Стиль деловой документации

Официа́льно-делово́й стиль — функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность. Подстили: законодательный (используется в сфере управления государством, проявляется волентативность функции); административно-канцелярский (ведение личных деловых бумаг, документов учреждения, подчеркивает характер административных отношений - кредиты, авансы); дипломатический подстиль ( на международном уровне, отношения между правительством и дипломатами).Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения  и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех  или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые  нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые  клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней  уместны.

Особенности

Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д.

Несмотря на различия в  содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом  характеризуется рядом общих  черт. К ним относятся:

• 1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;
• 2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
• 3) широкое использование терминологии, наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;
• 4) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);
• 5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;
• 6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;
• 7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
• 8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
• 9) слабая индивидуализация стиля.

История русского делового письма

Официально-деловой стиль  выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной  жизни: внешние отношения, закрепление  частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления  договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные  черты. Деловые документы появились  на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.  
 
С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХУП–ХУШ вв. – обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХУ–ХУП вв. при всей лексической пестроте – это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т.п.). Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие. А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.  
 
В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов, Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.  
 
В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты. Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. 

Особенности русской  и зарубежной школ делового письма  
В значительной степени новые тенденции в русском деловом письме обусловлены расширением деловых связей с зарубежными партнерами.  
Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера.  
Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой переписки принято считать, что убедительность.  
Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «Мы-подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход», так и «Я-подход».  
В практике отечественной деловой переписке тексту письма не всегда предшевсвует обращение. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практике деловой переписке. По стандартам западного и американского делового письма обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа.  
Степень проявления учтивости в разных национальных культурах деловой переписки различна. Для русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном документе – недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признание того, что с выражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним более тесный контакт.  
Для отечественной деловой переписке традиционным является надличностный характер изложения, отличающийся предельной рациональностью, жесткостью используемы языковых форм и моделей. Для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.  
Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки оформления структурных элементов делового письма. Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна.  
Типовыми реквизитами международного делового письма являются:  
- заголовок;  
- номер документа;  
- дата;  
- специальные почтовые отметки;  
- уведомление о конфиденциальности;  
- адресат;  
- указание на желательность ознакомления;  
- обращение;  
- заголовок к тексту;  
- текст;  
- учтивое заключение;  
- подпись;  
- пометка об исполнителях;  
- приложения;  
- копии письма;  
- постскриптум.  
В настоящее время наиболее употребительными являются три основных стиля: блочный, модифицированный блочный и упрощенный.  
Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет общее представление о нормах, приемах и стиле письменного делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, на практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов, разрушает сложившиеся традиции. 

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи  
Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации( документирования ) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.  
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традиций. Итог документирования – создания документа.  
Общие функции документа:  
- информационная: любой документ создается для сохранения информации;  
- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;  
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;  
- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.  
Специальные функции документа:  
- управленческая: документ является инструментом управления;  
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.  
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.  
Юридическая сила документа обеспечивается комплексов реквизитов – обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.  
Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами.  
Участники делового общения выступают как субъекты правоотношений.  
Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.  
Лаконизм ( оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности.  
Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.  
Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг.  
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего.  
Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:  
- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;  
- лаконичность и достаточность информативного содержания;  
- логичность и структурированность изложения;  
- стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств. 

Заимствованные слова 
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичной ошибкой является излишнее употребление иноязычных слов, их употребление вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: 
«пролонгировать» вместо «продлить»; 
«анонс» вместо «объявление» и др. 
Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

Термины в деловой речи

Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов.

Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому присвоено определенное научное  или специальное значение. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа  и однозначность его понимания.

При использовании терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы  термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина. Это можно сделать несколькими  способами:

- дать официальное определение  термина (принятые определения  терминов фиксируются в терминологических  словарях и стандартах);

- расшифровать понятие словами,  относящимися к нейтральной лексике;

- исключить из текста термин  и заменить его общеупотребительным  словом или выражением.

Использование новых слов (неологизмов) в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, обозначает ли неологизм новое понятие (и соответственно является термином) или называет понятие, общепринятое в языке какой-либо профессиональной группы (в этом случае неологизмы нередко  выступают в роли профессионализмов - слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо). Неологизмы, относящиеся к первой группе, имеют полное право на существование в деловой речи.

