом, юридична сила документа - це "властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією який його видав органу та встановленим порядком оформлення". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Висновки 

Виходячи з  усього викладеного вище, можна зробити наступні висновки:

Залежно від використовуваних засобів документації розрізняють  способи документування. Текстове документування - спосіб реєстрації інформації за допомогою  писемності.

Документи можуть бути оригіналами, а можуть бути копіями, що не мають юридичної сили.

Існує безліч способів підробки документів, однак фальсифікація  у всіх країнах карається законом.

Документування  передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для  кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створюваних  документів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Література 

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
2. Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело. 1999. № 4. С.21-27
3. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ,  2003
4. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.: Аспект-Пресс, 1996.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. -  Киев: Знання, 2000
6. Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. № 1. С.57-63.