Например: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, депозитарий, телефакс и др.

В отличие от этих слов неологизмы второй группы употребляться в текстах  документов не должны.

Например: вместо анонс следует  употреблять объявление, вместо изжитие - исключение, ликвидация, вместо ротация - довыборы, перевыборы, вместо санирование - оздоровление, вместо имплементация - внедрение, вместо пролонгировать - продлить и т.п.

сокращения

В официальных документах в целях  сжатия речи для обозначения понятий  используются сокращения слов и словосочетаний. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Виды сокращений

Различаются два вида сокращенных  слов: лексические и графические.

1. Лексические сокращения (аббревиатуры) - это сложносокращенные слова,  образованные путем удаления  части составляющих их букв  или из частей слов, например: СНГ, АСУ, зам., спецназ и др. Лексические сокращения функционируют  как самостоятельные слова.

Лексические сокращения подразделяются на инициальные, слоговые, частично сокращенные, слова-усечения, телескопические, смешанного типа.

Инициальные - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь делятся  на буквенные, звуковые, буквенно-звуковые:

- буквенные - при чтении произносятся  буквы: МЧС, ЖСК, БГУ, СП;

- звуковые - при чтении произносятся  звуки: ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, АЭС;

- буквенно-звуковые - при чтении  часть слова произносится по  буквам, часть - по звукам: ГУВД, РОВД.

Инициальные буквенные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся прописными буквами: ЕГСД, СТБ, СНИП, ЖКХ.

Инициальные звуковые аббревиатуры пишутся  прописными буквами, если образованы от имени собственного, строчными - если образованы от имени нарицательного: МИД, БГУ, вуз. В написании инициальных звуковых аббревиатур в последнее время наблюдается тенденция повсеместного применения прописных букв: ГЭС, ЖЭС.

Слоговые - сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования, например: завхоз, главбух, техред.

Частично сокращенные слова - сокращения, образованные из начальных слогов слов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть, Белвнешэкономбанк, Белкомархив.

Слоговые и частично сокращенные  аббревиатуры пишутся с большой  буквы, если обозначают имя собственное (индивидуальные названия организаций): Минздрав, Белвнешэкономбанк. Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, профсоюз, горсовет, райвоенкомат.

Слова-усечения представляют собой  тип простых усечений одного слова: спец., зам., зав., пом. и т.д.

Телескопические - сокращения, образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[диостан]ция), бионика (био[логия и электро]ника).

Сокращения смешанного типа - в  сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, инициальные  сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например: НИИхиммаш, БелНИИДАД.

2. Графические сокращения - это  применяемые на письме сокращенные  обозначения слов, которые словами  не являются, а применяются только  на письме и при чтении расшифровываются (читаются полностью). Например: п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв.м и др.

Графические сокращения не должны оканчиваться на гласную. Они подразделяются на точечные, дефисные, косолинейные, нулевые и комбинированные.

Точечные сокращения - это сокращения, после которых всегда ставится точка: «и т.д.» (и так далее), «и т.п.» (и  тому подобное), «и пр.» (и прочие), «и др.» (и другие). Внутри предложения применять указанные сокращения не рекомендуется.

Дефисные сокращения образованы из первой (первых) и последней букв слова, соединены знаком «дефис»: г-н (господин), гр-н (гражданин).

Косолинейные сокращения образованы с применением косой черты: п/о - почтовое отделение, к/ф (кинофильм).

Нулевые (курсивные) обозначают, как  правило, физические величины: т, кг, см, л.

Комбинированные сокращения сочетают в себе черты точечных и дефисных сокращений: ж.-д.

Общие правила использования сокращений в текстах документов

1. Родовые географические понятия сокращают только перед именем собственным, к которому они относятся, например: г. (город) Минск, оз. (озеро) Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы с точкой - «г.». При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними: гг.Гомель, Витебск, Барановичи.

2. При обозначении периода от  года до года пишут две буквы  «г» с точкой после второго  «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами: 2001-2005 гг.

Учебные и финансовые годы пишут  через косую черту, сокращая последний  год на две первые цифры и употребляя слово «год» в единственном числе, например: 2006/07 г.

Слово «год» не сокращается в  заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2001 года».

3. Слова «тысяча», «миллион» и  т.п. в составных количественных  числительных сокращаются: 3 тыс.  станков, 10 млн.руб.

4. Названия ученых степеней, званий, профессий - перед фамилиями.

5. Не допускается сокращать ключевые  слова.

Аббревиатурой принято называть любое сокращенное слово или  словосочетание. Различают следующие  типы аббревиатур:

• аббревиатуры инициального типа (образованные из начальных букв каждого слова в составе словосочетания: ЕГЭ – единый государственный экзамен; АСУ – автоматизированная система управления);
• аббревиатуры слоговые (образованные из сочетания начальных частей слов, например: совхоз, колхоз);
• аббревиатуры смешанного типа, состоящие как из начальных частей слов, так и из начальных звуков: собес, КамАЗ;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начальной части слова с целым словом: запчасти, сбербанк, оргработа;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начальной части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой, комвзвода, управделами;
• аббревиатуры, состоящие из сочетания начала первого слова с началом и концом второго или только с концов второго: мопед (мотоцикл-велосипед), эсминец (эскадренный миноносец);
• графические сокращения (т. е. – то есть, т. к. – так как).

Слова с «универсальным»  значением 
Особенность делового стиля — употребление так называемых универсальных слов, т. е. слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет использовать их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например: 
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово слабо означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо). 
«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово слабо означает «неточно», а может быть, и «предвзято»). 
Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой — изложить события, дать общую оценку ситуации.

Неологизмы 
Неологизмы — это слова, обозначающие новые понятия и предметы, которые делятся на две категории: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы (или слова профессионального жаргона). Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке. 
Неологизмы первого типа имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, префектура, депозитарий, телефакс и др. 
Неологизмы второго типа не должны употребляться в официальной деловой речи.

6.6 Новые тенденции в  практике русского делового письма 
 
Девяностые годы 20 века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных отношений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. 
Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речи пополняется новыми терминами. 
Юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. 
Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. 
Можно сказать, что сегодня русская официально-деловая письменная речь переживает этап преобразований, изменений, проявляющихся как на уровне понятий, так и на уровне терминологии. 
Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции. 
Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме. 
Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых посланий других типов) – информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение. 
Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. 
Типовое резюме включает: 
- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение); 
- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов; 
- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме; 
- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности; 
- дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка); 
- прочие сведения ( сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля); 
- отличия и награды, ученые степени; 
- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции; 
- иная вспомогательная информация; 
- рекомендации; 
- дата написания резюме; 
- подпись соискателя.

Унификация языка деловых  бумаг 
 
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. 
Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. 
При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи: 
- информирование адресата; 
- привлечение внимания к проблеме; 
- побуждение к действию; 
- придание юридического статуса какому-либо событию; 
- инициирование и поддержание деловых отношений; 
- решение конфликтных ситуаций. 
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги. 
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов. 
Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания. 
Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения. 
Требования к языку и стилю документов 
К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: 
- однозначность используемых слов и терминов; 
- нейтральный тон изложения; 
- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; 
- смысловая достаточность и лаконичность текста. 
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. 
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату. 
Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов. 
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). 
В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него. 
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму. 
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. 
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи. 
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. 
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. 
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. 
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. 
Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения. 
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Формы представления текста документа в унифицированной  форме

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется  в ряде документов, что исключает  выделение в нем постоянной и  переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления  унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном  тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления  унифицированного текста, в котором  дается характеристика одного переменного  объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма  анкеты применяется для изложения  словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному  набору признаков. Постоянной информацией  в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и  пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления  унифицированного текста, содержащего  информацию, являющуюся характеристикой  нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при  изложении числовой или текстовой  информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы  имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем  на одной странице, на последующих  страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и  строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления  унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

Дипломатический подстиль. Эта разновидность официально-делового стиля обслуживает область международных отношений. Сфера документирования дипломатического подстиля - право и в большей степени, чем в других подстилях, - политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства.

Законодательный подстиль. Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей. В этих текстах можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность, кормилец).